Tudo está sob controlo: Como implementar um programa de monitorização e não perder uma equipa

Tudo está sob controlo: Como implementar um programa de monitorização e não perder uma equipa

Em 2021, o ExpressVPN realizou um estudo para compreender as implicações da vigilância sobre a força de trabalho à distância.

  • Cerca de 83% dos empregados delinearam "preocupações éticas" associadas à monitorização dos empregados.

  • 56% dos empregados relataram ter sentido stress e ansiedade devido à vigilância do empregador

  • De facto, 48% dos empregados concordaram em aceitar uma redução salarial, se isso significasse que não seriam controlados

Mas porquê uma tal sensação de mal-estar? Bem, alguns empregados estão assustados com a falta de privacidade no seu ambiente de trabalho, e isso deve-se principalmente às políticas de monitorização intrusivas adoptadas por alguns empregadores.

Na essência, a monitorização dos funcionários é imensamente viável - especialmente quando se trata de identificar estrangulamentos à produtividade, assegurar a adesão aos protocolos de segurança, e melhorar o desempenho global. Contudo, muitas vezes, a falta de um programa de monitorização uniforme e robusto pode levar a consequências graves - como um declínio no moral dos empregados.

O caso da Monitorização Ousada - Como Impacta a Sua Equipa

Há algum tempo, uma empresa alemã de comércio retalhista foi obrigada a pagar um multa de 12,6 milhões de dólares em resposta à sua utilização de câmaras de videovigilância para monitorizar a actividade no local de trabalho - algo que violava os regulamentos de privacidade definidos pelo país e pela União Europeia. Do mesmo modo, uma empresa de hardware informático na Noruega foi multada em 24.000 dólares pelas autoridades ao transferir endereços de correio electrónico pessoais para os seus servidores.

Não é de admirar, então, que os empregados hesitem em ser controlados. Tech.co entrevistou recentemente alguns empregados que foram sujeitos a actividades de monitorização intrusivas. As respostas foram bastante reveladoras - com os empregados a dizerem que "se sentiram violados". Um empregado disse mesmo: "A certa altura, perguntei se precisava de fazer pausas na sanita".

Isto é algo que diz muito sobre como pode ser difícil conciliar a monitorização do local de trabalho com as preocupações de privacidade quando as práticas de monitorização intrusivas e intrusivas estão generalizadas.

A última coisa que quer fazer é diminuir a confiança que os empregados sentem em relação à sua empresa. Esta situação corrói a produtividade e pode certamente até ter um impacto negativo na retenção dos empregados, para não mencionar as preocupações regulamentares que surgiriam. Em 2021, a SA italiana multou um município (controlador) 80.000 euros devido a uma violação das leis de protecção de dados contra a queixa apresentada por um funcionário sobre a recolha das suas informações sensíveis.

A fim de evitar o backlash regulamentar que muitas vezes amarra a implementação de um programa de monitorização intrusiva, é da maior importância construir confiança dentro da sua equipa. Para o ajudar a lançar as bases de um programa eficaz de monitorização dos funcionários, compilámos algumas dicas essenciais que pode seguir.

Como implementar um programa de monitorização e não perder uma equipa

Num dos nossos inquéritos recentes, descobrimos que um dia extra de folga aumentou a produtividade dos empregados em mais de 5% . Num outro inquérito, pudemos delinear como os tempos activos e inactivos aumentou/diminuiu antes e depois das férias de Natal . Como é que o fizemos? Analisando os dados de monitorização on-line que os nossos clientes acumularam ao longo do período. E como é que isso ajudou? Conseguimos delinear as medidas proactivas que os nossos clientes deveriam tomar para ajudar os seus empregados a sentirem-se melhor e a trabalharem melhor.

A questão é - os dados não mentem. Mas para ter esses dados à sua disposição, precisa de se certificar de que tem um controlo sobre os seus empregados, as suas equipas, e as suas necessidades de trabalho. E é exactamente isso que um "programa de monitorização discreto" pretende fazer. Desde a racionalização dos fluxos de trabalho à identificação de problemas e estrangulamentos, um programa de monitorização discreto pode optimizar processos, priorizar tarefas que necessitam de atenção, aumentar a eficiência operacional, aumentar a produtividade dos funcionários, e reforçar o resultado final.

Eis como implementar um programa de monitorização deste tipo e não perder a equipa:

  1. Comece por Definir os Objectivos de Controlo

    Para implementar o seu programa de monitorização, é imperativo definir primeiro os objectivos de controlo. Isto significa:

    • Identificar os objectivos que pretende alcançar através do seu programa de monitorização

    • Definição de responsabilidades para cada membro da equipa

    • Estabelecer directrizes sobre o que é aceitável e o que não é

    • Preparação de um roteiro para o funcionamento do programa de monitorização

    Ao fazer isto, terá uma ideia clara do que a sua equipa necessita e dos requisitos correspondentes que precisa de ter em vigor. O "roteiro", em particular, estabelece as bases para outras considerações como limites de vigilância, normas de protecção de dados, controlo consensual, etc.

  2. Avaliar os Critérios de Monitorização

    A seguir, é necessário certificar-se de que avalia os critérios de controlo. Isto pode implicar algo do género:

    • Definição do tipo de canal que será monitorizado (por exemplo, e-mail, Internet, chamadas telefónicas)

    • Determinação dos tempos em que a função de monitorização estará activa

    • Avaliar o nível de vigilância que é necessário ter em vigor

    • Avaliar se esse nível cai no âmbito das leis (mais sobre isso mais tarde)

  3. Informar o Pessoal sobre a Função de Monitorização Potencial

    Procurar o consentimento do pessoal e mantê-los a par das funções de monitorização é fundamental. Ter o consentimento informado é imperativo para se ter um programa de monitorização eficaz, uma vez que assegura que se é responsável pelo programa e que não se ultrapassam os limites. Para esse fim, isto envolveria efectivamente:

    • Dizer ao pessoal porquê e como serão monitorizados

    • Explicar os objectivos de controlo (listando os objectivos que pretende atingir)

    • Contar os benefícios/repercussões de cumprir/não cumprir as directrizes (por exemplo, acções disciplinares ou multas)

    • Respondendo às perguntas e preocupações do seu pessoal

    Aqui está algo digno de nota: Embora a GDPR coloque ênfase na procura do consentimento livre dos empregados, isto não implica que qualquer prática de vigilância ou recolha de dados pessoais possa ser prosseguida com base neste consentimento. Por exemplo, se um empregado der consentimento à instalação de uma câmara de CCTV para vigilância, isso não significa que o empregador possa fazer isso. E se a vigilância por vídeo não for permitida por lei ou não recair no âmbito da jurisdição local? Este pode ser um cenário complicado - é melhor evitá-lo.

  4. Estudar as leis específicas da região relevante

    Até agora, estabelecemos que é imperativo assegurar que tenha um domínio firme das leis na sua região que regem o tipo de actividades de controlo que pode exercer.

    Como podem estas leis sugerir direcções para a função de monitorização? Vejamos alguns exemplos:

  5. Escolher um Sistema de Monitorização de Empregados

    Agora que tem uma boa noção das obrigações que precisa de cumprir, é altura de escolher a plataforma correcta de monitorização dos funcionários. Mas como fazê-lo, especialmente quando o mercado parece saturado por um mar de soluções diferentes? Para o ajudar com isso, eis algumas perguntas a responder:

    • Pode o software de monitorização do empregado funcionar de forma discreta? Será concebido de forma a não invadir a privacidade do funcionário?

    • É fácil de implementar? Pode começar a trabalhar imediatamente após a sua inscrição no programa?

    • Como funcionam os módulos de relatórios? Pode facilmente gerar relatórios sobre produtividade, assiduidade, comunicação, e tarefas?

    • Será que recai no âmbito das leis relevantes? Cumpre as normas da sua jurisdição local?

    • Reduz o trabalho manual dos empregados para os ajudar a concentrarem-se em tarefas mais criativas? Por exemplo, o sistema de monitorização reduz o trabalho manual com respeito à criação de folhas de tempos e relatórios?

    No final do dia, uma solução ideal será:

    • Pouco intrusivo: Proporcionar visibilidade holística no local de trabalho sem perturbar os empregados

    • Intuitivo: Fácil de usar e arnês

    • Flexível: Extensível e expansível à medida que o negócio cresce

    • Personalizável: Permite-lhe estabelecer políticas específicas

    • Em conformidade: Apoie a sua legislação e leis locais

    • Escalável: Pode suportar uma série de fluxos de trabalho e processos

    • Custo-eficiente: Permite-lhe melhorar a eficiência operacional e eliminar os estrangulamentos

  6. Consultar um Advogado Local

    Embora as regras gerais estejam amplamente delineadas nos regulamentos, há ainda nuances que precisam de ser exploradas. Por exemplo, digamos que os empregados estão estabelecidos na UE, enquanto que a empresa está sediada em Singapura. Que tipos de princípios se aplicariam a ambos os países? Para captar estas nuances, é necessário procurar os serviços de um perito jurídico. Eles também o orientariam com sucesso sobre a viabilidade do software de monitorização específico que escolheu.

  7. Não Avaliar nas Primeiras Semanas ou Meses

    Como qualquer outro projecto novo, é preciso dar este tempo para se instalar. Não se obtém imediatamente um instantâneo da eficácia. Na medida do possível, permita que os funcionários se adaptem a ter o sistema de monitorização em funcionamento durante algumas semanas ou meses. Não salte logo para as avaliações, ou corre o risco de ser demasiado duro.

    Entretanto, continue a recolher os dados. Quando fizer uma avaliação, já terá conhecimentos profundos associados:

    • Produtividade do local de trabalho no que diz respeito ao tempo activo e inactivo

    • Se existem problemas que surjam no dia-a-dia

    • Desempenho do projecto em termos de tempo e restrições orçamentais

    • Se houver vulnerabilidades de segurança a aparecer com demasiada frequência

    • Se existe uma má utilização generalizada dos recursos da empresa

    • Se a discrição do sistema de monitorização está a funcionar de acordo com as suas expectativas

    • Se o próprio sistema de monitorização está a cumprir as expectativas

    Tais conhecimentos levariam a padrões que o ajudariam a identificar a forma de melhorar os fluxos de trabalho. Também o ajudaria a correlacionar a implementação com variáveis como produtividade total, tempo de paragem e outros factores.

  8. Redefinir as Políticas e Recompensas

    Agora, é tempo de voltar a envolver os empregados e envolvê-los na ideia de serem monitorizados. É aqui que é necessário redefinir as políticas e encorajar as pessoas a pensar em

    • Os potenciais benefícios do sistema de monitorização em vigor (pelo menos como ferramenta motivacional)

    • As recompensas associadas ao desempenho a um determinado nível

    • As consequências de ficar abaixo de um certo padrão

    • Os incentivos com base nos níveis de realização

    Ao tomar estas medidas, está a encorajar os empregados a apropriarem-se do seu desempenho. Eles estariam mais abertos a contribuir para o sucesso do negócio. Da perspectiva do empregador, isto é imensamente viável para forjar fluxos de trabalho concretos.

    Por exemplo, se tiver uma força de trabalho à distância e precisar de acompanhar de perto o seu trabalho - desde a adesão à casa, pode partilhar um calendário online e encorajá-los a fazer o check-in com uma frequência apropriada. Pode levá-los a definir objectivos de desempenho e a fornecer actualizações regulares. Também pode fornecer relatórios de progresso para que possa ver se existem problemas de utilização indevida.

  9. Refinar & Melhorar

    Ao criar um programa de monitorização na sua empresa, há sempre espaço para melhorias. Necessita de rever continuamente o sistema para continuar a avançar. Poderá reparar que os empregados não estão a trabalhar o suficiente. Ou, alguns deles estão a descuidar-se. Talvez, não esteja a receber atempadamente relatórios de progresso. Talvez os funcionários não estejam a tomar posse do feedback. Talvez esteja a faltar ao software alguma funcionalidade que seja fundamental para as suas necessidades.

    Todas essas observações apontam para uma coisa: é preciso aperfeiçoar a abordagem. Continue a falar com os empregados para gerir as suas expectativas. Faça questão de estabelecer pontos de controlo e avaliar os progressos. Revisar as políticas e assegurar que elas são tão relevantes como sempre.

O resultado final

Um programa de monitorização seria considerado um sucesso se o ajudasse a melhorar a cultura de trabalho e o fluxo de trabalho. Para isso, é essencial que instale um programa de monitorização robusto, abrangente e software discreto de monitorização de empregados afinar os processos operacionais após discernimento dos estrangulamentos e ineficiências, e estabelecer uma visão clara com a sua equipa.