Monitorizarea angajaților: Cum să evitați capcanele juridice

În ultima vreme, tehnologia s-a îmbunătățit cu pași repezi. Din ce în ce mai multe persoane sunt active pe platformele de socializare astăzi. În același timp, cadrul juridic nu a evoluat în același ritm, creând astfel un decalaj uriaș care continuă să se adâncească pe zi ce trece. Accesul facil la instrumente electronice, cum ar fi telefoanele mobile, tabletele și laptopurile, precum și internetul, a dus la micșorarea spațiului dintre corespondența oficială și social media. Acest lucru este, în mod firesc, un motiv de îngrijorare pentru angajatori, deoarece aceștia au temerea că securitatea datelor oficiale poate fi compromisă.

Acesta este un risc pe care angajatorii ar trebui să încerce să îl abordeze. O modalitate de abordare a acestei probleme este de a stabili limite și de a formula reguli care trebuie respectate de către angajați. Angajatorul are, de asemenea, opțiunea de a monitoriza utilizarea sistemelor IT de către angajații săi. Cu toate acestea, angajații au la dispoziție anumite drepturi pe care angajatorii ar trebui să le cunoască. Încălcarea acestor drepturi ar putea avea repercusiuni juridice pentru angajator.

Ar trebui să se delimiteze clar ce este adecvat și ce nu este adecvat. Angajatorul ar trebui să aibă o gândire clară cu privire la acest factor. De asemenea, el ar trebui să se decidă dacă comportamentul angajatului în această privință ar trebui monitorizat sau nu. De asemenea, el ar trebui să fie clar cu privire la modul în care ar trebui să procedeze în acest proces. Există mai multe metode de a face aceste verificări.

De asemenea, angajatorul ar trebui să se gândească dacă este necesară sau nu monitorizarea întregii utilizări IT a angajatului. De asemenea, ar trebui să evalueze care ar fi implicațiile pe care le-ar putea avea asupra angajatului. Angajatorul ar trebui să exploreze și metode mai puțin intruzive înainte de a formula orice orientări în această privință. Aceste puncte ar trebui să fie documentate de către aceștia în timpul discuțiilor.

Odată ce regulile au fost stabilite, este de datoria angajatorului să le comunice angajaților. Este întotdeauna mai bine ca angajații să știe ce trebuie să facă și ce nu trebuie să facă. Acest lucru este, de asemenea, în avantajul angajatorului, deoarece angajatul nu poate invoca ulterior faptul că nu cunoaște regulile. Acest document de politică ar trebui să fie împărtășit în detaliu cu angajații.

În caz contrar, angajatorul poate avea complicații juridice. Faptul că angajatul poate fi monitorizat ar trebui să fie cunoscut de către angajat. De fapt, acesta ar trebui să primească o copie a documentului de politică și ar trebui să beneficieze și de formare.

Acum că politica este în vigoare, angajatorul are responsabilitatea de a identifica persoanele speciale pentru acest post. Informațiile astfel colectate de la angajați ar trebui să fie stocate în conformitate cu prevederile legii. Este logic ca angajatorul să mențină la minimum numărul de astfel de personal special. Competențele de monitorizare ale acestor angajați ar trebui, de asemenea, să fie limitate pentru a evita orice caz de spionaj ilegal.

Un lucru pe care angajatorii ar trebui să îl aibă mereu în vedere este că fiecare angajat are dreptul la intimitate. În prezent, s-a observat că angajaților li se permite să își aducă propriile dispozitive la locul de muncă. Angajatorul ar trebui să aibă o idee clară cu privire la ceea ce constituie dreptul la intimitate al angajatului și ceea ce nu. El ar trebui să se asigure că acest drept nu este încălcat în nicio circumstanță. S-a observat că instanțele judecătorești privesc cu seriozitate astfel de încălcări. Există o linie foarte subțire care separă ceea ce ar trebui să fie tratat ca fiind privat și ceea ce nu ar trebui să fie.

Angajatorul trebuie să știe cum să jongleze între aceste puncte și să elaboreze o politică de monitorizare strictă, dar eficientă și perfect acceptată din punct de vedere legal. Angajatorul ar trebui să se asigure că nu se încalcă viața privată a angajatului și, în același timp, să se asigure că securitatea datelor oficiale nu este compromisă. Aceasta este o muncă de echilibrare dificilă care trebuie făcută.

Mesajele de poștă electronică sunt principalele căi de comunicare prin care se pot scurge date confidențiale. Cu toate acestea, ar fi nepractic din partea angajatorilor să restricționeze e-mailurile. De asemenea, ar putea exista o problemă în ceea ce privește monitorizarea fiecărei comunicări prin e-mail. Există anumite organisme de reglementare care au dreptul de a solicita informații în conformitate cu prevederile legale. În astfel de circumstanțe, angajatorul este obligat să furnizeze informațiile solicitate.

Angajatorul ar trebui să fie atent la aceste prevederi atunci când formulează politicile. Angajatorul trebuie să aibă grijă ca această clauză de divulgare să fie inclusă în documentul de politică, în caz contrar putând fi interpretată ca o încălcare.

Educarea angajatului este de o importanță capitală.

Este de la sine înțeles că politicile de monitorizare trebuie să fie elaborate și respectate. Cu toate acestea, educarea angajaților cu privire la implicațiile politicii ar trebui să fie de o importanță capitală. Politica de monitorizare ar trebui să fie în vigoare, fără îndoială, dar ar trebui să fie folosită ca ultim atu. Ar trebui să existe o coordonare perfectă între această politică și alte politici ale organizației. De fapt, este mai bine ca clauzele politicii de monitorizare să facă parte chiar din contractul de muncă.

Politicile trebuie să fie elaborate și urmate pentru ca o organizație să funcționeze cu succes. Este de datoria angajatului să se asigure că aceste politici sunt respectate cu strictețe. În același timp, este de datoria angajatorului să se asigure că drepturile angajatului nu sunt încălcate în niciun moment. De asemenea, angajatul trebuie să înțeleagă că trebuie păstrat un anumit decorum și că nu trebuie să facă nimic care să pună în pericol securitatea datelor oficiale în nicio circumstanță. Este necesar să se mențină un echilibru perfect pentru funcționarea eficientă a organizației în ansamblu.