Cum monitorizăm angajații la distanță

Multe companii se abțin de la angajarea la distanță pentru că se tem să nu piardă controlul. Nu este clar cum să se asigure că specialistul lucrează cu adevărat opt ore pe zi și nu își pierde timpul pe rețelele de socializare. Instrumentele de monitorizare a angajaților, cum ar fi urmărirea timpului, controlul prezenței, instantanee ale camerei web etc., par a fi o soluție bună. La Technipe, folosim aceste instrumente în combinație cu o abordare managerială specială.

Citiți mai departe pentru a afla cum păstrăm eficient fluxul de lucru în companie și de ce funcționează.

We trust our employees. It is quite a trivial statement for a story about control, but it is indeed so. At the same time, I agree with the well-known proverb: "Trust but verify". And we trust, but we control. However, before we delve deeper into the details of this control, I should explain some initial agreements and work that we do.

When we hire a new employee, we discuss all the conditions with them - we stick to the maximal transparency policy. There can be no "I meant" - we must discuss everything.

Încercăm să fim flexibili în orice privință - să luăm în considerare particularitățile vieții în diferite state și preferințele personale ale angajaților. De exemplu, avem niște programe standard de la 8-9 am la 5-6 pm, inclusiv o oră de pauză de prânz în zilele de lucru. Deși, uneori, din cauza unor circumstanțe personale, un angajat dorește să aibă, de exemplu, o pauză de prânz de două ore sau o pauză la o oră neobișnuită. Proiectele la care lucrează specialiștii pot avea, de asemenea, particularități (de exemplu, clientul cu care angajatul trebuie să țină legătura se află într-un alt fus orar). Discutăm despre toate acestea la început.

Discutăm nu numai despre orele de lucru, ci și despre alte aspecte ale cooperării noastre. Printre acestea se numără responsabilitățile privind eliberările (faptul că întreaga echipă trebuie să fie disponibilă la ora stabilită), posibilitățile de a face călătorii de lucru o dată sau de două ori pe an etc. De fapt, convenim asupra cadrelor în care vom coopera.

Avem condițiile pe care angajatul trebuie să le respecte dacă perturbă aceste cadre. If the employee needs to start the work later, leave earlier or have a day off due to some circumstances, they must do it openly and notify their team. In theory, the employee must make up the missed period. However, our corporate policy provides a time clearance that will cause no consequences. An employee has a right to get two extra day-offs a year without explaining the reasons. If "allowed no-shows" are over, the employee can always take a day off their paid leave or an unpaid day-off or make up the missed time after agreeing with the team. The main point is to notify beforehand. We try to minimize paltering and breaking the agreements with the help of flexible conditions.

nu irosiți eforturile pentru a pune în aplicare practici de control al apelurilor sau instrumente de micromanagement, cum ar fi instrumentele de control online al prezenței sau supravegherea prin webcam. Din punctul meu de vedere, acestea erau inutile pentru munca intelectuală. În primul rând, trebuie să investești în achiziționarea instrumentelor, apoi să pierzi timp și efort pentru a examina rapoartele. În continuare, acestea nu vă dau răspunsul dacă angajatul a îndeplinit sau nu sarcina.

Cu toate acestea, mi-am schimbat părerea după ce am descoperit CleverControl. Acest instrument este mai accesibil decât altele și are o funcționalitate impresionantă, de la fixarea orei la care computerul este pornit și oprit până la urmărirea aplicațiilor care rulează.

Inițial, m-am temut că angajații auto-organizați vor trata aceste instrumente în mod negativ. Oamenii care pun rezultatul mai presus de proces simt un disconfort atunci când sunt supravegheați. Motivația lor scade, iar noi nu putem permite acest lucru. Din fericire, CleverControl funcționează în mod discret și neintruziv: nu are o interfață pe computerul angajatului și nu este evident pentru acesta. Ajută la atenuarea stresului provocat de monitorizare până la punctul în care persoana uită complet de program.

Noi prioritizăm rezultatul, nu procesul!

De aceea am configurat programul în funcție de nevoile noastre: am dezactivat monitorizarea site-urilor web, keylogging-ul, monitorizarea rețelelor sociale și alte câteva funcții care colectau date care nu ne interesau. Este destul de ușor de făcut, deoarece CleverControl este flexibil până la punctul în care puteți dezactiva aproape toate opțiunile de monitorizare. Pe ceea ce ne concentrăm în principal sunt statisticile privind timpul activ, aplicațiile în care lucrează angajații și, ocazional, Live Viewing pentru a verifica prezența.

Până acum, am vorbit doar despre acordurile noastre cu angajații. Modul în care controlăm respectarea acestor acorduri depinde de particularitățile proiectului.

Technipe se concentrează în principal pe realizarea de sarcini complexe la cheie. În acest caz, noi decidem cum să lucrăm la proiect și împărțim sarcinile în subtask-uri simple. După aceea, activitatea managerului de proiect sau a șefului de echipă (sau a ambilor în unele proiecte) se desfășoară conform metodologiei agile, ca de obicei. Ca toate echipele, avem sprinturi săptămânale și convorbiri zilnice care ne permit să coordonăm fluxul de lucru.

Presupunem că angajatul este implicat în activități practice tot timpul. În consecință, atribuim sarcini, organizăm videoconferințe etc. Fluxul de lucru nu constă doar în a primi sarcini pentru săptămâna respectivă și a le îndeplini singur. Echipele interacționează în mod constant - acest lucru este chiar mai important în cazul formatului de lucru la distanță decât la birou. Este imposibil să dispărem din această interacțiune fără să fim observați.

Deoarece munca se desfășoară în cadrul unei echipe, controlul angajaților la distanță nu diferă prea mult de urmărirea birourilor companiilor distribuite atunci când, de exemplu, o parte a echipei se află în capitală, iar cealaltă în alt stat. Dacă se întâmplă vreodată să apară termene potențial nerespectate, întârzieri individuale ale angajaților sau alte probleme, acestea devin evidente în aproximativ o săptămână. Aceasta permite să se acționeze rapid asupra situației. Cu alte cuvinte, aici nu există dificultăți cruciale.

In most projects, we have time control for internal purposes. It is conducted both via CleverControl and manual reports ("I have been doing that task for X hours and that one for Y hours").

Nu folosim metode populare de evaluare a personalului și a implicării acestuia, de exemplu, sondajul 360. Nu ne stabilim ca obiectiv să măsurăm activitatea angajaților noștri cu ajutorul indicatorilor de resurse umane, deoarece aceștia nu ne oferă informațiile de care avem nevoie. Toate comunicările legate de proiecte sunt informale, într-un limbaj simplu. Dar, pentru a vedea situația mai mult sau mai puțin obiectiv, avem un plan pentru fiecare angajat pentru câteva luni înainte. Acesta include sarcinile pe care trebuie să le îndeplinească și obiectivele personale, cum ar fi învățarea de noi instrumente, tehnologii, limbaje de programare. Angajatul creează acest plan împreună cu supervizorul său.

Pentru a proteja specialiștii tehnici de epuizare, le oferim posibilitatea de a schimba proiectele dacă, de exemplu, s-au săturat de stiva tehnologică. Compania afirmă inițial că este o practică obișnuită care nu duce la nicio sancțiune economică sau de altă natură. De aceea, un angajat ne anunță în mod liber despre orice problemă în stadii incipiente, iar noi putem face schimbări în proiect cu pierderi minime după ce le discutăm și acordăm timp pentru a pregăti un nou specialist.

Există unele proiecte în care o parte din echipa Technipe lucrează împreună cu specialiștii clientului. Din punct de vedere al controlului, astfel de proiecte cauzează mult mai multe probleme. Diferența este crucială. În primul caz, avem o echipă internă obișnuită, însă, în cel de-al doilea caz, nu avem acces la o parte din echipă, iar influența noastră asupra proiectului este limitată la cadrele pe care le-am stabilit la început. În această situație, relațiile cu clientul construite cu efort comun sunt esențiale.

În afară de CleverControl, principalul nostru instrument de control al performanței este colectarea de feedback de la clienții la ale căror proiecte lucrează angajații. Managerii de cont contactează clientul de cel puțin două ori pe lună pentru a discuta dacă fiecare angajat și întreaga echipă au îndeplinit sarcina stabilită:

• Dacă lucrarea îndeplinește standardele de calitate;

• dacă lucrarea este realizată la timp;

• dacă există restanțe;

• ce le-a plăcut sau ce nu le-a plăcut la activitatea recentă;

• ceea ce un specialist individual poate îmbunătăți în activitatea sa.

Noi punem aceleași întrebări echipei noastre, dar mult mai des. Acestea le permit managerilor să înțeleagă în ce stadiu se află proiectul, ca și cum ar fi vorba de o echipă internă. Așa cum am menționat mai sus, în cadrul convorbirilor periodice discutăm nu doar despre proiect, ci și despre dezvoltarea personală a angajatului. Atunci când angajatul lucrează cu specialiștii clientului, clientul poate contribui la planul de dezvoltare al acestuia dacă consideră că angajatului îi lipsesc anumite competențe tehnice.

Ca urmare, controlăm la nivelul metricilor de bază - calitatea (în ceea ce privește dezvoltarea de software - stilul de cod, termenele de realizare etc.), luând doar cele mai valoroase date de la software-ul de monitorizare. Toată lumea este fericită. Luăm în considerare solicitările clientului; munca continuă. Angajatul are un anumit nivel de implicare în proiect. Nu se limitează la a scrie codul, ci devine parte a echipei de proiect și primește feedback-ul necesar.

În mod evident, nu toți angajații pot fi evaluați de către ceilalți participanți. Angajații trebuie să fie bine organizați și să aibă anumite competențe transversale. Atunci când au o problemă, nu pot aștepta până când aceasta dispare. În schimb, trebuie să încerce să o rezolve. Dacă este nevoie de ajutorul altor membri ai echipei, angajatul trebuie să vorbească deschis despre problemă. Nu toată lumea poate face acest lucru - de aceea luăm în considerare competențele transversale necesare în procesul de recrutare. Și aceasta este o altă componentă a sistemului nostru de control: dacă credem că acel candidat nu se va integra în fluxul de lucru, nu îl vom angaja.

Trebuie să spun că, indiferent de competențele soft pe care le are angajatul, toată lumea are momente în care creierul nu funcționează din cauza unei boli, a unor probleme de familie etc. Pentru noi, acesta nu este un motiv de concediere. Dar ne așteptăm ca angajatul să ne anunțe despre problemă și să găsim împreună o soluție, de exemplu, să-i acordăm un concediu neplanificat. Chiar dacă angajatul nu vorbește despre asta, noi observăm schimbările în comunicarea personală și încercăm să ajutăm. Este un alt motiv pentru care comunicarea cu angajații este esențială.

Toată lumea face greșeli. Și sistemul nostru de control a avut câteva. Cu toate acestea, ne organizăm procesele de lucru astfel încât prețul unei greșeli să fie minim.

Împărțim fiecare sarcină în subtask-uri care nu necesită mai mult de 32 de ore pentru a fi finalizate. Pe de o parte, este nevoie de multă muncă în etapa de evaluare. Ținând cont de acest lucru, nu participăm la concursuri, licitații sau alte evaluări în cazul în care pre-vânzarea cu greu va duce la un proiect. Cu toate acestea, dacă negocierile au ajuns la calcularea costurilor, încercăm să obținem cât mai multe detalii. Cele opt ore suplimentare petrecute pe detalii ne permit să reducem bugetul proiectului și să respectăm termenele stabilite inițial. Este vorba de proiecte de ambele tipuri menționate.

Dacă angajatul nu reușește din anumite motive, aflăm despre asta în câteva zile, în cel mai rău caz în câteva săptămâni, nu în șase luni. Este posibil ca angajatul să aibă probleme obiective sau să nu folosească cea mai bună abordare pentru a finaliza sarcina - în acest caz, ne alăturăm și ajutăm.

Am avut situații în care termenele au fost întârziate. A fost viu în funcție de numărul de sarcini similare pe care le-a îndeplinit angajatul și de feedback-ul clientului. Problemele au apărut în cazul proiectelor în care am lucrat cu specialiștii clientului. Atunci au funcționat cel mai bine toate mecanismele noastre de control în faza inițială. Chiar înainte ca clientul să ne spună în mod deschis despre probleme, observasem semne de avertizare în interiorul echipei. Într-unul dintre cazuri, am avut puțin timp în plus pentru a-i oferi angajatului o șansă de a se îmbunătăți. El nu a folosit această șansă, dar tot am reușit să rezolvăm problema astfel încât aceasta să nu aibă aproape niciun impact asupra proiectului. A trebuit să ne despărțim de angajat. Deși, sincer vorbind, concedierea este o măsură extremă pentru acei angajați care lucrează de ceva timp în companie și care au prezentat rezultate satisfăcătoare anterior. Încercăm să găsim unele puncte de acord și să rezolvăm situația în mod diferit cu astfel de angajați.

În loc de concluzie, aș dori să remarc faptul că experiența noastră poate fi cu greu implementată în orice companie. Trebuie să se regândească întreaga așa-numită cultură corporativă, schimbând accentul de pe proces pe rezultat. Pentru Technipe a fost relativ ușor, deoarece compania a fost construită inițial pe acest principiu. Totuși, a trebuit să învățăm multe lucruri din propria noastră experiență. Și continuăm să ne urmăm drumul, îmbunătățind procesele cu cunoștințele dobândite.