Etica monitorizării angajaților: Ce ar trebui să ia în considerare fiecare întreprindere

Etica monitorizării angajaților: Ce ar trebui să ia în considerare fiecare întreprindere

Este luni, ora 9 dimineața. Porniți computerul de la serviciu, iar un observator nevăzut deschide jurnalul său virtual. De atunci, fiecare apăsare de tastă, e-mail, vizită pe site sau căutare va fi înregistrată și analizată metodic. Un judecător electronic imparțial va decide cât de productivă este activitatea dvs. zilnică și îi va raporta managerului dvs. că ați întârziat chiar și un minut la pauza de prânz. Vă gândiți la asta și tremurați. Poate că nu veți lua o pauză astăzi și veți face în schimb acea sarcină suplimentară. Probabil că te va face să întârzii la serviciu, dar senzația tulburătoare a acelor ochi electronici care îți urmăresc fiecare acțiune te împinge înainte, fără să te lase să te relaxezi.

O scenă dintr-un film de groază corporatist? Din nefericire, aceasta este realitatea pentru milioane de angajați din întreaga lume ai căror angajatori nu vor să se preocupe de etica monitorizării angajaților.

Conform recentelor cercetare, 78% dintre angajatori utilizează software de urmărire pentru a monitoriza activitatea profesională a angajaților. Pandemia COVID-19 a sporit popularitatea programelor de monitorizare. Atunci când întreprinderile au fost nevoite să lucreze de la distanță și metodele obișnuite de urmărire a performanțelor nu s-au mai aplicat, managerii au descoperit beneficiile incontestabile ale software-ului de monitorizare.

Beneficiile software-ului de monitorizare a angajaților

Avantajele software-ului de urmărire sunt greu de subestimat.

Economisirea timpului

În vremuri analogice, un manager trebuia să verifice manual fișele de pontaj și rapoartele privind munca prestată și să ia decizii, adesea părtinitoare, cu privire la cât de productiv era fiecare angajat. Aceste responsabilități luau o parte semnificativă din timpul lor de lucru.

Și angajații trebuiau să petreacă timp completând aceste rapoarte și, în funcție de stilul de management din companie, aceste rapoarte puteau fi destul de ample.

Software-ul modern poate face acest lucru automat în câteva secunde, cu participarea minimă a angajatului și a angajatorului.

Performanță mai bună

Stimularea productivității este unul dintre obiectivele principale ale software-ului de monitorizare a angajaților. Programul colectează și rezumă datele de activitate, cum ar fi timpul activ/inactiv, începutul și sfârșitul zilei de lucru, site-urile web vizitate, utilizarea aplicațiilor și multe altele. Aceste informații dezvăluie modele de lucru, ineficiențe, domenii care trebuie îmbunătățite și angajați care ar putea avea nevoie de sprijin suplimentar.

Responsabilitate și transparență

Monitorizarea angajaților sprijină responsabilitatea și transparența. Atunci când angajații știu că munca lor este monitorizată, ei sunt de obicei mai înclinați să rămână concentrați și să respecte termenele limită. În plus, datele de monitorizare pot contribui la soluționarea litigiilor și la clarificarea așteptărilor.

Securitate îmbunătățită

Unele programe de monitorizare a angajaților pot ajuta la detectarea activităților suspecte, cum ar fi accesul neautorizat la date sensibile, instalarea de aplicații nedorite sau descărcări neobișnuite. Datorită monitorizării, companiile pot identifica din timp riscurile potențiale și își pot proteja sistemele și informațiile valoroase în mod proactiv.

După cum putem vedea, software-ul de monitorizare a angajaților oferă într-adevăr întreprinderilor beneficii valoroase. Cu toate acestea, uimiți de aceste beneficii și de experiența de succes a altor companii, angajatorii trec adesea cu vederea etica monitorizării angajaților și potențialele dezavantaje aferente.

Aspecte etice ale monitorizării angajaților

Implementarea etică a monitorizării angajaților poate părea ca mersul pe sârmă. Rupeți echilibrul și dezavantajele vor depăși beneficiile pe care le poate aduce software-ul de monitorizare. Atunci când implementează monitorizarea, întreprinderile ar trebui să ia în considerare aspecte precum conformitatea juridică, confidențialitatea, potențialele prejudecăți și stresul crescut.

Conformitatea juridică și de reglementare

Este responsabilitatea unei întreprinderi să studieze legile și reglementările aplicabile privind confidențialitatea și să se asigure că practicile sale de monitorizare sunt conforme. Gestionarea necorespunzătoare a datelor angajaților poate conduce la consecințe juridice grave.

Invazia vieții private

Confidențialitatea este o piatră de temelie a eticii monitorizării angajaților. Software-ul poate urmări o gamă largă de activități, de la apăsarea tastelor și e-mailuri până la istoricul navigării pe site-uri web și chiar imaginile de pe camerele web. Chiar dacă astfel de practici sunt conforme cu reglementările locale, ele pot eroda încrederea angajaților și pot crea un sentiment de supraveghere constantă. În viitor, aceasta va duce la scăderea satisfacției profesionale și la creșterea stresului.

Discriminare și prejudecăți

Dacă sunt analizate fără o analiză atentă, datele de monitorizare pot fi interpretate în mod eronat pentru a viza anumiți angajați pentru identitatea sau convingerile lor pe nedrept.

Un manager care are prejudecăți față de un angajat poate considera utilizarea extensivă a social media de către acesta drept lene și neproductivitate. În realitate, angajatul poate folosi chat-urile în scopuri legate de muncă.

Abuzul de putere

Uneori, angajatorii utilizează în mod abuziv datele de monitorizare pentru a micromanageria angajații sau pentru a face aprecieri incorecte cu privire la performanța acestora.

De exemplu, un manager ar putea folosi istoricul de navigare al angajatului pentru a-l acuza de lenevire, fără a lua în considerare factori precum cercetarea sau urgențele personale.

Creșterea stresului

Sentimentul de supraveghere permanentă poate crește anxietatea și presiunea asupra angajaților. Angajații se vor simți inconfortabil cu ideea că fiecare mișcare a lor este urmărită. Este posibil ca aceștia să nu ia pauzele necesare sau să nu facă greșeli de teamă că acest lucru le va scădea recordul de productivitate. În plus, angajații se vor teme că, dacă nu îndeplinesc așteptările, ar putea fi sancționați sau concediați. Toți acești factori vor minimiza efectul pozitiv al monitorizării. În loc de o forță de muncă productivă și eficientă, veți obține angajați stresați, epuizați și nemulțumiți de locurile lor de muncă.

Probleme de încredere

Atunci când angajații nu știu ce informații colectați și în ce scop sau - chiar mai rău - nu au fost informați cu privire la monitorizare, se vor simți spionați. Încrederea și loialitatea lor vor fi distruse, ceea ce va duce la un mediu de lucru toxic și la creșterea cifrei de afaceri.

Atenția la aceste potențiale probleme etice este responsabilitatea unei întreprinderi. Monitorizarea nu trebuie să fie neapărat stresantă. Impactul său depinde de mai mulți factori: tipul de monitorizare, nivelul de transparență, politica de urmărire și cultura întreprinderii.

Cum să implementați în mod etic software-ul de monitorizare

Așadar, cum echilibrăm monitorizarea eficientă cu etica și respectul pentru viața privată? Recomandăm adoptarea următoarelor bune practici.

Cum să implementați în mod etic software-ul de monitorizare
  1. Studiați legile și reglementările aplicabile în materie de confidențialitate

    Este responsabilitatea întreprinderii să respecte legislația națională și locală în materie de confidențialitate și de muncă. Dacă echipa dvs. este distribuită geografic, trebuie să acordați atenție reglementărilor nu numai în zona sediului central, ci și în zonele în care locuiesc angajații dvs. Consultați un expert juridic pentru a vă asigura că practicile dvs. de monitorizare nu încalcă limitările privind colectarea datelor.

  2. Faceți ca monitorizarea să fie utilă

    Stabiliți obiective clare pentru monitorizarea angajaților, cum ar fi îmbunătățirea productivității, sporirea securității sau asigurarea conformității. Limitați domeniul de aplicare al monitorizării la activitățile care sunt strict necesare a fi monitorizate pentru a atinge obiectivul stabilit. Evitați să colectați date inutile sau să le păstrați mai mult decât este necesar pentru atingerea scopului dumneavoastră.

  3. Elaborarea unei politici de monitorizare detaliate și transparente

    O politică de monitorizare a angajaților este un set de reglementări și orientări care descriu practicile de urmărire din organizația dumneavoastră. Aceasta ar trebui să definească următoarele aspecte:

    • Care este scopul monitorizării angajaților?

    • Cine este monitorizat?

    • Ce activități vor fi monitorizate?

    • Cât timp vor fi păstrate datele?

    • Cum vor fi utilizate datele de monitorizare? (de exemplu, evaluarea performanței, securitate, formare)

    • Cine va avea acces la datele de monitorizare?

    • Cum vor fi protejate datele colectate?

    • Care sunt drepturile angajaților cu privire la datele colectate?

    • Cum va trata societatea reclamațiile sau preocupările legate de monitorizare?

    Politica trebuie să fie ușor accesibilă angajaților. Întreprinderea este responsabilă pentru informarea în timp util a angajaților cu privire la orice modificare a acestui document.

  4. Asigurați deschiderea și transparența practicilor de monitorizare

    Informați personalul cu privire la software-ul de urmărire și la politicile de monitorizare. Explicați scopul monitorizării, de exemplu, evaluarea performanței, securitatea sau creșterea productivității. Dezvăluiți domeniul de aplicare al monitorizării: ce date vor fi colectate, ce dispozitive și activități vor fi monitorizate și cum vor fi utilizate datele.

    Țineți cont de faptul că angajaților s-ar putea să nu le placă la început ideea monitorizării. Asigurați-vă că abordați preocupările și obiecțiile lor potențiale.

  5. Obținerea consimțământului angajaților

    Majoritatea jurisdicțiilor vă solicită să obțineți consimțământul explicit al angajaților pentru monitorizare, în special pentru formele sale mai intruzive, cum ar fi înregistrarea tastelor sau supravegherea camerelor web. Semnarea unui acord scris pentru urmărire este cea mai convenabilă formă de obținere a consimțământului.

  6. Asigurarea unei monitorizări echitabile și coerente

    Etica monitorizării angajaților vă impune să aplicați politicile de monitorizare în mod consecvent tuturor angajaților, evitând practicile discriminatorii. Dacă monitorizați doar anumiți angajați sau o echipă, aceștia pot simți că nu aveți încredere în ei și vă pot purta pică vouă sau altor angajați nemonitorizați. În plus, colegii lor pot începe să îi trateze diferit, ceea ce poate înrăutăți atmosfera la locul de muncă.

    Chiar dacă doriți să urmăriți doar performanța anumitor angajați, este totuși mai bine să monitorizați pe scară largă. Monitorizarea extinsă vă va oferi mai multe informații despre fluxul de lucru și vă poate dezvălui ineficiențe de care nu sunteți conștient.

    Monitorizarea ar trebui să servească la identificarea tendințelor și a domeniilor de îmbunătățire, nu la micromanagementul angajaților individuali. Revizuiți periodic practicile de monitorizare pentru a vă asigura că acestea sunt corecte, eficiente și că servesc scopului stabilit.

  7. Protejați confidențialitatea și securitatea datelor

    Definiți domeniul de aplicare al colectării datelor esențiale pentru atingerea scopului dvs. și mențineți-vă în această limită. Evitați cu strictețe monitorizarea dispozitivelor personale ale angajaților sau a activității acestora în afara orelor de lucru. În cazul în care un angajat își utilizează dispozitivul personal la serviciu, software-ul ar trebui fie să aibă opțiunea de a opri manual monitorizarea, fie să monitorizeze automat numai în timpul orelor de lucru prestabilite.

    Dacă este posibil, evitați colectarea de informații confidențiale. În caz contrar, utilizați anonimizarea datelor, astfel încât datele să nu poată fi asociate cu anumiți angajați.

    Implementați măsuri stricte de securitate pentru datele de monitorizare colectate. Utilizați parole puternice, autentificare cu doi factori și criptarea datelor, acolo unde este posibil. Limitați accesul la datele de monitorizare la personalul autorizat pe baza principiului necesității de a cunoaște.

Încheiere

Utilizarea etică a software-ului de monitorizare a angajaților poate semăna cu mersul pe sârmă, unde un pas greșit poate ruina încrederea angajaților și cauza repercusiuni juridice. Cu toate acestea, printr-o abordare responsabilă și echilibrată, întreprinderile se pot bucura de beneficiile monitorizării fără a compromite principiile etice. Este responsabilitatea unei întreprinderi să acorde prioritate transparenței, corectitudinii și consimțământului angajaților dacă se străduiește să creeze un mediu de lucru în care tehnologia este utilizată pentru a spori productivitatea și performanța.

Tags:

Here are some other interesting articles: