Politica de monitorizare a angajaților pentru a evita încălcarea legilor privind monitorizarea angajaților

Pentru funcționarea eficientă a organizațiilor, angajatorii sunt autorizați să colecteze și să utilizeze informațiile despre angajați. Cu toate acestea, legea prevede foarte clar că nu trebuie să existe niciun caz de hărțuire sau element de răzbunare. Angajatorului i se permite să colecteze doar date relevante pentru această ocazie. Aceasta ar trebui să fie justificată printr-o utilizare adecvată. Angajatorul are anumite responsabilități impuse de lege în ceea ce privește colectarea și utilizarea datelor, inclusiv a informațiilor colectate de la terțe părți.

Există o serie de modalități prin care poate fi monitorizat comportamentul angajaților. În mod normal, fiecare organizație instalează și utilizează CCTV pentru detectarea infracțiunilor. Aceasta poate fi utilizată și pentru a detecta infracțiunile comise de angajați. Cea mai frecventă formă de breșă de securitate în organizații are loc prin scurgerea de date prin e-mailuri. Angajatorul are tot dreptul să instaleze scanere de e-mailuri, astfel încât această zonă de scurgere să fie obturată. Anumite măsuri luate de organizație pentru a-și proteja propriile bunuri sunt întotdeauna permise de legea țării.

Monitorizarea și intruziunea merg, de obicei, mână în mână. Angajatorul ar trebui doar să se asigure că echilibrul este menținut și că nu are loc nicio încălcare a dreptului la viață privată. Fiecare angajat are dreptul la viață privată, drept care îi este acordat prin lege. Angajatorul nu poate fi în niciun caz mai presus de lege. Dreptul legal al angajatului la viață privată nu poate fi încălcat de nimeni. Doar legislatorii au dreptul de a solicita astfel de informații private și doar în baza directivelor lor angajatorul poate colecta și divulga aceste informații.

Există o prevedere legală care îi dă dreptul angajatului să știe că este monitorizat de angajatorul său. Angajatorul este obligat să îl anunțe în mod corespunzător (cu excepția unor circumstanțe excepționale) pe angajat și să îl țină la curent. Se așteaptă întotdeauna ca angajatorul să se asigure că în zonele acoperite de aceste camere de supraveghere video sunt montate panouri care să indice faptul că există o monitorizare CCTV. De asemenea, angajatorul ar putea, din când în când, să trimită e-mailuri angajatului cu privire la activitatea pe calculator. Astfel, angajatul ar putea fi avertizat că aceste activități sunt supravegheate și, prin urmare, ar trebui să fie atent.

Angajatorul are datoria de a se asigura că se realizează o documentație adecvată în ceea ce privește elaborarea politicii de monitorizare. Documentele ar trebui să enumere în mod clar ce poate face angajatul și ce nu trebuie să facă. De asemenea, angajatorul ar trebui să se asigure că își respectă partea sa de contract înainte de a se aștepta ca angajatul să o respecte pe a sa. De asemenea, angajatorul ar trebui să se asigure că nu se comit excese din partea sa. Evidențierea acestor aspecte într-o formă documentată poate fi benefică pentru ambele părți.

Eșantionarea aleatorie este permisă de lege. Prin eșantionare aleatorie se înțelege că angajatorul are dreptul de a colecta eșantioane aleatorii din date precum e-mailurile sau înregistrările CCTV pentru a verifica cazurile de furt, dacă este cazul. De asemenea, angajatorul are dreptul de a verifica datele de la un angajat pe care îl consideră suspect.

Angajatorul este obligat să se asigure că se colectează numai informațiile adecvate, așa cum sunt necesare pentru fiecare caz în parte. Cu toate acestea, în cazul unor investigații ulterioare, dacă apar anumite elemente noi, angajatorul are dreptul de a colecta mai multe informații. De asemenea, legea prevede că informațiile astfel colectate trebuie păstrate într-un loc sigur. Există, de asemenea, un interval de timp după care datele nu mai pot fi păstrate. Aceste aspecte trebuie să fie respectate în detaliu de către angajator.

De multe ori poate apărea o situație în care angajatorul poate fi nevoit să colecteze informații personale despre starea de sănătate a angajatului său. Acest lucru se poate datora respectării normelor de siguranță, în special în locurile în care natura locurilor de muncă ar fi de a lucra în medii periculoase. Cu toate acestea, angajatul ar trebui să fie ținut la curent și ar trebui să știe că se colectează astfel de informații. De asemenea, angajatorul ar trebui să poată justifica solicitarea acestor informații. Normele și reglementările ar trebui să fie explicate în mod clar angajatului. Este de la sine înțeles că astfel de informații ar trebui să fie stocate într-un loc sigur.

Uneori, integritatea angajatului poate fi suspectă. În astfel de circumstanțe, angajatorului i s-a acordat dreptul de a efectua o anchetă secretă fără ca angajatul în cauză să fie informat. Informarea angajatului în astfel de circumstanțe ar contrazice chiar scopul pentru care se desfășoară ancheta. Cu toate acestea, legea stipulează că autorizația pentru o astfel de monitorizare secretă ar trebui să fie obținută de la conducerea superioară și că ar trebui să existe o restricție privind numărul de persoane care fac munca de investigare.

Există o perioadă specifică înainte de care monitorizarea ar trebui să fie finalizată. De asemenea, este foarte clar documentat faptul că locurile absolut private, cum ar fi toaletele, nu ar trebui să facă parte din procesul de monitorizare, cu excepția cazului în care problema implică o anchetă a poliției. În cazul în care angajatorul este convins de intențiile criminale ale angajatului, ar trebui să fie informate și autoritățile polițienești.

Angajatorul are dreptul de a acționa împotriva angajatului în conformitate cu normele organizației. Cu toate acestea, angajatul ar trebui să aibă posibilitatea deplină de a-și apăra cazul în cauză. Ar trebui să i se acorde dreptul de a comenta constatările și de a le contesta dacă le consideră eronate. Angajatorul nu poate ascunde nicio informație de la angajat, deoarece angajatul a fost înzestrat cu aceste drepturi prin lege.

Monitorizarea angajaților este necesară, dar aceasta trebuie să se facă în limitele prevederilor legale.