직원 생산성의 영리한 제어

직원 모니터링은 컴퓨터 모니터링부터 비디오 감시까지 다양한 방법을 사용하여 직장 내 직원의 활동에 대한 정보를 수집하는 것을 의미합니다. 이러한 모니터링의 주요 목표는 생산성 향상, 기업 자원 제어, 데이터 손실 및 용납할 수 없는 행동 방지입니다.

IDC(International Data Corp)가 수행한 조사에 따르면 직원들은 직장에서 인터넷 접속 시간의 최대 40%를 개인적인 목적으로 소비하는 것으로 나타났습니다. 가장 큰 시간 소비자는 소셜 네트워크와 쇼핑 웹사이트입니다. 온라인 구매의 약 60%가 근무 시간 중에 발생합니다. Sprout Social의 Bambu 조사에 따르면 약 70%의 근로자가 직장에서 정기적으로 소셜 미디어를 확인한다고 고백합니다. 전체적으로 연간 생산성 손실은 최대 40%에 달할 수 있습니다. 또 다른 우려는 기업 데이터 유출이다. IDC에 따르면 직원의 20~30%가 영업 비밀, 지적 재산 또는 기타 민감한 정보가 포함된 이메일을 회사 외부로 보낸 적이 있습니다.

직원 모니터링은 기업 자원의 사용을 통제하고 재구성하는 좋은 방법입니다. 직원들이 유료 인쇄 서비스 비용을 절약하기 위해 사무실 프린터로 개인 문서를 인쇄하는 것이 일반적입니다. 고려해야 할 또 하나의 점은 기업 소프트웨어의 사용입니다. 매년 영국과 미국 기업은 직원이 사용하지 않는 소프트웨어에 340억 달러를 낭비합니다. 앱 사용을 모니터링하면 직원의 라이선스가 초과되었는지 또는 부족했는지 확인할 수 있습니다.

설명된 문제로 인해 직원 모니터링의 중요성을 과소평가하기 어렵습니다.

• 웹 활동 추적

  인터넷은 어느 분야에서나 귀중한 정보를 얻을 수 있는 엄청난 소스이지만 동시에 주의를 산만하게 만드는 큰 소스이기도 합니다. 팀이 인터넷을 어떻게 사용하는지 추적하면 이러한 방해 요소를 줄일 수 있습니다. 또한, 교육의 필요성을 파악하고 대역폭 효율성을 개선하여 서비스 제공업체의 비용을 절감할 수 있습니다.

  직원 이메일을 모니터링하는 것은 잠재적인 데이터 유출을 확인하고 예방하는 방법 중 하나입니다.

• 컴퓨터 활동 모니터링

  컴퓨터 활동 모니터링은 회사 컴퓨터에서 사용자의 작업을 추적하는 것을 포괄하는 광범위한 용어입니다. 여기에는 키로깅, 애플리케이션 및 웹사이트 사용, 스크린샷, 프린터 사용, 활성 및 유휴 시간, 검색어 기록 등이 포함됩니다. 모니터링 프로그램은 축적된 데이터를 상세 보고서와 통계 차트, 그래프로 제시합니다. 이는 작업 프로세스에 대한 통찰력을 제공하고, 생산성 추적기 역할을 하며, 규율을 유지하는 데 도움을 주며, 직원이 기업 자원을 적절하고 현명하게 사용하는지 여부를 알려줍니다.

• 위치 추적

  다른 형태의 직원 모니터링만큼 널리 사용되지는 않지만 위치 추적은 직원을 모니터링하는 중요한 방법입니다. 현장에서 일하거나 출장을 자주가는 사람들에게 꼭 필요한 제품입니다. GPS 추적은 회사 소유 장치를 도난당하거나 분실한 경우 찾는 데 도움이 됩니다. 또한 가장 효율적인 경로를 모니터링하고 찾을 수 있으며 원격 위치에서 작업하는 직원의 안전을 향상시킬 수 있습니다.

• 통화 모니터링

  통화 모니터링은 영업 관리자나 고객 지원 담당자에게 일반적입니다. 특별 프로그램은 통화를 기록하며, 나중에 관리자는 이러한 기록을 통해 직원이 의사소통 표준을 준수하고 고객 불만 사항을 조사하고 새로운 팀원을 교육할 수 있도록 할 수 있습니다.

• 비디오 감시

  영상 감시 시스템은 직원과 회사 재산의 보안에 대한 우려가 제기되는 장소에서 가장 효과적입니다. 여기에서는 도난이나 방해 행위를 방지하고 작업 조건이 보안 요구 사항을 충족하는지 확인하는 데 도움이 됩니다. 비디오 감시가 생산성을 측정하는 최선의 방법은 아니지만 감시 데이터는 출석을 추적하고 내부 사고를 조사하는 데 유용할 수 있습니다.

• 명확한 기대치와 마감일을 설정하세요.

  당신이 무엇을 언제 기대하는지 모른다면 당신의 팀은 결코 효율적이지 않을 것입니다. 비즈니스 전체뿐만 아니라 팀과 팀원 각각에 대해 명확하고 측정 가능한 목표를 설정하십시오.

• 프로젝트 관리 소프트웨어 사용

  시중에는 프로젝트 관리를 쉽고 효율적으로 만들어주는 앱이 많이 있습니다. 이를 통해 누가 어떤 작업을 담당하고 있는지, 해당 작업에 소요되는 시간을 추적할 수 있습니다. 하나의 프로그램에서 직원에게 작업을 할당하고, 마감일을 설정하고, 프로젝트에 대해 논의할 수 있습니다. 관리 시간을 절약하고 팀의 노력을 조화롭게 유지하세요.

• 작업 시간이 아닌 결과를 측정하세요

  귀하의 팀은 세계에서 가장 시간을 잘 지키는 팀일 수 있으며 정시에 사무실을 오갈 수 있습니다. 하지만 그들은 대부분의 업무 시간을 유튜브에서 재미있는 고양이 동영상을 보거나 동료들과 커피 한잔을 마시며 가볍게 이야기를 나누는 데 보낼 수도 있습니다. 반대로, 어떤 사람은 항상 30분씩 늦더라도 회사에 가장 큰 이익을 가져올 수 있습니다. 직원들이 사무실에서 보내는 시간이 아니라 작업 결과를 고려하십시오.

• 양보다 질

  다섯 가지 잘 수행된 작업은 열두 가지 잘못 수행된 작업보다 더 많은 이익을 가져옵니다. 생산성을 평가할 때는 양보다는 작업의 질에 더 많은 관심을 기울이십시오. 특히 제조업에 있어서는 매우 중요합니다.

• 피드백 보내기

  If you notice a low-productive worker, do not rush to call them lazy and say "goodbye". They may be struggling due to the lack of training or unclear tasks. In this case, your advice and feedback will improve their work performance. Interact with the team and create an efficient feedback culture in your company.

• 컴퓨터 활동 추적

  CleverControl과 같은 직원 모니터링 소프트웨어를 사용하면 워크플로를 살펴보고 팀이 업무를 어떻게 수행하는지 확인할 수 있습니다. 비생산적인 활동을 감지하고 출석 및 근무 시간을 모니터링하며 회사의 자원 사용을 통제합니다.

오늘날 직원 모니터링 소프트웨어는 크고 작은 대부분의 회사에서 생산성을 추적하는 가장 널리 사용되는 방법입니다. 쉽고 효과적입니다. 시스템 관리자가 회사 컴퓨터에 모니터링 프로그램을 설치합니다. 그 후, 프로그램은 모든 작업을 수행하고 자동으로 이러한 컴퓨터의 활동을 추적하고 해석합니다. 선택한 소프트웨어의 기능에 따라 키 입력, 활성 및 비활성 시간, 출석, 작업 완료, 스크린샷 찍기 등을 기록할 수 있습니다. 가장 진보된 프로그램에는 모니터링되는 컴퓨터의 화면을 실시간으로 방송하고, 비디오, 오디오 또는 통화 녹음, 급여 계산 등의 추가 기능이 있습니다.

이메일, 클라우드 스토리지 또는 온라인 대시보드를 통해 수집된 데이터를 받을 수 있으며 사무실에서나 출장 중에도 작업 프로세스를 계속 확인할 수 있습니다.

직원 모니터링의 가장 큰 장점은 생산성 향상입니다. 직원들은 자신이 감시를 받고 있다는 사실을 알게 되면 업무에 더 많은 노력을 기울이고 더욱 적극적으로 참여하게 됩니다. 그러나 직원 추적에는 그보다 더 많은 이점이 있습니다. 다음 사항에 도움이 됩니다.

• 비효율적인 작업 패턴이나 예상치 못한 어려움(예: 직원이 예상보다 작업에 더 많은 시간을 소비하는 경우)을 찾아냅니다.

• 업무 프로세스를 분석하고 최적화합니다.

• 작업량 재분배의 필요성을 밝힙니다.

• 훈련의 필요성을 파악하다

• 근무 시간 및 출석 추적

• 직원이 회사 자원을 현명하게 사용하도록 보장

• 사용하지 않는 소프트웨어 또는 리소스와 직원 유지 비용을 절약하세요.

• 팀원이 동료 및 고객과의 상호 작용에서 항상 기업 행동 강령을 따르도록 통제합니다.

• 민감한 데이터 유출 방지

• 내부 조사에 필요한 증거를 제공

• 근무 조건을 개선하다

아주 좋은 것 같나요? 직원 모니터링은 실제로 고용주가 비즈니스를 최적화하고 더 나은 결과를 얻을 수 있는 많은 기회를 제공합니다. 그러나 감시받는다는 관점은 일반적으로 근로자들에게 그렇게 밝은 것처럼 보이지 않습니다. 다음은 몇 가지 문제입니다.

• 직원들은 모니터링이 자신의 개인정보를 침해한다고 느낄 수 있습니다.

• 그들은 그것을 신뢰 부족으로 인식할 수도 있습니다.

• 생산성 추적 소프트웨어에 대해 알면 사람은 과로하고 자신의 성과에 대해 걱정할 수 있으며 이로 인해 스트레스 수준이 높아지고 소진 위험이 높아질 수 있습니다.

• 많은 사람들이 직장과 집에서 동일한 장치를 사용합니다. 모니터링을 개인 생활에 대한 침해로 볼 수 있습니다.

• 수집된 데이터는 잘못된 사람이 접근할 경우 오용될 수 있습니다.

• 고용주는 직원 모니터링에 대한 법적 요구 사항을 연구하고 준수해야 합니다. 고용주로서 귀하는 수집하는 데이터와 목적에 대해 직원에게 투명하게 공개해야 합니다. 당신의 목표는 스파이가 아니라 모든 사람이 자신의 임무를 가장 잘 수행하고 팀으로 함께 일할 수 있는 직장을 만드는 것임을 분명히 하십시오.

따라서 모니터링이 비즈니스 목표 달성에 어떻게 도움이 되는지 알고 계실 것입니다. 당신은 장단점을 따져보고 목적에 가장 적합한 도구를 선택했습니다. 그러나 고려해야 할 또 하나의 중요한 문제가 있습니다. 바로 직원 모니터링에 관한 법률입니다.

고용주는 수년 동안 직원을 추적해 왔지만 직원 모니터링에 관한 법률은 여전히 ​​모호하며 국가, 주 또는 카운티에 따라 크게 달라집니다. 미국에 관해 말하면 대부분의 모니터링 방법은 여기에서 합법적입니다. 고용주는 회사 소유 장치의 컴퓨터 및 인터넷 사용, 개인 메시지, 이메일, 전화 통화를 자유롭게 모니터링할 수 있습니다. 비디오 및 오디오 감시(개인 공간 제외)를 구현하고 직원이 업무용으로 사용하는 경우 개인 장치(몇 가지 제한 있음)를 모니터링할 수도 있습니다. 또한 일부 주에서는 고용주가 대부분의 감시 활동에 대해 직원에게 알릴 의무가 없습니다.

그러나 회사 정책과 감시 이유를 투명하게 공개할 것을 권장합니다. 이렇게 하면 직원이 추적당하는 스트레스를 덜고 향후 발생할 수 있는 분쟁을 피할 수 있습니다.

유럽에서는 GDPR 법률을 준수하는 경우 대부분의 직원 모니터링 방법이 합법적입니다. 2018년 5월 25일에 도입된 일반 데이터 보호 규정(GDPR)은 개인에게 자신의 데이터에 대한 통제권을 부여하는 것을 목표로 합니다. 이는 모든 조직에 적용되며 개인의 개인 데이터를 처리하고 보관하는 방법을 규제합니다. GDPR에 따르면 고용주는 직원에게 모니터링 방법을 알리고 데이터 수집에 대한 동의를 받아야 합니다. 귀하에게는 수집된 데이터를 보호할 책임도 있습니다.

GDPR은 EU의 모든 조직에 적용됩니다. 여기에는 EU 외부에 기반을 두고 있지만 EU에 직원이 있는 기업도 포함됩니다.

GDPR은 컴퓨터, 인터넷 사용, 이메일, 소셜 미디어 추적 등 직장 내 감시의 여러 측면을 직접적으로 다루지 않습니다. 여기서는 명확한 내부 정책을 통해 사전에 모니터링 내용을 직원에게 알리고 동의를 구하는 것이 원칙입니다. 귀하가 사용하는 추적 방법은 개인의 개인정보 보호에 대한 기본 권리를 침해하거나 제한해서는 안 됩니다. GDPR은 개인이 업무에 사용할 수 있는 회사 소유 및 개인 장치에 키 입력과 화면 활동을 기록하는 것을 엄격히 금지합니다.

인도, 캐나다, 나이지리아, 말레이시아 및 기타 여러 국가에도 유사한 법률이 있습니다. 고용주는 직원을 추적해야 하는 타당한 이유가 있어야 하며, 직원에게 어떤 데이터를 어떤 수단으로 수집하는지 알리고 모니터링 허가를 받아야 합니다. 그러나 여기에는 국가에 따라 약간의 뉘앙스가 있습니다. 예를 들어, 러시아에서는 고용주가 전화 통화 시간과 참가자 수만 모니터링할 수 있지만 실제 전화 통화는 모니터링할 수 없습니다. 데이터 보호법이 가장 엄격한 핀란드에서는 고용주가 컴퓨터 사용을 모니터링할 권리가 거의 없습니다.

회사의 감시가 법률을 위반하지 않도록 하려면 항상 현지 및 주 법률을 참조하는 것이 좋습니다. 또한 모니터링 이유, 수집하는 데이터 및 사용 방법에 대해 직원에게 투명하게 알리는 것이 좋습니다.