A estratégia de sucesso para criar equipas virtuais de elevado desempenho

O discurso sobre a criação de equipas de elevado desempenho está em constante evolução, mas também sempre presente. Se alguma vez se deparar com textos do início dos anos 2000 ou mesmo do final dos anos 90, notará que a procura da sinergia e da excelência colectiva é quase sempre central no discurso do sucesso organizacional. E faz todo o sentido, mesmo que o ecossistema em que se encontra atualmente seja excecionalmente diferente.

Por exemplo, um clássico McKinsey Quarterly O artigo do ano de 1992 centra-se na forma como a visão é parte integrante da ideia de elevado desempenho e que deve ser racional e emocional - deve "excitar, envolver e assustar". Esta ideia continua a ter o seu mérito e continuará a tê-lo em todos os domínios.

Ou se passar por Gallup's opinion piece de 2009, encontrará a resolução de conflitos, a prioritização de tarefas, o empenho, a diversidade e muito mais como ingredientes essenciais de um trabalho de equipa eficaz. Sem dúvida, estes princípios de criação de equipas e de gestão para promover um elevado desempenho são intemporais. Abordam tanto a dinâmica interpessoal como os aspectos práticos do trabalho em equipa.

Mas embora a essência e os fundamentos das equipas de elevado desempenho continuem a ser super relevantes, o facto de a maioria das equipas ter de funcionar virtualmente ou em configurações híbridas introduz variáveis e desafios que são, no verdadeiro sentido, sem precedentes. Preparados nos últimos anos, mas ainda assim - sem precedentes.

Trata-se de um novo modo de trabalho que exige reflexão, ponderação, planeamento, tempo, tecnologia e elevados padrões de liderança.

Vou pedir emprestada a definição de um, artigo académico de 2010 porque é excelente, mas com algumas modificações.

A equipa virtual é caracterizada por "pequenos grupos temporários de trabalhadores do conhecimento dispersos geograficamente, organizacionalmente e/ou no tempo, que coordenam [e realizam] o seu trabalho predominantemente com tecnologias electrónicas de informação e comunicação".

Exceto que as equipas virtuais já não são "temporárias" ou "pequenas". A pandemia da COVID-19 acelerou drasticamente a adoção do trabalho remoto e híbrido. Estas equipas podem agora abranger departamentos inteiros ou mesmo organizações, com membros que abrangem diversos fusos horários e culturas.

Com as intervenções tecnológicas e o surgimento de plataformas de colaboração baseadas na nuvem, em particular, a mudança para o trabalho virtual é uma alternativa. As empresas podem utilizar software de gestão de projectos, soluções de vigilância dos trabalhadores, aplicações de mensagens instantâneas, repositórios de documentos partilhados e até ambientes de realidade virtual para promover a colaboração.

Assim, em 2024, as equipas virtuais já não se limitam, por exemplo, aos profissionais de informática. Abrangem vários sectores e funções, desde o serviço ao cliente e as vendas até ao marketing e às finanças. Mesmo as funções tradicionalmente práticas, como a engenharia e a produção, estão a ser cada vez mais adaptadas à colaboração virtual através da utilização de ferramentas de monitorização remota, soluções de realidade aumentada e simulações digitais.

De acordo com o relatório 2023 State of Remote Work relatório Na Buffer, 98% dos funcionários preferem o trabalho remoto. Recomendam-no a amigos e colegas de trabalho. Da mesma forma, o recente estudo da Robert Half survey revela que 78% dos trabalhadores preferem regimes de trabalho flexíveis.

De facto, a mudança para equipas virtuais não é apenas uma tendência passageira, mas uma transformação fundamental na forma como abordamos o trabalho. Isto porque os benefícios de uma equipa virtual bem organizada e de elevado desempenho são multifacetados e de grande alcance. Por exemplo:

Sim, pode argumentar-se que o ambiente de escritório tradicional promove a colaboração e a criatividade através de interações pessoais. E é verdade, sem dúvida. Mas os funcionários numa configuração virtual podem trabalhar em ambientes mais propícios à sua produtividade pessoal - quer seja um escritório tranquilo em casa, um café acolhedor ou qualquer espaço livre das distracções habituais do escritório.

De facto, os dados confirmam este facto. Por exemplo, um Fórum do Futuro relatório sublinha que os trabalhadores de equipas virtuais apresentam uma produtividade 29% superior. Também registam uma capacidade de concentração 53% superior.

Voltando ao relatório da Buffer, 71% dos inquiridos afirmaram que estabelecer limites de trabalho é fundamental. E 45% mencionaram que é mais fácil fazer isso quando estão a trabalhar numa configuração virtual. Podem criar o seu dia da forma que melhor se adapte às suas necessidades pessoais e profissionais. Esta autonomia permite-lhes gerir o seu tempo de forma mais eficaz e podem atender aos seus compromissos pessoais, quer se trate de passar tempo com a família, dedicar-se a passatempos ou mesmo apenas tirar um momento para recarregar energias.

Essa flexibilidade é, de facto, uma vantagem estratégica para as empresas, pois pode levar a uma força de trabalho mais satisfeita, produtiva e resiliente. E as empresas percebem que a análise da Robert Half do ecossistema de empregos nos EUA destaca que houve um crescimento de 14% nas ofertas de empregos híbridos em diferentes estados entre o primeiro trimestre de 2023 e o primeiro trimestre de 2024.

Ao fazer a transição para um modelo virtual, as empresas podem reduzir substancialmente as despesas operacionais. Por exemplo, a eliminação da necessidade de um escritório físico significa que as empresas podem poupar na renda, que é frequentemente uma das maiores despesas gerais das empresas. Além disso, é possível poupar em serviços como a eletricidade, a água e a Internet, que já não precisam de ser fornecidos em grande escala para um escritório inteiro.

Sim, é necessário configurar sistemas de colaboração em linha, ter ferramentas de gestão de projectos, colaboração e monitorização dos empregados, mas estes custos são normalmente muito inferiores aos da manutenção de um espaço físico de escritório. Sem esquecer os custos relacionados com subsídios de deslocação, refeições ligeiras no escritório e comodidades no local. Embora as empresas devam reinvestir algumas destas poupanças em benefícios virtuais - como subsídios para o escritório em casa, programas de bem-estar ou actividades de formação de equipas online - a despesa global é geralmente inferior.

A gestão de equipas virtuais tem também um outro lado que mantém os líderes divididos.

Neste artigo, estamos a falar de equipas de alto desempenho e, por isso, é fundamental abordar a queda de produtividade ou a perceção dos líderes sobre a mesma. As distracções em casa, os ambientes de trabalho inconsistentes e a falta de supervisão direta podem levar a níveis de produtividade desiguais entre os membros da equipa.

A 2022 Microsoft estudo revelou que 85% dos líderes consideram difícil criar confiança em torno do facto de os empregados estarem a ser produtivos numa configuração híbrida. Neste estudo:

• 87% dos funcionários declararam que são produtivos
• 12% dos líderes têm plena confiança na produtividade dos empregados

Por isso, existe definitivamente esta desconexão gritante, que é uma questão fundamental e um obstáculo à criação de equipas de elevado desempenho.

Para funções bem definidas e perfis que dispõem de sistemas muito claros, a transição para um sistema virtual ou ambiente de trabalho híbrido pode ser relativamente fácil. No entanto, para muitas funções, especialmente as que são mais fluidas ou colaborativas por natureza, a falta de clareza nas expectativas, objectivos e responsabilidades pode tornar-se um obstáculo significativo ao sucesso.

Esta clareza é difícil de cultivar. Uma vez cultivada, dá seguramente frutos. Por exemplo, o estudo da Microsoft acima mencionado sublinha que "a clareza é fundamental". Os trabalhadores com essa clareza têm 3,95 vezes mais probabilidades de ficar e 4,5x mais probabilidades de ficarem satisfeitos com o seu trabalho.

Como foi referido logo no início, o modo de trabalho virtual exige reflexão, ponderação, planeamento, tempo, tecnologia e elevados padrões de liderança.

Avaliar as necessidades e dinâmicas únicas de uma equipa virtual é o primeiro passo. Os líderes devem ter em conta as diversas origens, estilos de trabalho e circunstâncias pessoais dos membros da sua equipa.

Devem também ter em conta os requisitos da empresa. Este ato de equilíbrio exige que os líderes sejam simultaneamente empáticos e estratégicos.

Num ambiente virtual, onde os ajustes espontâneos são menos viáveis, um planeamento meticuloso torna-se ainda mais importante.

• Por um lado, os líderes devem antecipar potenciais desafios, como diferenças de fuso horário, atrasos de comunicação e níveis variáveis de disponibilidade dos membros da equipa. Devem incorporar estas considerações no calendário do projeto.
• Em segundo lugar, os objectivos que nascem destas considerações devem ser "intelectuais, racionais, credíveis". O roteiro para atingir estes objectivos deve, por conseguinte, ser "quantificado, definido e medido".

Os líderes devem garantir que as suas equipas têm acesso a ferramentas fiáveis e de fácil utilização que facilitem a comunicação, a colaboração e a gestão eficaz de projectos.

Colaboração em tempo real

Ferramentas como o Slack, o Microsoft Teams, etc., podem revelar-se extremamente viáveis para a comunicação instantânea com toda a empresa, actualizações e discussões profundas. O Slack, por exemplo, permite a criação de grupos e canais onde as discussões podem ser organizadas por projeto ou tópico. Membros específicos da equipa podem ser convidados para esses grupos.

Gestão de projectos

Ferramentas como Asana, Trello ou Jira são indispensáveis para acompanhar as tarefas, os prazos e o progresso geral do projeto. A Atlassian, responsável pelo desenvolvimento do Jira, comunicou um Aumento de 3x em lugares pagos no terceiro trimestre de 2024. O seu modelo de nuvem é incrivelmente útil para empresas totalmente remotas. O mesmo acontece com a maioria das soluções específicas de gestão de projectos.

Monitorização da produtividade

Monitorizar a atividade dos colaboradores num ambiente virtual pode ser um desafio, mas é essencial para manter a produtividade e garantir que os membros da equipa se mantêm no caminho certo e não se descuidam.

Uma ferramenta como CleverControl pode permitir uma monitorização abrangente e bem sucedida da produtividade, actuando como um poderoso assistente virtual. Por exemplo, pode facilitar:

• Acompanhamento da atividade em tempo real, que é possível graças a funcionalidades como a gravação de ecrã, a monitorização da webcam e muito mais
• Reconhecimento facial para uma maior responsabilização, redução do trabalho e do roubo de tempo
• Relatórios e análises abrangentes, que podem transmitir tendências de produtividade ao longo do tempo e melhorar as análises de desempenho, as optimizações do fluxo de trabalho e a identificação de estrangulamentos

Criar equipas virtuais de elevado desempenho é uma arte e uma ciência. Os líderes devem ter em conta as nuances objectivas e quantificáveis do negócio. Mas, ao mesmo tempo, têm de compreender as facetas emocionais e empáticas da gestão e da superação de equipas dispersas.

Para começar, podem concentrar-se em obter controlo sobre os dados. A implementação de ferramentas e tecnologias que proporcionem acesso em tempo real a informações precisas e acionáveis deve ser uma prioridade máxima.