직원 모니터링 윤리: 모든 기업이 고려해야 할 사항

월요일 오전 9시입니다. 업무용 컴퓨터를 켜면 보이지 않는 감시자가 가상 ​​로그북을 엽니다. 그 이후로 귀하의 모든 키 입력, 이메일, 웹사이트 방문 또는 검색어가 체계적으로 등록되고 면밀히 조사됩니다. 냉정한 전자 심사관이 귀하의 일상 활동이 얼마나 생산적인지 판단하고 귀하가 점심 시간에 1분이라도 늦었다고 관리자에게 보고할 것입니다. 당신은 그것에 대해 생각하고 몸을 떨었습니다. 아마도 오늘은 휴식을 취하지 않고 대신 추가 작업을 수행할 것입니다. 그것은 아마도 당신을 늦게까지 직장에 머물게 만들겠지만, 당신의 모든 행동을 따라다니는 전자 눈의 불안한 느낌은 당신을 앞으로 밀어내며 결코 긴장을 풀지 못하게 합니다.

기업 공포영화의 한 장면? 불행하게도 고용주가 직원 모니터링 윤리에 신경 쓰지 않는 전 세계 수백만 직원의 현실입니다.

최근에 따르면 연구, 고용주의 78%는 추적 소프트웨어를 사용하여 직원의 업무 활동을 모니터링합니다. 코로나19 사태로 인해 모니터링 프로그램의 인기가 치솟았습니다. 기업이 원격으로 전환해야 하고 일반적인 성과 추적 방법이 더 이상 적용되지 않자 관리자는 모니터링 소프트웨어의 부인할 수 없는 이점을 발견했습니다.

추적 소프트웨어의 장점은 과소평가하기 어렵습니다.

아날로그 시대에는 관리자가 수행한 작업에 대한 시간표와 보고서를 수동으로 확인하고 각 직원의 생산성에 대해 편향된 결정을 내려야 했습니다. 이러한 책임으로 인해 업무 시간의 상당 부분이 줄어들었습니다.

직원들 역시 이러한 보고서를 작성하는 데 시간을 소비해야 했으며 회사의 관리 스타일에 따라 이러한 보고서는 상당히 광범위할 수 있습니다.

최신 소프트웨어는 직원과 고용주의 참여를 최소화하면서 몇 초 만에 자동으로 이를 수행할 수 있습니다.

생산성 향상은 직원 모니터링 소프트웨어의 주요 목표 중 하나입니다. 이 프로그램은 활성/비활성 시간, 근무일 시작 및 종료, 방문한 웹사이트, 앱 사용 등과 같은 활동 데이터를 수집하고 요약합니다. 이 정보는 작업 패턴, 비효율성, 개선해야 할 영역, 추가 지원이 필요할 수 있는 직원을 나타냅니다.

직원 모니터링은 책임성과 투명성을 지원합니다. 직원들은 자신의 업무가 모니터링되고 있다는 사실을 알면 일반적으로 집중력을 유지하고 마감일을 지키려는 경향이 더 큽니다. 또한 데이터를 모니터링하면 분쟁을 해결하고 기대치를 명확히 하는 데 도움이 될 수 있습니다.

일부 직원 모니터링 소프트웨어는 중요한 데이터에 대한 무단 액세스, 원치 않는 앱 설치 또는 비정상적인 다운로드와 같은 의심스러운 활동을 감지하는 데 도움이 될 수 있습니다. 추적 덕분에 기업은 잠재적인 위험을 조기에 식별하고 시스템과 귀중한 정보를 사전에 보호할 수 있습니다.

보시다시피 직원 모니터링 소프트웨어는 실제로 기업에 귀중한 이점을 제공합니다. 그러나 이러한 이점과 다른 회사의 성공적인 경험에 현혹되어 고용주는 종종 직원 모니터링의 윤리 및 관련 잠재적인 단점을 간과합니다.

직원 모니터링을 윤리적으로 구현하는 것은 줄타기처럼 보일 수 있습니다. 균형이 깨지면 단점이 추적 소프트웨어가 가져올 수 있는 이점보다 더 클 것입니다. 모니터링을 구현할 때 기업은 법률 준수, 개인정보 보호, 잠재적인 편견, 스트레스 증가 등의 문제를 고려해야 합니다.

적용 가능한 개인 정보 보호 법률 및 규정을 연구하고 모니터링 관행이 준수되는지 확인하는 것은 기업의 책임입니다. 직원 데이터를 부적절하게 처리하면 심각한 법적 결과를 초래할 수 있습니다.

개인 정보 보호는 직원 모니터링 윤리의 초석입니다. 이 소프트웨어는 키 입력과 이메일부터 웹사이트 검색 기록, 심지어 웹캠 장면까지 광범위한 활동을 추적할 수 있습니다. 그러한 관행이 현지 규정을 준수하더라도 직원의 신뢰를 약화시키고 지속적인 감시를 불러일으킬 수 있습니다. 앞으로는 직업 만족도가 낮아지고 스트레스가 늘어나게 될 것입니다.

주의 깊게 고려하지 않고 분석할 경우, 모니터링 데이터는 특정 직원의 신원이나 신념을 부당하게 표적으로 삼는 것으로 잘못 해석될 수 있습니다.

직원에 대해 편견을 갖고 있는 관리자는 직원이 소셜 미디어를 광범위하게 사용하는 것을 게으름과 비생산성으로 간주할 수 있습니다. 실제로 직원은 업무 관련 목적으로 채팅을 사용할 수도 있습니다.

때때로 고용주는 모니터링 데이터를 오용하여 직원을 세세하게 관리하거나 성과에 대해 불공정한 판단을 내립니다.

예를 들어, 관리자는 조사나 개인적인 긴급 상황과 같은 요인을 고려하지 않고 직원의 검색 기록을 사용하여 직원의 태만함을 비난할 수 있습니다.

끊임없이 감시당한다는 느낌은 직원의 불안과 압박감을 증가시킬 수 있습니다. 직원들은 자신의 모든 움직임이 추적된다는 생각에 불편함을 느낄 것입니다. 그들은 생산성 기록이 저하될 것이라는 두려움 때문에 필요한 휴식을 취하지 않거나 실수를 저지를 수도 있습니다. 게다가 직원들은 기대에 미치지 못할 경우 징계를 받거나 해고될 수도 있다는 걱정을 하게 됩니다. 이러한 모든 요소는 모니터링의 긍정적인 효과를 최소화합니다. 생산적이고 효율적인 인력 대신에 스트레스를 받고 업무에 만족하지 못하는 지친 직원이 생길 것입니다.

직원이 어떤 정보를 어떤 목적으로 수집하는지 모르거나, 더 나쁜 경우에는 모니터링에 대한 정보를 받지 못한 경우 염탐당했다고 느낄 것입니다. 그들의 신뢰와 충성심은 파괴되어 유해한 작업 환경과 이직률 증가로 이어질 것입니다.

이러한 잠재적인 윤리적 문제를 주의하는 것은 기업의 책임입니다. 모니터링이 반드시 스트레스를 주는 것은 아닙니다. 그 영향은 모니터링 유형, 투명성 수준, 추적 정책 및 회사 문화 등 여러 요소에 따라 달라집니다.

그렇다면 효과적인 모니터링과 윤리 및 개인정보 보호의 균형을 어떻게 맞출 수 있을까요? 다음 모범 사례를 채택하는 것이 좋습니다.

1. 해당 개인 정보 보호법 및 규정을 연구하십시오.

   주 및 지방의 개인 정보 보호 및 노동법을 준수하는 것은 기업의 책임입니다. 팀이 지리적으로 분산되어 있는 경우 본사 지역뿐만 아니라 직원이 거주하는 지역의 규정에도 주의를 기울여야 합니다. 귀하의 모니터링 관행이 데이터 수집 제한 사항을 위반하지 않는지 확인하려면 법률 전문가에게 문의하세요.

2. 모니터링을 목적에 맞게 설정

   생산성 향상, 보안 강화, 규정 준수 보장 등 직원 모니터링을 위한 명확한 목표를 설정합니다. 설정된 목표를 달성하기 위해 반드시 모니터링해야 하는 활동으로 모니터링 범위를 제한합니다. 불필요한 데이터를 수집하거나 목적에 필요한 것보다 오랫동안 보관하지 마십시오.

3. 상세하고 투명한 모니터링 정책 개발

   직원 모니터링 정책은 조직의 추적 관행을 설명하는 일련의 규정 및 지침입니다. 다음 측면을 정의해야 합니다.

   • 직원 모니터링의 목적은 무엇입니까?

   • 누가 모니터링되나요?

   • 어떤 활동이 모니터링되나요?

   • 데이터는 얼마나 오래 보관되나요?

   • 모니터링 데이터는 어떻게 활용되나요? (예: 성과 평가, 보안, 교육)

   • 누가 모니터링 데이터에 접근할 수 있나요?

   • 수집된 데이터는 어떻게 보호되나요?

   • 수집된 데이터에 대한 직원의 권리는 무엇입니까?

   • 회사는 모니터링에 대한 불만이나 우려 사항을 어떻게 처리합니까?

   정책은 직원들이 쉽게 이용할 수 있어야 합니다. 회사는 이 문서의 변경 사항을 직원에게 적시에 알릴 책임이 있습니다.

4. 모니터링 관행을 공개적이고 투명하게 만듭니다.

   추적 소프트웨어 및 모니터링 정책에 대해 직원에게 알립니다. 성과 평가, 보안, 생산성 향상 등 모니터링의 목적을 설명하세요. 모니터링 범위를 공개합니다. 수집할 데이터, 모니터링할 장치 및 활동, 데이터 사용 방법을 공개합니다.

   직원들이 처음에는 모니터링 아이디어를 좋아하지 않을 수도 있다는 점을 염두에 두십시오. 고객의 우려사항과 잠재적인 반대 의견을 반드시 해결하세요.

5. 직원의 동의를 얻습니다

   대부분의 관할권에서는 모니터링, 특히 키 입력 로깅이나 웹캠 감시와 같은 침해적인 형태의 경우 직원의 명시적인 동의를 얻도록 요구합니다. 추적을 위한 서면 계약에 서명하는 것이 동의를 얻는 가장 편리한 형태입니다.

6. Ensure fair and consistent monitoring

   직원 모니터링 윤리에서는 차별적 관행을 피하면서 모든 직원에게 일관되게 모니터링 정책을 적용해야 합니다. 특정 직원이나 팀만 모니터링한다면 그들은 당신이 그들을 신뢰하지 않는다고 느낄 수도 있고 당신이나 모니터링되지 않는 다른 직원들에 대해 원한을 품을 수도 있습니다. 게다가 동료들이 그들을 다르게 대하기 시작하여 직장 분위기를 악화시킬 수도 있습니다.

   선택된 직원의 성과만 추적하려는 경우에도 광범위하게 모니터링하는 것이 좋습니다. 광범위한 모니터링을 통해 워크플로에 대한 더 많은 통찰력을 얻을 수 있으며, 인식하지 못한 비효율성을 드러낼 수도 있습니다.

   추적은 개별 직원을 세세하게 관리하는 것이 아니라 추세와 개선 영역을 식별하는 역할을 해야 합니다. 모니터링 방식을 정기적으로 검토하여 공정하고 효과적이며 설정된 목표를 달성하는지 확인하세요.

7. 개인 정보 보호 및 데이터 보안 보호

   목적을 달성하고 이 제한을 유지하는 데 필수적인 데이터 수집 범위를 정의하십시오. 직원의 개인 장치나 업무 시간 이후의 활동을 모니터링하는 것을 엄격히 피하세요. 직원이 업무용으로 개인 장치를 사용하는 경우 소프트웨어에는 수동으로 모니터링을 중지하거나 미리 설정된 근무 시간 내에만 자동으로 추적하는 옵션이 있어야 합니다.

   가능하다면 기밀 정보 수집을 피하세요. 그렇지 않으면 데이터 익명화를 사용하여 데이터가 특정 직원과 연결될 수 없도록 합니다.

   수집된 모니터링 데이터에 대해 강력한 보안 조치를 구현합니다. 가능하면 강력한 비밀번호, 이중 인증, 데이터 암호화를 사용하세요. 알아야 할 필요가 있는 경우 모니터링 데이터에 대한 접근을 승인된 직원으로 제한하십시오.

직원 모니터링 소프트웨어를 윤리적으로 사용하는 것은 잘못된 조치로 인해 직원의 신뢰가 무너지고 법적 영향을 받을 수 있는 줄타기를 하는 것과 비슷할 수 있습니다. 그러나 책임감 있고 균형 잡힌 접근 방식을 사용하면 기업은 윤리 원칙을 훼손하지 않고도 모니터링의 이점을 누릴 수 있습니다. 생산성과 성과를 향상하기 위해 기술을 사용하는 작업 환경을 조성하기 위해 노력하는 경우 투명성, 공정성 및 직원 동의를 우선시하는 것은 기업의 책임입니다.