Melhorar o fluxo de trabalho

No início de 2020, quando a pandemia de Covid-19 estava a ganhar ímpeto, uma agência de marketing de Leeds, como muitas outras empresas, foi forçada a mudar para o modelo de trabalho remoto.

Após as restrições terem sido levantadas, alguns empregados perguntaram se podiam continuar a trabalhar remotamente. A direcção concordou em permitir um modelo de trabalho à distância após a instalação de software de monitorização de empregados. O director explicou-o como uma medida para assegurar o envolvimento dos trabalhadores à distância. O director explicou também que dados podem ser recolhidos e como serão utilizados.

A empresa escolheu a CleverControl por flexibilidade e controlabilidade. Os empregados iam utilizar os seus computadores pessoais para o trabalho, pelo que precisavam da opção de desligar a monitorização no final do dia de trabalho. A segurança dos dados recolhidos era também uma prioridade máxima pela mesma razão, uma vez que o programa podia ocasionalmente capturar alguns dados pessoais. A empresa também necessitava de uma oportunidade de ver o trabalho do pessoal em tempo real para garantir o seu envolvimento.

Os próprios funcionários instalaram CleverControl, o que os fez sentir mais controlo sobre o processo de embarque. Graças à facilidade de utilização e simplicidade, a instalação não exigia qualquer conhecimento de TI e podia ser conduzida por funcionários com menos conhecimentos técnicos. Apenas um punhado de executivos tinha acesso aos registos reunidos para proteger a privacidade do pessoal.

A monitorização revelou que o tempo activo dos empregados remotos nos seus computadores era inferior a oito horas de trabalho. No entanto, cumpriram todos os prazos e foram muito apreciados pelos seus colegas e pela direcção. Durante a conversa com o chefe do departamento, um dos trabalhadores remotos confessou que a sua carga de trabalho era baixa e que tinha muito tempo livre no escritório. Ele tinha pedido para trabalhar à distância para passar secretamente esse tempo livre com a sua família ou nos seus passatempos.

A direcção analisou o trabalho de outros empregados e constatou que a carga de trabalho estava distribuída de forma desigual. Ao oferecer formação adicional e ao redireccionar alguns empregados, a empresa conseguiu atingir níveis mais elevados de envolvimento e produtividade. Estas medidas também ajudaram a aumentar o entusiasmo dos empregados, oferecendo-lhes novas tarefas interessantes.

• Rastreio activo do tempo

  O rastreio do tempo que o empregado trabalha activamente no seu computador ajuda a revelar os folgadinhos e os problemas e a atribuição de responsabilidades.
• Controlabilidade

  Os empregados que utilizam dispositivos pessoais para o trabalho podem desactivar a monitorização após o fim do dia de trabalho e não se preocupar com a segurança dos seus dados privados.
• Monitorização em tempo real

  A monitorização dos empregados em tempo real permite aos gestores ver no que trabalham e detectar quedas de produtividade.