Delegație: Efectuați 100% din sarcini

Delegarea este procesul prin care se atribuie unui subordonat sarcini care trebuie îndeplinite de către un superior, împreună cu discreția necesară.

Da, aceasta este o acțiune de management pe care mulți manageri o consideră în mod rezonabil ca fiind secretul succesului. Oamenii care știu să delege ating mai repede culmile în afaceri, iar angajații lor devin mai eficienți. Managerii care știu cum să folosească delegarea, au toate motivele să fie numiți buni organizatori: ei nu cer posturi - li se cer.

Delegarea este organizarea muncii în care liderul distribuie anumite sarcini între subordonați. O puteți numi altfel: delegarea este procesul de atribuire a unor sarcini care trebuie îndeplinite de un superior, împreună cu discreția necesară, unui subordonat.

Cum să înveți să delegi sarcini de bunăvoie, fără să te gândești că e mai bine să le faci tu decât să le refaci de 10 ori? La urma urmei, nu puteți câștiga toți banii și nu puteți termina toate sarcinile.

Există 3 tipuri de sarcini pe care aproape întotdeauna trebuie să le delegați altora:

1. Cazuri de rutină. Părerea mea este că, pentru o dezvoltare eficientă a afacerilor, managerii ar trebui să se concentreze pe părțile principale ale proiectelor, fără a intra în detalii. Abordarea pedantă a controlului, dorința de a controla totul și de a ști totul duce la o pierdere excesivă de timp. A ține evidența tuturor lucrurilor este imposibil. Niciun manager nu va putea face singur toată munca.

2. Lucrări specifice. Întotdeauna există sarcini care pot fi îndeplinite bine doar de către profesioniști. Da, lăsați-l pe programator să programeze, pe administratorul tehnic să gestioneze procesarea noilor afaceri și pe managerul de birou să controleze fluxul de documente și e-mailuri. Construiți fluxul de lucru astfel încât fiecare angajat să înțeleagă și să îndeplinească bine sarcinile, astfel încât să nu trebuiască să îi controlați.

3. Lucruri care nu-ți plac. Da, așa este. Dacă nu vă place ceea ce faceți în momentul de față, aveți două opțiuni: continuați să o faceți sau delegați unei persoane căreia, eventual, îi va face plăcere să o facă. Iar dacă nu, atunci oferiți-i acestei persoane bani sau o alternativă de genul "tu mă ajuți - eu te ajut".

Delegația este formată din mai multe părți: Delegare = Atribuire + Autoritate + Încredere.

Perhaps you have had thoughts like: “If you want to do the job well, do it yourself.” or “I am the only person who can really be trusted with doing this.” or “No one will work better than I do." or "I'm indispensable."

În general, însă, acestea sunt concepții greșite clasice, care pot fi exprimate în scurte definiții:

• "Egomania" (no one can do this job better than I),

• "Perversity" (it is easier to do the job myself than explain how to do it to others)

• "Self-deception" (I have been working for so long and so well that I don't make mistakes),

• "Fear of underestimation" (if someone will do the job better than me, I'll look bad),

• "Simplicity" (I can do all the work myself, I don't need help),

• "Character" (working with others is too hard for me).

Delegarea nu înseamnă doar descărcarea unor sarcini urgente și neplăcute pe seama altora sau respingerea unor obligații. Abandonarea obligațiilor nu înseamnă că renunțați și la responsabilitate. Responsabilitatea poate fi delegată, dar nu poate fi transferată, deoarece controlul vă aparține în continuare.

To find out how to delegate let’s take the formula called 5W1H or the Kipling method. In one of his poems, "I Keep Six Honest Serving Men..." he outlined 6 simple questions: What, When, Why, Who, Where and How.

Tehnica 5W1H presupune extragerea de noi informații prin răspunsul la o serie de întrebări de sondare. Trebuie să răspundeți la toate întrebările înainte de delegare. Acestea sunt: Ce trebuie făcut? De ce este importantă această sarcină? Unde ar trebui să fie realizată? Când trebuie finalizată această sarcină? Cine este responsabil pentru rezultat? Cum se face acest lucru?

To find out how to delegate let’s take the formula called 5W1H or the Kipling method. In one of his poems, "I Keep Six Honest Serving Men..." he outlined 6 simple questions: What, When, Why, Who, Where and How.

Pentru a simplifica, trebuie să răspundeți la trei întrebări principale înainte de a delega:

1. Care este scopul acestei sarcini? Cel mai important este că, în calitate de lider, trebuie să stabiliți în mod clar un obiectiv și un rezultat final specific.

2. Discutați sarcina cu angajatul și aflați care este atitudinea acestuia față de ea. Lăsați-l pe angajat să spună cum vede rolul celui care îndeplinește această sarcină și modul de rezolvare a acesteia. Din experiența mea, pot spune că delegarea de autoritate va fi mai eficientă dacă va fi un parteneriat în loc de o relație șef-subordonat.

3. De ce ar trebui să o faci tu sau persoana în care ai încredere? Nu toți angajații pot îndeplini sarcina așa cum ați dori. Prin urmare, vă sfătuiesc să acordați o atenție deosebită selecției persoanei căreia îi veți delega. Pentru început, trebuie să luați în considerare nivelul de calificare și experiența. Acordați atenție volumului de muncă al angajatului. Trebuie să vă amintiți că sarcinile excesive scad inevitabil calitatea muncii. Și, în cele din urmă, luați în considerare calitățile personale ale angajatului. Pentru că numai angajatul care vrea să facă sarcina o face bine. Sarcina nu ar trebui să îl supună pe angajat la stres; în caz contrar, problema nu va fi rezolvată eficient.

4. Cum pot să rezolv problema? Indicați gradul de libertate de acțiune al angajatului. De exemplu, va fi o îndeplinire a cerințelor stricte de pe listă, sau o libertate suficientă în acțiunile și deciziile angajatului, sau o libertate completă, principalul lucru este că rezultatul trebuie să corespundă așteptărilor și cerințelor dumneavoastră.

De asemenea, nu trebuie să uitați că trebuie să îi acordați angajatului atâta autoritate cât este necesar pentru a finaliza sarcina. Dacă îi dați prea multă, ar putea abuza de ea, iar dacă îi dați prea puțină, s-ar putea să nu-și atingă obiectivul.

Astfel, delegarea poate fi realizată cu o formulă simplă. Nu uitați că la baza oricărei afaceri de succes stă delegarea corectă a autorității. Poți fi un geniu și un neobosit dependent de muncă, dar dacă nu atribui sarcini subordonaților, poți pierde tot ceea ce ai muncit atât de mult. Prin delegare, câștigați timp.