Cum să monitorizați e-mailurile angajaților - Un ghid pentru Outlook și Gmail (fostul G Suite)

E-mail-urile sunt un instrument important de comunicare și colaborare, conținând o multitudine de date confidențiale ale companiei. Odată cu popularitatea persistentă a e-mailurilor în dezvoltarea afacerilor, a apărut și problema urgentă a protejării datelor sensibile. Această preocupare crescândă a contribuit la crearea de software de monitorizare a angajaților cu scopul de a urmări utilizarea e-mailurilor, fie Outlook, fie Gmail (fosta suită G). Acest ghid va trece în revistă datele faptice referitoare la modul de monitorizare a e-mailurilor angajaților: instrumente, considerații juridice, puncte de vedere ale angajatorilor și angajaților etc.

Monitorizarea transparentă a e-mailurilor angajaților este esențială pentru promovarea unui mediu de afaceri ecologic, confortabil și eficient. Atunci când angajații înțeleg motivele care stau la baza utilizării software-ului de monitorizare, se simt respectați, ceea ce, la rândul său, consolidează încrederea în personalul executiv. Această strategie nu numai că sporește rata de satisfacție la locul de muncă în rândul angajaților, dar contribuie și la creșterea productivității, la o mai bună colaborare, la securitatea datelor sensibile, ceea ce conduce la o afacere mai profitabilă.

Am adunat câteva recomandări pentru a construi relații transparente cu echipa ta. Nu ezitați să le folosiți pentru a atinge obiectivele stabilite:

• elaborarea de politici clare
• obținerea consimțământului angajatului
• să explice scopul monitorizării
• limitarea monitorizării la comunicațiile legate de muncă
• să utilizeze instrumentele de monitorizare în mod responsabil
• actualizarea periodică a angajaților
• asigură conformitatea cu cerințele legale
• monitorizarea și revizuirea eficacității politicii

Există diverse opțiuni care ajută la monitorizarea e-mailurilor Outlook. Prima este utilizarea funcțiilor încorporate în Outlook. Folosiți urmărirea mesajelor pentru a monitoriza livrarea e-mailurilor, recepțiile de citire și starea e-mailurilor trimise, rezultând înregistrări cu e-mailurile primite și trimise.

Împreună cu înregistrările e-mailurilor de intrare și de ieșire, utilizați instrumentul ca audit al căsuței poștale. Principala sa funcție este de a urmări acțiuni precum trimiterea, ștergerea și accesarea e-mailurilor de către alte persoane. Dacă utilizați Microsoft Exchange, puteți activa auditul căsuței poștale prin Centrul de administrare Exchange.

Cu toate acestea, utilizarea Microsoft 365 Compliance Center este concepută pentru o monitorizare mai avansată. Caracteristici precum politicile de prevenire a pierderii de date (DLP) ajută la monitorizarea și prevenirea partajării de informații sensibile prin e-mail.

În multe cazuri, instrumentele integrate nu răspund solicitărilor. Angajatorii încep să caute software suplimentar pentru a atinge obiectivele stabilite. Cu mult timp în urmă, au reușit să găsească și să implementeze instrumente terțe - software de monitorizare a angajaților care se integrează eficient cu Outlook. Acest instrument poate furniza alerte de cuvinte cheie, poate urmări atașamentele și poate analiza modelele de comunicare prin e-mail.

Software-ul de monitorizare a angajaților a câștigat deja o reputație solidă datorită diverselor opțiuni utilizate pentru a urmări productivitatea fiecărui angajat. Printre caracteristicile disponibile se numără: monitorizarea e-mailurilor, urmărirea aplicațiilor, capturi de ecran, activitatea generală a site-ului etc.

Oamenii de afaceri sunt dispuși să utilizeze orice mijloace disponibile pentru a proteja datele sensibile și ideile de afaceri inovatoare. De cele mai multe ori, ei iau în considerare punerea în aplicare a oricărei opțiuni disponibile, uneori, folosind Implementarea prevenirii pierderii datelor (DLP) instrumente. Astfel de instrumente monitorizează automat e-mailurile de ieșire pentru a detecta date sensibile, cum ar fi informații financiare sau proprietate intelectuală, și blochează sau semnalizează e-mailurile inadecvate.

G Suite este acum cunoscut ca Google Workplace, în special Gmail. Sondaj realizat de WifiTalents prezintă statistici incredibile:

• 60% dintre întreprinderile mici utilizează Gmail ca furnizor principal de e-mail
• 70% dintre întreprinderi utilizează Gmail sau G Suite pentru serviciile lor de e-mail

Având în vedere aceste statistici impresionante, este important să abordăm două întrebări cheie despre monitorizarea Gmail:

1. cum să utilizați instrumentele integrate în monitorizarea e-mailurilor
2. cum să monitorizați e-mailul angajaților g suite cu resurse suplimentare

Să răspundem la ele unul câte unul și să aflăm dacă maximizați potențialul instrumentelor integrate în Gmail pentru monitorizarea e-mailurilor.

Este posibil să începeți să vă întrebați ce opțiuni încorporate sunt utilizabile în cazul dvs. individual. Să găsim răspunsul. Google însuși recomandă utilizarea consolei de administrare a spațiului de lucru Google. Această consolă obține următoarele opțiuni:

Continuând să treceți prin recomandările Google, activați Gmail Retention și eDiscovery. Începeți cu prima noțiune - Retenție. Utilizați Google Vault pentru păstrarea, arhivarea și eDiscovery a e-mailurilor. Vault vă permite să păstrați e-mailurile pentru o perioadă specificată, chiar și după ce acestea sunt șterse de utilizatori, ceea ce este esențial pentru conformitatea juridică și investigațiile interne.

Împreună cu Google Vault pentru păstrare, permiteți eDiscovery pentru a căuta și exporta e-mailuri în timpul investigațiilor sau auditurilor. Astfel, vă asigurați că aveți acces la toate comunicările relevante.

Deși instrumentele interne sunt funcționale, întrebarea critică rămâne: sunt suficiente pentru monitorizarea completă a e-mailurilor? Având în vedere limitările unei singure soluții, instrumentele externe oferă o gamă largă de caracteristici concepute pentru a satisface diverse nevoi de monitorizare.

În plus, va oferi afacerii dvs. o mulțime de soluții de monitorizare, printre care se numără înregistrarea webcam-ului, înregistrarea capturilor de ecran, activitățile rețelelor sociale și recunoașterea feței. Una dintre cele mai atrăgătoare caracteristici pentru multe întreprinderi este integrarea inteligenței artificiale. Veți obține statistici înregistrate de AI cu privire la productivitatea angajaților.

În concluzie, răspunsurile la ambele întrebări încă contribuie la discuții, dar devine evident - nu există o soluție unică. Utilizați orice opțiune pentru a vă proteja compania, credibilitatea și productivitatea angajaților.

Monitorizarea activităților de e-mail garantează o securitate sporită și respectarea politicii companiei. În conformitate cu legislația SUA, de exemplu, este absolut legal să monitorizați activitatea de e-mail a angajaților, cu excepția anumitor state. Connecticut, de exemplu, necesită confirmarea scrisă a angajatului că este monitorizat. Companiile private din New York trebuie să ofere o notificare specifică angajaților cu privire la aspectele legate de monitorizare.

Monitorizarea duce la îmbunătățirea nivelului de securitate, deoarece scurgerile de date sensibile prin e-mail pot fi detectate.

Monitorizarea angajaților poate contribui la îmbunătățirea semnificativă a productivității și eficienței, deoarece oferă informații despre modul în care este petrecut timpul la locul de muncă. Prin urmărirea activităților, managerii pot identifica modele de comportament neproductiv și le pot aborda prompt. Acest lucru contribuie la asigurarea faptului că angajații se concentrează asupra sarcinilor lor, reducând pierderile de timp și permițându-le să lucreze mai eficient. În plus, instrumentele de monitorizare pot evidenția zonele în care fluxurile de lucru pot fi optimizate, conducând astfel la procese mai raționalizate și la o performanță generală mai bună. Ca urmare, organizația își poate atinge obiectivele mai rapid și cu mai puține resurse.

Monitorizarea angajaților contribuie la atenuarea riscurilor și amenințărilor legate de infracțiunile cibernetice. Deoarece urmăriți în permanență activitățile angajaților, devine destul de dificil să comiteți o infracțiune. Mai multe date sunt disponibile pentru a preveni infracțiunile.

Monitorizarea angajaților oferă informații și analize valoroase care pot ajuta organizațiile să ia decizii bazate pe date. Prin colectarea și analizarea datelor privind activitățile angajaților, cum ar fi timpul alocat sarcinilor, utilizarea software-ului și modelele de comunicare, întreprinderile pot obține o înțelegere mai profundă a comportamentului forței de muncă și a tendințelor de productivitate.

Pe lângă toate beneficiile de mai sus, nu am putut să nu menționăm - gestionarea mai bună a clienților. Atunci când angajații dvs. dau dovadă de productivitate ridicată, gestionarea clienților crește și ea. O mai bună gestionare a clienților este calea de a crește veniturile.

Înainte de a înființa un astfel de software, fiecare angajator ar trebui să se gândească bine la legitimitatea practicii de monitorizare. Fiecare țară are propriile sale reglementări introduse pentru a reglementa această nișă. Cazurile majore arată că multe țări permit aplicarea software-ului de monitorizare, dar cu o singură mențiune: angajații să știe că această practică este aplicată.

Nu uitați să respectați dreptul angajaților la confidențialitatea informațiilor personale. Personalul executiv are permisiunea legală de a monitoriza doar aspectele vieții legate de muncă. Așadar, nimeni nu trebuie să depășească limitele - dacă un angajat este conștient de această practică, este mai probabil să se simtă respectat, ceea ce poate duce la creșterea motivației și a productivității.

Atunci când implementați monitorizarea angajaților, luați în considerare impactul acesteia asupra culturii locului de muncă și alegeți instrumentele care se aliniază nevoilor dumneavoastră specifice, asigurând în același timp securitatea datelor. Echilibrați controlul cu autonomia angajaților pentru a susține încrederea și moralul. Revizuiți și actualizați periodic practicile pentru a rămâne conforme și transparente. Asigurarea unei formări juridice și etice pentru conducere, împreună cu o comunicare clară către angajați, va contribui la promovarea unui mediu de lucru respectuos și productiv.

Informațiile furnizate ajută angajatorii să înțeleagă cum să monitorizeze eficient e-mailurile angajaților. Ce instrumente, integrate sau externe, sunt aplicabile. De asemenea, menționăm aspectul legitimității, precizând că, într-un număr major de țări, ar trebui să se primească o dovadă scrisă a cunoștințelor unui angajat.

Subliniem valoarea practicii de monitorizare pentru ambele părți ale relațiilor de muncă. Cum să îmbunătățiți productivitatea angajaților împreună cu securitatea și confidențialitatea? Ar trebui să încercați software-ul de monitorizare a angajaților, ajutându-vă să fiți în contact cu toate datele sensibile ale companiei.