Como dar um feedback construtivo utilizando os dados de monitorização

Os dados recolhidos pelas ferramentas de monitorização dos trabalhadores são normalmente considerados como uma medida quantitativa dos esforços de um trabalhador para folhas de cálculo e relatórios trimestrais. X tarefas concluídas, Y prazos não cumpridos e Z% de produtividade média. No entanto, os dados de monitorização podem ser um material valioso para fornecer feedback construtivo e acionável. Quer saber como? Preparámos algumas dicas práticas.

O software avançado de monitorização de empregados pode recolher dados extensivos sobre o dia de trabalho de um empregado, incluindo as aplicações utilizadas, os sítios Web visitados, o tempo inativo e muito mais. Mas não se limite a recolher todas as métricas disponíveis. Em vez disso, deve concentrar-se naquelas que são importantes para o desempenho individual e da equipa. Está a tentar melhorar a satisfação do cliente? As classificações do serviço ao cliente e os tempos de resposta são fundamentais. Quer aumentar a eficiência do projeto? As taxas de conclusão do projeto, o cumprimento das etapas ou mesmo os registos de utilização do software (se relevante para o fluxo de trabalho) podem fornecer informações valiosas. O objetivo aqui é a qualidade em vez da quantidade - escolha dados que se alinhem diretamente com os objectivos de desempenho e evite qualquer perceção de microgestão.

Uma folha de cálculo com métricas, por si só, não traz grandes benefícios. O que traz é a sua interpretação cuidadosa e a descoberta de tendências e padrões. Esta métrica sempre foi baixa ou é uma queda pontual? Este colaborador tem sempre dificuldades com um determinado tipo de tarefa? A sua concentração oscila sempre numa determinada altura do dia? Quando se aperceber destes padrões, poderá distinguir entre incidentes pontuais e problemas contínuos. Não se esqueça de considerar também o contexto que pode ter influenciado a produtividade dos empregados, por exemplo, um aumento da procura ou problemas técnicos.

Abordar uma conversa de feedback com dados requer um toque cuidadoso. Comece sempre com um ponto positivo. Reconheça as áreas em que os dados mostram um bom desempenho ou melhorias. Isto estabelece um tom de colaboração. Em seguida, indique claramente o objetivo da discussão: trata-se de crescimento e desenvolvimento, não de julgamento.

Um feedback construtivo significa ser objetivo e centrar-se no comportamento e não na personalidade. Em vez de dizer "Falhas sempre os prazos", experimente dizer "Os relatórios mostram que as tarefas têm sofrido atrasos constantes neste trimestre".

Considere uma abordagem "Porquê, o quê, como":

1. Porque é que estes dados são importantes? (Ligue-os aos objectivos da equipa, ao impacto no cliente, etc.)
2. O que é que os dados revelam especificamente? (Apresentar as métricas e as tendências observadas).
3. Como é que podemos melhorar ou tirar partido desta informação no futuro? (Isto abre o caminho para a resolução colaborativa de problemas).

O feedback construtivo é uma via de dois sentidos. Quando tiver feito a sua avaliação, dê ao trabalhador uma palavra para explicar a sua visão da situação. Poderá incitá-lo a fazer perguntas abertas, tais como: "O que pensa dos seus resultados?" ou "O que pensa que poderá ter contribuído para essa quebra de desempenho?" Estas perguntas encorajarão o empregado a refletir sobre o seu trabalho e a partilhar os problemas que possa estar a enfrentar. Muitas vezes, eles terão um contexto valioso de que poderá não ter conhecimento ou até sugerir soluções. Ouça ativamente e tome nota das suas ideias.

O feedback construtivo é apenas o primeiro passo no caminho da melhoria. O passo seguinte é desenvolver um plano de ação. Pode utilizar um sistema de objectivos SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) ou qualquer outro sistema, mas os objectivos que definir devem ser mensuráveis, claros e realizáveis. "Melhorar a sua produtividade" parece vago e levanta questões como "O que é considerado uma melhoria?", "O que devo fazer para melhorar?", "Quando é que devo mostrar os resultados?", etc. Mas se você e o colaborador chegarem a acordo sobre "Vou tentar reduzir o meu tempo médio de conclusão de tarefas em 15% durante o próximo mês, utilizando a nova ferramenta de gestão de projectos", o colaborador saberá exatamente o que deve fazer. Identifique quaisquer recursos, formação ou apoio de que possa necessitar, da sua parte ou da organização, para atingir estes objectivos. Com esta abordagem de colaboração, o empregado vê-lo-á como um parceiro que o apoia e não como um supervisor rígido, o que pode até aumentar o seu moral!

O feedback é um processo contínuo e não um evento único. Utilize a ferramenta de monitorização dos trabalhadores para acompanhar o progresso da pessoa e, após algum tempo, agende discussões de acompanhamento para verificar o progresso e reexaminar os dados de monitorização. Ver melhorias é uma motivação incrível para os empregados! Mas se o progresso for mínimo ou demasiado lento, é um sinal para ajustar e melhorar o plano de ação.

A construção de um feedback construtivo baseado em dados de monitorização não só enriquece as avaliações de desempenho individual com informações objectivas e facilita o trabalho do gestor. Também ajuda a criar uma cultura transparente e forte orientada para o crescimento. O feedback baseado em informações objectivas faz com que os colaboradores se apropriem do seu trabalho e desenvolvimento. Afasta-se das críticas subjectivas e passa a ser uma compreensão partilhada do desempenho e do potencial.