펜실베이니아 직원 모니터링 소프트웨어: 규제 산업을 위한 모범 사례

피츠버그에서 은행을 운영하거나 해리스버그에서 병원을 관리할 수도 있습니다. 아니면 필라델피아에 있는 보험 회사에서 매일 수천 건의 민감한 고객 기록을 처리할 수도 있습니다. 이 모든 경우에서 직원들은 민감한 데이터에 접근할 수 있으며, 고의 또는 실수로 잘못 처리될 경우 심각한 법적, 재정적, 그리고 평판 손상으로 이어질 수 있습니다.

펜실베이니아 전역의 은행, 금융, 보험, 의료 기관들은 엄격한 보안 및 규정 준수 요건을 준수해야 합니다. 직원 모니터링 소프트웨어는 이러한 요건을 충족하고, 위험을 관리하며, 보안을 강화하는 데 필수적인 요소입니다.

하지만 펜실베이니아에서는 어떻게 이를 제대로 구현할 수 있을까요? 오늘 기사에서 이 주제를 살펴보겠습니다.

모든 산업 분야에서 직원 모니터링을 구현하려면 주 및 지역 개인정보 보호 규정을 이해하는 것이 필수적입니다. 특히 규제 대상 분야에서는 그 중요성이 두 배로 커집니다. 직원 모니터링 소프트웨어는 고객 또는 환자 데이터를 보호하고 올바르게 처리하는 데 도움이 됩니다. 이 과정에서 직원 활동에 대한 방대한 양의 데이터를 수집하며, 의도치 않게 민감한 고객 또는 환자 데이터까지 유출될 수 있습니다. 따라서 펜실베이니아의 규제 대상 산업에서 추적 소프트웨어를 구현할 때는 다음 사항을 고려해야 합니다.

1. 민감한 고객 데이터를 보호하는 데 얼마나 도움이 되나요?

2. 업계별 규정을 준수합니까?

3. 이 시스템은 직원들에 대해 수집된 데이터와 관련하여 직원들의 권리를 지원합니까?

이러한 질문에 답하려면 펜실베이니아의 법률 환경에 대한 지식이 필요합니다. 먼저 업계별 규정부터 살펴보겠습니다.

의료 분야에서 고용주는 HIPAA(건강보험 양도 및 책임법)를 준수해야 합니다. 이 법은 의료 기록, 검사 결과, 보험 정보, 또는 개인의 신체적 또는 정신적 건강, 제공된 의료 서비스, 또는 의료비 지불과 관련된 모든 데이터와 같이 개인 식별이 가능한 건강 정보인 보호된 건강 정보(PHI)에 대한 최고 수준의 보호를 요구합니다.

펜실베이니아 주법은 또한 서면 동의 없이 HIV 관련 정보와 정신 건강 또는 약물 남용 치료 기록을 공개하는 것을 금지합니다.

직원 모니터링 소프트웨어는 올바르게 구현하면 경계하는 수호자 역할을 하여 민감한 데이터의 잠재적 침해를 탐지하고 예방하는 데 도움이 됩니다.

금융업에 종사하는 회사는 그램-리치-블라일리법(GLBA)을 준수해야 합니다. GLBA는 소비자의 비공개 개인정보(NPI)를 보호하도록 규정하고 있습니다. NPI는 다음과 같은 정보를 의미합니다.

1. 고객은 금융 상품이나 서비스를 얻기 위해 이름, 주소, 소득 등을 제공합니다.

2. 고객을 위해 수행된 모든 거래의 결과(계좌 번호, 지불, 내역, 잔액 등)

3. 금융회사는 서비스나 상품을 제공하기 위해 고객에 대한 정보(법원 기록, 소비자 보고서 등)를 수집합니다.

직원 모니터링은 보안 위협을 조기에 식별하고 해결하는 데 매우 중요합니다.

보험 분야에서는 2023년 12월에 발효된 펜실베이니아 보험 데이터 보안법(PIDSA)에 따라 비공개 정보, 사고 대응, 사이버 보안 및 모니터링과 관련된 직원 교육에 대한 강력한 보호 조치가 요구됩니다.

Speaking about employee privacy rights and employee monitoring, companies must consider the Pennsylvania Wiretapping and Electronic Surveillance Control Act ("Wiretap Act"). Pennsylvania is a two-party consent state. It means that recording, intercepting, or monitoring oral, electronic, or wire communications is illegal without the consent of all parties involved.

도청법은 음성 녹음을 제한하지만, 일반적으로 음성 녹음이 없는 한 영상 감시는 금지하지 않습니다. 화장실, 탈의실, 그리고 직원들이 합리적인 사생활 보호를 기대할 수 있는 기타 공간에서는 영상 감시가 금지됩니다.

연방 전자통신개인정보보호법(ECPA)은 도청법과 유사합니다. 이 법은 고용주가 동의 없이 전자 통신을 도청하는 것을 금지하지만, 특히 합법적인 사업상의 이유로 고용주 소유 시스템을 모니터링할 때는 예외를 허용합니다.

펜실베이니아 법에 따르면, 고용주는 통신 모니터링을 제외하고 직원에게 모니터링에 대해 알릴 의무가 없습니다.

이는 펜실베이니아 규정에 대한 간략한 개요일 뿐입니다. 직원 모니터링을 시행하기 전에 법률 전문가의 조언을 구하는 것이 좋습니다.

하지만 왜 금융, 보험, 의료와 같은 산업에 종사하는 직원들을 처음부터 모니터링해야 할까요?

그들이 매일 처리하는 데이터를 상상해 보세요. 주민등록번호, 계좌 잔액, 의료 기록, 개인 식별 정보, 그리고 기타 수많은 귀중한 데이터가 있습니다. 이전 섹션에서 배웠듯이 이러한 데이터는 법적으로 보호되며, 이를 처리하는 기관에는 의무가 있습니다. 직원 모니터링 소프트웨어는 다음과 같은 용도로 사용할 수 있습니다.

1. 규정을 지속적으로 준수하고 감사 추적을 생성합니다.

2. 민감한 데이터에 대한 무단 액세스, 비정상적인 데이터 전송 또는 잠재적인 데이터 유출을 나타낼 수 있는 기타 의심스러운 활동을 감지합니다.

3. 내부 및 외부 위협에 대처합니다.

4. 데이터가 확립된 프로토콜에 따라 처리되는지 확인하세요.

직원 모니터링을 구현하는 것은 복잡하고 혼란스러운 과정일 수 있으며, 특히 규제가 엄격한 산업에서는 실수가 큰 비용을 초래할 수 있습니다. 펜실베이니아 기업 리더들을 위한 7가지 모범 사례를 소개합니다.

귀사는 어떤 데이터를 보유하고 있나요? 누가 접근할 수 있나요? 취약점은 어디에 있나요?

소프트웨어를 구매하기 전에 위험을 평가하세요. 송금을 처리하는 은행의 요구 사항은 환자 접수를 관리하는 병원의 요구 사항과 다릅니다.

모든 모니터링 소프트웨어가 규제 대상 산업에 적합한 것은 아닙니다. 선택한 소프트웨어는 HIPAA 또는 해당 산업의 기타 관련 규정을 준수함을 명시해야 합니다. 다음과 같은 기능을 확인해 보세요.

1. 암호화된 감사 추적(HIPAA는 6년 보관을 요구함)

2. 역할 기반 액세스 로깅

3. DLP 및 SIEM 시스템과의 통합

4. 의심스러운 행동에 대한 알림(예: 근무시간 외 접속, 대량 다운로드)

갑작스러운 모니터링은 역효과를 낳을 수 있습니다. 대신, 솔직하게 말하십시오. 모니터링 대상, 필요성, 수집된 데이터의 사용 및 보안 방법을 명확하게 설명하는 명확한 서면 정책을 수립하십시오. 간단한 회의를 소집하십시오. 모니터링은 적발을 위한 것이 아니라 고객을 보호하고 법적 의무를 이행하기 위해 사용된다는 점을 설명하십시오.

펜실베이니아에서는 일반적으로 직장에서 시각적 또는 컴퓨터 모니터링에 대한 동의가 필요하지 않지만, 투명성을 통해 저항을 줄이고 협력을 촉진할 수 있습니다.

모든 키 입력을 기록할 필요는 없습니다. 모니터링 프로그램의 목표를 명확하게 정의하세요. 데이터 유출을 방지하는 것인가요? 특정 보안 프로토콜 준수를 보장하는 것인가요? 모니터링 활동은 명시된 목표를 달성하는 데 꼭 필요한 범위로 제한하세요.

고위험 시스템(환자 데이터베이스, 금융 플랫폼, 청구 처리 도구)에 집중하세요. 역할 및 데이터 민감도에 따라 모니터링을 적용하세요. 접수 담당자는 청구 조정자만큼의 감독이 필요하지 않습니다.

귀하께서 수집하는 로그는 민감한 정보입니다. 직원의 개인 정보나 실수로 유출된 고객 데이터가 포함될 수 있습니다.

모니터링 소프트웨어에서 수집하는 데이터는 고객의 민감한 정보에 적용하는 것과 동일한 수준의 보안을 유지해야 합니다. 누군가 모니터링 시스템을 해킹하면 모든 것을 볼 수 있습니다. 따라서 시스템을 안전하게 보호하고 암호화하며, 제한된 인원으로만 접근 권한을 제한하고, 로그를 열람하는 사용자를 감사해야 합니다.

관리자는 소프트웨어의 기능, 회사의 모니터링 정책, 광범위한 보안 관행, 그리고 규정 준수의 중요성을 이해해야 합니다. 직원들은 자신의 책임을 숙지해야 합니다. 그리고 경영진은 예외 없이 윤리적인 행동을 본보기로 삼아야 합니다.

규정은 바뀌고, 직원 이직도 발생하며, 기술은 발전합니다. 최소 1년에 한 번 모니터링 정책을 재검토하십시오. 또한, 모의 감사를 실시하고 사고 대응 계획을 테스트하는 것도 좋은 방법입니다.

요약하자면, 규제 대상 지역에서 직원을 모니터링하는 것은 책임에 관한 것입니다.

펜실베이니아에서 의료, 보험, 금융 분야를 운영하는 회사라면 사람들이 보유한 가장 민감한 정보를 다루고 있습니다. 고객, 환자, 그리고 소비자들은 귀사가 정보를 보호해 줄 것을 기대합니다.

신중하게 구현된 모니터링 소프트웨어는 방패와 같습니다. 실수가 침해로 이어지기 전에 포착하는 방법이며, 감사 시점에 규정 준수를 입증하는 방법입니다.

모니터링의 궁극적인 목표는 의심의 분위기를 조성하는 것이 아니라 조직, 고객, 평판을 보호하는 안전하고 규정을 준수하는 환경을 만드는 것입니다.