뉴저지 직원 모니터링 소프트웨어: 데이터 보안 및 규정 준수

미국에서는 원격 및 하이브리드 근무 증가로 직원을 추적하는 기업의 수가 크게 증가했습니다. 뉴저지 기업들도 전국적인 추세를 반영하여 업무 효율성을 높이고 데이터 유출 및 사이버 공격으로부터 자신을 보호하기 위해 추적 도구를 활용하고 있습니다. 하지만 뉴저지 기업들은 모니터링의 필요성과 데이터 보안 및 직원 개인 정보 보호 요구 사이에서 어떻게 균형을 맞출 수 있을까요?

이 글에서는 이 두 가지 핵심적인 측면을 살펴보고, 직원 모니터링 전략을 구현하거나 개선하려는 뉴저지 기업들에게 통찰력을 제공합니다. 강력한 사이버 보안과 개인 정보 보호가 모든 모니터링 프로그램의 기반이 되어야 하는 이유와, 모니터링과 접근 제어를 통합하는 전체적인 접근 방식이 단순히 좋은 아이디어일 뿐만 아니라 포괄적인 보안 및 규정 준수를 위해 필수적인 이유를 살펴보겠습니다.

모니터링의 핵심은 단순히 생산성을 추적하는 것 이상입니다. 이 용어에는 회사 자산을 보호하고 보안 침해 및 데이터 유출 위험을 낮추는 것도 포함됩니다.

직원 모니터링은 기밀 데이터와 지적 재산을 보호하는 모든 보안 시스템의 필수 요소입니다. 직원의 실수로 인해 전체 데이터 유출의 88%가 발생하거나 심각하게 악화된다는 점을 고려하면 이는 놀라운 일이 아닙니다. 전문 데이터 유출 방지(DLP) 소프트웨어는 무단 파일 접근, 의심스러운 통신 패턴 또는 비정상적인 로그인 행위가 본격적인 사고로 확대되기 전에 이를 탐지할 수 있습니다.

특수 데이터 유출 방지(DLP) 소프트웨어는 본격적인 사고로 확대되기 전에 승인되지 않은 파일 접근, 의심스러운 통신 패턴 또는 비정상적인 로그인 동작을 감지할 수 있습니다.

조직의 규정 준수 여부를 관리하는 것도 직원 모니터링이 도움이 될 수 있는 또 다른 영역입니다. 예를 들어, 의료 서비스 제공업체는 HIPAA를, 금융 기관은 FINRA를 준수해야 합니다. 일부 뉴저지 기업은 유럽에 근무하는 직원이 있는 경우 GDPR을 고려해야 할 수도 있습니다. 모니터링은 감사 추적을 생성하고 책임 소재를 명확히 하여 규정 준수를 더욱 쉽게 입증할 수 있도록 합니다.

관리자는 모니터링 도구를 사용하여 게으름 피우는 직원과 과중한 업무에 시달리는 직원을 파악하고, 업무량을 재분배하고, 장애물을 파악하고, 전반적인 업무 프로세스를 개선할 수 있습니다. 이는 세세한 부분까지 관리하는 것이 아니라, 객관적인 정보를 확보하고 더욱 효과적인 의사 결정을 내리는 것을 의미합니다.

하지만 이러한 이점에는 어려움이 따릅니다. 뉴저지는 강력한 노동 보호 제도를 갖추고 있으며, 직원들은 자신의 개인정보 보호 권리에 대해 점점 더 의식하고 있습니다. 이러한 요인들로 인해 기업들은 모니터링에 더욱 신중을 기해야 합니다. 기업은 필요한 감독과 직원 개인정보 보호 및 법적 규정 준수 사이에서 균형을 맞춰야 합니다.

직원 모니터링은 종종 민감한 데이터를 수집하는 것을 의미합니다. 꼭 필요한 데이터만 수집하더라도, 그 결과로 생성되는 디지털 발자국은 스크린샷, 이메일 및 채팅 기록, 웹 브라우징 기록 등 방대할 수 있습니다. 직원의 개인 정보를 보관하고 보호하는 것은 엄청난 책임입니다.

책임감 있는 데이터 처리를 위한 첫 번째 단계는 조직에서 수집해야 할 데이터와 그 이유를 정의하는 것입니다. 이것이 바로 데이터 최소화의 원칙입니다. 즉, 정당한 사업 목표 달성에 절대적으로 필요한 데이터만 수집하는 것입니다. 모든 키보드 입력을 기록해야 할까요, 아니면 사용한 앱 요약만으로 충분할까요? 출석을 추적하는 것이 목표라면 웹 기록을 기록해야 할까요? 이러한 질문을 미리 던지면 나중에 회사가 어려움을 겪지 않도록 예방할 수 있습니다.

필요한 데이터의 범위가 정의되고 모니터링이 시작되면 수집된 정보의 보안이 무엇보다 중요해집니다. 외부 공격뿐만 아니라 회사 내부의 무단 접근으로부터도 보호되어야 합니다. 보안의 핵심 측면은 다음과 같습니다.

1. 암호화: 모니터링 데이터는 이동 시(TLS/SSL과 같은 프로토콜 사용)와 서버 저장 시(일반적으로 AES-256과 같은 알고리즘 사용) 모두 암호화되어야 합니다. 직원 모니터링 소프트웨어 제공업체에 저장 중 및 전송 중 데이터 암호화 여부를 문의하십시오.
2. 접근 제어: 수집된 데이터를 누가 보는지가 중요합니다. 모니터링 시스템에는 엄격한 역할 기반 접근 제어(RBAC)가 적용되어야 합니다. 일반적으로 관리자 계정과 여러 하위 계정을 생성하여 관리자가 자신의 팀 데이터만 볼 수 있도록 하는 방식으로 이루어집니다.
3. 안전한 스토리지: 클라우드 기반 솔루션이든 온프레미스 솔루션이든 스토리지 환경의 보안을 유지해야 합니다. 여기에는 안전한 데이터 센터, 정기적인 백업, 그리고 체계적인 재해 복구 계획이 포함됩니다.
4. 취약점 관리: 어떤 소프트웨어도 침해될 수 없습니다. 따라서 정기적인 보안 감사와 침투 테스트를 수행하고 모니터링 도구를 적시에 업데이트해야 합니다. 이러한 조치를 통해 잠재적인 취약점이 악용되기 전에 패치를 적용할 수 있습니다.

뉴저지는 다른 여러 주와 마찬가지로 직원 개인정보 보호와 관련된 자체적인 법적 체계를 갖추고 있습니다. 구체적인 법률 자문은 항상 자격을 갖춘 변호사에게 받아야 하지만, 이 글에서는 일반적인 원칙을 살펴보겠습니다.

최근 몇 년 동안 뉴저지에서 규제의 주요 초점은 직장 차량 추적, 전자 통신, 영상 감시 및 직원의 개인정보 보호에 맞춰졌습니다.

차량 추적 전 공지(조합 법안 번호 3950)

2022년 4월 18일부터 뉴저지 고용주는 직원이 사용하는 차량에 전자 또는 기계적 추적 장치를 사용하기 전에 직원에게 서면으로 통지해야 합니다. 이는 차량이 회사 소유이든 직원 소유이든 적용됩니다.

전자 통신 및 감시

뉴저지 도청 및 전자 감시 통제법은 최소 한 당사자의 동의 없이 직원의 전화 또는 전자 통신 내용을 도청하는 것을 금지합니다. 일반적으로 고용주는 직원 정책이나 직원 지침서를 통해 이러한 동의를 얻습니다.

직원들은 어느 정도 개인정보 보호를 기대할 수 있지만, 직원들에게 통지하고 모니터링이 합법적인 사업 목적에 부합하는 경우에는 모니터링이 허용되는 경우가 많습니다.

비디오 감시

기업은 사무실과 같은 공용 공간에서는 직원을 감시할 수 있습니다. 하지만 화장실이나 탈의실처럼 직원들의 사생활이 보장되는 공간에서는 영상 감시가 엄격히 금지됩니다.

법에서 항상 직원에게 영상 감시 사실을 알리도록 요구하는 것은 아닙니다. 그러나 고용주는 여전히 영상 감시 사실을 알리는 것이 권장됩니다.

이메일, 인터넷 사용 및 컴퓨터 활동 모니터링

고용주는 명확하게 전달된 정책이 있는 경우 웹 브라우징, 이메일 등 직원의 컴퓨터 사용을 법적으로 모니터링할 수 있습니다.

개인 소셜 미디어 계정

일부 고용주는 근무 시간 외에 직원의 온라인 활동을 감시하거나 개인 계정에 대한 접근을 요청할 권리가 있다고 생각합니다. 이는 뉴저지 주법에 따라 엄격히 금지되어 있습니다.

보시다시피, 대부분의 법적 요건을 준수하는 데 가장 중요한 것은 투명성과 명확한 모니터링 정책입니다. 잘 작성되고 효과적으로 전달된 정책은 오해를 예방하고, 기대치를 관리하며, 의문이 제기될 경우 법적 방어를 제공할 수 있습니다.

보안 시스템을 고립된 섬이 아닌 연결된 지능형 네트워크로 상상해 보세요. 이것이 바로 직원 모니터링과 출입 통제 시스템을 통합하는 힘입니다. 모니터링 소프트웨어 보고서를 물리적 출입 시스템(예: 배지 리더, 생체 인식 스캐너) 및 논리적 출입 시스템(예: 네트워크 로그인, 애플리케이션 권한)의 데이터와 연결할 수 있습니다. 이러한 접근 방식은 진정한 통합 방어 체계를 구축합니다.

Simply put, integration means that data from your employee monitoring system can "talk" to and inform your other security systems. For example, if monitoring flags unusual digital activity by an employee, that information could be correlated with their physical access logs. Did they try to enter the server room at an odd hour? Did they log into a secured system from an unusual location?

통합된 접근 방식에는 다음과 같은 상당한 이점이 있습니다.

1. 다양한 소스의 데이터를 연관시켜 더 나은 위협 탐지
2. 침해의 출처와 범위를 더 빠르게 식별
3. 자동화된 정책 시행
4. 규정 준수 및 조사를 위한 직원 활동에 대한 단일 통합 보기
5. 여러 개의 분리된 시스템 대신 통합된 시스템을 관리하면 관리 부담이 크게 줄어듭니다.

이러한 원활한 통합을 달성하려면 신중한 계획이 필요합니다.

1. API: 선택한 모니터링 및 액세스 제어 솔루션은 원활한 데이터 교환을 위해 개방형 API(애플리케이션 프로그래밍 인터페이스)를 갖추고 업계 표준을 준수해야 합니다.
2. 데이터 동기화: 효과적인 데이터 전송을 위해서는 시스템 간 데이터가 실시간 또는 거의 실시간으로 전송되어야 합니다. 지연은 보안 허점을 초래할 수 있습니다.
3. 확장성: 뉴저지 사업이 성장함에 따라 통합 보안 솔루션도 이에 맞춰 확장할 수 있어야 하며 성능 저하 없이 더 많은 직원, 위치, 데이터 포인트를 수용해야 합니다.
4. 통합: 다른 보안 플랫폼과의 통합을 적극적으로 홍보하고 지원하는 공급업체의 솔루션을 우선시합니다.

Many business owners think that implementing employee monitoring is simply installing the software on the office computer. In practice, this process is more complex, requires careful preparation, and does not end when you hit "Finish" in the installation wizard.

모니터링에 대해 항상 직원들에게 솔직하게 알리십시오. 투명성을 최우선으로 생각해야 합니다. 직원들은 모니터링 대상, 소프트웨어가 기록하는 활동, 데이터 열람 권한, 그리고 데이터와 관련된 권리를 인지하고 있어야 합니다. 이러한 질문에 대한 답변은 명확한 모니터링 정책에 명시되어야 하며, 이 정책은 언제든지 쉽게 접근할 수 있어야 합니다.

모니터링 방식은 시간이 지남에 따라 변경될 수 있으며, 반드시 변경되어야 합니다. 규정과 조직의 정책이 변경됨에 따라 기존의 추적 방식은 효과가 떨어집니다. 따라서 모니터링 방식을 정기적으로 검토하고 규정을 준수하며 효과적인지 확인해야 합니다. 초기 목표를 명심하십시오. 모니터링은 항상 모니터링 목표에 비례해야 하며, 지나치게 개입해서는 안 됩니다.

마지막으로, 직원들은 데이터 보안 전반에 대한 교육을 받아야 합니다. 충분한 정보를 갖춘 인력은 최전선의 방어선입니다.

오늘날 직원 모니터링은 단순한 성과 관리 도구가 아닙니다. 회사 보안 시스템의 중요한 요소이자 규정 준수를 위한 도구입니다.

직원 모니터링은 출입 통제 시스템과 통합될 경우 더욱 효과적일 수 있습니다. 하지만 사용 방식과 관계없이 투명하게 활용되어야 하며, 수집된 모니터링 데이터는 안전하게 보호되어야 합니다. 모니터링을 구현하거나 이미 사용하고 있는 리더는 법률 및 사이버 보안 전문가와 상담하고, 안전하고 확장 가능한 솔루션에 투자하며, 항상 명확하고 공감하는 방식으로 소통해야 합니다. 직원 모니터링을 제대로 실행하면 운영 및 문화적으로 조직을 강화할 수 있습니다.

두려움에 기반한 감독을 넘어 지능적이고 통합적이며 존중하는 모니터링으로 나아가세요.