Tornar os processos de trabalho mais transparentes e eficientes

Este caso foi partilhado por uma empresa de TI do Canadá. A empresa fornece serviços de desenvolvimento de software a pedido, tais como testes de GQ, soluções empresariais, migração, desenvolvimento de aplicações, e manutenção de aplicações. Os clientes são facturados numa base horária, pelo que o acompanhamento preciso do tempo de trabalho é crucial. A empresa tem uma equipa multinacional, parte da qual trabalha remotamente a partir de outros países. Uma vez que estes empregados vivem em fusos horários diferentes e o horário é flexível para todos os empregados, o acompanhamento manual das horas de trabalho foi um desafio para os gestores. Além disso, eles precisam de monitorizar a actividade dos empregados no trabalho para assegurar que o tempo activo seja também produtivo.

Tendo estes desafios em mente, a empresa contactou a CleverControl com os seguintes requisitos. A ferramenta de monitorização deve ter tido a opção de activar/desactivar a monitorização para que cada empregado pudesse activá-la no início do dia de trabalho e desactivá-la durante as pausas para almoço. Os gestores também precisavam de relatórios precisos de tempo activo, registos da actividade dos empregados durante o dia e avaliações de produtividade.

A empresa decidiu implementar o CleverControl durante seis meses e ver como iria beneficiar a empresa.

Os chefes de equipa viram as vantagens do sistema de monitorização logo na primeira semana. O CleverControl libertou-os das tarefas de rotina de recolha de registos do tempo de trabalho de cada empregado. Podiam também consultar os registos de actividades e ver se o especialista trabalhava no projecto ou se percorria as redes sociais. A visualização ao vivo dos ecrãs dos empregados permitiu não só uma monitorização retrospectiva, mas também um acompanhamento em tempo real do processo de trabalho. Graças aos registos, contar o tempo gasto no projecto e facturar o cliente tornou-se uma tarefa mais fácil. Além disso, a monitorização automatizada poupou diariamente 30-60 minutos de tempo dos chefes de equipa.

A monitorização contínua durante algumas semanas ajudou a manter na empresa um especialista técnico valioso. O líder da equipa notou que o especialista estava a navegar nos locais de trabalho. O líder discutiu-o com ele e soube que o especialista estava à procura de um novo emprego mais bem pago. O especialista sentiu-se ofendido por o seu novo colega, que foi recentemente contratado para um cargo semelhante, ter recebido um salário mais elevado, mas com uma qualificação inferior. Este caso levou a direcção a reconsiderar o sistema de salários e bónus na empresa.

Resumindo a sua experiência de seis meses com a CleverControl, a direcção admitiu que os processos de trabalho se tornaram mais transparentes e eficientes. A empresa renovou o seu contrato com a CleverControl por mais um ano.

• Controlabilidade

  O empregado pode iniciar e parar a monitorização manualmente, o que permite um acompanhamento mais preciso do tempo de trabalho activo.
• Seguimento do tempo

  O seguimento automático do tempo activo dos empregados simplifica a facturação dos clientes numa base horária.
• Rastreio de actividades

  A monitorização do que um empregado faz durante as horas de trabalho ajuda a assegurar que o seu tempo activo também é produtivo.