Como e porquê controlar a utilização da Internet pelos funcionários

De acordo com um estudo da Associação Americana de Gestão, 80% dos empregadores monitorizam os seus empregados de uma forma ou de outra, desde o rastreio de telefones empresariais até ao registo de emails. A monitorização do uso da Internet pelo empregado é uma das mais valiosas e gráficas fontes de informação sobre o seu dia de trabalho. Mostrará se a pessoa visita websites relacionados com o trabalho ou utiliza o tempo e o dispositivo da empresa para entretenimento, compras ou encontros.

De acordo com as estatísticas fornecidas pelo Zippia.com, 64% dos trabalhadores reconhecem que visitam diariamente locais de trabalho não relacionados com o trabalho. 45% dos trabalhadores também mencionam as redes sociais entre as principais distracções, e 44% dos trabalhadores admitem enviar mensagens de texto enquanto estão no trabalho. Um trabalhador médio gasta quase 3 em cada 8 horas de trabalho em actividades não relacionadas com o trabalho, o que pode custar a uma empresa 1,7 milhões de dólares por ano por cada 100 trabalhadores do seu pessoal. Considerando as estatísticas acima, a necessidade de monitorizar a utilização da Internet pelos trabalhadores não levanta dúvidas.

Monitorizar a forma como os seus empregados utilizam a Internet pode trazer mais benefícios do que simplesmente aprender se os seus empregados trabalham ou não.

• Melhoria da produtividade. Revelar e limitar as distracções no local de trabalho irá melhorar a eficiência dos empregados. Por um lado, os trabalhadores ficarão impedidos de aceder às fontes de distracções. Por outro lado, a monitorização funciona como uma alavanca psicológica. Se os trabalhadores souberem da monitorização, passarão menos tempo em actividades improdutivas.

• Redução dos riscos de fuga de dados. Tal como no caso das melhorias de produtividade, isto funciona nos dois sentidos. O registo de cada acção ou mensagem pode fazer com que muitas toupeiras potenciais mudem de ideias. Além disso, a monitorização da utilização da Internet advertirá os empregados de visitarem sites inseguros ou ilegais que possam comprometer a segurança da empresa. Se ocorrer uma quebra de segurança, os relatórios de monitorização ajudarão a encontrar o disruptor.

• Revelação de estrangulamentos. Mesmo quando os empregados não visitam websites improdutivos ou perigosos, podem não utilizar eficientemente o seu tempo de trabalho. Ao analisar o histórico do empregado na Internet, pode por vezes descobrir problemas que eles enfrentam no trabalho. Por exemplo, extensas pesquisas de guias "como fazer" relacionados com o trabalho podem sinalizar a falta de experiência ou formação do empregado neste campo. A visita a sítios temáticos de saúde na Internet pode informar sobre os problemas de saúde do empregado ou o seu esgotamento iminente. Trabalhar com estes problemas, por exemplo, oferecer formação adicional ou dias extra de folga ajudará a manter os empregados e a melhorar a sua imagem como empregador.

• Redução da rotatividade do pessoal. Os sites de emprego na história da Internet do empregado são um sinal alarmante de que este pode deixar a empresa. Uma boa maneira de lidar com tal situação é discuti-la com o empregado. A resolução de problemas que o funcionário enfrenta pode ajudá-lo a manter o seu valioso activo na empresa.

A utilização de monitorização da Internet é realizada com software especial e implica normalmente o seguimento do seguinte:

• Sítios visitados;

• Monitorização de redes sociais e mensageiros;

• Consultas de pesquisa;

• Tempo passado no sítio web;

• Categorizando os sites visitados por tipo e produtividade;

• Bloqueio de sítios web indesejados.

CleverControl cobre todos os aspectos acima referidos e oferece monitorização completa da utilização da Internet pelos funcionários.

• CleverControl cobre todos os aspectos acima referidos e oferece monitorização completa da utilização da Internet pelos funcionários. capta todos os websites visitados nos navegadores mais populares. Além disso, recupera o histórico de navegação do funcionário duas semanas antes da instalação. CleverControl também lista os websites mais utilizados e o tempo gasto neles.

• Todos os sítios visitados são marcados pelo sistema como produtivo ou improdutivo. O software calcula então a relação entre local produtivo/não produtivo e fornece a avaliação da produtividade de cada empregado com base na mesma.

• Os sítios Web são também classificados por categoria: partilha de ficheiros, entretenimento, compras, carreira e educação. Pode seguir as categorias do sítio web que o funcionário mais utiliza na página de actividade do utilizador. Esta funcionalidade também permite detectar imediatamente quaisquer tipos de sítios indesejados.

• CleverControl acompanha a actividade dos empregados no máximo mensageiros populares e meios de comunicação social, tais como Facebook, Twitter, Instagram, WhatsApp, Line, etc. A chave do programa regista mensagens dactilografadas e tira screenshots do chat. Além disso, regista quanto tempo o funcionário passa nas redes sociais e nos chats e inclui esta informação nos relatórios estatísticos.

• O software regista não só os websites visitados, mas também consultas de pesquisa. A frase de consulta e um link para os resultados da pesquisa estão disponíveis no painel de monitorização.

• Para além da monitorização, CleverControl fornece bloqueio do sítio características. Pode bloquear fontes indesejadas por categoria, palavras-chave ou URLs ou restringir o acesso a todos os sítios web, excepto os autorizados.

Em resumo, CleverControl engloba todos os aspectos da utilização da Internet que são importantes para avaliar a produtividade dos trabalhadores.

A regra primordial sobre a implementação de qualquer tipo de controlo é o cumprimento das leis e regulamentos locais e estatais. Estes regulamentos podem ser muito diferentes, dependendo da sua localização. No entanto, para evitar problemas legais, recomendamos que informe o seu pessoal sobre o sistema de monitorização e receba o seu consentimento para a monitorização.

Pode encontrar outras armadilhas ao implementar um sistema de monitorização na sua empresa. Podemos recomendar este artigo será uma grande fonte de ajuda para si durante o processo.