직원 통제 시스템 구현에 대한 단계별 가이드

효과적인 모니터링 시스템을 구현하는 것은 단순히 가장 강력한 추적 소프트웨어를 구입하여 사무실 컴퓨터에 설치하는 것보다 더 복잡합니다.

첫 번째 중요한 단계는 조직에 직원 제어 시스템이 필요한 이유를 정의하는 것입니다. 모니터링의 필요성을 더 잘 파악하려면 다음 사항을 자문해 보십시오.

• 우리는 어떤 문제를 해결하려고 노력하고 있나요?
• 직원들이 지속적으로 마감일을 지키고 있습니까?
• 직원 참여와 동기 부여에 관심이 있습니까?
• 데이터 침해 또는 민감한 정보에 대한 무단 액세스의 위험이 있습니까?
• 우리 조직은 법률 또는 규정 준수를 위해 직원 활동을 모니터링해야 합니까?
• 모니터링을 통해 무엇을 달성하고 싶나요? (예: 생산성 향상, 직원 만족도 향상, 규정 준수 보장 등)

이러한 질문에 대한 답은 미래의 제어 시스템이 갖춰야 할 기능을 정의합니다.

이제 모니터링을 통해 달성하려는 목표를 결정했으므로 시스템의 가장 중요한 기능의 우선순위를 지정할 수 있습니다. 일반적으로 직원 제어 시스템에는 다음과 같은 기능 그룹이 있을 수 있습니다.

• 시간 추적:출근/퇴근, 수동 또는 자동 근무 시간표, 초과 근무 계산, 휴가 및 병가 관리 및 승인 등
• 일정:직원 일정 관리, 직원 가용성 추적, 교대 근무/교대, 교대 알림 및 알림.
• 출석 추적:직원 부재, 부재 요청 및 승인, 출석 패턴 보고서, 결근률을 모니터링합니다.
• Activity monitoring on the computer: 스크린샷, 화면 녹화, 검색 기록 추적, 키로깅, 프린터 활동 제어, 외부 저장 장치 모니터링, 활성/비활성 시간 기록 등
• 성과 관리:생산적/비생산적인 활동 판단, 가장 많이 사용하는 앱 및 사이트에 대한 통계, 개별 생산성 점수 계산 등
• Project management: 프로젝트 생성, 작업 분할 및 직원 할당, 작업에 소요된 시간 추적, 마일스톤 및 예산 추적 등

게다가 일부 직원 제어 시스템에는 통합 기능이 있습니다. 현재 급여, 프로젝트 관리 또는 HRIS(인적 자원 정보 시스템)와 통합할 수 있습니다. 통합은 급여 계산을 간소화하고 성과를 평가하며 관리 프로세스를 단순화하는 데 도움이 됩니다.

모니터링하려는 직원 활동은 귀하의 관할권에서 추적하는 것이 불법일 수 있습니다. 그렇기 때문에 적용 가능한 개인 정보 보호 및 노동 규정을 연구하는 것이 필수적입니다. 조직에서 직원 모니터링을 구현하기 전에 법률 고문과 상담하는 것이 좋습니다.

첫 번째 단계에서는 향후 모니터링 도구가 해결해야 할 문제와 이상적으로 어떤 기능을 갖추어야 하는지에 대한 아이디어를 개발했습니다. 이제 시장을 탐색하고 요구 사항에 가장 적합한 솔루션을 선택할 차례입니다.

기능 및 통합 기능 외에도 도구를 선택할 때 다음 요소를 고려하십시오.

• 소프트웨어, 하드웨어, 구현 및 유지 관리에 대한 예산
• 확장성: 이상적인 솔루션은 비즈니스와 함께 성장할 수 있어야 합니다.
• 사용자 친화성;
• 고객 지원;
• 데이터 보안 및 개인 정보 보호 기능
• 관련 노동 및 개인 정보 보호 규정을 준수합니다.

필요에 따라 소프트웨어 또는 하드웨어 모니터링 옵션을 선택할 수 있습니다.

직원 제어 소프트웨어는 배포 모델(온프레미스 또는 클라우드 기반)에 따라 다릅니다.

Cloud-based software 소프트웨어 개발자가 원격 서버에서 호스팅하고 인터넷을 통해 액세스합니다. 즉, 서버 구매 및 유지 관리에 대해 걱정할 필요가 없습니다. 클라우드 기반 소프트웨어는 일반적으로 더 친숙하며 구현하는 데 계정 설정, 모니터링 에이전트 설치, 결과 추적을 위한 로그인의 세 단계만 필요합니다. 이러한 소프트웨어는 낮은 초기 비용과 향상된 접근성 및 확장성과 관련이 있습니다. 회사 네트워크 외부에 있더라도 직원 활동을 제어할 수 있습니다. 클라우드 기반 소프트웨어는 원격 직원이 있거나 향상된 편의성을 원하는 회사에 적합합니다.

온프레미스 소프트웨어 조직의 물리적 위치 내에 설치되어 운영됩니다. 이러한 유형의 소프트웨어에는 더 높은 초기 비용(하드웨어, 소프트웨어 라이선스 및 설치)이 필요하고 유지 관리 및 업데이트를 위한 전용 IT 리소스가 필요합니다. 그 대가로 귀하는 시스템, 수집된 데이터 및 업데이트에 대한 완전한 제어권을 받게 됩니다. 온프레미스 소프트웨어는 잠재적으로 사용자 정의에 대한 유연성이 더 뛰어나고 보안이 강화됩니다. 그러나 온프레미스 소프트웨어만큼 확장성과 액세스가 불가능할 수 있습니다. 온프레미스 소프트웨어는 엄격한 규제 요구 사항이 있는 산업에 적합합니다.

직원 제어 시스템은 독립형이거나 통합 HRIS 시스템일 수 있습니다.

독립 실행형 소프트웨어는 시간 추적, 시간 추적 및 성과 평가, 프로젝트 관리 등 특정 기능 또는 기능 조합에 중점을 둡니다. HRIS는 시간 및 출석, 급여, 복리후생 등을 포함한 포괄적인 HR 기능 제품군을 제공합니다. 독립 실행형 시스템은 가격이 더 저렴한 경우가 많지만 더 포괄적인 솔루션의 통합 기능이 부족할 수 있습니다.

마지막으로, 조직의 요구 사항과 작업 흐름에 맞춰 맞춤 개발된 솔루션을 주문할 수 있습니다. 그러나 이러한 솔루션은 일반적으로 개발 및 유지 관리에 더 많은 비용과 시간이 소요되므로 기성 도구보다 덜 인기가 있습니다.

영리한 제어 강력한이다 직원 제어 소프트웨어 입력 및 복사된 텍스트, 웹 사이트 및 소셜 미디어 활동, 유휴 시간, 프린터 활동 등을 포함하여 컴퓨터의 모든 활동을 추적합니다. 이 플랫폼은 직원 화면의 실시간 스트리밍 및 라이브 웹캠과 같은 라이브 모니터링 기능도 제공합니다. CleverControl은 업무일의 시작과 끝, 활성/비활성 시간을 기록하여 작업 시간 추적을 자동화하고 쉽게 만듭니다. 강력한 AI 채점 기능은 개별 생산성 점수와 직원 활동에 대한 간단한 설명을 제공하여 성과 평가의 관리 부담을 덜어줍니다.

CleverControl은 일일 작업 흐름을 모니터링하고, 작업 시간을 추적하고, 직원들이 생산적인 활동에 집중할 수 있도록 하려는 조직을 위한 완벽한 솔루션이 될 것입니다. CleverControl의 기능에 대해 자세히 알아보기 여기.

모니터링 목적으로 하드웨어 직원 제어 시스템을 사용해야 할 수도 있습니다. 여기에는 생체 인식 스캐너, 카드 리더기, 원격 출퇴근을 위한 모바일 앱, 출입 통제 시스템, 비디오 감시 등이 포함됩니다.

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자세한 모니터링 정책을 만드는 것부터 시작하세요. 이 정책은 모니터링 목적을 명시하고 범위(모니터링할 활동, 수집할 데이터, 사용 방법)를 정의해야 합니다. 또한 데이터 개인 정보 보호 및 보안 조치를 설명하고 직원이 수집된 데이터에 액세스할 수 있도록 허용해야 합니다.

귀하의 관할권에서 모니터링에 대해 직원에게 알릴 의무가 있는지 여부에 관계없이 정직은 항상 최선의 정책입니다. 다가오는 모니터링에 대해 팀에 알리고 위에서 언급한 정책을 모든 직원에게 전달하십시오. 모든 사람이 모니터링에 관한 자신의 권리와 책임을 이해하는지 확인하십시오. 직원에게 기록용으로 정책 사본을 제공할 수도 있습니다.

일부 관할권에서는 키로깅이나 이메일 모니터링과 같은 특정 유형의 모니터링에 직원 허가가 필요합니다. 이 경우 모니터링 방법을 구현하기 전에 직원으로부터 서면 또는 전자 동의를 받아야 합니다.

투명성은 직원의 신뢰를 유지하고 가능한 우려 사항과 불만 사항을 적시에 해결하는 데 도움이 됩니다.

직원, 팀장, 관리자는 직원 모니터링 시스템을 가장 효과적으로 사용하는 방법을 알아야 합니다. 포괄적인 사용자 매뉴얼, 튜토리얼, 프리젠테이션 및 실습 교육은 팀이 시스템 작동 방식을 이해하고 잠재적인 질문에 대한 답변을 얻는 데 도움이 됩니다.

전체 조직에 시스템을 배포하기 전에 파일럿 프로그램을 수행할 수 있습니다. 소규모 직원 그룹이나 특정 부서를 선택하고 해당 컴퓨터에 모니터링 에이전트를 설치하십시오. 시스템이 의도한 대로 작동하고 모니터링 목표를 달성하는지 확인하고 파일럿 참가자 및 관리자로부터 피드백을 수집합니다. 문제가 발생하면 전체 조직보다 소규모 그룹에서 필요한 조정을 수행하는 것이 더 쉬울 것입니다.

직원 제어 시스템이 원하는 대로 작동하는지 확인하면 부서나 직원 그룹 전체에 걸쳐 점진적으로 구현할 수 있습니다. 이 단계에서는 기술적인 문제나 예상치 못한 문제가 있는지 시스템을 면밀히 모니터링하는 것이 좋습니다.

직원 제어 시스템이 정말로 효율적이기를 원한다면 구현 단계에서 멈춰서는 안 됩니다. 모니터링 소프트웨어에 추가 조정이 필요할 수 있습니다. 노동 및 개인 정보 보호 규정이 변화하고 있으며 새로운 모니터링 기술이 등장하고 있습니다. 그렇기 때문에 직원 제어 시스템의 장기적인 성공을 보장하려면 지속적인 모니터링과 최적화가 중요합니다.

직원 성과를 모니터링하는 것과 함께 시스템 성능을 추적하여 기술적인 문제나 잠재적인 개선 사항을 확인하는 것이 좋습니다.

또 다른 효과적인 방법은 시스템 경험에 대한 직원 피드백을 수집하는 것입니다. 우려 사항이나 불만 사항이 있는 경우 이를 해결하고 직원 피드백을 기반으로 시스템 설정, 작업 흐름 또는 교육을 조정해야 합니다.

직원 모니터링과 관련된 새로운 기술, 모범 사례 및 규제 변경 사항에 대한 최신 정보를 유지하는 것이 중요합니다. 귀하의 모니터링 관행이 최신 법률 업데이트와 상충되는 경우 법적 결과를 피하기 위해 가능한 한 빨리 변경해야 합니다.

성능을 향상하고 데이터 보안을 강화하거나 새로운 기능을 추가하려면 추적 소프트웨어를 정기적으로 업데이트하는 것을 잊지 마십시오.

We hope this comprehensive guide helps you answer the question: "How do I control my employees?". The successful implementation of an employee monitoring system requires ongoing effort and attention. It needs careful planning, goal setting, choosing, and refining to ensure it meets your evolving business needs, improves employee productivity, and enhances overall organizational performance.