Como monitorizar os funcionários de forma legal e eficaz

The demand for employee monitoring tools grew by over 60% amid the pandemic. In fact, "employee monitoring software" became a key search engine term, recording a 35% mais aumento do tráfego. O sentimento de urgência deverá continuar à medida que a ameaça de ciberataques (especialmente crimes de roubo de identidade) aumenta. Num relatório recente, foi noticiado que as ameaças internas também estão a aumentar. De facto, a situação está a piorar, 43% do total das infracções provêm das entidades dentro da organização.

Depois, claro, há a noção de gestão do desempenho que pode ser uma ferramenta eficaz para melhorar a produtividade, impulsionar o crescimento, e alimentar uma cultura de inovação. Com tantos benefícios na utilização de aplicações de monitorização de empregados, é compreensível que as empresas estejam agora inclinadas a investir na sua implementação. No entanto, antes de se comprometerem com a compra, é crucial que as empresas analisem primeiro o panorama geral de monitorização dos empregados.

Perguntas como - Que ferramenta de monitorização funciona melhor para o meu modelo de negócio? Será uma forma eficaz de aumentar a produtividade e o empenho dos funcionários? Como instalá-lo? Como é que as legalidades da sua utilização irão afectar o meu negócio? Será ético o monitorizar os empregados? E quanto à privacidade e protecção de dados dos empregados? Deverá existir uma política definida? - deve ser respondida antes de ser tomada a decisão real de utilizar o software de monitorização dos funcionários.

Para o ajudar nisso, aqui está uma lista de verificação com algumas directrizes sobre como controlar os empregados de forma eficaz e legal.

Antes de instalar o software de monitorização de empregados, reveja as políticas de conformidade da sua empresa. Certifique-se de que todos os funcionários estão cientes das políticas de protecção de dados e de privacidade, bem como das possíveis repercussões para a violação dessas políticas. Uma política de monitorização de funcionários poderia, por exemplo, declarar que a empresa pode monitorizar as comunicações com clientes e vendedores ou as actividades on-line dos seus funcionários. É também uma boa ideia incluir na sua política que pode controlar a utilização de dispositivos próprios da empresa. Ter estas políticas em vigor ajudará a reduzir quaisquer possíveis questões legais no futuro relativamente à utilização de software de monitorização de empregados.

O panorama jurídico pode ser complicado. As leis de privacidade e protecção de dados variam de um país para outro. É crucial que conheça as suas obrigações legais e os regulamentos locais que regem o software de monitorização de funcionários antes de tomar uma decisão final.

Por exemplo, na Europa, a GDPR ou o Regulamento Geral de Protecção de Dados define as directrizes de recolha de informação pessoal que todas as empresas da União Europeia (UE) são obrigadas a respeitar. Nos EUA, o ECPA ou a Lei de Privacidade das Comunicações Electrónicas tece um pouco mais de flexibilidade, permitindo aos empregadores controlar as actividades nos dispositivos da empresa. Ao mesmo tempo, no entanto, a lei coloca uma pausa na intercepção intencional da comunicação oral ou electrónica.

Noutras partes do mundo, como a Índia, é um pouco mais descontraído. Não há regras específicas que regulem a utilização de software de monitorização de empregados. Por enquanto, é uma zona cinzenta. No entanto, em geral, a utilização de tal software é permitida desde que não conduza a uma invasão de privacidade. E os empregadores são aconselhados a encontrar um equilíbrio entre a monitorização dos empregados e o respeito pela sua privacidade. (Mais sobre isto na próxima secção)

Assim, para assegurar uma navegação legal suave, é importante escolher uma ferramenta de monitorização de empregados que esteja em conformidade com as leis de protecção de dados e privacidade no seu país ou região. Recomendamos que procure aconselhamento jurídico ou consulte empresas especializadas na lei de protecção da privacidade e dos dados. Poderão aconselhá-lo sobre a legalidade da utilização de software de monitorização de empregados. Poderá também discuti-lo directamente com o fornecedor de software que escolheu.

Como elucidado acima, é importante assegurar a entrada dos seus empregados antes de implementar uma ferramenta de monitorização. Se os empregados souberem de uma ferramenta de monitorização, têm mais probabilidades de a respeitar. A transparência da ferramenta de monitorização ajudará a melhorar a relação entre os empregados e o seu empregador, diminuir tensões, e aumentar a produtividade. Mais do que isso, é provável que os empregados sejam mais leais à sua empresa se confiarem que a sua entidade patronal respeita os seus direitos e os protege.

Fazendo transparência, a sua bússola ética certamente não prejudica o seu negócio. Mostra que está disposto a dar um salto de fé para o futuro desconhecido. Esse nível de franqueza na comunicação permitir-lhe-á construir relações duradouras, confiança e lealdade - o que pode contribuir para uma melhor imagem de marca, reduzir a agitação, e aumentar o envolvimento.

Voltando à eficiência da ferramenta de monitorização dos empregados, é importante compreender o que caracteriza o seu negócio realmente precisa. Mais do que isso, deve compreender como fazer com que o software funcione eficazmente. Alguns empresários só recorrem à monitorização de empregados depois de se verem confrontados com um problema, tal como baixa produtividade ou alta rotatividade. Isso é tanto uma estratégia reactiva como uma estratégia sub-óptima. A forma mais eficaz de assegurar que a monitorização dos funcionários é utilizada de forma adequada e eficaz é implementá-la logo no início do processo.

Quando se faz isso, eis o que se deve ter em mente:

• A ferramenta é exaustiva na medida em que pode monitorizar a utilização da Internet, gravar ecrãs, registar toques nas teclas, seguir a hora e a localização dos empregados, etc.

• É fácil de configurar e escalar à medida que o seu negócio cresce.

• A ferramenta facilita visualizações informativas e de fácil compreensão do painel de instrumentos.

• A ferramenta permite uma fácil gestão e manutenção.

• É fácil de instalar e não requer qualquer equipamento adicional.

• A ferramenta complementa a sua estratégia e objectivos empresariais.

• A ferramenta funciona em todos os principais sistemas operativos: Windows, MacOS.

• É fácil de instalar e distribuir em múltiplos locais.

• O estatuto legal do software é definido e explicitamente declarado na sua política de utilização.

A monitorização dos empregados é muitas vezes vista como uma forma de exercer controlo sobre os empregados. Nem sempre é esse o caso. De facto, também pode ser utilizado como uma ferramenta poderosa para encorajar a autonomia e permitir aos empregados fazer o seu trabalho de forma mais eficaz. Por exemplo, o software que monitoriza a utilização da Internet pelos empregados pode tornar o trabalho mais eficiente, reduzindo o "back-and-forth" entre os empregados e os seus gestores. Isto pode influenciar significativamente o clima psicológico do local de trabalho.

A essa luz, eis o que recomendamos: Escolha uma ferramenta de monitorização que possa 'flexibilizar' dependendo do seu modelo de negócio. Uma forma simples e self-service de implementar e monitorizar a produtividade dos empregados, por exemplo, capacitará os empregados - tudo isto enquanto reduz a carga cognitiva dos supervisores.

Assegure-se de não perder de vista os seus objectivos enquanto implementa uma ferramenta de monitorização de empregados. É fundamental medir constantemente a eficácia do software para atingir os seus objectivos empresariais.

Considere isto; o Clever Control foi implementado por uma organização na sequência de acesso ilegal a dados e fugas de informação confidencial. Em breve, foi possível identificar quem estava a ter acesso à informação confidencial, reduzindo assim as fugas de informação. Na realidade, a implementação salvou-os 500 horas de tempo dos administradores de TI - graças à gestão de acesso automatizado que foi posta em prática para minimizar o acesso à informação confidencial.

Tais benefícios nem sempre são garantidos; contudo, na maioria dos casos, pode esperar ver a produtividade aumentar, um maior nível de envolvimento entre os funcionários, e a capacidade de avaliar o desempenho com maior precisão - tudo isto a um custo mais baixo.

A monitorização dos empregados não é um assunto fácil de abordar. Contudo, uma abordagem estruturada e ética reduzirá a responsabilidade legal e garantirá o alinhamento dos interesses e valores da sua empresa - em última análise, tornando todo o processo um ganho para todos.

Pretende estabelecer um acompanhamento dos funcionários na sua organização? Ligue-se a nós para discutir as suas opções.