Software de monitorização de empregados da Carolina do Norte: perspectivas para pequenas e médias empresas

As pequenas e médias empresas da Carolina do Norte enfrentam agora, mais do que nunca, a pressão da segurança digital e da manutenção da produtividade, uma vez que a economia do estado depende cada vez mais da tecnologia e do trabalho remoto. Como é que as empresas podem garantir que os seus dados confidenciais estão seguros e que os funcionários dão o seu melhor?

Este artigo examina os diferentes desafios encontrados pelas pequenas e médias empresas (PMEs) da Carolina do Norte - desde as peculiaridades do mercado local até as vulnerabilidades de segurança interna muito comuns. Em seguida, revelaremos como o software de monitorização de funcionários de ponta oferece soluções práticas, ajudando-o a evitar fugas de dados, a controlar o tempo de trabalho com precisão e a construir um futuro mais seguro e produtivo para a sua empresa.

A base da economia da Carolina do Norte são as pequenas e médias empresas - 99,6% de todas as empresas do estado são PMEs que empregam 45,3% de todos os funcionários do estado, ou seja, 1,7 milhões de pessoas. Entre os principais sectores empresariais da Carolina do Norte contam-se:

1. Cuidados de saúde: Os grandes hospitais e clínicas especializadas lidam com uma grande quantidade de dados sensíveis dos doentes, o que os torna um alvo constante de fugas de dados.

2. Serviços profissionais, científicos e técnicos, incluindo empresas jurídicas, agências de consultoria e empresas tecnológicas em fase de arranque, lidam com grandes quantidades de informações confidenciais de clientes e propriedade intelectual.

3. Fabrico: as empresas transformadoras são particularmente vulneráveis à espionagem industrial e ao roubo de desenhos ou de propriedade intelectual.

4. Serviços financeiros, incluindo bancos, investimentos e seguros, são os principais alvos de fraudes financeiras e violações de dados.

A mudança contínua para modelos de trabalho remoto e híbrido torna a proteção de dados confidenciais e a manutenção da produtividade ainda mais complexas. A Carolina do Norte ficou em 11º lugar entre os estados e o Distrito de Columbia em termos de trabalho remoto em 2023, com 16,1% da sua força de trabalho a trabalhar principalmente a partir de casa. Grandes áreas metropolitanas como Raleigh-Cary (24,5% de trabalhadores remotos) e Charlotte-Concord-Gastonia (21,5% de trabalhadores remotos) são centros específicos desta tendência. O trabalho à distância oferece uma flexibilidade e uma poupança de custos indiscutíveis; no entanto, também expande o perímetro digital da empresa e torna-a mais vulnerável a violações de segurança.

Os perigos para a segurança podem assumir várias formas, mas podem ser divididos em duas categorias principais: os que são provocados pelos trabalhadores e os que são provocados por factores externos.

As fugas de dados provocadas por funcionários podem ser intencionais ou acidentais e estão na origem de 88% de todas as violações de dados. As fugas de dados acidentais ocorrem devido a descuido humano ou ao não cumprimento de protocolos de segurança. Por exemplo, os funcionários podem enviar dados importantes para o destinatário errado por engano, deixar os seus dispositivos de trabalho sem segurança ou ser vítimas de esquemas de engenharia social.

O roubo intencional de dados é uma ocasião mais rara, mas tem consequências terríveis. Funcionários descontentes, pessoas que procuram ganhos pessoais ou indivíduos recrutados por concorrentes podem deliberadamente exfiltrar listas de clientes, segredos comerciais, registos financeiros ou outros dados proprietários.

Por último, os funcionários podem obter acesso não autorizado a dados ou sistemas aos quais não é suposto acederem. Isto pode levar à utilização incorrecta dos dados ou criar oportunidades para novas violações.

Para além das fugas de dados provocadas pelos funcionários, existem também ameaças externas. Por exemplo, os ataques de phishing continuam a ser o principal crime registado na Carolina do Norte, visando frequentemente os funcionários para obter acesso a credenciais ou sistemas. O ransomware é também uma ameaça significativa. Basta um clique na hiperligação errada ou a abertura de um anexo infetado para que a organização fique sem acesso a sistemas críticos e seja afetada. Por último, existem os esquemas de comprometimento de correio eletrónico empresarial. Trata-se de esquemas sofisticados de engenharia social em que o burlão se faz passar por um executivo, um parceiro da empresa ou um fornecedor de confiança e engana um empregado para que este efectue pagamentos fraudulentos ou partilhe informações sensíveis.

As ameaças à segurança são apenas uma parte do problema das PMEs da Carolina do Norte. As empresas têm de lidar com problemas de produtividade que podem aumentar no ambiente de trabalho remoto. Existe uma contagem de tempo incorrecta ou mesmo roubo de tempo quando os funcionários exageram as horas de trabalho ou fazem coisas pessoais durante o seu tempo de trabalho remunerado. O excesso de atividade não relacionada com o trabalho e as instalações não autorizadas de software não só prejudicam a produtividade como também podem causar uma violação da segurança. O funcionário pode expor acidentalmente a empresa a sítios Web maliciosos, infetar o dispositivo com malware ou violar acordos de licenciamento.

Em 2023, as empresas e os indivíduos da Carolina do Norte comunicaram um valor impressionante de $234 milhões em perdas financeiras devido à cibercriminalidade, o que faz do estado o 13.º do país em termos de perdas totais, com 12 282 queixas apresentadas. Estes números provam que as empresas devem tomar medidas proactivas para proteger os dados sensíveis contra ameaças internas e externas.

A cibersegurança e a produtividade são problemas complexos que exigem uma abordagem cuidadosa para a sua solução. Uma ferramenta que ajudará certamente ambos os problemas é o software de monitorização dos empregados, em particular, os seus dois tipos: Prevenção da perda de dados (DLP) e monitorização da atividade.

Software de prevenção de perda de dados (DLP)

Na sua essência, o software DLP foi concebido para impedir que os dados sensíveis saiam do controlo da sua organização, quer acidentalmente quer intencionalmente. Para as PMEs da Carolina do Norte que lidam com informações de clientes, propriedade intelectual ou dados financeiros, o DLP é uma camada essencial de defesa.

O software DLP pode:

1. Acompanhe a forma como os ficheiros são transferidos e bloqueie a cópia não autorizada para unidades USB, armazenamento na nuvem, aplicações de mensagens ou discos rígidos externos.
2. Analisa e-mails de saída, uploads da Web, documentos e outros em busca de informações confidenciais, como Informações Pessoais Identificáveis (PII), Informações de Saúde Protegidas (PHI) ou dados da Indústria de Cartões de Pagamento (PCI). Se estas informações forem detectadas, o software pode enviar um alerta ou bloquear o processo.
3. Impedir que os funcionários tirem screenshots ou gravem ecrãs.
4. Estabelecer uma linha de base do comportamento normal dos funcionários e identificar desvios que possam indicar uma tentativa de roubo de dados ou violação da política.
5. Extrair e analisar texto de imagens e capturas de ecrã, assegurando que os dados sensíveis não são divulgados através de meios não textuais.

Uma das principais vantagens do DLP é a oportunidade de evitar fugas de dados antes de estas ocorrerem e, por conseguinte, minimizar os danos financeiros e de reputação. Além disso, o DLP ajuda a cumprir os requisitos regulamentares relacionados com a proteção de dados (por exemplo, HIPAA para os cuidados de saúde, Lei Gramm-Leach-Bliley para os serviços financeiros).

Software de monitorização de actividades

Enquanto o software DLP se concentra principalmente no rastreio de informações sensíveis e dos funcionários que acedem a esses dados, o software de monitorização da atividade abrange o âmbito mais vasto do comportamento dos funcionários. Por conseguinte, pode ser utilizado não só para fins de segurança, mas também para controlar a produtividade e o tempo de trabalho.

Principais caraterísticas para segurança e produtividade:

1. Acompanhamento dos sítios Web visitados e das aplicações utilizadas durante o dia de trabalho.
2. Capturar o início e o fim do dia de trabalho, identificando o tempo inativo e ativo e as horas de trabalho efectivas.
3. Monitorização do correio eletrónico e das comunicações em dispositivos pertencentes à empresa.
4. Geração de relatórios detalhados sobre a atividade dos empregados, identificando tendências, picos de produtividade e áreas a melhorar.
5. Tirar capturas de ecrã periódicas ou gravar o ecrã.
6. Reconhecimento facial para controlar quem acede ao dispositivo.
7. As soluções avançadas de monitorização de funcionários também podem gravar vídeo e som da webcam, captar chamadas, gerir tarefas, ver quanto tempo é gasto com elas e muito mais.

O software de monitorização de empregados é perfeito para melhorar a produtividade. Ajuda a identificar as actividades que desperdiçam tempo e a concentrar-se nas tarefas de trabalho em questão. Além disso, garante uma faturação e uma folha de pagamentos precisas com base nas horas de trabalho reais.

O software de monitorização de actividades pode complementar algumas funcionalidades DLP. Embora normalmente não acompanhe as operações de ficheiros, os seus extensos registos da atividade dos funcionários podem fornecer as provas necessárias em casos de investigações internas.

Por último, a monitorização da atividade promove uma cultura em que os empregados estão conscientes da sua produção de trabalho e são responsáveis pelo seu tempo.

O feedback construtivo é uma via de dois sentidos. Quando tiver feito a sua avaliação, dê ao trabalhador uma palavra para explicar a sua visão da situação. Poderá incitá-lo a fazer perguntas abertas, tais como: "O que pensa dos seus resultados?" ou "O que pensa que poderá ter contribuído para essa quebra de desempenho?" Estas perguntas encorajarão o empregado a refletir sobre o seu trabalho e a partilhar os problemas que possa estar a enfrentar. Muitas vezes, eles terão um contexto valioso de que poderá não ter conhecimento ou até sugerir soluções. Ouça ativamente e tome nota das suas ideias.

Independentemente do tipo de software de monitorização que uma empresa escolher, a sua implementação exigirá mais do que simplesmente a sua implementação nos computadores do escritório. Compreender o cenário legal - privacidade federal e estadual específica e regulamentos de trabalho - é fundamental antes que qualquer monitorização possa ser utilizada.

A lei federal Electronic Communications Privacy Act (ECPA) permite geralmente que as entidades patronais monitorizem as comunicações nos sistemas da empresa por motivos comerciais legítimos. Os estados individuais podem acrescentar mais requisitos, mas a Carolina do Norte não impõe mandatos únicos demasiado rigorosos. No entanto, isso não significa que uma empresa não os deva considerar cuidadosamente para garantir a conformidade.

Em primeiro lugar, o consentimento explícito dos funcionários para a monitorização, embora nem sempre seja explicitamente exigido, é altamente aconselhável, especialmente quando se monitorizam comunicações. Normalmente, isto é feito através de uma política clara e abrangente de monitorização dos funcionários, assinada no momento da contratação ou quando são introduzidas novas medidas de monitorização.

A monitorização secreta pode ser ilegal para alguns tipos de monitorização. A lei de perseguição cibernética da Carolina do Norte, por exemplo, proíbe a localização por GPS sem consentimento, embora existam excepções para veículos de frota. Mesmo que a utilização secreta de um determinado tipo de monitorização não seja explicitamente ilegal, a falta de transparência pode prejudicar gravemente a moral dos funcionários e levar à desconfiança ou a disputas legais baseadas na "expetativa razoável de privacidade".

As entidades patronais da Carolina do Norte nunca devem monitorizar os funcionários em áreas privadas, como casas de banho, vestiários ou salas de descanso, uma vez que tal é quase universalmente proibido e considerado uma grave invasão de privacidade. Da mesma forma, monitorizar os dispositivos pessoais de um funcionário (por exemplo, o seu telefone privado ou portátil utilizado para tarefas de trabalho ocasionais) ou seguir a sua localização fora do horário de trabalho sem consentimento explícito e específico é suscetível de violar as expectativas de privacidade e pode levar a repercussões legais. No entanto, o funcionário não tem expectativas razoáveis de privacidade quando utiliza dispositivos, redes ou contas de correio eletrónico da empresa para fins relacionados com o trabalho.

Para além dos requisitos legais, as empresas devem considerar o lado ético da implementação da monitorização dos trabalhadores. Este é, por si só, um tema vasto, que explorámos em pormenor no presente artigo.

A natureza única da economia da Carolina do Norte, a tendência crescente para o trabalho remoto e híbrido e, consequentemente, o aumento dos riscos de segurança e a procura de produtividade exigem uma abordagem proactiva. Esta abordagem é o software de monitorização de funcionários.

Quando implementado cuidadosamente, o rastreio de funcionários torna-se mais do que uma mera ferramenta de vigilância. Transforma-se num ativo estratégico, permitindo que as empresas da Carolina do Norte construam um futuro mais seguro, produtivo e, em última análise, mais bem sucedido.