Melhorar os processos de trabalho numa equipa em crescimento

Hoje estamos a falar com Daniel, um dos principais gestores de uma agência imobiliária nos EUA. A sua agência procurava implementar um sistema de monitorização de empregados para avaliar o trabalho do seu crescente pessoal. "Não vimos quaisquer problemas graves de disciplina ou produtividade quando tínhamos uma pequena equipa", diz Daniel, um dos gestores. "Mas à medida que a nossa equipa foi crescendo, tornou-se cada vez mais difícil assegurar o envolvimento de cada funcionário. Estávamos à procura de uma ferramenta eficaz para prevenir possíveis problemas disciplinares no futuro".

A empresa escolheu um plano de três meses para testar como se enquadraria no seu ambiente de trabalho. No início, o sistema de monitorização causou preocupações entre os empregados, mas o gerente apresentou-lhes o resultado final. "Explicámos que a CleverControl estava lá para melhorar o clima no escritório, não para espiar ou criar tensão desnecessária", diz Daniel. "Por exemplo, poupava-os de tarefas incómodas como entrar e sair e acompanhar o seu tempo de trabalho". A monitorização também ajudou a distribuir a carga de trabalho de forma justa. Alguns dos funcionários mais experientes estavam descontentes por terem de fazer algum trabalho para os seus novos colegas que não eram suficientemente experientes. Analisando os registos das conversas de trabalho recolhidos pela CleverControl, a direcção encontrou os principais estrangulamentos que os novos empregados enfrentavam. Isto permitiu-lhes ajustar o programa de introdução aos novos funcionários para resolver estes estrangulamentos antes de estes surgirem.

No entanto, a tarefa mais desafiante foi o acompanhamento de agentes fora do escritório, por exemplo, quando mostravam apartamentos aos clientes. Embora a CleverControl ainda não ofereça muitas funcionalidades para monitorizar os trabalhadores de campo, algumas das opções existentes, como a geolocalização em computadores MacOS, vieram a calhar. Graças a ele, o gerente soube que um dos agentes tinha o hábito de passar 1-1,5 horas num café a navegar na Internet sem fazer nada depois de conhecer o cliente. O agente sempre disse ao gerente que tinha passado todo esse tempo a mostrar a casa aos clientes.

Três meses de utilização do CleverControl mostraram-nos algumas áreas que poderiam ser melhoradas", diz Daniel. "Iremos alargar a nossa licença e ver como estas melhorias funcionam".

• Rastreio da actividade do utilizador

  Esta funcionalidade acompanha automaticamente o início e o fim do trabalho e o tempo activo. Poupa aos empregados o tempo de entrada e saída e o controlo manual do tempo.
• Monitorização IM

  Os chats de trabalho podem servir como uma valiosa fonte de informação sobre o fluxo de trabalho no escritório, em particular, as dificuldades que os empregados enfrentam.
• Geolocalização

  O gestor pode ver a localização do dispositivo no painel de controlo e garantir que o trabalhador de campo se mantém no bom caminho.