신뢰를 훼손하지 않고 탐색 활동을 추적하는 모범 사례

직장 내 브라우징 활동 추적에는 일반적으로 방문한 웹사이트, 검색어, 소셜 미디어 활동, 채팅(때때로 메시징 로그 포함) 기록이 포함됩니다. 때로는 고용주가 파일 전송 및 키 입력(예: 메시지 또는 검색어)을 추적할 수도 있습니다.

조직에서는 인터넷 활동 모니터링을 위해 여러 가지 방법 중 하나를 사용할 수 있습니다.

1. 라우터 구성을 통한 네트워크 모니터링: 인터넷 트래픽을 기록하도록 라우터를 설정합니다.
2. 프록시 서버와 방화벽은 관리 검토를 위해 인터넷 트래픽을 기록할 수 있습니다. 또한 부적절한 웹사이트에 대한 액세스를 차단할 수도 있습니다.
3. 직원 모니터링 소프트웨어는 검색 기록 및 소셜 미디어 활동을 포함한 모든 직원 컴퓨터 활동을 기록하고 사이트 차단 기능을 갖추고 있습니다.

인터넷 활동 추적의 합법성은 해당 지역의 주 및 지방 법률에 따라 다릅니다. 예를 들어, 미국 법률에 따르면 직원 모니터링은 일반적으로 합법적입니다. 전자통신개인정보보호법(ECPA)은 일반적으로 고용주가 합법적인 비즈니스 목적을 추구하는 경우 회사 소유 장치 및 네트워크를 모니터링할 수 있도록 허용합니다. 일부 주에서는 조직이 직원에게 추적 활동에 대해 알릴 것을 촉구합니다. 다른 주에서는 고용주의 재량에 따라 통지를 남깁니다. 고용주는 또한 모니터링 범위와 관행을 설명하는 명확한 정책을 마련하는 것이 좋습니다.

일반 데이터 보호 규정(GDPR)은 EU 내 직원 컴퓨터 활동 추적을 관리합니다. 이에 따라 조직은 데이터 수집을 합법적인 비즈니스 목적에 꼭 필요한 것으로 제한하고 직원에게 모니터링에 대해 알리고 종종 동의를 얻어야 합니다.

호주, 인도, 캐나다, 덴마크 및 기타 국가에도 유사한 데이터 보호 규정이 적용됩니다.

다른 관할권에서는 개인정보 보호가 더 엄격합니다. 예를 들어 그리스에서는 고용주가 법적 승인을 받거나 합법적인 사업 목적을 갖고 있지 않는 한 전자 감시가 금지됩니다. 네덜란드에서는 조직이 직원 모니터링을 구현하기 위해 직원 개인 정보 보호 권리보다 더 중요한 합법적인 비즈니스 이익을 가질 것을 요구합니다. 핀란드에서는 이메일, 전화, 컴퓨터 사용에 대한 모니터링을 제한합니다.

이 섹션에서는 다양한 관할권에서 직원 모니터링의 적법성에 대해 간략하게 설명했습니다. 전반적으로 직원 모니터링은 대부분의 국가에서 일반적으로 합법적이지만 고용주의 이익과 직원의 개인 정보 보호 권리 사이의 균형을 맞추는 것이 점점 더 강조되고 있습니다. 조직에서 추적 관행을 구현하기 전에 법률 전문가와 상담하는 것이 좋습니다.

탐색 활동을 추적하면 조직과 직원 모두에게 이익이 될 수 있으며 그 방법은 다음과 같습니다.

1. 모니터링으로 생산성이 향상됩니다. 수신되는 채팅 메시지나 쇼핑 웹사이트를 확인하려는 유혹에 맞서는 것은 어려울 수 있으며 모든 사람이 이를 거부할 수는 없습니다. 탐색 활동을 추적하면 개인 탐색, 소셜 미디어, 비디오 플랫폼 등과 같은 업무와 관련 없는 활동에 과도한 시간을 소비하는 직원이 드러납니다. 이 정보를 통해 관리자는 방해 요소를 차단하는 등 집중력과 생산성을 향상하기 위한 조치를 취할 수 있습니다.
2. 수집된 데이터는 기술 격차를 드러냅니다. 직원이 업무에 필요한 특정 앱의 사용법을 자주 검색하는 경우 추가 교육이 필요할 수 있습니다. 직원의 검색 기록을 분석하면 해당 직원에게 부족한 기술과 지식에 대한 단서를 얻을 수 있습니다. 그 후에는 그에 따라 교육 및 개발 프로그램을 계획할 수 있습니다.
3. 추적은 데이터 보안을 강화합니다. 강력한 DLP 솔루션은 중요한 회사 데이터에 대한 무단 직원 액세스, 공유 또는 다운로드를 감지하고 방지할 수 있습니다.
4. 모니터링은 회사 네트워크 보안을 강화하는 데 도움이 됩니다. 특수 소프트웨어는 악성 웹사이트에 액세스하거나 감염된 파일을 다운로드하려는 시도를 식별할 수 있습니다.

모든 이점에도 불구하고 직원 검색 활동을 추적하는 것이 비윤리적으로 구현되면 역효과를 낳을 수 있습니다. 여기서 가장 우려되는 점은 직원의 개인정보 보호입니다. 직원에게는 개인 정보 보호에 대한 권리가 있으며, 너무 침해적인 모니터링 방법을 사용하면 불신, 적대적인 작업 환경, 심지어 법적 영향을 받을 수도 있습니다. 직원들은 세세하게 관리되고 신뢰받지 못한다고 느낄 수 있으며, 이는 직업 만족도를 감소시키고 다른 회사에서 더 나은 조건을 찾게 만들 수 있습니다.

인터넷 활동 추적은 기술적인 문제와도 관련이 있습니다. 모니터링 시스템을 구현하고 유지하는 것은 복잡하고 비용이 많이 들 수 있습니다. 게다가 가장 신뢰할 수 있는 솔루션이라도 오류가 발생하기 쉽습니다. 합법적인 활동을 의심스러운 것으로 표시하여 불필요한 직원 조사를 초래할 수 있습니다.

직원 모니터링을 구현하려면 이러한 어려움을 완화하고 모든 이점을 얻으려면 신중한 접근 방식이 필요합니다.

우리는 추적 소프트웨어 구현에 대한 모범 사례를 수집했습니다.

오늘날 시장에서는 검색 활동을 추적하기 위한 직원 모니터링 도구가 많이 제공됩니다. CleverControl은 해당 분야에서 가장 발전되고 안정적인 솔루션 중 하나입니다. 각 직원의 검색 기록, 검색어, 각 웹사이트에서 보낸 시간, 소셜 미디어 활동을 추적합니다. 수집된 데이터는 명확한 통계 차트와 그래프로 집계되어 개인 생산성과 팀 전체의 추세를 빠르게 분석할 수 있습니다. 또한 이 플랫폼은 유연한 사이트 차단 설정을 제공하므로 방해 요소를 제한하고 직원이 업무에 집중할 수 있도록 도울 수 있습니다.

관리자가 팀의 활동을 비밀리에 모니터링한다고 해서 팀의 신뢰를 얻기는 어렵습니다. 정직은 항상 최선의 정책입니다. 귀하의 관할권에서 요구하지 않는 경우에도 추적 조치를 구현하는 이유를 직원에게 공개적으로 전달하는 것이 좋습니다. 수집되는 데이터(방문한 웹사이트, 해당 웹사이트에서 보낸 시간, 스크린샷, 소셜 미디어 로그 등)를 투명하게 공개하십시오. 가능하면 모니터링을 위해 직원의 동의를 구하십시오. 특히 침해적인 방법의 경우에는 더욱 그렇습니다.

모니터링 목적으로 허용되는 경우 활동 분석에서 개인 식별 정보를 제거하여 직원의 개인 정보를 보호하십시오. 개별 활동보다는 추세 분석에 집중하세요. 특정 직원의 검색 기록을 추적하지 마십시오. 대신 소셜 미디어에 과도한 시간을 투자하거나 위험한 웹사이트를 방문하는 등의 패턴을 찾아보세요.

명확한 모니터링 목표와 이를 달성하기 위해 수집해야 하는 데이터 범위를 정의합니다. 예를 들어 주의를 산만하게 하는 요소를 드러내는 것이 목표라면 방문한 웹사이트와 거기에서 보낸 시간을 포착하는 것만으로도 충분합니다. 이 경우 소셜 미디어에 들어오고 나가는 메시지를 기록하는 것은 과도합니다.

탐색 활동은 회사 소유 장치에서 근무 시간 동안에만 추적되어야 합니다. 근무 시간 외 또는 개인 장치에서 직원 활동을 모니터링하지 마십시오. 유일한 예외는 직원이 업무용으로 개인 장치를 사용하는 경우입니다. 이 경우 선택한 모니터링 솔루션에는 근무 시간이 끝나면 직원이 모니터링을 중지할 수 있도록 출근 및 퇴근 기능이 있어야 합니다.

조직에는 허용 가능한 온라인 행위와 허용되지 않는 온라인 행위를 정의하는 포괄적인 인터넷 사용 정책이 있어야 합니다. 또한, 모니터링 범위, 수집된 데이터의 사용 방법, 보존 기간, 액세스할 수 있는 사람을 설명하는 별도의 정책이 있어야 합니다. 두 정책 모두 직원이 쉽게 접근할 수 있어야 합니다. 팀은 정책과 그 의미를 이해하고 우려 사항을 표현할 수 있는 채널을 보유해야 합니다.

모니터링 관행을 확정해서는 안 됩니다. 그것들이 여전히 필요하고 효과적인지 정기적으로 검토해야 합니다.

직원 피드백을 적극적으로 듣고 개인 정보 보호 문제에 대한 추적을 조정합니다. 또한, 관련 개인정보 보호 및 노동법을 최신 상태로 유지하고 변경 사항을 준수해야 합니다.

직원의 검색 활동을 추적하면 직원 생산성이 크게 향상되고 회사의 보안에 집중하고 강화할 수 있습니다. 그러나 모니터링 관행에는 부정적인 측면을 피할 수 있는 신중한 접근 방식이 필요합니다. 투명성을 우선시하고, 집계된 데이터에 중점을 두고, 직원의 개인 정보를 존중함으로써 신뢰를 유지하고 긍정적인 작업 환경을 조성하는 방식으로 탐색 활동 모니터링을 구현할 수 있습니다.