Monitorização do desempenho dos trabalhadores: 6 métodos eficazes

O desempenho dos trabalhadores é a base de qualquer empresa que pretenda manter-se competitiva. Os colaboradores com um elevado desempenho aumentam os lucros e a satisfação dos clientes, criando uma imagem positiva da empresa.

A monitorização do desempenho dos colaboradores é essencial para compreender as contribuições individuais, identificar áreas de melhoria e recompensar os melhores desempenhos. Medidas atempadas de apoio à produtividade são a chave para ajudar cada colaborador e a empresa a revelar o seu verdadeiro potencial. No entanto, o desempenho é um termo abrangente; o seu significado pode variar consoante a organização, a área e o cargo. O que é que um gestor deve avaliar exatamente e qual é a melhor forma de o fazer? Responderemos a estas perguntas neste artigo.

Na aceção tradicional, o desempenho dos trabalhadores é a qualidade, a eficiência e a quantidade de trabalho produzido.

Para avaliar a qualidade do trabalho, deve verificar se o trabalho do trabalhador corresponde às expectativas e às normas da indústria/empresa. Verificar se o trabalhador cumpriu os seus objectivos e se deu o seu melhor durante a execução da tarefa. Dependendo do domínio e do cargo, os indicadores qualitativos podem ser:

• Satisfação do cliente: o grau de satisfação dos clientes em relação ao trabalho do empregado; a rapidez e a qualidade com que o empregado responde aos seus pedidos; se o empregado respeita o código de conduta, etc.

• Trabalho de equipa e colaboração: a forma como o trabalhador trabalha com os outros, contribui para os objectivos da equipa e apoia os colegas.

• Iniciativa: se o trabalhador é capaz de assumir novas tarefas, propor novas ideias e resolver problemas de forma autónoma.

• Adaptabilidade: a flexibilidade do trabalhador para lidar com situações de mudança e novos desafios.

• Comunicação: a eficácia com que o trabalhador consegue comunicar com os colegas, os clientes e a direção.

A quantidade refere-se à produção do empregado - o número de itens produzidos. Pode parecer que a quantidade só pode ser medida na indústria transformadora, mas, na realidade, pode referir-se a qualquer item, incluindo os não materiais: vendas geradas, projectos concluídos, chamadas efectuadas, etc.

A eficiência mede a rapidez e a eficácia com que as tarefas são concluídas, como o tempo por unidade produzida ou o tempo de resposta do serviço ao cliente. Refere-se ao cumprimento de prazos, à conclusão de tarefas a tempo sem sacrificar a qualidade e à utilização dos métodos mais eficientes para atingir os objectivos de trabalho. A eficiência pode ser medida em:

• Artigos produzidos/tarefas concluídas por hora/dia/mês;

• Tempo de inatividade da máquina - o tempo em que o equipamento não está operacional devido a manutenção, avarias ou outros problemas;

• Consumo de materiais e resíduos - a quantidade de materiais ou fornecimentos que são utilizados ou deitados fora;

• Tempo de ciclo - o tempo que demora a concluir um processo do início ao fim;

• Defeitos por unidade - o número de erros ou defeitos encontrados numa unidade de produção.

Muitas organizações modernas dão prioridade ao bem-estar e ao empenhamento dos trabalhadores, juntamente com as métricas tradicionais. Esta abordagem é razoável. Os empregados desmotivados faltam mais frequentemente ao trabalho, são improdutivos e afectam negativamente os seus colegas de trabalho e clientes. Só nos EUA, isso custa às empresas cerca de 34% do salário anual do trabalhador ou 450-550 mil milhões de dólares por ano. Pelo contrário, as equipas altamente empenhadas apresentam uma rentabilidade 23% superior.

Ao medir o empenhamento, os gestores podem ter em conta:

• Satisfação profissional global;

• Satisfação dos trabalhadores com o equilíbrio entre a vida profissional e a vida privada;

• A perceção dos trabalhadores sobre as oportunidades de crescimento e de carreira na empresa;

• Satisfação com a cultura da empresa;

• Rotatividade voluntária/involuntária;

• Absentismo.

Para além da quantidade, qualidade, eficiência e envolvimento, pode valer a pena analisar as métricas comportamentais que também podem afetar o desempenho:

• Ética de trabalho: a dedicação, o empenho e o profissionalismo do trabalhador.

• Assiduidade e pontualidade: the employee's reliability and adherence to work schedules.

• Conformidade: a adesão do empregado às políticas, procedimentos e regulamentos da empresa.

A avaliação do desempenho é um processo sistemático de avaliação do desempenho dos trabalhadores em relação a objectivos e expectativas pré-determinados. É um excelente método para discutir os resultados alcançados, revelar áreas a melhorar e estabelecer novos objectivos.

As avaliações de desempenho requerem uma preparação exaustiva. Comece por definir expectativas claras: defina as responsabilidades e as expectativas de desempenho e estabeleça objectivos claros e mensuráveis. Acompanhe o desempenho dos trabalhadores durante um determinado período e recolha dados quantitativos e qualitativos. As reacções dos gestores, colegas e clientes serão um contributo valioso para o panorama geral do desempenho.

Durante a avaliação, tente criar um ambiente confortável e aberto para a discussão. Ofereça tanto um reforço positivo como um feedback construtivo sobre as áreas a melhorar. Seja específico - dê exemplos que sustentem o seu feedback. Incentive o trabalhador a partilhar a sua perspetiva e preocupações. No final da avaliação, crie um plano para resolver os problemas de desempenho e as áreas a melhorar.

As avaliações de desempenho são eficazes se forem efectuadas regularmente. No entanto, 69% das empresas organiza-as apenas uma ou duas vezes por ano, o que não é suficiente.

80% of employees preferem receber feedback regular em vez de avaliações anuais. Os check-ins individuais são uma excelente forma de preencher o vazio entre as avaliações de desempenho e de se manter atualizado em relação ao fluxo de trabalho. Enquanto as avaliações de desempenho se centram principalmente no desempenho anterior e abrangem períodos mais alargados, os check-ins servem para manter uma comunicação regular e garantir que tudo está a correr bem. Normalmente, ocorrem com maior frequência, muitas vezes semanal ou quinzenalmente, e são mais informais. Os check-ins centram-se em projectos específicos, abordando tarefas quotidianas e prestando apoio atempado.

O software de monitorização de empregados é uma ferramenta valiosa para monitorizar o desempenho. Recolhe dados extensivos sobre a utilização do computador do empregado, permitindo ver para onde vai o tempo de trabalho e como são utilizados os recursos da empresa, para garantir o cumprimento das políticas da empresa e reforçar a segurança.

O software de monitorização de empregados recolhe e analisa os dados de atividade e apresenta-os sob a forma de gráficos de tendências de produtividade, assiduidade e utilização de software e da Internet. As ferramentas avançadas oferecem funcionalidades adicionais, como a transmissão em direto dos ecrãs dos empregados, permitindo-lhe ver em que estão a trabalhar. O CleverControl, o software líder para monitorizar o desempenho dos empregados, introduziu recentemente a pontuação de IA. O algoritmo baseado em IA analisa a atividade do empregado, compara-a com os padrões da indústria, calcula uma pontuação de produtividade individual e fornece recomendações.

O software de monitorização de empregados poupa muito tempo e esforço aos gestores. Em vez de reverem manualmente os relatórios de desempenho e de assiduidade, podem obter estatísticas com um simples clique no rato. Graças à sua funcionalidade abrangente e análise profunda, estes programas podem ser utilizados como forma de monitorizar o desempenho dos trabalhadores, isoladamente ou em combinação com outros métodos. Por exemplo, a informação recolhida pode ser utilizada para avaliações anuais do desempenho. O software de monitorização dos empregados pode ser utilizado para recolher métricas qualitativas e de eficiência e para avaliar o empenho dos empregados.

A implementação de software de monitorização de funcionários exige transparência e respeito pela privacidade. Utilize-o para medir a produtividade e identificar áreas a melhorar. Recolha apenas os dados estritamente necessários e garanta o cumprimento das leis e regulamentos aplicáveis. Recomenda-se que os funcionários sejam notificados sobre a monitorização e que lhes sejam explicados os objectivos da mesma, para evitar criar pressões desnecessárias e problemas de confiança.

O software de gestão de tarefas é outra ferramenta valiosa para acompanhar o desempenho. Enquanto os programas de monitorização dos empregados controlam a atividade geral dos empregados, o tempo inativo/ocioso e as distracções, os gestores de tarefas concentram-se em projectos e tarefas específicos. Estes sistemas podem monitorizar o progresso das tarefas dos empregados, permitindo-lhe identificar potenciais problemas numa fase inicial e prestar apoio atempado. Verá o tempo que um colaborador demora a concluir a tarefa, acompanhará o seu progresso e responsabilizá-lo-á pelo cumprimento dos prazos. Pode observar o volume de trabalho de cada colaborador, redistribuí-lo uniformemente pela equipa e revelar os colaboradores com melhor desempenho e os colaboradores com dificuldades.

O software de gestão de tarefas funciona bem para recolher métricas de desempenho quantitativas, qualitativas e de eficiência. Para tirar o máximo partido destas ferramentas, defina objectivos claros e exequíveis para cada colaborador, acompanhe os progressos e dê feedback atempado.

As avaliações pelos pares consistem na obtenção de feedback sobre o desempenho de um trabalhador por parte dos seus colegas. Estas avaliações complementam o feedback dos gestores e dos subordinados e oferecem uma perspetiva diferente e valiosa. Além disso, os trabalhadores podem sentir-se mais empenhados e valorizados quando os seus pares participam na avaliação do seu desempenho.

Para encorajar um feedback honesto, assegure-se de que as avaliações são anónimas e se centram em competências e comportamentos específicos relevantes para a função do empregado.

Envolver os empregados na avaliação do seu desempenho é um método valioso de monitorização. Promove a responsabilização, melhora o envolvimento e apresenta uma perspetiva única. Os colaboradores têm a oportunidade de expressar as suas opiniões sobre o seu desempenho, tarefas, colegas, potenciais preocupações e sugestões.

O autocontrolo pode ajudar os trabalhadores a compreender melhor os seus pontos fortes e fracos. Pode até aumentar a produtividade: é mais provável que os trabalhadores atinjam os seus objectivos quando acompanham ativamente o seu progresso e o ajustam conforme necessário.

Adaptar a sua estratégia de monitorização do desempenho dos trabalhadores às necessidades específicas da sua empresa é crucial para obter os melhores resultados. Existem vários métodos disponíveis, mas a abordagem mais eficaz envolve frequentemente uma combinação de técnicas.

Ao tirar partido do poder das avaliações de desempenho regulares, dos controlos individuais, do software de monitorização dos colaboradores, das ferramentas de gestão de tarefas, das avaliações pelos pares e da auto-monitorização, pode criar um sistema abrangente que apoia o desenvolvimento dos colaboradores, promove um ambiente de trabalho positivo e impulsiona o sucesso geral da empresa.