Como estabelecer um trabalho remoto disciplinado sem colocar demasiada pressão sobre a equipa?

Tem havido um aumento da prevalência do trabalho à distância em nos últimos anos. A maioria do pessoal trabalha à distância há quase dois anos e, nesta altura, já estão habituados a isso. Permitir aos empregados algum grau de trabalho à distância é benéfico. Ser capaz de trabalhar a partir de qualquer lugar é um enorme aumento de produtividade.

Mas a capacidade dos criadores para manterem os seus horários ideais e auto-disciplina enquanto trabalham remotamente diminui. A produtividade da sua empresa sofrerá significativamente, a menos que discipline os seus trabalhadores à distância. Assim, neste artigo, explicarei como ajudar os trabalhadores remotos a desenvolver um sentido de auto-disciplina para serem produtivos.

Vamos saltar logo para dentro.

Muitos empregados beneficiaram do aumento da autonomia, segurança e produtividade do trabalho à distância, mas também perderam alguma da sua ética de trabalho tradicional. Os trabalhadores já não se levantam a intervalos regulares, fazem as suas pausas para almoço, e aderem às normas e procedimentos estabelecidos pela direcção. Os trabalhadores de hoje levantam-se ao meio-dia, vestem-se casualmente durante todo o dia de trabalho, e entram e saem sempre que lhes convém.

Lembre-se que as formas tradicionais de disciplina não funcionarão nos locais de trabalho remotos de hoje em dia. Isto porque uma barreira artificial separa a gestão do pessoal. O estatuto de uma equipa que trabalha remotamente nem sempre é fácil de determinar.

Como resultado, é essencial formar a equipa de gestão remota em autodisciplina para que possam ter sucesso enquanto trabalham a partir de casa e estabelecer um ambiente propício ao seu trabalho. Não precisará de se preocupar em treinar uma equipa remota depois de lhes ter mostrado como trabalhar de forma independente, gerir bem o seu tempo e manter-se produtivo.

Para além destas estratégias, pode ajudar a sua equipa a exercer mais auto-controlo, fazendo coisas como

Deveria evitar aparecer como um ditador no seu local de trabalho virtual, mas a ordem ainda é necessária. Deve ter políticas e procedimentos para governar o seu pessoal como qualquer outra empresa. Por favor partilhe com o seu pessoal as regras e regulamentos que regem a sua empresa, e assegure-se de que estes incutem um sentido de disciplina.

Dar exemplos específicos de como a violação das regras pode ter resultados adversos. A falta de pontualidade, ausência das reuniões agendadas e recusa obstinada de trabalhar em conjunto devem resultar em acções disciplinares. Em algumas situações, pode decidir aplicar as regras com rigor.

Dado que trabalham a partir de casa, é provável que queira saber porque desobedeceram. Evite ser severo e irreflectido, tendo um olhar especializado sobre estes códigos de conduta.

Se souber que é bom a adiar as coisas até ao último minuto, dê a si próprio um prazo que cubra a maior parte do projecto, mas não todo. Nunca é recomendado saltar etapas ao criar software. Normalmente, isto é uma fonte de dificuldades e desafios.

Tente antes um sprint ágil, um curto período em que se concentra numa tarefa específica, objectivo, ou módulo. As pessoas beneficiam de dividir o trabalho em pedaços manejáveis, mas é essencial um planeamento cuidadoso no início do sprint.

O alvo pode não ser alcançado dentro do sprint, mas não faz mal e pode ser utilizado como métrica. É claro quem pode prever com precisão o tempo que uma tarefa levará e quem não pode.

Se os trabalhadores à distância não estiverem a cumprir as suas responsabilidades, uma rápida actualização ou mensagem de lembrete pode ser tudo o que é necessário para os colocar de novo no bom caminho.

Isto pode ter de ser feito diariamente, semanalmente, ou mesmo mensalmente para acompanhar situações específicas. Numa reunião individual com empregados remotos, descubra se estão a passar por dificuldades e o que pode ser feito para as aliviar.

De acordo com um estudo de caso pela Universidade Walden, o envolvimento de funcionários e desenvolvedores aumenta quando estes sentem uma ligação pessoal com a empresa. É necessário assegurar uma comunicação clara e constante com o pessoal remoto como gestor ou líder de equipa. A confiança dos trabalhadores aumentará, e a cooperação será frutuosa. Se um empregado parecer stressado ou insatisfeito, poderá ser capaz de o dizer telefonando-lhes regularmente para uma conversa.

Não confie apenas na comunicação relacionada com o trabalho. Por favor, converse com o pessoal remoto para os conhecer melhor. Informe-se sobre a sua educação e os seus gostos na música e no cinema. Isto demonstra que os valoriza como pessoas, para além dos empregados.

As videochamadas são, de longe, o método mais eficaz de comunicação directa, um a um com empregados distantes. Isso permitir-lhe-á ler a linguagem corporal do seu empregado e avaliar o seu estado de espírito geral.

Planear mostrar aos trabalhadores à distância que são valorizados e bem-vindos em todos os momentos. Os trabalhadores que se inspiram para conseguir mais produzem melhores resultados.

A equipa e o pessoal podem ser motivados através de um reconhecimento público regular dos seus esforços. Isso fá-los sentir que têm um lugar na equipa e que são membros contribuintes. Certifica-te de que eles sabem o quanto valorizas o esforço extra que estão a fazer, demonstrando o teu apreço por isso. Não é necessário usar apenas palavras quando se trata de elogios. Dar prémios mesmo modestos pode ter um impacto significativo no moral.

Todas as formas de teletrabalho são totalmente dependentes dos avanços tecnológicos. Qualquer coisa que se interponha no caminho pode ser desmoralizante. Imagine um empregado que depende de um software instável e de meios de comunicação inadequados. O seu moral foi abalado e, como resultado, o seu rendimento de trabalho diminuiu.

Promova a utilização de computadores de alta qualidade e ligações rápidas à Internet entre o seu pessoal. Simplifique a sua comunicação através de mensagens de texto e vídeo e partilha e carregamento de ficheiros. Desta forma, a sua videoconferência e o projecto decorrerão sem qualquer problema.

Pode usar software de monitorização de empregados como CleverControl para monitorizar os seus empregados de forma eficiente e conveniente. Aprenda tudo o que precisa de saber sobre as actividades quotidianas da sua equipa, desde as aplicações que utilizam até ao texto que escrevem e copiam para a sua localização. Criar capturas de ecrã individualizadas para demonstrar a participação dos funcionários no fluxo de trabalho.

É tentador querer continuar a ligar e pedir informações várias vezes ao dia. Lembre-se que está a trabalhar com uma equipa invisível sem supervisão médica directa. Mas uma estratégia deste tipo é, muitas vezes, um espectáculo de contra-ataques.

Começando pelo óbvio, os gestores novatos cometem frequentemente o erro de microgerir e perseguir os seus empregados em vez de os deixar continuar com o seu trabalho. Em segundo lugar, mostra que não se tem fé na sua capacidade de lidar com a situação de forma independente. Para evitar interferir com a sua produtividade, planear check-ins e briefings do projecto em momentos apropriados para que recebam actualizações.

No caso de um encerramento, os empregados podem sentir-se desmotivados quando são obrigados a ficar em casa e são desligados do mundo exterior. Um gestor ou líder de equipa deve encorajar a sua equipa remota, empurrando-os para a busca de possibilidades de desenvolvimento profissional e pessoal.

Uma definição de uma mentalidade de crescimento é acreditar que a melhoria é possível em qualquer fase ou profissão. Líderes e gestores podem criar uma cultura em que as pessoas valorizam o crescimento em relação aos resultados imediatos. Criar um ambiente onde os empregados são encorajados a aprender e a assumir riscos para avançar nas suas carreiras.

A sua empresa tem uma forte comunicação interna e objectivos bem definidos e realizáveis. Ainda assim, mostrar ao pessoal como se está a sair vai ajudá-los a fazer melhor. Crie um Painel de Avaliação Visual para acompanhar o desempenho individual e de equipa e estimular o trabalho árduo.

Os Indicadores-chave de desempenho (KPIs) e as prioridades máximas para cada equipa podem ser apresentados de forma clara num Painel de Avaliação Visual. Os gestores e as suas equipas podem utilizar ferramentas de ponta como Trello para tarefas e colaboração ou estatísticas e visuais para retransmitir o progresso todas as semanas ou meses.

Reuniões regulares para rever o painel de avaliação e os principais objectivos podem manter o pessoal informado, envolvido, e entusiasmado com a realização dos seus objectivos.

A capacidade de trabalhar a partir de casa é uma grande vantagem de trabalhar à distância e é o principal motivador para a maioria dos empregados. Dê à equipa os recursos e ajuda necessários, e depois afaste-se. Terá de definir uma política que torne todos os membros da equipa conscientes dos seus papéis e deveres.

Aqueles que trabalham à distância devem ser informados sobre os objectivos da empresa, para que possam adoptar uma cultura que sirva para promover esses objectivos. Os trabalhadores à distância são mais propensos a permanecerem motivados quando acreditam no bem maior.

Muitos trabalhadores de hoje estão habituados a trabalhar à distância e manifestaram insatisfação em colocar mais horas do que no passado. Se um trabalhador se sentir queimado, isso pode prejudicar o seu desempenho no trabalho e levá-lo a considerar desistir.

Não precisa de se preocupar! Estabelecer um horário razoável para as pausas dos empregados é simples. Deve ser-lhes dado um intervalo de 15 ou 5 minutos a cada hora e meia, para além do intervalo normal para almoço. Afinal, o uso prolongado do computador tem estado ligado à fadiga e a um declínio da função cognitiva.

Se os trabalhadores tiverem de manter a sua sanidade enquanto trabalham a partir de casa, os seus supervisores devem permitir-lhes fazer pausas frequentes mas breves.

Não faz diferença se o grupo está a colaborar remotamente ou fisicamente. Para manter uma taxa constante de eficiência e rendimento, é necessário aplicar regras e regulamentos rigorosos em todo o local de trabalho. Não é necessário um poder granular ou absoluto sobre os seus trabalhadores. Ajudaria se criasse condecorações formais que aplicaria ao seu pessoal.