Delegație: Efectuați 100% din sarcini

Ce este delegarea?

Delegarea este procesul prin care se atribuie unui subordonat sarcini care trebuie îndeplinite de către un superior, împreună cu discreția necesară.

Da, aceasta este o acțiune de management pe care mulți manageri o consideră în mod rezonabil ca fiind secretul succesului. Oamenii care știu să delege ating mai repede culmile în afaceri, iar angajații lor devin mai eficienți. Managerii care știu cum să folosească delegarea, au toate motivele să fie numiți buni organizatori: ei nu cer posturi - li se cer.

Delegarea este organizarea muncii în care liderul distribuie anumite sarcini între subordonați. O puteți numi altfel: delegarea este procesul de atribuire a unor sarcini care trebuie îndeplinite de un superior, împreună cu discreția necesară, unui subordonat.

Cum să înveți să delegi sarcini de bunăvoie, fără să te gândești că e mai bine să le faci tu decât să le refaci de 10 ori? La urma urmei, nu puteți câștiga toți banii și nu puteți termina toate sarcinile.

Ce sarcini să delegi?

Există 3 tipuri de sarcini pe care aproape întotdeauna trebuie să le delegați altora:

  1. Cazuri de rutină. Părerea mea este că, pentru o dezvoltare eficientă a afacerilor, managerii ar trebui să se concentreze pe părțile principale ale proiectelor, fără a intra în detalii. Abordarea pedantă a controlului, dorința de a controla totul și de a ști totul duce la o pierdere excesivă de timp. A ține evidența tuturor lucrurilor este imposibil. Niciun manager nu va putea face singur toată munca.

  2. Lucrări specifice. Întotdeauna există sarcini care pot fi îndeplinite bine doar de către profesioniști. Da, lăsați-l pe programator să programeze, pe administratorul tehnic să gestioneze procesarea noilor afaceri și pe managerul de birou să controleze fluxul de documente și e-mailuri. Construiți fluxul de lucru astfel încât fiecare angajat să înțeleagă și să îndeplinească bine sarcinile, astfel încât să nu trebuiască să îi controlați.

  3. Lucruri care nu-ți plac. Da, așa este. Dacă nu vă place ceea ce faceți în momentul de față, aveți două opțiuni: continuați să o faceți sau delegați unei persoane căreia, eventual, îi va face plăcere să o facă. Iar dacă nu, atunci oferiți-i acestei persoane bani sau o alternativă de genul "tu mă ajuți - eu te ajut".

Probleme comune cu delegarea

Delegația este formată din mai multe părți: Delegare = Atribuire + Autoritate + Încredere.

Poate că ați avut gânduri de genul: "Dacă vrei să faci treaba bine, fă-o singur." sau "Eu sunt singura persoană în care se poate avea încredere să fac asta." sau "Nimeni nu va lucra mai bine decât mine." sau "Sunt indispensabil."

În general, însă, acestea sunt concepții greșite clasice, care pot fi exprimate în scurte definiții:

  • "Egomania" (nimeni nu poate face această treabă mai bine decât mine),

  • "Perversitate" (este mai ușor să fac eu însumi treaba decât să explic cum să o fac altora)

  • "Autoînșelăciune" (lucrez de atâta timp și atât de bine încât nu fac greșeli),

  • "Frica de subestimare" (dacă cineva va face treaba mai bine decât mine, voi arăta prost),

  • "Simplitate" (pot face toată treaba singur, nu am nevoie de ajutor),

  • "Caracter" (lucrul cu ceilalți este prea greu pentru mine).

Delegarea nu înseamnă doar descărcarea unor sarcini urgente și neplăcute pe seama altora sau respingerea unor obligații. Abandonarea obligațiilor nu înseamnă că renunțați și la responsabilitate. Responsabilitatea poate fi delegată, dar nu poate fi transferată, deoarece controlul vă aparține în continuare.

Pentru a afla cum să delegăm, să luăm formula numită 5W1H sau metoda Kipling. Într-unul dintre poemele sale, "I Keep Six Honest Serving Men...", el a subliniat 6 întrebări simple: Ce, Când, De ce, Cine, Unde și Cum.

Cum să delegi folosind tehnica 5W1H?

Tehnica 5W1H presupune extragerea de noi informații prin răspunsul la o serie de întrebări de sondare. Trebuie să răspundeți la toate întrebările înainte de delegare. Acestea sunt: Ce trebuie făcut? De ce este importantă această sarcină? Unde ar trebui să fie realizată? Când trebuie finalizată această sarcină? Cine este responsabil pentru rezultat? Cum se face acest lucru?

Pentru a afla cum să delegăm, să luăm formula numită 5W1H sau metoda Kipling. Într-unul dintre poemele sale, "I Keep Six Honest Serving Men...", el a subliniat 6 întrebări simple: Ce, Când, De ce, Cine, Unde și Cum.

Pentru a simplifica, trebuie să răspundeți la trei întrebări principale înainte de a delega:

  1. Care este scopul acestei sarcini? Cel mai important este că, în calitate de lider, trebuie să stabiliți în mod clar un obiectiv și un rezultat final specific.

  2. Discutați sarcina cu angajatul și aflați care este atitudinea acestuia față de ea. Lăsați-l pe angajat să spună cum vede rolul celui care îndeplinește această sarcină și modul de rezolvare a acesteia. Din experiența mea, pot spune că delegarea de autoritate va fi mai eficientă dacă va fi un parteneriat în loc de o relație șef-subordonat.

  3. De ce ar trebui să o faci tu sau persoana în care ai încredere? Nu toți angajații pot îndeplini sarcina așa cum ați dori. Prin urmare, vă sfătuiesc să acordați o atenție deosebită selecției persoanei căreia îi veți delega. Pentru început, trebuie să luați în considerare nivelul de calificare și experiența. Acordați atenție volumului de muncă al angajatului. Trebuie să vă amintiți că sarcinile excesive scad inevitabil calitatea muncii. Și, în cele din urmă, luați în considerare calitățile personale ale angajatului. Pentru că numai angajatul care vrea să facă sarcina o face bine. Sarcina nu ar trebui să îl supună pe angajat la stres; în caz contrar, problema nu va fi rezolvată eficient.

  4. Cum pot să rezolv problema? Indicați gradul de libertate de acțiune al angajatului. De exemplu, va fi o îndeplinire a cerințelor stricte de pe listă, sau o libertate suficientă în acțiunile și deciziile angajatului, sau o libertate completă, principalul lucru este că rezultatul trebuie să corespundă așteptărilor și cerințelor dumneavoastră.

De asemenea, nu trebuie să uitați că trebuie să îi acordați angajatului atâta autoritate cât este necesar pentru a finaliza sarcina. Dacă îi dați prea multă, ar putea abuza de ea, iar dacă îi dați prea puțină, s-ar putea să nu-și atingă obiectivul.

Astfel, delegarea poate fi realizată cu o formulă simplă. Nu uitați că la baza oricărei afaceri de succes stă delegarea corectă a autorității. Poți fi un geniu și un neobosit dependent de muncă, dar dacă nu atribui sarcini subordonaților, poți pierde tot ceea ce ai muncit atât de mult. Prin delegare, câștigați timp.