Como as reuniões regulares podem afectar a produtividade

A motivação e o sentido de responsabilidade não são os únicos factores determinantes da produtividade do seu pessoal. A organização do trabalho, por mais estruturada e lógica que seja, pode ser prejudicial se não considerar a personalidade do empregado.

A empresa de web design do nosso caso de hoje é o nosso cliente de longa data. Começaram a utilizar CleverControl em 2017, quando a sua equipa era composta por apenas cinco pessoas, incluindo o director. Desde então, o seu arranque tornou-se uma pequena empresa, tal como a sua base de clientes, a complexidade das encomendas e, consequentemente, o pessoal. Se anteriormente o funcionário podia discutir rapidamente o projecto em curso com o director ou o colega pelo distribuidor de água ou durante o intervalo, a equipa maior exigia outras formas de organização. O director decidiu sobre briefs diários obrigatórios e reuniões mensais; além disso, os funcionários organizavam as suas próprias reuniões quando precisavam de discutir a tarefa actual. No final, o funcionário poderia ter duas ou três reuniões por dia. Para alguns empregados, a oportunidade de apresentar os resultados do seu trabalho, participar em discussões ao vivo e sentir-se parte da equipa foi uma enorme motivação e inspiração. Outros, pelo contrário, não se congratularam com o novo fluxo de trabalho.

O director notou que um dos funcionários superiores que lá estava desde o primeiro dia mostrou uma produtividade mais baixa do que o habitual. O director inspeccionou os registos recolhidos no computador do empregado pela CleverControl e encontrou um padrão frustrante. Períodos significativos de inactividade ou de actividade improdutiva seguiram-se a cada reunião em que o funcionário teve de participar. O empregado navegou por websites e fóruns de notícias ou jogou pequenos jogos antes de voltar ao trabalho cerca de uma hora após a reunião.

O empregado foi introvertido, pouco comunicado com os seus colegas sobre outros tópicos para além do trabalho e preferiu trabalhar sozinho. Confessou que cada reunião, especialmente uma espontânea, o esvaziava e descarrilou e o empregado precisava de tempo para recuperar o foco. Este caso levou o director a reconsiderar o fluxo de trabalho para ter em conta as personalidades dos empregados. O funcionário introvertido foi autorizado a visitar apenas as reuniões obrigatórias onde a sua presença e perícia eram absolutamente necessárias. Além disso, o director trabalhou no sentido de diminuir o número de briefs.

• Monitorização da actividade

  Os longos períodos de inactividade atraíram a atenção do director para a falta de atenção do empregado durante o dia de trabalho.
• Rastreio dos sítios Web visitados

  Os sítios web improdutivos foram outro sinal de falta de envolvimento do empregado.
• Diário de eventos

  A análise da actividade do empregado no computador ajudou a revelar a razão da sua improdutividade.