Cum să reacționați la furtul, înșelăciunea și lenevirea angajaților

Ca angajator, una dintre principalele tale sarcini este să promovezi o forță de muncă productivă și aliniată. Majoritatea angajaților își îndeplinesc sarcinile cât mai bine posibil, dar unii pot profita de companie. Furtul, înșelăciunea și inactivitatea pot reprezenta riscuri semnificative pentru sănătatea companiei tale dacă nu ai tehnicile și politicile potrivite pentru a le aborda.

În acest articol, vom explora trei cazuri separate care examinează furtul, înșelăciunea și respectiv lenea. Înainte de a face acest lucru, este necesară o înțelegere a ceea ce implică exact aceste trei.

Înainte de a explora cum să reacționăm, ar trebui să definim aceste trei categorii de abateri la locul de muncă.

Furtul în rândul angajaților se referă la angajații care fură de la angajatorii lor. Există diferite grade de furt în rândul angajaților. Deturnarea de fonduri este cea mai frecvent cunoscută, deoarece se referă la un angajat care abuzează de resursele corporative - bani sau proprietăți - aflate în grija sa. Jafurile sunt o altă formă de furt în rândul angajaților care se referă la articole mai mici, cum ar fi rechizite de birou, sau la cantități furate.

În general, furtul comis de angajați se încadrează de obicei în frauda ocupațională, care constă în utilizarea ocupației cuiva ca modalitate de îmbogățire personală prin utilizarea greșită sau alocarea greșită a resurselor companiei.

Înșelăciunea angajaților, care se încadrează de obicei în frauda angajatului, se referă la faptul că un angajat spune minciuni sau este înșelător pentru a obține mai mult de la angajatorul său. Furtul de date, încălcarea confidențialității, frauda contabilă, mita și chiar anumite tipuri de furt se încadrează în categoria înșelăciunii angajaților.

Inactivitatea la locul de muncă se referă la risipa constantă de ore de muncă plătite pentru activități neprofesionale. Aceasta nu este o pauză ocazională, ci un tipar persistent care dăunează productivității. Se manifestă ca procrastinare cronică, socializare personală excesivă, absențe inexplicabile de la ședințe sau obiceiul de a oferi scuze pentru termenele limită nerespectate. Rezultatul este o porțiune semnificativă a zilei de lucru în care angajatul este dezinteresat și neproductiv.

Când suspectați sau descoperiți furt, înșelăciune sau inactivitate cronică, un răspuns reactiv, emoțional, poate duce la riscuri legale, moral scăzut al echipei și rezultate nedrepte. În schimb, urmați acest cadru structurat, bazat pe dovezi, pentru a vă asigura că răspunsul dumneavoastră este consecvent, corect și eficient.

Pasul 1: Adunați dovezi obiective
Înainte de orice conversație sau acuzație, treceți de la suspiciune la fapte. Folosiți datele din instrumentele dvs. de monitorizare (cum ar fi capturile de ecran sau jurnalele de activitate CleverControl), înregistrările de acces, auditurile financiare sau sistemele de management de proiect. Aceste dovezi formează fundamentul imparțial pentru întregul proces și elimină părtinirea personală din decizia inițială.

Pasul 2: Efectuați o investigație amănunțită și imparțială
Intervievați angajatul într-un cadru privat, permițându-i să își explice acțiunile. Scopul este de a înțelege contextul și intenția. A fost acesta un act deliberat, o greșeală din neglijență sau un simptom al unei probleme mai ample, cum ar fi o pregătire deficitară sau epuizare profesională? De asemenea, discutați discret cu orice martor relevant pentru a confirma faptele.

Pasul 3: Clasificați gravitatea și intenția
Pe baza dovezilor și investigației dumneavoastră, clasificați incidentul. Acest lucru vă va ghida răspunsul:

Neintenționat/neglijent: Angajatul a făcut o eroare din cauza lipsei de cunoștințe, instruire sau atenție, dar fără intenție răuvoitoare. (Exemplu: Trimiterea accidentală a unui e-mail confidențial persoanei greșite).

Abatere intenționată: Angajatul a încălcat cu bună știință politica pentru comoditatea sau câștigul personal, dar fără a provoca daune grave. (Exemplu: Falsificarea constantă a foilor de pontaj).

Abatere gravă/intenție răuvoitoare: Angajatul a comis un act grav și deliberat care a prejudiciat compania, cum ar fi furtul, frauda sau sabotajul datelor. Acest lucru justifică adesea cele mai severe măsuri disciplinare.

Pasul 4: Determinați un răspuns proporțional
Corectează acțiunea ta cu gravitatea și intenția conduitei incorecte. Scopul poate fi corectiv sau protector.

Acțiuni corective (pentru abateri neintenționate/neglijente sau minore intenționate):

• Coaching și recalificare: Abordarea lacunelor în competențe sau cunoștințe.
• Avertisment verbal sau scris: Documentați formal problema și așteptările de îmbunătățire.
• Plan de îmbunătățire a performanței (PIP): Un plan structurat cu obiective și termene clare.

Măsuri de protecție (pentru abateri grave):

• Suspendare: Poate fi necesară o suspendare plătită pe durata unei anchete complete.
• Concediere: Încetarea imediată a contractului de muncă pentru acte care încalcă fundamental încrederea și politica companiei.

Pasul 5: Consultați departamentul de resurse umane și documentați totul
Înainte de a lua măsuri finale, consultați întotdeauna departamentul de Resurse Umane sau consilierul juridic. Aceștia vor asigura respectarea politicii companiei și a legislației locale privind ocuparea forței de muncă. Pe parcursul întregului proces, documentați meticulos fiecare pas: dovezile inițiale, notițele de interviu, concluziile și decizia finală. Acest lucru creează o pistă documentară vitală.

Respectând acest cadru, te transformi din a fi judecător în a fi investigator și manager profesionist, protejându-ți compania și oferind în același timp angajaților un proces echitabil.

Scurgerea de informații confidențiale către o terță parte neautorizată poate fi una dintre cele mai mari probleme cu care se confruntă o companie. Atunci când descoperiți pentru prima dată că există o scurgere de informații, sunt câteva măsuri diferite pe care va trebui să le luați. Acești pași vă vor ajuta să înțelegeți mai bine ce a mers prost, precum și să vă oferiți instrumente mai eficiente pentru a amenda situația.

Colectarea dovezilor

În cazul în care angajatul dvs. dezvăluie accidental secrete comerciale unui concurent, primul lucru pe care va trebui să îl stabiliți este modul exact în care s-a produs scurgerea de informații. De obicei, există două opțiuni în acest caz. Prima este că angajatul în cauză nu a respectat politicile de securitate pentru securizarea documentelor și a datelor pe care le dețineți. Acest lucru a dus la faptul că un concurent a obținut acces la datele companiei dumneavoastră.

Al doilea scenariu ar putea fi acela că firma dumneavoastră nu are politici clare de gestionare a datelor. Angajatul a distribuit informațiile într-un mod care părea legitim, deoarece nu exista o politică clară care să împiedice acest lucru.

Investigarea și clasificarea intenției

Acest pas este esențial pentru a vă decide răspunsul. Intervievați angajatul pentru a-i înțelege raționamentul.

• Dacă ancheta confirmă primul scenariu, actul este unul de neglijență. Angajatul cunoștea regulile, dar nu le-a respectat, ceea ce a dus la o încălcare neintenționată.
• Dacă ancheta confirmă al doilea scenariu, greșeala aparține companiei, nu angajatului. Nu a existat nicio intenție răuvoitoare, iar angajatul nu a încălcat o regulă cunoscută.

Determinarea unui răspuns proporțional

Acțiunea ta trebuie să fie proporțională cu constatările.

În primul caz, deși angajatul a ajutat în mod neintenționat concurentul dumneavoastră să obțină acces la secrete ale companiei, acesta a accesat date și a îndeplinit sarcini fără a respecta protocoalele și politicile pe care compania dumneavoastră le avea în vigoare. Prin urmare, ar depinde de dumneavoastră să stabiliți cum să procedați.

În mod normal, în aceste cazuri este necesară o nouă formare. În plus, va trebui să vă asigurați că niciunul dintre angajații dumneavoastră nu va mai face aceleași greșeli. Simpla restricționare a accesului angajatului la date și informații nu va funcționa întotdeauna în aceste cazuri. De aceea, de multe ori este mai bine să luați în considerare ce schimbări specifice sunt necesare în ceea ce privește modul în care angajații sunt instruiți, astfel încât să se poată stabili o mai mare încredere în cadrul companiei.

Dacă motivul scurgerii de date nu a fost faptul că angajatul nu a respectat în mod accidental procedurile corecte, ci pentru că nu existau politici adecvate care ar fi putut preveni această situație, atunci greșeala nu aparține angajatului. În calitate de angajator, va fi de datoria dumneavoastră să vă asumați neglijența și să începeți să creați noi politici care să vă ajute să vă protejați datele și să împiedicați repetarea unui astfel de eveniment.

Dacă scurgerea de informații a avut loc deoarece angajatul a partajat informații cu destinatarul greșit - chiar și neintenționat - aceasta este totuși o încălcare a confidențialității care decurge din neglijență. Răspunsul ar trebui să fie în concordanță cu gravitatea neglijenței: a fost o singură greșeală din neglijență sau un model de neatenție? Acest lucru va determina dacă situația necesită instruire suplimentară sau măsuri disciplinare mai grave, inclusiv o posibilă concediere.

Va depinde de tine să stabilești gravitatea situației și ce s-a întâmplat exact pentru a decide dacă să reziliezi contractul angajaților tăi sau pur și simplu să le oferi mai multă instruire.

Dacă decideți să păstrați angajatul, puteți lua în considerare implementarea unui software de monitorizare a angajaților pentru a lua măsuri de precauție. Puteți găsi mai multe informații despre sistemele de monitorizare a angajaților și despre cum să îl alegeți pe cel mai bun. aici.

Monitorizarea cu CleverControl vă oferă informații utile despre ceea ce fac angajații dvs. și cum își petrec timpul de lucru. Dacă se constată că un angajat și-a petrecut jumătate din zi pe YouTube, s-ar putea să vă întrebați dacă acesta este un motiv de concediere. Ei bine, înainte de a lua o decizie, iată câteva dintre lucrurile pe care va trebui să le stabiliți.

Colectarea dovezilor
Datele dvs. de monitorizare reprezintă punctul dvs. de plecare. Folosiți rapoartele CleverControl pentru a determina:

• Momentele specifice ale zilei în care are loc acest comportament în afara sarcinii.
• Fie că este un tipar zilnic sau legat de zile/proiecte specifice.
• Dacă angajatul își respectă în continuare termenele limită principale în ciuda distragerilor.

Investigarea și clasificarea intenției

This situation is rarely black and white. A discussion with the employee is essential to understand the why behind the behavior. The intent typically falls into one of two categories:

Neintenționat / Simptom al unei probleme mai ample: Angajatul poate folosi YouTube ca zgomot de fundal, are dificultăți de concentrare din cauza epuizării profesionale sau poate că și-a terminat sarcinile atribuite și nu are altele noi. Este posibil să nu realizeze timpul petrecut.

Abatere intenționată: The employee is consciously disengaged, understands this violates company policy, and is making a deliberate choice to avoid work.

Determining a proportional response

Your action should be based on the root cause identified in your investigation.

Dacă cauza este neintenționată (de exemplu, epuizare profesională, sarcini neclare, lipsa provocărilor), o bună practică este să aveți o discuție serioasă cu angajatul dumneavoastră pentru a afla de ce îi lipsește entuziasmul. Ar putea fi necesar să reexaminați sarcinile, volumul de muncă și interesul pentru munca sa. Răspunsul ar trebui să fie de susținere și corectiv:

• Coaching: Discutați despre strategiile de gestionare a timpului și importanța muncii concentrate.
• Restructurarea volumului de muncă: Clarificați prioritățile, oferiți sarcini mai dificile sau abordați problemele legate de fluxul de lucru.
• Stabilirea unor așteptări clare: Reiterați politica companiei privind utilizarea internetului în scop personal.

În cazurile de inactivitate intenționată, este nevoie de o discuție serioasă. O practică bună ar fi să îi puneți în probă pentru o perioadă și să le monitorizați acțiunile mai atent. Răspunsul se transformă într-unul mai formal și disciplinar:

• Avertisment formal: Faceți un avertisment verbal sau scris care să sublinieze încălcarea documentată a politicii.
• Plan de îmbunătățire a performanței (PIP): Implementați un PIP cu obiective clare și măsurabile pentru productivitate și un calendar strict pentru îmbunătățire.
• Monitorizare continuă: Folosiți CleverControl pentru a urmări obiectiv progresul în raport cu obiectivele PIP.

Decizia de a concedia un angajat din acest motiv nu ar trebui să se bazeze doar pe activitatea de pe YouTube, ci și pe reacția sa la intervenția ta. Dacă, după discuția și o perioadă de probă, continuă aceleași tipare de amânare și nu reușește să îndeplinească standardele convenite, concedierea poate fi pasul necesar pentru a proteja productivitatea generală a echipei tale. Dacă prezintă îmbunătățiri, ai salvat cu succes un angajat potențial valoros.

Monitorizarea cu CleverControl poate dezvălui alte activități îngrijorătoare, cum ar fi copierea datelor de serviciu de către un angajat pe o unitate flash și navigarea pe site-uri de locuri de muncă în timpul orelor de program. Aceste două acțiuni trebuie abordate separat, deoarece reprezintă niveluri diferite de severitate.

Colectarea dovezilor

Datele tale de monitorizare - vizitele pe site-uri de locuri de muncă precum LinkedIn, Indeed etc., în timpul orelor de lucru și utilizarea unei unități USB amovibile pentru a copia și salva fișiere de lucru - reprezintă deja dovezi pentru a lua măsuri.

Investigarea și clasificarea intenției

Aceasta necesită o investigație atentă pentru a înțelege motivele fiecărei acțiuni a angajatului.

Dacă angajatul dumneavoastră își petrece orele de lucru căutând alte locuri de muncă, acest lucru arată că nu este dedicat companiei dumneavoastră sau muncii pe care o desfășurați. Ar trebui să discutați acest lucru cu angajatul dumneavoastră și să încercați să aflați de ce este nemulțumit și încearcă să găsească un nou loc de muncă. Acest lucru ar putea ajuta compania dumneavoastră să își modifice politicile, astfel încât să poată reține cât mai bine talentele.

Deși neprofesionistă, căutarea unui loc de muncă în sine este de obicei un act de detașare, nu de răutate. Intenția este adesea de a părăsi compania, nu de a o afecta.

Totuși, dacă angajatul respectiv își salvează și datele de serviciu pe o unitate flash, aveți probleme mult mai mari decât faptul că își caută un alt loc de muncă. Furtul de date de acest tip se încadrează de obicei în spionajul corporativ sau poate fi uneori folosit ca o tactică de concurență subtilă. Informațiile pe care angajatul dvs. le salvează pe unitatea flash nu numai că sunt neprotejate odată ce părăsesc sediul dvs., dar ar putea fi și scurse, ceea ce ar cauza daune companiei dvs.

Acesta este un act deliberat care încalcă protocoalele de securitate a datelor. Intenția ar putea fi de a furniza informații confidențiale unui concurent, de a le folosi ca punct de sprijin sau în alte scopuri neautorizate. Acesta este un act grav cu potențială intenție răuvoitoare.

Determinarea unui răspuns proporțional

Cele două activități necesită un răspuns combinat, dar distinct.

Pentru căutarea unui loc de muncă, ar trebui să discutați despre acest subiect cu angajatul dumneavoastră și să îl informați că aceste căutări în timpul orelor de lucru nu sunt permise. Concedierea sau nerespectarea acestor căutări va depinde în mare măsură de îndeplinirea sarcinilor la timp. Dacă angajatul dumneavoastră continuă să fie sârguincios în muncă și dorește pur și simplu să plece sau să se mute din compania dumneavoastră, nu există niciun motiv să îl concediați încă. Cu toate acestea, stabiliți așteptări clare cu privire la ceea ce așteptați de la el pe durata mandatului său, precum și în ceea ce privește găsirea și instruirea la timp a înlocuitorului său.

O încălcare a securității datelor este o altă problemă. Este o abatere gravă. Dacă descoperiți că unul dintre angajații dvs. stochează intenționat date de serviciu pe un astfel de dispozitiv, va trebui să lansați o anchetă pentru a afla de ce a făcut acest lucru, ce date a stocat și cine altcineva ar fi putut avea acces la acestea.

În majoritatea cazurilor, acesta este motivul pentru rezilierea contractului angajatului, deoarece acesta a întreprins acțiuni deliberate care ar putea dăuna afacerii și clienților dumneavoastră dacă informațiile sensibile respective sunt divulgate. Securizarea informațiilor ar trebui să fie prioritatea dumneavoastră principală în aceste cazuri.

De asemenea, ar trebui să vă examinați politicile existente pentru a vă asigura că acest lucru nu se va întâmpla din nou. Politicile de înaltă securitate și de protecție a informațiilor pot fi necesare dacă doriți să păstrați datele companiei dumneavoastră protejate. Acordurile de nedivulgare și urmărirea partajării și a circulației informațiilor sensibile vă pot ajuta, de asemenea, să vă păstrați informațiile mai în siguranță, precum și să puteți urmări de unde provine o încălcare a securității datelor.

O mai bună monitorizare a datelor poate contribui la protejarea companiei dumneavoastră. Cu toate acestea, aceasta ar trebui să fie o politică la nivelul întregii companii și nu ceva îndreptat către acel angajat care a ales în mod intenționat să încalce confidențialitatea și securitatea dumneavoastră. Cel mai probabil, acesta ar trebui să fie concediat pentru că a încercat să fure date.

Gestionarea furtului, înșelăciunii și problemelor cronice de productivitate este unul dintre cele mai dificile aspecte ale managementului. O abordare consecventă, bazată pe dovezi, adaptată fiecărei situații unice, este esențială și cea mai bună apărare a dumneavoastră. Trecând de la suspiciune la investigație și adaptând răspunsul dumneavoastră la intenția specifică și gravitatea abaterii, vă protejați compania, asigurând în același timp corectitudinea. În cele din urmă, acest cadru structurat vă permite să luați decizii dificile cu încredere, indiferent dacă calea duce la instruire corectivă sau la concedierea necesară.

Cea mai eficientă strategie, însă, este proactivă. Politici clare, instruire regulată, o cultură organizațională pozitivă și utilizarea inteligentă a instrumentelor de monitorizare pentru a identifica și sprijini angajații cu dificultăți - nu doar pentru a-i pedepsi - vor construi un loc de muncă mai sigur, mai transparent și mai productiv pentru toată lumea.