Cum am crescut eficiența angajaților cu 15%.

O companie care vinde piese de schimb pentru automobile nu era mulțumită de activitatea departamentului de achiziții. Întârzierile de livrare constante, articolele cu circulație rapidă care lipseau din magazin și deteriorarea relațiilor cu furnizorii pe termen lung erau doar câteva dintre motivele care afectau întreaga afacere.

Pentru a remedia situația, directorul de achiziții a instalat sistemul de control oferit de CleverControl, specializat în monitorizarea angajaților, urmărirea performanțelor și optimizarea productivității. După un efort intensiv de monitorizare, compania a reușit să identifice zonele care cauzează ineficiența departamentului de achiziții și a putut lua măsuri rapide.

Prin urmare, se pune imediat întrebarea cum să vă conduceți compania spre succes și, în consecință, cum să motivați personalul pentru aceasta. Ajută oare imaginea unui lider perfect - un conducător de cursă și un mega șofer -? Da, fără îndoială. Dar este oare factorul cheie pentru succesul companiei? Greu de crezut. Câte astfel de persoane cunoașteți personal? În viața reală, principalul punct este că directorul înțelege nevoile personalului și creează strategia corectă. Un director competent își vede misiunea în sprijinirea angajaților, dar cum să o facă cât mai eficient și să nu jignească pe nimeni?

Întregul departament a înregistrat îmbunătățiri semnificative ale fluxului de lucru, eficiența acestora crescând cu 15%.

Compania este un cunoscut distribuitor de piese de schimb auto. Se mândresc cu relațiile pe termen lung pe care le au cu furnizorii lor și cu serviciile pe care le oferă clienților lor. Succesul lor în industrie le-a permis să își extindă oferta de produse și să adauge și departamente pentru serviciul clienți și logistică. Ei lucrează cu câțiva furnizori pe termen lung, care sunt toți situați strategic și oferă produse de înaltă calitate.

În timp ce afacerea lor a avut succes, departamentul de achiziții a fost acuzat pentru multe dintre problemele companiei. Adesea, livrarea transporturilor era întârziată, ceea ce ducea la clienți nemulțumiți și la o reputație proastă pentru companie. De asemenea, departamentul se lupta să își gestioneze inventarul. Existau articole cu circulație rapidă care deseori rămâneau lipsă și altele care prezentau o mișcare mică sau deloc, ceea ce ducea la rate ridicate de returnare și la clienți nemulțumiți.

Din cauza acestor probleme, conducerea a început să supravegheze îndeaproape angajații care lucrează în departamentul de achiziții. Dar, spre surprinderea lor, nu au văzut niciun semn de comportament problematic din partea angajaților. Dimpotrivă, cei mai mulți dintre ei păreau să lucreze în mod constant, nimeni nu era lipsit de o disciplină formală de birou, nimeni nu era relaxat și erau invariabil pe sistemele lor.

Când conducerea nu a reușit să detecteze nicio problemă pe plan intern, a decis să ia măsuri și să instituie un sistem de control pentru monitorizarea eficienței departamentului de achiziții. Ideea din spatele instalării CleverControl a fost aceea de a afla despre modelele de lucru ale angajaților, comportamentul de utilizare a sistemului și multe altele. Compania dorea să afle cum ar putea să își îmbunătățească fluxul de lucru în domeniul achizițiilor prin creșterea eficienței angajaților și să aducă departamentul pe o cale mai productivă.

Soluțiile CleverControl de monitorizare a angajaților sunt pline de capabilități de analiză și optimizare a performanței. În esență, conducerea a utilizat monitoarele de utilizare a internetului, funcțiile de înregistrare, funcțiile de control video și audio, monitoarele de activitate socială și monitoarele de activitate pe internet messenger.

Dintre acestea, vizualizarea în direct, monitorizarea web, înregistrarea ecranului, capturile de ecran și activitatea programului s-au dovedit a fi extrem de viabile pentru conducere. Software-ul de monitorizare al CleverControl a capturat și afișat capturi de ecran în timp real, împreună cu istoricul de navigare pe internet și activitatea programelor fiecărui angajat. În plus, aplicația de monitorizare web a oferit informații conducerii în momentul în care activitatea web a unui angajat s-a schimbat. Monitorul activității sociale și monitorul activității messenger s-au dovedit utile pentru a analiza utilizarea rețelelor sociale de către angajați în timp ce aceștia se aflau la serviciu.

Toți parametrii (cum ar fi site-urile de top, timpul petrecut pe site-uri, evenimentele de la tastatură etc.) au fost detaliați prin intermediul unor tablouri de bord intuitive, oferind datele într-o formă vizualizată ușor de înțeles. Conducerea a putut controla întregul proces de monitorizare folosind o consolă de gestionare centralizată, care i-a permis să seteze alerte, să vizualizeze un istoric al navigării web a angajaților și să creeze planuri de acțiune.

Cu toate caracteristicile menționate mai sus integrate în fluxul de lucru al organizației, conducerea a putut să analizeze fluxurile de lucru, să clasifice diferite sarcini și activități și să identifice activitățile care cauzează cele mai multe probleme. De fapt, rezultatele au fost pur și simplu uluitoare. Iată ce a învățat conducerea:

1. Jumătate dintre angajații implicați în jocuri de noroc online - Lipsa de disciplină la locul de muncă

   Doi dintre cei patru angajați ai departamentului de achiziții jucau mai ales poker online sau alte jocuri online; ei se uitau chiar și la filme în timpul orelor de lucru. Un astfel de comportament era în contrast direct cu așteptările și cerințele conducerii. Pentru a înrăutăți situația, munca lor devenea din ce în ce mai neglijentă, iar rata lor de productivitate ajunsese la cel mai scăzut nivel.

2. Colegii harnici și tăcuți au fost suprasolicitați

   Odihniții se bazau foarte mult pe colegi sârguincioși și tăcuți, care lucrau de la început până la sfârșit. Sistemul de control a arătat că acești angajați erau online timp de aproximativ 11 ore pe zi și nu făceau pauze semnificative. Acest tipar de lucru sugera o presiune psihologică, care, mai târziu, ar avea implicații grave asupra sănătății.

3. Rata mare de dezabonare a clienților - o bază de clienți nemulțumiți

   Customers were becoming increasingly dissatisfied with the purchasing department's services, and much of that could be attributed to the fact that idlers often ignored urgent requests. For example, one of the employees ignored an urgent request for 12 low-selling items from a long-term customer. The idler ignored the word "URGENT" in the title of the email and only started working on the request a week later. By then, the customer had already switched suppliers, incurring substantial losses for the company.

Conducerea a reușit să efectueze o analiză amănunțită a performanței departamentului de achiziții, să identifice zonele cu probleme ale angajaților și să le corecteze. De exemplu, cei doi angajați implicați în jocurile online au fost suspendați pentru o anumită perioadă de timp și obligați să urmeze cursuri de formare. Dimpotrivă, angajații sârguincioși au fost recompensați cu câteva stimulente și bonusuri.

Iată ce a raportat conducerea după utilizarea CleverControl:

• Eficiența departamentului de achiziții a crescut cu 15%.

• Numărul de reclamații a scăzut cu 85%.

• Veniturile au crescut cu 15% față de anul trecut

Software-ul CleverControl a fost capabil să descopere comportamentul angajaților și problemele legate de performanță. Astfel de probleme au existat tot timpul, dar nu au fost ușor de detectat. Dacă societatea dumneavoastră se confruntă cu probleme similare, CleverControl vă poate ajuta. Conectați-vă cu noi astăzi!