Uma cena de um filme de terror corporativo? Infelizmente, esta é a realidade para milhões de colaboradores em todo o mundo, cujas entidades empregadoras não se preocupam com a ética da monitorização de colaboradores.
Segundo um estudo da UGT citado pela Ordem dos Advogados, quase metade (49,3%) das pessoas em teletrabalho refere que a sua empresa recorre a soluções de vigilância e controlo do tempo trabalhado consideradas "inadmissíveis" pela legislação atual. A pandemia de COVID-19 fez disparar a popularidade dos programas de monitorização. Quando as empresas tiveram de passar para o trabalho remoto e os métodos habituais de acompanhamento do desempenho deixaram de ser aplicáveis, os gestores descobriram os inegáveis benefícios do software de monitorização.
Benefícios do Software de Monitorização de Colaboradores
As vantagens do software de monitorização dificilmente podem ser subestimadas.
Poupança de Tempo
Nos tempos analógicos, um gestor tinha de verificar manualmente as folhas de horas e os relatórios de trabalho realizado, e tomar decisões, muitas vezes tendenciosas, sobre o grau de produtividade de cada colaborador. Essas responsabilidades consumiam uma parte significativa do seu tempo de trabalho.
Os colaboradores também tinham de gastar tempo a preencher estes relatórios, e, dependendo do estilo de gestão da empresa, esses relatórios podiam ser bastante extensos.
O software moderno consegue fazer isto automaticamente, em segundos, com uma participação mínima tanto do colaborador como da entidade empregadora.
Melhor Desempenho
Aumentar a produtividade é um dos principais objetivos do software de monitorização de colaboradores. O programa recolhe e resume dados de atividade, como o tempo ativo/inativo, o início e o fim do dia de trabalho, os sites visitados, a utilização de aplicações e muito mais. Esta informação revela padrões de trabalho, ineficiências, áreas a melhorar, e colaboradores que possam precisar de apoio adicional.
Responsabilização e Transparência
A monitorização de colaboradores apoia a responsabilização e a transparência. Quando os colaboradores sabem que o seu trabalho está a ser monitorizado, tendem geralmente a manter-se mais concentrados e a cumprir os prazos. Além disso, os dados de monitorização podem ajudar a resolver disputas e a clarificar expectativas.
Segurança Melhorada
Alguns softwares de monitorização de colaboradores podem ajudar a detetar atividades suspeitas, como acessos não autorizados a dados sensíveis, instalações indesejadas de aplicações, ou downloads invulgares. Graças a este acompanhamento, as empresas conseguem identificar riscos potenciais numa fase inicial e proteger proativamente os seus sistemas e informação valiosa.
Como podemos ver, o software de monitorização de colaboradores traz, de facto, benefícios valiosos às empresas. No entanto, deslumbradas por estes benefícios e pela experiência bem-sucedida de outras empresas, as entidades empregadoras muitas vezes negligenciam a ética da monitorização de colaboradores e as potenciais desvantagens associadas.
Questões Éticas da Monitorização de Colaboradores
Implementar a monitorização de colaboradores de forma ética pode assemelhar-se a andar na corda bamba. Se o equilíbrio for quebrado, as desvantagens acabarão por superar os benefícios que o software de monitorização pode trazer. Ao implementar a monitorização, as empresas devem considerar questões como a conformidade legal, a privacidade, os potenciais preconceitos, e o aumento do stress.
Conformidade Legal e Regulamentar
É da responsabilidade da empresa estudar as leis e regulamentos de privacidade aplicáveis e garantir que as suas práticas de monitorização estão em conformidade. O tratamento inadequado dos dados dos colaboradores pode ter consequências legais graves.
Invasão de Privacidade
Discriminação e Preconceito
Se forem analisados sem uma consideração cuidada, os dados de monitorização podem ser mal interpretados, levando a que colaboradores específicos sejam injustamente visados devido à sua identidade ou crenças.
Um gestor com preconceitos em relação a um colaborador pode interpretar a sua utilização extensiva das redes sociais como preguiça e falta de produtividade. Na verdade, o colaborador pode estar a usar os chats para fins relacionados com o trabalho.
Abuso de Poder
Por vezes, as entidades empregadoras utilizam indevidamente os dados de monitorização para microgerir colaboradores ou fazer julgamentos injustos sobre o seu desempenho.
Por exemplo, um gestor pode usar o histórico de navegação de um colaborador para o acusar de falta de empenho, sem ter em conta fatores como pesquisas relacionadas com o trabalho ou emergências pessoais.
Aumento do Stress
Sentir-se constantemente vigiado pode aumentar a ansiedade e a pressão sobre os colaboradores. Os colaboradores sentir-se-ão desconfortáveis com a ideia de que cada um dos seus movimentos está a ser acompanhado. Poderão evitar fazer as pausas necessárias, ou temer cometer erros, com medo de que isso prejudique o seu registo de produtividade. Além disso, os colaboradores irão preocupar-se com a possibilidade de serem alvo de medidas disciplinares ou despedidos caso não correspondam às expectativas. Todos estes fatores irão minimizar o efeito positivo da monitorização. Em vez de uma força de trabalho produtiva e eficiente, terá colaboradores stressados, esgotados, e insatisfeitos com o seu trabalho.
Problemas de Confiança
Quando os colaboradores não sabem que informação está a ser recolhida nem com que finalidade, ou - pior ainda - não foram informados sobre a monitorização, sentir-se-ão espiados. A sua confiança e lealdade ficarão comprometidas, o que levará a um ambiente de trabalho tóxico e a um aumento da rotatividade de pessoal.
Estar atento a estas potenciais questões éticas é da responsabilidade da empresa. A monitorização não tem necessariamente de ser stressante. O seu impacto depende de vários fatores: o tipo de monitorização, o nível de transparência, a política de acompanhamento, e a cultura da empresa.
Como Implementar Eticamente o Software de Monitorização
Então, como podemos equilibrar uma monitorização eficaz com a ética e o respeito pela privacidade? Recomendamos a adoção das seguintes boas práticas.
Estude as leis e regulamentos de privacidade aplicáveis
É da responsabilidade da empresa cumprir as leis estatais e locais de privacidade e de trabalho. Se a sua equipa estiver geograficamente dispersa, deve prestar atenção não só à regulamentação da área onde se situa a sede, mas também às áreas onde os seus colaboradores residem. Consulte um especialista jurídico para garantir que as suas práticas de monitorização não violam as limitações à recolha de dados.
Torne a monitorização propositada
Estabeleça objetivos claros para a monitorização de colaboradores, como melhorar a produtividade, reforçar a segurança, ou garantir a conformidade. Limite o âmbito da monitorização às atividades estritamente necessárias para alcançar o objetivo definido. Evite recolher dados desnecessários ou conservá-los por mais tempo do que o exigido pela finalidade.
Garanta uma monitorização justa e consistente
A ética da monitorização de colaboradores exige que aplique as políticas de monitorização de forma consistente a todos os colaboradores, evitando práticas discriminatórias. Se monitorizar apenas colaboradores específicos ou uma equipa em particular, estes podem sentir que não confia neles e guardar ressentimento em relação a si ou a outros colaboradores não monitorizados. Além disso, os seus colegas podem começar a tratá-los de forma diferente, o que pode piorar o ambiente no local de trabalho.
Mesmo que pretenda acompanhar apenas o desempenho de determinados colaboradores selecionados, ainda assim é preferível monitorizar de forma mais abrangente. Uma monitorização ampla proporcionar-lhe-á uma visão mais completa do fluxo de trabalho e poderá revelar ineficiências das quais não tinha conhecimento.
O acompanhamento deve servir para identificar tendências e áreas a melhorar, e não para microgerir colaboradores individuais. Reveja regularmente as suas práticas de monitorização, para garantir que são justas, eficazes, e servem o objetivo definido.
Proteja a privacidade e a segurança dos dados
Defina o âmbito de recolha de dados essencial para alcançar a sua finalidade e mantenha-se dentro deste limite. Evite estritamente monitorizar dispositivos pessoais dos colaboradores ou a sua atividade fora do horário de trabalho. Se um colaborador utilizar o seu dispositivo pessoal para o trabalho, o software deve ter uma opção para interromper manualmente a monitorização, ou acompanhar automaticamente apenas dentro do horário de trabalho pré-definido.
Se possível, evite recolher informação confidencial. Caso contrário, utilize a anonimização de dados, de modo a que os dados não possam ser associados a colaboradores específicos.
Implemente medidas de segurança robustas para os dados de monitorização recolhidos. Utilize palavras-passe fortes, autenticação de dois fatores, e encriptação de dados sempre que possível. Restrinja o acesso aos dados de monitorização apenas a pessoal autorizado, numa base de necessidade de conhecimento.
Conclusão
A utilização ética do software de monitorização de colaboradores pode assemelhar-se a andar na corda bamba, em que um único passo em falso pode comprometer a confiança dos colaboradores e provocar consequências legais. No entanto, com uma abordagem responsável e equilibrada, as empresas podem usufruir dos benefícios da monitorização sem comprometer os princípios éticos. É da responsabilidade da empresa dar prioridade à transparência, à justiça, e ao consentimento dos colaboradores, caso pretenda criar um ambiente de trabalho onde a tecnologia é utilizada para melhorar a produtividade e o desempenho.
