6 moduri de a stimula productivitatea la locul de muncă cu ajutorul software-ului de monitorizare

Productivitatea angajaților este un factor cheie în succesul oricărei organizații. Angajații implicați, concentrați și eficienți contribuie semnificativ la creșterea și rentabilitatea întreprinderii. Cercetare realizată de Gallup constată că angajații implicați sunt cu 23% mai profitabili, cu 18% mai productivi în vânzări și cu 10% mai loiali față de clienți. Cu toate acestea, doar 23% dintre angajații din întreaga lume pot fi considerați "implicați"

Întreprinderile caută în permanență modalități eficiente de a crește productivitatea și implicarea angajaților, de la crearea de diverse stimulente la implementarea de software de monitorizare. Acest articol va explora modalitățile de utilizare a programelor de urmărire pentru creșterea productivității.

Software-ul de monitorizare a angajaților este una dintre cele mai răspândite metode de urmărire a productivității și a câștigat popularitate în timpul pandemiei COVID-19. În ciuda popularității sale, există dezbateri ample cu privire la eficiența și etica sa. Criticii spun că supravegherea constantă creează un sentiment de neîncredere și resentiment față de angajator. În plus, crește nivelul de stres al angajaților și scade satisfacția generală la locul de muncă. Cu toate acestea, este important să se înțeleagă că efectele negative rezultă din implementarea incorectă a software-ului de monitorizare.

Urmărirea opresivă a pașilor fiecărui angajat sau mustrările pentru un minut în plus petrecut la toaletă vor provoca anxietate și îl vor face pe lucrător să ia în considerare schimbarea locului de muncă.

Dimpotrivă, atunci când monitorizarea este utilizată în mod etic și transparent pentru a optimiza procesele de lucru și a ajuta personalul, aceasta stimulează productivitatea și contribuie la o atmosferă de lucru favorabilă. Consultați acest articol pentru a afla mai multe despre etica digitală în monitorizarea angajaților.

Software-ul de monitorizare poate deveni un element puternic în sistem pentru a crește productivitatea la locul de muncă în mai multe moduri. Iată cum vă poate ajuta să vă faceți echipa mai eficientă.

Urmărirea prezenței este un proces plictisitor atât pentru manageri, cât și pentru angajați. Completarea și revizuirea nesfârșitelor fișe de pontaj pe hârtie și calcularea orelor suplimentare, a concediilor medicale și a vacanțelor consumă timp prețios și este predispusă la greșeli umane.

Digitalizarea înregistrărilor de prezență accelerează procesul de câteva ori și elimină nevoia de fișe de pontaj pe suport de hârtie, îmbunătățind eficiența și reducând impactul asupra mediului. Angajații pot marca cu ușurință intrarea și ieșirea folosind computerul sau dispozitivul mobil. În unele cazuri, nici măcar nu trebuie să o facă manual - software-ul de monitorizare precum CleverControl înregistrează automat începutul și sfârșitul activității de lucru. Unele sisteme permit angajaților să depună cereri de concediu online, iar managerii le pot revizui și aproba rapid.

Programele de monitorizare calculează orele de lucru ale fiecărui angajat, înregistrează când întârzie sau pleacă mai devreme și marchează automat absențele. Managerii pot accesa aceste rapoarte privind prezența angajaților, inclusiv orele lucrate, orele suplimentare și soldurile concediilor, și chiar pot obține calculul salariilor.

În plus, software-ul de monitorizare a angajaților scoate la iveală frauda în materie de timp - o schemă de înscriere a orelor ciudate în fișele de pontaj. Sistemul va arăta dacă există o activitate reală pe computerul angajatului atunci când acesta pretinde că lucrează.

Ca rezultat, programele de urmărire economisesc timp și efort pentru raportarea prezenței și calcularea salariilor, eliberând timp prețios pentru sarcini importante pentru manageri și angajați.

Uneori, simpla instalare a unui software de urmărire este suficientă pentru a crește productivitatea. Atunci când angajații știu că sunt urmăriți, au tendința de a-și autoreglementa performanța: devin mai responsabili și mai puțin predispuși la încălcarea politicilor de lucru.

Am vorbit cu Mark, proprietarul unui magazin online de echipament sportiv, despre experiența sa în utilizarea CleverControl. În timpul pandemiei, personalul său a apelat la munca de la distanță, așa că avea nevoie de un instrument care să îi asigure pe angajați că rămân la fel de eficienți ca la birou. "Sincer, verific rar rapoartele de monitorizare, poate o dată sau de două ori pe lună", spune Mark. "Echipa mea știe că sunt monitorizați, ceea ce îi face să rămână productivi. Când verific tabloul de bord, urmăresc în principal fluxurile live de pe ecranele computerelor pentru a vedea dacă angajații sunt concentrați asupra muncii."

Rapoartele live sunt o caracteristică puternică care poate îmbunătăți fluxurile de lucru. Vederea în timp real a ceea ce face echipa dvs., identificarea ineficiențelor și furnizarea de feedback în timp util vor face procesele de lucru mai eficiente, sporind productivitatea.

Software-ul de monitorizare a angajaților oferă informații valoroase despre obiceiurile și tiparele de lucru ale angajaților, permițându-le să dezvăluie ineficiențele și să îmbunătățească productivitatea.

În primul rând, programul urmărește nivelurile de activitate pe tot parcursul zilei, dezvăluind orele de maximă performanță. Cunoscându-și timpul cel mai productiv, angajații pot programa întâlniri sau sarcini care necesită cea mai mare concentrare în timpul acestor perioade. Pe de altă parte, perioadele de inactivitate pot dezvălui potențiale distrageri, permițând managerilor să ia măsurile necesare.

Unele soluții de monitorizare au o funcționalitate integrată de gestionare a sarcinilor. Datorită acesteia, managerii pot urmări cât timp petrec angajații pe diferite sarcini și pot identifica sarcinile care durează în mod constant mai mult decât era de așteptat. Aceste informații le vor permite să evalueze prioritățile sarcinilor, să identifice domeniile în care gestionarea timpului ar putea fi îmbunătățită și să ofere sprijin direcționat.

În cele din urmă, software-ul de urmărire a angajaților este o sursă valoroasă de informații despre activitatea de lucru a angajaților la distanță. Controlul lucrătorilor la distanță este o problemă dificilă pentru mulți manageri, deoarece aceștia nu știu cum să facă acest lucru corect. Instrumentele de monitorizare rezolvă această problemă - acestea oferă rapoarte detaliate cu privire la activitatea fiecărui angajat, fără a fi nevoie de verificări constante. Analizând modelele de lucru la distanță, managerii pot identifica potențialele provocări, cum ar fi dificultățile tehnice sau lipsa de comunicare, și le pot aborda în consecință.

Software-ul de monitorizare colectează date obiective privind performanța angajaților, cum ar fi timpul alocat sarcinilor, nivelurile de performanță, distragerile și respectarea termenelor limită. Aceste date pot fi utilizate pentru a oferi feedback personal, specific și acționabil.

Bazându-se mai degrabă pe date decât pe impresii subiective, managerii pot reduce prejudecățile din evaluările lor de performanță, ceea ce duce la un feedback mai corect și mai precis. În plus, aceștia pot sugera planuri de dezvoltare personalizate care să răspundă nevoilor specifice și să ajute angajații să își atingă potențialul maxim.

Feedback-ul nu ar trebui să se rezume doar la descoperirea ineficiențelor unui angajat - conducerea ar trebui să-i recunoască și realizările. Există o legătură clară între recunoaștere și productivitate. 37% dintre angajați recunosc că ar fi mai încurajați să își îmbunătățească performanțele dacă ar primi mai multă recunoaștere. Software-ul de monitorizare a angajaților ajută la depistarea angajaților cu performanțe ridicate și la recunoașterea realizărilor lor - ceea ce, la rândul său, le sporește motivația de a crește în continuare.

Distracțiile la locul de muncă nu sunt rare, însă răsfățul exagerat în navigarea pe rețelele de socializare sau cumpărăturile online nu contribuie la productivitate sau la dezvoltarea profesională.

Cu ajutorul programelor de monitorizare, managerii și angajații pot urmări timpul petrecut pe diferite aplicații și site-uri web și pot identifica cele mai mari pierderi de timp. Programele de monitorizare pot fi, de asemenea, configurate pentru a bloca anumite site-uri web sau aplicații, împiedicând angajații să fie distrași și promovând un mediu de lucru mai concentrat și mai productiv.

Epuizarea la locul de muncă a devenit o tendință comună, dar îngrijorătoare, iar situația se înrăutățește. Studiul Sănătatea mintală a angajaților SHRM 2024 a constatat că 44% dintre angajați se confruntă cu epuizarea profesională și 45% se simt epuizați emoțional la locul de muncă. Burnout-ul are efecte fizice și emoționale profunde asupra angajaților, inclusiv scăderea performanței.

Vestea bună este că aceasta poate fi detectată din timp cu ajutorul unui software de monitorizare. Acesta poate detecta angajații care lucrează constant peste program sau care își încep ziua de lucru foarte devreme, ceea ce poate fi un semn de suprasolicitare și epuizare. Pauzele rare și scurte pot semnala faptul că angajații neglijează îngrijirea de sine și se forțează prea mult.

Un alt semn al epuizării poate fi inactivitatea îndelungată și scăderea productivității, cum ar fi numărul mai mic de sarcini finalizate sau scăderea calității muncii.

Programele de urmărire pot detecta din timp abaterile din tiparele de lucru ale angajaților. Analizând rapoartele de monitorizare, managerii pot identifica angajații cu risc de epuizare și pot lua măsuri proactive pentru a aborda problema, cum ar fi acordarea de sprijin suplimentar, ajustarea volumului de muncă sau oferirea de oportunități de concediu.

În ciuda controversei legate de software-ul de monitorizare a angajaților, acesta poate deveni un instrument puternic de creștere a productivității la locul de muncă. Acesta face ca rutina de gestionare - urmărirea prezenței, analizarea tiparelor de lucru, furnizarea de feedback personalizat și blocarea distragerilor - să fie mai ușoară, mai eficientă și mai personalizată. Aceasta economisește timp prețios și contribuie la crearea unui mediu de lucru mai eficient și mai productiv. Cu toate acestea, este esențial să se ajungă la un echilibru între monitorizare și încredere, asigurându-se că tehnologia este utilizată pentru a sprijini angajații, nu pentru a-i supraveghea.