Cum să monitorizați e-mailurile angajaților - Un ghid pentru Outlook și Gmail (fostul G Suite)

E-mail-urile sunt un instrument important de comunicare și colaborare, conținând o multitudine de date confidențiale ale companiei. Odată cu popularitatea persistentă a e-mailurilor în dezvoltarea afacerilor, a apărut și problema urgentă a protejării datelor sensibile. Această preocupare crescândă a contribuit la crearea de software de monitorizare a angajaților cu scopul de a urmări utilizarea e-mailurilor, fie Outlook, fie Gmail (fosta suită G). Acest ghid va trece în revistă datele faptice referitoare la modul de monitorizare a e-mailurilor angajaților: instrumente, considerații juridice, puncte de vedere ale angajatorilor și angajaților etc.

Monitorizarea transparentă a e-mailurilor angajaților este esențială pentru promovarea unui mediu de afaceri ecologic, confortabil și eficient. Atunci când angajații înțeleg motivele care stau la baza utilizării software-ului de monitorizare, se simt respectați, ceea ce, la rândul său, consolidează încrederea în personalul executiv. Această strategie nu numai că sporește rata de satisfacție la locul de muncă în rândul angajaților, dar contribuie și la creșterea productivității, la o mai bună colaborare, la securitatea datelor sensibile, ceea ce conduce la o afacere mai profitabilă.

Am adunat câteva recomandări pentru a construi relații transparente cu echipa ta. Nu ezitați să le folosiți pentru a atinge obiectivele stabilite:

• elaborarea de politici clare
• obținerea consimțământului angajatului
• să explice scopul monitorizării
• limitarea monitorizării la comunicațiile legate de muncă
• să utilizeze instrumentele de monitorizare în mod responsabil
• actualizarea periodică a angajaților
• asigură conformitatea cu cerințele legale
• monitorizarea și revizuirea eficacității politicii

Există diverse opțiuni care ajută la monitorizarea e-mailurilor Outlook. Prima este utilizarea funcțiilor încorporate în Outlook. Folosiți urmărirea mesajelor pentru a monitoriza livrarea e-mailurilor, recepțiile de citire și starea e-mailurilor trimise, rezultând înregistrări cu e-mailurile primite și trimise.

Împreună cu înregistrările e-mailurilor de intrare și de ieșire, utilizați instrumentul ca audit al căsuței poștale. Principala sa funcție este de a urmări acțiuni precum trimiterea, ștergerea și accesarea e-mailurilor de către alte persoane. Dacă utilizați Microsoft Exchange, puteți activa auditul căsuței poștale prin Centrul de administrare Exchange.

Cu toate acestea, utilizarea Microsoft 365 Compliance Center este concepută pentru o monitorizare mai avansată. Caracteristici precum politicile de prevenire a pierderii de date (DLP) ajută la monitorizarea și prevenirea partajării de informații sensibile prin e-mail.

În multe cazuri, instrumentele integrate nu răspund solicitărilor. Angajatorii încep să caute software suplimentar pentru a atinge obiectivele stabilite. Cu mult timp în urmă, au reușit să găsească și să implementeze instrumente terțe - software de monitorizare a angajaților care se integrează eficient cu Outlook. Acest instrument poate furniza alerte de cuvinte cheie, poate urmări atașamentele și poate analiza modelele de comunicare prin e-mail.

Software-ul de monitorizare a angajaților a câștigat deja o reputație solidă datorită diverselor opțiuni utilizate pentru a urmări productivitatea fiecărui angajat. Printre caracteristicile disponibile se numără: monitorizarea e-mailurilor, urmărirea aplicațiilor, capturi de ecran, activitatea generală a site-ului etc.

Oamenii de afaceri sunt dispuși să utilizeze orice mijloace disponibile pentru a proteja datele sensibile și ideile de afaceri inovatoare. De cele mai multe ori, ei iau în considerare punerea în aplicare a oricărei opțiuni disponibile, uneori, folosind Implementarea prevenirii pierderii datelor (DLP) instrumente. Astfel de instrumente monitorizează automat e-mailurile de ieșire pentru a detecta date sensibile, cum ar fi informații financiare sau proprietate intelectuală, și blochează sau semnalizează e-mailurile inadecvate.

G Suite este acum cunoscut ca Google Workplace, în special Gmail. Sondaj realizat de WifiTalents prezintă statistici incredibile:

• 60% dintre întreprinderile mici utilizează Gmail ca furnizor principal de e-mail
• 70% dintre întreprinderi utilizează Gmail sau G Suite pentru serviciile lor de e-mail

Având în vedere aceste statistici impresionante, este important să abordăm două întrebări cheie despre monitorizarea Gmail:

1. cum să utilizați instrumentele integrate în monitorizarea e-mailurilor
2. cum să monitorizați e-mailul angajaților g suite cu resurse suplimentare

Să răspundem la ele unul câte unul și să aflăm dacă maximizați potențialul instrumentelor integrate în Gmail pentru monitorizarea e-mailurilor.

Este posibil să începeți să vă întrebați ce opțiuni încorporate sunt utilizabile în cazul dvs. individual. Să găsim răspunsul. Google însuși recomandă utilizarea consolei de administrare a spațiului de lucru Google. Această consolă obține următoarele opțiuni:

Continuând să treceți prin recomandările Google, activați Gmail Retention și eDiscovery. Începeți cu prima noțiune - Retenție. Utilizați Google Vault pentru păstrarea, arhivarea și eDiscovery a e-mailurilor. Vault vă permite să păstrați e-mailurile pentru o perioadă specificată, chiar și după ce acestea sunt șterse de utilizatori, ceea ce este esențial pentru conformitatea juridică și investigațiile interne.

Împreună cu Google Vault pentru păstrare, permiteți eDiscovery pentru a căuta și exporta e-mailuri în timpul investigațiilor sau auditurilor. Astfel, vă asigurați că aveți acces la toate comunicările relevante.

Deși instrumentele interne sunt funcționale, întrebarea critică rămâne: sunt suficiente pentru monitorizarea completă a e-mailurilor? Având în vedere limitările unei singure soluții, instrumentele externe oferă o gamă largă de caracteristici concepute pentru a satisface diverse nevoi de monitorizare.

În plus, va oferi afacerii dvs. o mulțime de soluții de monitorizare, printre care se numără înregistrarea webcam-ului, înregistrarea capturilor de ecran, activitățile rețelelor sociale și recunoașterea feței. Una dintre cele mai atrăgătoare caracteristici pentru multe întreprinderi este integrarea inteligenței artificiale. Veți obține statistici înregistrate de AI cu privire la productivitatea angajaților.

În concluzie, răspunsurile la ambele întrebări încă contribuie la discuții, dar devine evident - nu există o soluție unică. Utilizați orice opțiune pentru a vă proteja compania, credibilitatea și productivitatea angajaților.

Monitorizarea e-mailurilor angajaților nu este doar o chestiune de supraveghere; este un instrument strategic care îmbunătățește securitatea, productivitatea și conformitatea. Iată cele cinci motive cu cel mai mare impact pentru implementarea acesteia:

E-mailul este un canal principal pentru informațiile sensibile. Monitorizarea vă permite să detectați și să blocați e-mailurile care conțin date confidențiale - cum ar fi rapoarte financiare, liste de clienți sau produse - pentru a le împiedica să fie trimise către conturi personale sau externe neautorizate. Această abordare proactivă este prima linie de apărare împotriva încălcărilor de date atât intenționate, cât și accidentale.

Un singur clic pe un link dintr-un e-mail de phishing deghizat ingenios vă poate compromite întreaga rețea. Prin monitorizarea adreselor expeditorilor, a linkurilor și a atașamentelor suspecte, puteți identifica potențiale atacuri de phishing sau conturi compromise înainte ca acestea să provoace daune, permițând echipei IT să reacționeze instantaneu.

Mențineți standarde înalte de profesionalism și conformitate, asigurându-vă că toate comunicările externe sunt adecvate și în conformitate cu brandul. Monitorizarea ajută la aplicarea politicii companiei, previne trimiterea de conținut ofensator sau neprofesionist și oferă o pistă de audit pentru industriile reglementate care trebuie să arhiveze și să revizuiască comunicările.

Analizați fluxul de e-mailuri pentru a înțelege modelele de comunicare interne și externe. Rămân întrebările clienților fără răspuns prea mult timp? Echipele interne se confruntă cu timpi de răspuns lenți? Monitorizarea e-mailurilor oferă datele necesare pentru a identifica aceste blocaje, ajutându-vă să optimizați fluxurile de lucru și să îmbunătățiți eficiența operațională generală.

Când apar conflicte interne sau probleme de resurse umane, e-mailul oferă o înregistrare obiectivă a evenimentelor. Monitorizarea (cu acordul legal corespunzător) creează un jurnal verificabil al comunicărilor, care poate fi esențial pentru efectuarea de investigații corecte și precise privind disputele, acuzațiile de hărțuire sau încălcările politicilor.

Înainte de a înființa un astfel de software, fiecare angajator ar trebui să se gândească bine la legitimitatea practicii de monitorizare. Fiecare țară are propriile sale reglementări introduse pentru a reglementa această nișă. Cazurile majore arată că multe țări permit aplicarea software-ului de monitorizare, dar cu o singură mențiune: angajații să știe că această practică este aplicată.

Nu uitați să respectați dreptul angajaților la confidențialitatea informațiilor personale. Personalul executiv are permisiunea legală de a monitoriza doar aspectele vieții legate de muncă. Așadar, nimeni nu trebuie să depășească limitele - dacă un angajat este conștient de această practică, este mai probabil să se simtă respectat, ceea ce poate duce la creșterea motivației și a productivității.

Atunci când implementați monitorizarea angajaților, luați în considerare impactul acesteia asupra culturii locului de muncă și alegeți instrumentele care se aliniază nevoilor dumneavoastră specifice, asigurând în același timp securitatea datelor. Echilibrați controlul cu autonomia angajaților pentru a susține încrederea și moralul. Revizuiți și actualizați periodic practicile pentru a rămâne conforme și transparente. Asigurarea unei formări juridice și etice pentru conducere, împreună cu o comunicare clară către angajați, va contribui la promovarea unui mediu de lucru respectuos și productiv.

Securizarea e-mailurilor companiei este esențială în mediul de lucru actual. În timp ce Outlook și Gmail oferă monitorizare de bază, software-ul dedicat, precum CleverControl, oferă o securitate mai avansată, prevenire proactivă a scurgerilor de date și informații valoroase despre productivitate.

Succesul necesită o abordare transparentă: stabiliți politici clare, obțineți consimțământul angajaților și folosiți datele pentru a vă sprijini echipa, nu pentru a o pedepsi.

Protejați-vă comunicarea afacerii astăzi. Încearcă CleverControl gratuit and experience the benefits yourself.