Software de monitorizare a angajaților din Colorado: Reducerea volumului de muncă în domeniul resurselor umane și gestionarea echipelor la distanță

Aranjamentele de lucru la distanță sau hibride complică multe dintre sarcinile de rutină ale departamentului de resurse umane. Cum să urmărești procesul de integrare dacă noul angajat este în alt oraș? Cum să confirmi prezența dacă echipa este răspândită în tot statul? Cum să întocmești un raport pentru management?

O altă problemă este inconsecvența. Un birou poate urma un proces curat și repetabil, în timp ce altul se bazează pe soluții alternative. Un manager poate fi excelent la integrare și urmărire, în timp ce altul presupune că noii angajați vor rezolva problema. Un angajat la distanță nu este neapărat neproductiv, dar munca sa este mai greu de observat fără verificări constante.

În cele din urmă, umplerea tuturor acestor goluri revine departamentului de resurse umane. Aceștia trebuie să colecteze actualizări, să rezolve confuziile și să evalueze munca diferitelor echipe, ceea ce durează mai mult și este mai complicat în cazul aranjamentelor la distanță.

O platformă bună de monitorizare a angajaților elimină povara de pe umerii departamentului de resurse umane. Devine un spațiu în care specialiștii în resurse umane și liderii de echipă pot vedea unde se pierde timpul fiecărui angajat, ce instrumente folosesc și ce împiedică procesele. Aceștia pot urmări schimbările în fluxurile de lucru și pot identifica problemele de performanță înainte ca acestea să devină o problemă serioasă. În loc să compare birourile pe baza feedback-ului anecdotic, conducerea le poate compara pe baza acelorași date.

Însă monitorizarea nu înlocuiește managementul. Ea oferă doar departamentului de resurse umane și liderilor suficientă vizibilitate pentru a petrece mai puțin timp colectând informații și mai mult timp acționând pe baza acestora.

Pentru companiile care gestionează echipe la distanță sau hibride, CleverControl poate ajuta la monitorizarea mai ușoară a modelelor de productivitate fără a adăuga încă un proces manual de raportare. Platforma poate:

• automatizați urmărirea prezenței și a timpului de lucru
• monitorizarea proceselor de lucru: ce face fiecare persoană și ce instrumente folosește
• crearea de rapoarte sumarizate
• unificați vizibilitatea între birouri și fluxuri de lucru
• și multe altele.

Deciziile de angajare sunt adesea luate cu informații incomplete. O echipă spune că este supraîncărcată, un manager spune că are nevoie de o altă persoană, iar departamentul de Resurse Umane se ia măsuri pentru a ocupa rolul.

În realitate, aceasta nu este întotdeauna o problemă de personal - adesea este vorba de un flux de lucru deficitar, muncă duplicată, integrare deficitară sau procese ineficiente între birouri. Introducerea unui nou angajat multiplică de fapt problema, nu o rezolvă.

Dacă echipa are într-adevăr personal insuficient, sarcina este de a angaja exact candidatul potrivit. A vedea cum lucrează persoanele cu performanțe ridicate în poziții similare, pe ce instrumente se bazează și unde se acumulează sarcinile ajută la crearea unor descrieri de post mai bune. De asemenea, ajută la îmbunătățirea criteriilor de selecție și a transferului între managerii de angajare și recrutori.

Pentru angajatorii din Colorado care concurează pentru talente, acest lucru contează. Având în vedere că există încă milioane de posturi vacante pe piața muncii din SUA, angajatorii trebuie să angajeze cu atenție și să integreze bine angajații, nu doar să angajeze rapid.

Integrarea profesională este unul dintre cele mai evidente aspecte în care software-ul de monitorizare a angajaților poate reduce volumul de muncă în domeniul resurselor umane.

Când integrarea are loc în mai multe birouri sau locații la distanță, consecvența are de obicei de suferit. Noii angajați pot primi aceeași listă de verificare pe hârtie, dar experiența lor reală poate varia foarte mult. O persoană este ghidată prin instrumentele de care are nevoie. O alta petrece o săptămână schimbând aplicații, așteptând accesul și încercând să nu pară pierdută pe Zoom.

Software-ul de monitorizare ajută departamentul de resurse umane să vadă această diferență mult mai devreme.

Dacă un angajat nou nu utilizează sistemele necesare, departamentul de resurse umane poate observa acest lucru. Dacă materialele de instruire sunt atribuite, dar nu sunt niciodată deschise, acest lucru devine vizibil. Dacă un angajat nou este constant inactiv, alternează între aplicații sau petrece prea mult timp cu instrumentele greșite, acesta poate fi un semn că are nevoie de sprijin, mai degrabă decât de critici.

Succesul procesului de integrare are un impact măsurabil asupra afacerii, de aceea este importantă identificarea problemelor din timp. SHRM recomandă urmărirea procesului de integrare cu ajutorul unor indicatori precum timpul necesar pentru atingerea productivității, fluctuația și retenția angajaților, performanța și feedback-ul de la noii angajați. SHRM observă, de asemenea, că o integrare solidă pune bazele productivității și loialității pe termen lung.

În termeni practici, asta înseamnă că departamentul de resurse umane poate înceta să mai trateze procesul de integrare ca pe un eveniment singular, cu birocrație, și poate începe să îl trateze ca pe un proces observabil. Acest lucru este deosebit de valoros atunci când echipele sunt distribuite, iar managerii nu pot vedea întotdeauna când un nou angajat se confruntă cu dificultăți minore.

Munca la distanță nu este problema. Vizibilitatea slabă este.

Fără vizibilitate, mulți manageri aleg implicit două opțiuni proaste: fie se ocupă de micromanagement, fie se lasă aproape complet pradă intervenției până când ceva nu merge bine. Niciuna dintre ele nu funcționează bine.

Software-ul de monitorizare a angajaților creează o cale de mijloc. Managerii pot vedea distribuția volumului de muncă, modelele de productivitate și blocajele proceselor fără a programa apeluri nesfârșite de status. Pot oferi îndrumări pe baza comportamentului real, nu a intuițiilor. Pot compara performanța echipelor din diferite birouri într-un mod mai echitabil. De asemenea, pot identifica semne de supraîncărcare înainte ca epuizarea sau termenele limită nerespectate să devină evidente.

Acesta este unul dintre cele mai practice motive pentru care angajatorii din Colorado apelează la software de monitorizare pentru echipele care lucrează la distanță. Scopul nu este de a urmări fiecare clic. Scopul este de a gestiona cu mai puține unghiuri moarte.

Implementarea monitorizării angajaților este mai complexă decât instalarea software-ului pe computerele echipei. Există și contextul legal pe care angajatorii din Colorado ar trebui să îl înțeleagă.

La nivel federal, Legea privind confidențialitatea comunicațiilor electronice protejează comunicațiile prin cablu, orale și electronice. În mediul de lucru, angajatorii au adesea mai mult spațiu pentru a monitoriza comunicațiile din sistemele companiei din motive comerciale legitime, dar acest lucru nu creează autoritate nelimitată.

Totuși, NLRB a avertizat că supravegherea electronică intruzivă poate interfera cu drepturile angajaților prevăzute în Secțiunea 7, inclusiv dreptul lor de a discuta despre salarii și condițiile de muncă sau de a se angaja în alte activități concertate protejate.

Colorado adaugă câteva aspecte pe care angajatorii ar trebui să le știe. În primul rând, Colorado este, în general, un stat în care consimțământul unei singure părți este obligatoriu pentru înregistrarea conversațiilor, ceea ce este mai puțin restrictiv decât statele în care consimțământul tuturor părților este obligatoriu, deși angajatorii nu ar trebui să presupună că toate practicile de înregistrare sunt lipsite de riscuri.

În al doilea rând, angajații din sectorul privat din Colorado am dreptul să inspecteze și să obțină copii ale dosarelor lor de personal cel puțin anual, la cerere, iar foștii angajați beneficiază de o inspecție după concediere. Acest lucru face ca documentația și păstrarea consecvenței în evidență să fie deosebit de importante.

Această secțiune nu ar trebui să înlocuiască consultanța juridică, dar explică de ce angajatorii ar trebui să fie atenți la politicile de monitorizare, la notificarea angajaților și la scopul comercial din spatele oricăror instrumente de urmărire pe care le utilizează.

Pe lângă contextul legal, există și unul etic. Dacă vrei să știi cum să faci monitorizarea nu doar conformă cu legea, ci și etică, consultă acest articol.

Nu toate instrumentele de monitorizare sunt la fel de utile pentru HR, în special în companiile cu echipe la distanță sau distribuite. Cea mai bună soluție ar trebui:

• combină vizibilitatea cu simplitatea
• permite observarea rapidă a modelelor
• permite compararea echipelor fără a crea rapoarte manual
• Datele și rapoartele ar trebui să fie inteligibile fără o instruire specială.

Caracteristici utile de căutat într-un software de monitorizare a angajaților:

• tablouri de bord centralizate
• monitorizarea prezenței
• urmărirea orelor de lucru
• statistici privind utilizarea și activitatea aplicației

Pentru companiile din Colorado, software-ul de monitorizare a angajaților nu se rezumă doar la supraveghere. În cel mai bun caz, este o modalitate de a face resursele umane mai eficiente și managementul echipei mai consecvent.

Utilizată cu atenție, o platformă precum CleverControl poate ajuta departamentul de resurse umane să petreacă mai puțin timp colectând informații și mai mult timp îmbunătățind experiența angajaților, sprijinind managerii și construind echipe distribuite care chiar lucrează bine împreună.

Vedeți cum CleverControl ajută echipele de resurse umane și managerii să monitorizeze fluxurile de lucru, să simplifice procesul de integrare și să gestioneze angajații la distanță din mai multe birouri.