Afaceri din Ohio: Cum să implementați software-ul de monitorizare a angajaților fără riscuri juridice

Astăzi, software-ul de monitorizare a angajaților este un instrument comun în seturile de instrumente ale multor companii. Ajută la protejarea informațiilor sensibile, la îmbunătățirea productivității, la urmărirea prezenței, la gestionarea echipelor de la distanță și la îndeplinirea a numeroase alte sarcini.

În practicile lor de monitorizare, companiile se concentrează adesea doar asupra modului de urmărire. Ce software să alegi? Cum să-l integreze în sistemul lor actual? Ce alerte să configurați și cât de des să verificați statisticile de productivitate? În această urmărire, aceste companii ignoră aspectele etice și legale ale problemei: de ce monitorizează și dacă practicile lor respectă legea.

Peisajul juridic este unic pentru fiecare țară și chiar pentru fiecare stat. Astăzi, vom explora cum să implementăm monitorizarea angajaților în Ohio într-un mod care nu numai că respectă legea, ci și care respectă echipa ta.

Disclaimer: Acest articol are doar scop informativ și nu este menit să înlocuiască sfatul juridic. Vă recomandăm să solicitați consiliere juridică de la un expert înainte de a implementa monitorizarea angajaților în compania dumneavoastră.

Before you click "Purchase" on the chosen monitoring software and start tracking keystrokes, it is essential to learn what types of monitoring the Ohio law allows and where the limits are.

Două legi federale formează fundamentul legalității monitorizării la locul de muncă.

Electronic Communications Privacy Act (ECPA) interzice interceptarea și monitorizarea intenționată a comunicațiilor orale, prin cablu și electronice ale angajaților. Cu toate acestea, există două excepții:

• Angajatorii pot monitoriza comunicările angajaților efectuate pe dispozitivele deținute de companie în scopuri comerciale legitime, dacă monitorizarea este de rutină și angajații sunt notificați.

• Angajatorii pot monitoriza angajații dacă își obțin consimțământul, de obicei prin acorduri sau politici semnate, recunoscute în timpul integrării și angajării.

Ohio este un stat cu consimțământ cu un singur partid. Aceasta înseamnă că puteți înregistra în mod legal o conversație atâta timp cât sunteți unul dintre participanți sau dacă cel puțin o parte din conversație este de acord cu înregistrarea. Nu este nevoie să obțineți consimțământul tuturor părților la conversație.

Legea națională a relațiilor de muncă (NLRA) protejează drepturile angajaților de a discuta despre salarii, condițiile de muncă și de a forma sindicate. Companiile nu pot folosi monitorizarea pentru a spiona sau a descuraja discuțiile de grup protejat. Dacă software-ul dvs. semnalează angajații pentru colaborare în probleme de muncă, vă aflați pe un teren legal instabil.

Legea Ohio întărește confidențialitatea angajaților în moduri specifice și semnificative. Iată punctele cheie:

Supraveghere video

Camerele de luat vederi pot fi utile pentru securitate, în special în depozite, spații comerciale sau alte zone cu risc ridicat de furt. Puteți instala camere video în:

• Podele de lucru
• Intrări
• Locuri de parcare
• Săli de pauză (cu precauție!)

Cu toate acestea, angajații au așteptări rezonabile de confidențialitate în anumite domenii. De aceea nu puteți plasa camerele în:

• Toalete
• vestiare
• Schimbarea zonelor
• Birouri private fără preaviz

Chiar și în spațiile comune, cum ar fi sălile de pauză, este înțelept să afișați semne vizibile care să indice că supravegherea este în uz. În caz contrar, angajații pot pretinde că se așteptau la confidențialitate - expunându-vă la riscul unei reclamații delictuale pentru violarea confidențialității.

Înregistrare audio

După cum sa menționat anterior, angajatorii nu pot înregistra conversații fără acordul a cel puțin unei părți (de exemplu, un manager poate înregistra o întâlnire disciplinară cu un angajat sau apelul telefonic al unui angajat către un client cu consimțământul angajatului).

Activitate digitală

Pe dispozitivele și rețelele companiei, angajatorii din Ohio au drepturi largi. În general, angajații nu au așteptări rezonabile de confidențialitate atunci când folosesc:

• E-mailul companiei
• Laptop-uri sau telefoane de serviciu
• Platforme interne de mesagerie

Aceasta înseamnă că, pe aceste dispozitive, puteți monitoriza:

• Istoricul de navigare pe internet
• Conținut de e-mail
• Utilizarea aplicației
• Orele de conectare/deconectare
• Acces la fișiere

Cu toate acestea, monitorizarea acestor activități trebuie să servească unui scop comercial legitim. În plus, monitorizarea conturilor personale ale unui angajat sau a activității acestuia în afara serviciului este interzisă.

Pe scurt, conform legii din Ohio, monitorizarea angajaților este permisă, dar angajatorii respectă așteptările de confidențialitate ale unui angajat. Companiile nu ar trebui să utilizeze supravegherea în zone private și să obțină acordul adecvat pentru înregistrarea audio.

Chiar dacă o lege nu impune în mod explicit dezvăluirea, lipsa de a informa angajații cu privire la monitorizare vă poate duce la reclamații de invazie a vieții private, mai ales dacă supravegherea este secretă sau excesivă.

O politică clară, scrisă nu este doar o bună practică - este scutul dumneavoastră legal. O politică solidă face mai mult decât bifarea unei casete de conformitate. Acesta:

• Stabilește așteptări clare

• Îndepărtează ambiguitatea privind confidențialitatea

• Documentează recunoașterea angajatului

• Îți protejează afacerea în caz de dispute

• Construiește o cultură a corectitudinii

Politica dvs. de monitorizare a angajaților ar trebui să fie simplă, ușor de înțeles și cuprinzătoare. Iată ce trebuie acoperit:

Domeniul de aplicare al monitorizării

Declarați clar că toate dispozitivele, rețelele și sistemele deținute de companie sunt supuse monitorizării. Includeți exemple: e-mailuri, utilizarea internetului, transferuri de fișiere, urmărire prin GPS (dacă este cazul) și activitate de conectare.

Ce este urmărit

Fii specific. Înregistrați apăsările de la taste? Monitorizarea activității ecranului? Urmăriți vizitele site-ului? Enumerați-l. Vagul generează stres și presupuneri.

Scopul afacerii

Politica ar trebui să explice motivele monitorizării dumneavoastră. De exemplu:

• Protejarea datelor sensibile ale clienților
• Prevenirea amenințărilor interne
• Asigurarea conformității cu reglementările industriei
• Evaluarea productivității
• Dezvăluirea angajaților care au nevoie de pregătire și sprijin suplimentar
• Sprijinirea productivității echipei de la distanță etc.

Aceste explicații îi vor ajuta pe angajați să elibereze stresul și să vadă că monitorizarea este o măsură de sprijin, nu o pedeapsă.

Fără așteptări de confidențialitate

Precizați clar că utilizarea tehnologiei companiei nu garantează confidențialitatea. Dacă un angajat verifică un e-mail personal sau vizitează un site care nu are legătură cu munca folosindu-l, această activitate poate fi monitorizată.

Limite ale monitorizării

Asigurați-vă angajații spunând ce nu veți face, de exemplu:

• Nicio înregistrare audio fără consimțământ
• Fără camere în zonele private
• Fără urmărire a dispozitivelor personale sau a comportamentului în afara serviciului

Tratarea și accesul la date

Angajații trebuie să fie informați despre cine poate accesa datele de monitorizare (de exemplu, HR, IT, supraveghetori direcți) și cât timp sunt păstrate.

Politica ar trebui să precizeze, de asemenea, ce măsuri de securitate vor fi luate cu privire la datele colectate și în ce scopuri legitime vor fi utilizate informațiile.

Recunoaștere și Consimțământ

Fiecare angajat trebuie să semneze un formular prin care confirmă că a citit, a înțeles și este de acord cu politica. Păstrați aceste înregistrări la dosar.

Lansarea software-ului de monitorizare nu trebuie să se simtă ca o operațiune de supraveghere. Cu o abordare corectă, poate fi o schimbare transparentă și chiar pozitivă.

Iată cum să o faci corect:

Pasul 1: Discutați cu un avocat de muncă

Înainte de a cumpăra software sau de a redacta o politică, consultați un avocat pentru ocuparea forței de muncă din Ohio. Ele vă vor ajuta să navigați în nuanțele legii de stat, în special în ceea ce privește înregistrările audio și așteptările privind confidențialitatea. Această investiție mică poate preveni bătălii juridice costisitoare pe viitor.

Step 2: Define Your "Why"

Ce problemă încerci să rezolvi?

• Te confrunți cu riscurile de securitate a datelor?

• Încercați să îmbunătățiți productivitatea într-o echipă de la distanță?

• Răspundeți la o cerință de conformitate?

Your goal should drive your tools - not vice versa. Avoid "monitoring for monitoring's sake" - this will only lead to legal problems and decreased employee morale.

Pasul 3: Elaborați o politică clară, centrată pe om

Scrieți-vă politica într-un limbaj simplu și ușor de înțeles. Evitați legalizarea. Includeți exemple din lumea reală pentru a elimina confuzia.

Această politică nu este un document unic. Actualizați-l pe măsură ce afacerea dvs., tehnologia sau reglementările aplicabile evoluează.

Pasul 4: Comunicați - Nu anunțați

Nu aruncați politica ca pe o bombă. Ține o întâlnire de echipă. Explicați motivele din spatele schimbării. Răspunde la întrebări. Ascultați preocupările.

Încadrați-l nu ca control, ci ca claritate și protecție pentru companie, clienți și angajați.

Apoi, primiți o recunoaștere scrisă de la fiecare angajat.

Pasul 5: Alegeți un software care respectă limitele

Nu toate instrumentele pot fi potrivite pentru obiectivele dvs. și peisajul juridic. Căutați software de monitorizare care:

• Vă permite să personalizați ceea ce este monitorizat

• Oferă controale de acces bazate pe roluri

• Criptează datele și acceptă păstrarea în siguranță

• Vă permite să dezactivați funcțiile invazive (cum ar fi înregistrarea ecranului sau înregistrarea apăsării tastelor) dacă nu este absolut necesar

Cea mai bună alegere nu este întotdeauna cel mai puternic instrument. Alegeți unul care se aliniază cu valorile și obligațiile legale.

Pasul 6: Aplicați politica în mod corect și consecvent

Bias este un ucigaș tăcut al încrederii. Dacă doar anumiți angajați sunt monitorizați, mai ales dacă acei angajați au o caracteristică protejată, riscați reclamații de discriminare.

Monitorizați în mod constant, transparent și numai din motive de afaceri legitime. Evitați micromanagementul.

Înțelegând peisajul juridic din Ohio, fiind transparent cu angajații dvs. și aplicand monitorizarea în mod corect, puteți construi un loc de muncă în care responsabilitatea și încrederea merg mână în mână.

Pentru că cel mai bun tip de monitorizare nu este genul care urmărește ceea ce fac oamenii - este genul care îi ajută să facă cea mai bună muncă.