Controlo e Motivação: O que faz com que os empregados trabalhem bem

A 2021 study on the impact of COVID-19-induced remote work on motivation revealed that employees find it harder to "focus" and keep their working "routine" intact. This was very much in line with a range of surveys carried out between 2010 and 2015 to draw on the difference in motivation between working remotely and working in-house.

While this was way before the advent of the pandemic, the surveys did show remote work in a bad light - pointing at a stark 17-point gap between motivational factors. In fact, the authors went on to say that this was the "equivalent of moving from one of the best to the most miserable cultures."

Actualmente, contudo, diferentes modelos de trabalho (interno, híbrido, remoto) são suficientes para satisfazer as necessidades do local de trabalho a nível mundial. E é natural que, à medida que as empresas se vão adaptando aos novos modos de contratação, tenham também de conceber formas de melhorar a motivação dos trabalhadores no local de trabalho moderno.

Muito naturalmente, as empresas que conseguem gerir eficazmente os trabalhadores têm mais hipóteses de os manter a trabalhar mais e durante mais tempo, com mais concentração e determinação. Isto explica porque tem havido um aumento constante na utilização de ferramentas de monitorização do desempenho ao longo dos anos - uma forma segura de monitorizar e melhorar os resultados dos trabalhadores. Estes sistemas de controlo estão também a tornar-se cada vez mais complexos, oferecendo mais informação que pode ajudar a melhorar os resultados de desempenho dos funcionários.

Um estudo recente do Top10VPN relatou um aumento de 54% na inclinação para soluções de monitorização de empregados - sendo a pandemia o principal impulsionador por detrás deste aumento. De facto, mesmo na era pré-pandémica, o inquérito do Gartner a 239 grandes empresas afirmou a exigência de melhores ferramentas de controlo. A análise relatou que mais de 50% das organizações empregavam diferentes tipos de sistemas de gestão do desempenho - contra os 30% documentados em 2015.

Talvez sem surpresas, 32% dos empregados remotos no Reino Unido, um inquérito Opinium, mencionou que estavam a ser monitorizados. Recentemente, Capterra saiu com um inquérito à mão-de-obra canadiana, revelando como diferentes funções (assiduidade dos empregados, gestão do tempo, gestão da carga de trabalho, actividade informática, e comunicações digitais) estão a ser monitorizadas a fim de melhorar o desempenho. Um estudo semelhante visou o Sudeste Asiático e destacou que 78% das empresas estão a utilizar sistemas de monitorização do desempenho para reforçar o local de trabalho híbrido.

Along those lines, Mark Turner, CEO of Instant Group, said that the strategic use of "monitoring" can help "identify resourcing issues, streamline processes and identify gaps" while aiding employees in prioritising and managing workloads.

Os empregados que trabalham num sistema de controlo estratégico têm mais probabilidades de estar alinhados com as metas, objectivos e valores da organização. Em vez de serem distraídos por informações ou influências externas, estarão mais concentrados no seu trabalho. Além disso, quando os seus empregados sabem que se preocupam com o seu desempenho no trabalho, é mais provável que se sintam motivados.

Isto, contudo, levanta a questão - será a monitorização da actividade realmente benéfica? A resposta é, de facto, sim. Pode ajudar a quantificar o impacto real de diferentes estratégias para que os recursos limitados possam ser dirigidos com maior precisão para dar os melhores resultados. Mas mais importante, é fundamental para reduzir as distracções no local de trabalho, especialmente nos tempos em que a força de trabalho está distribuída por todo o globo e a trabalhar à distância.

Dito isto, aqui estão cinco formas através das quais as soluções de monitorização dos empregados podem ajudar a reduzir as distracções no local de trabalho e melhorar o desempenho dos empregados.

1. Gestão da Utilização da Internet.

   A Internet é uma grande fonte de informação; no entanto, também pode ser uma grande fonte de distracção. Por exemplo, qualquer pessoa que já tenha estado presa no Facebook ou Instagram durante horas sabe quão maus podem ser os algoritmos de venda instantânea de gratificação. Este cyberslacking resulta em desperdício de tempo e produtividade.

   O que é alarmante é que cerca de 40% da actividade dos empregados na Internet não se relaciona com o seu trabalho. O problema compõe-se em ambientes remotos quando os empregados utilizam regularmente os seus dispositivos pessoais. Simplificando, é uma distração dispendiosa que come a produtividade central da empresa.

   Para evitar isto, é essencial que os empregadores desenvolvam uma política em torno da utilização da Internet, que abranja áreas-chave como:

   • As horas de utilização da Internet (de preferência durante as pausas programadas)

   • Atribuição de dispositivos e ligações específicas para o trabalho, em vez de confiar em dispositivos pessoais.

   • Feedback sobre a utilização da Internet para compreender a eficácia e as áreas a melhorar

   Favoravelmente, todas estas áreas podem ser monitorizadas e reguladas através de uma ferramenta de monitorização da Internet. Por exemplo, características como filtros URL, bloqueadores de aplicações, bloqueio de sítios web, e relatórios automáticos podem ajudar a identificar problemas em tempo real para uma resolução proactiva.

   Como é que isto está relacionado com a motivação dos empregados? Em vez de permitir que as distracções se instalem, os empregadores podem criar espaço para a gamificação, dar aos empregados um incentivo para serem produtivos e manterem-se no caminho certo com os objectivos da empresa.

2. Rastreio e Gestão do Tempo

   A recent study by researchers at the University of North Dakota found a positive correlation between effective time management and the nurturing of self-motivation. The research further elaborated on the fact that time management reinforces the "perceived success."

   Na mesma linha, um estudo de 2019 documentou uma relação positiva entre a gestão do tempo e o estabelecimento de objectivos, a definição de prioridades, a gestão de interrupções e a programação. Embora estes dois estudos coloquem a academia na vanguarda da sua investigação, as tendências no mundo empresarial também validaram a monitorização da actividade e o seguimento do tempo como uma forma de melhorar a motivação dos empregados.

   Como é realizada uma prática eficaz de seguimento e gestão do tempo?

   • Ao manter o controlo dos horários de entrada e saída, os empregadores podem documentar o tempo gasto tanto em tarefas pré-estabelecidas como urgentes. Podem também assegurar-se de que ninguém está a trabalhar demais.

   • By keeping tabs on the inactivity time, employers can identify "downtime" in their employees' day and take necessary steps to curb productivity-sapping distractions.

   • O rastreio horário pode ainda assegurar uma assistência óptima e responder à necessidade de pausas a curto ou longo prazo.

   Como é que isto está relacionado com a motivação dos empregados? O rastreio e a monitorização ajudam a identificar tanto os períodos de pico como os de baixa actividade dos trabalhadores. Também pode ser utilizado para identificar oportunidades de aumento da produtividade, como as que surgem durante os intervalos e após as horas de trabalho. Mais profundamente, esta monitorização em tempo real pode ajudar:

   • Dar prioridade às tarefas urgentes

   • Quebras de horários e recompensas

   • Identificar distracções e fornecer soluções relevantes para as refrear

   • Ajustar proactivamente a carga de trabalho, etc.

3. Gestão de Desempenho

   Um estudo que avaliou 800.000 empregados durante dois anos após o advento da pandemia afirmou que o trabalho à distância contribui para um aumento da produtividade. De facto, num relatório publicado pela Prodoscore, foi revelado que a produtividade YoY aumentou em 47% desde 2020.

   No entanto, a investigação mais recente também afirma que aqueles que trabalham a partir de casa são 70% menos produtivos do que os seus homólogos. Bem, em que acreditar? É natural assumir que trabalhar à distância ou numa configuração híbrida aumentaria a conveniência e a produtividade, mas, no final, é uma espada de dois gumes. Para ser mais específico, por muito que o trabalho à distância aumente a produtividade, é também um terreno fértil para distracções e procrastinação.

   E é aqui que os sistemas de controlo são úteis - podem ajudar a manter a métrica de desempenho intacta através da implementação de um keylogger, da captação de imagens de actividade em tempo real, do estabelecimento de controlo sobre a impressão, e da promoção da gravação de vídeo e áudio por webcam e microfone, etc. As informações provenientes destes dados podem ser utilizadas para gerir a carga de trabalho, reatribuir tarefas e dar feedback imediato aos empregados.

   Mais profundamente, tais dados podem ajudar:

   • Rever os padrões de actividade dos empregados e identificar rupturas na produtividade

   • Criar objectivos e padrões de referência significativos para um melhor desempenho

   • Fornecer uma plataforma interactiva para coaching e feedback em tempo real

   • Tomar decisões informadas em termos de planeamento e contratação de sucessões.

   Para obter informações ainda mais detalhadas sobre diferentes ferramentas de monitorização, recomendamos a leitura do artigo sobre 20 os softwares de monitorização mais populares em 2022.

4. Análise e Gestão do Comportamento

   Questões como o cyberbullying, as ameaças internas, e o assédio sexual têm sido consistentemente noticiadas nos últimos tempos. E estes são exactamente os tipos de problemas que os gestores de recursos humanos deveriam estar a analisar.

   De acordo com o relatório 2022 do Ponemon Institute Cost of Insider Threats Global, as organizações de serviços financeiros tiveram de lidar com um aumento de 47% no custo da gestão de ameaças internas. Não é que os casos sejam mais graves ou agudos, mas os riscos são certamente mais elevados.

   Além disso, a vigilância por vídeo pode ajudar ainda mais na identificação e apreensão de ameaças internas. Por exemplo, o equipamento de vigilância instalado remotamente pode vigiar movimentos em linha que possam indicar uma violação ou roubo iminente.

   Como é que isto está relacionado com a motivação dos empregados? Manter o controlo do comportamento dos empregados e identificar uma potencial ameaça pode ajudar a construir um sistema eficaz de gestão de comportamento que, por sua vez, ajuda a salvaguardar a empresa de uma série de infortúnios e problemas.

   Para além de todos os modelos elaborados acima, aspectos como a gestão de salários, gestão de acessos, etc., também podem ser ligados de mãos dadas à motivação dos empregados. E isto é melhor conseguido utilizando um programa holístico de monitorização dos empregados.

Na CleverControl, construímos um conjunto de ferramentas que visam facilitar ao máximo o acompanhamento dos funcionários. O resultado final é uma plataforma robusta de relatórios e análises que pode ser utilizada para prosseguir os objectivos de monitorização - maior produtividade, melhor tempo de actividade, melhor moral e, acima de tudo, força de trabalho motivada.

Aqui estão dois estudos de caso que ilustram como as nossas soluções podem ser utilizadas para abordar diferentes objectivos empresariais.

Estudo de Caso 1: Lidar com Ameaças Internas

Uma organização enfrentou um problema peculiar de identificação do funcionário que estava a aceder ilegalmente aos dados e a roubar informações altamente confidenciais da empresa. Isto era motivo de grande preocupação porque a organização estava a trabalhar em alguns projectos sensíveis. A empresa tentou implementar e aplicar um código de conduta; no entanto, a sua natureza era demasiado reactiva.

Favoravelmente, utilizando o CleverControl plataforma, foram capazes de identificar o culpado muito rapidamente. O culpado era um conhecido empregado a tempo parcial que também trabalhou em vários outros projectos na empresa. As acções do empregado foram registadas e carregadas como prova para corroborar as suas reivindicações. Para além disso, a solução, na parte de trás das capturas de ecrã, também ajudou a descobrir o facto de metade do escritório estar a utilizar computadores da empresa para a exploração mineira.

Resultado:

A empresa conseguiu mitigar o risco de outra ocorrência semelhante e aplicou uma série de medidas de segurança. As novas medidas incluíam auditorias obrigatórias, sessões regulares de sensibilização dos empregados, verificação dos antecedentes laborais, etc. Conseguiram também poupar quase 500 horas de tempo de administrador de TI através de gestão de acesso automatizada e milhares de dólares anualmente.

Estudo de Caso 2: Redução da Atracção de Empregados

Esta empresa estava a lutar para encontrar uma solução para o problema do desgaste dos empregados. Todos os anos, o departamento em questão tinha muitos empregados que terminavam os seus serviços e abandonavam a organização. A maioria dos especialistas em TI levou consigo todo o acesso, o que agravou o problema.

A empresa precisava de identificar a causa do atrito e evitar que este voltasse a acontecer. Instalaram CleverControl para monitorizar todos os empregados e também manter o controlo de acesso no local. Começaram a seguir as métricas para encontrar alguns pontos em comum nos dados dos empregados.

Resultado:

A empresa foi capaz de identificar potenciais problemas e resolvê-los antes de os atacar. Algumas das questões descobertas incluíram: salário, benefícios, cultura de trabalho, controlo de acesso, etc. De facto, através da ferramenta de pesquisa na web, conseguiram identificar um contabilista que estava à procura de um novo emprego. A empresa ofereceu-lhes um melhor salário e benefícios relacionados, que aceitaram de bom grado.

"Quer se trate de detectar uma ameaça interna ou de controlar a produtividade dos empregados, os estudos de caso acima mencionados mostram claramente que a monitorização dos empregados é uma ferramenta poderosa que pode ser aproveitada para resolver problemas empresariais complexos".

"Nesta linha, é essencial compreender que a motivação dos empregados é um factor chave para assegurar a longevidade de uma organização. Na CleverControl, certificamo-nos de que nenhuma empresa passa sem uma monitorização eficaz dos funcionários, o que é um elemento-chave para melhorar o moral dos funcionários".

Para saber mais sobre as nossas soluções e como elas podem ajudar a aumentar a motivação dos empregados, contacte-nos hoje!