Fraudes no local de trabalho

As fraudes com operações de armazém, contabilidade de mercadorias ou logística são algumas das mais populares nos sectores da venda a retalho e dos serviços. Elas custam às empresas mais de um terço de todos os negócios perdidos, mas muitas vezes passam despercebidas. Alguns dos esquemas de fraude mais generalizados são os seguintes:

• Um trabalhador no armazém regista menos mercadorias do que aquelas que aceita e embolsam a diferença.

• Um trabalhador de armazém anula uma parte de produtos de qualidade como defeituosa e rouba-os.

• Um trabalhador de armazém anula uma parte de produtos de qualidade como defeituosa e rouba-os.

  Partilham a diferença entre o preço real e o preço inflado.

Convidámos Katherine, a proprietária de uma cadeia de salões de beleza, para experimentar a nossa solução e ver como ela pode beneficiar o seu negócio em crescimento. Tal como a maioria dos proprietários de empresas, Katherine utilizou sistemas de videovigilância nos seus salões. Mas ela procurava formas de monitorizar mais de perto os seus empregados, especialmente administradores, contabilistas e gestores de salões de beleza.

A empresa já vinha utilizando CleverControl há um ano para avaliar a qualidade do serviço ao cliente e manter a disciplina de trabalho. Os gestores utilizaram os relatórios recolhidos principalmente para acompanhar o início e o fim do dia de trabalho e ver as capturas de ecrã para ver como os empregados trabalham e como comunicam com os clientes.

CleverControl permitiu a Katherine controlar a qualidade do serviço ao cliente. Ela podia ler e-mails e registos de conversas com os clientes no website. "Descobri um hábito peculiar de um dos administradores", diz Katherine. Quando a administradora teve de lidar com a atitude negativa de um cliente no chat e começou a perder a paciência, ela escreveu uma resposta muito emocional e até rude, mas não a enviou. Depois apagou a primeira resposta e escreveu uma resposta educada e profissional. "Acho que a ajuda a descarregar as suas emoções", admite Katherine. "Mas um toque acidental do dedo pode arruinar a nossa reputação, por isso avisei o administrador sobre a inadmissibilidade de tal comportamento".

A monitorização com CleverControl também revelou um problema muito mais grave. Katherine tinha uma vaga suspeita de que o gerente de um dos salões estivesse a roubar produtos de cuidado. Os documentos e o stock estavam sempre em ordem durante o inventário, e o dono do salão não tinha qualquer prova de roubo.

O CleverControl ajudou a Katherine a revelar o seguinte esquema de fraude. Por exemplo, o fornecedor enviou a factura de dez frascos de creme hidratante ao contabilista de Katherine. Após receber o pagamento, o fornecedor entregou a encomenda ao salão, mas o gerente do salão registou apenas nove frascos no programa de contabilidade e roubou o décimo. Ela cometeu regularmente estas fraudes com outros produtos de cuidados premium. A fraude foi revelada quando Katherine comparou capturas de ecrã e keylogs do computador do gerente com as facturas do fornecedor. A gerente também se gabou em conversas com os seus amigos de nunca ter comprado um único frasco de champô desde que ela começou a trabalhar no salão. Capturas de ecrã destas conversas também foram capturadas pela CleverControl no seu computador de trabalho. Katherine despediu o gerente e penalizou o contabilista por negligência. A contabilista foi responsável por comparar o número de encomendas, entregas e fornecimentos registados, mas ela nunca o fez.

CleverControl excedeu as minhas expectativas", admite Katherine. "É muito fácil de utilizar e regista realmente tudo o que os meus trabalhadores fazem nos seus computadores". Sem ele, poderia nunca obter provas da fraude do gerente. Indicou também alguns pontos fracos no trabalho que precisavam de ser melhorados.

• Keylogging

  Esta característica mostrou os casos de comunicação inadequada com os clientes e forneceu provas da fraude do gestor.
• Capturas de ecrã e gravação de ecrã

  Estes registos serviram como prova adicional da fraude do gestor.
• Visualização ao vivo

  O fluxo em directo dos ecrãs dos empregados permitiu a Katherine ter mais controlo sobre o processo de trabalho.