델라웨어 직원 모니터링 소프트웨어: 금융 회사의 기밀 데이터 처리

금융 회사는 자본뿐만 아니라 거래 실행, 고객 포트폴리오, 기밀 이메일 통신 등 방대한 양의 민감한 데이터를 처리합니다. 이러한 데이터의 보안은 중요한 규정 준수 요건이자 위험 관리의 필수 요소입니다. 직원 모니터링 소프트웨어는 기밀 정보를 보호하는 가장 좋은 방법 중 하나이지만, 어떻게 선택하고 구현해야 할까요?

성공에는 신중한 두 단계 전략이 필요합니다. 첫째, 모니터링 데이터 자체를 보호하기 위해 은행 수준의 강력한 보안을 갖춘 포괄적인 소프트웨어를 선택해야 합니다. 둘째, 연방 및 델라웨어 개인정보 보호법에 따라 직원 활동을 모니터링해야 합니다. 효율적인 데이터 보안 시스템은 고객, 회사, 그리고 평판을 보호합니다. 잘못된 시스템은 치명적인 결과를 초래할 수 있습니다.

이 글에서는 금융 회사의 직원 모니터링 소프트웨어에 대한 기술적 요구 사항과 법적 환경을 살펴보고, 금융 회사 내에서 모니터링을 구현하기 위한 로드맵을 간략하게 설명합니다.

직원 모니터링은 부주의하게 시행하면 위험할 수 있습니다. 모니터링 관행에는 탄탄한 법적 근거가 필요합니다. 추적 소프트웨어를 선택하고 방법을 검토하기 전에 모니터링을 규제하는 연방 및 델라웨어 주 법률을 이해해야 합니다.

증권거래위원회(SEC)와 금융산업규제기관(FINRA)과 같은 연방 기관은 금융 회사에서 민감한 고객 데이터를 처리하기 위한 표준과 규칙을 제정합니다.

FINRA 규정 3110(감독)에 따르면 Slack, Teams 또는 이메일과 같은 최신 디지털 커뮤니케이션 채널을 포함하여 직원 활동을 감독하는 시스템을 구현하고 유지해야 합니다.

해당 채널에 대한 가시성이 확보되지 않으면 이 요건을 확실하게 충족할 수 없습니다. 이러한 경우, 모니터링 소프트웨어는 감독 업무를 수행하는 데 실질적으로 필수적입니다. 모니터링 소프트웨어를 사용하면 내부 커뮤니케이션 및 고객 상호작용을 감독하고 규제 기관이 기대하는 감사 추적을 확보할 수 있습니다. FINRA는 또한 규칙 4511을 통해 기록 보관을 시행합니다.

규칙 2210에 따른 공공 커뮤니케이션 요구 사항은 감독과 보존을 규정 준수의 분리할 수 없는 부분으로 만듭니다.

SEC 규정 17a-4(기록 보관) [17 C.F.R. § 240.17a‑4]에 따라 전자 통신을 포함한 주요 사업 기록은 다시 쓰거나 지울 수 없는 형식으로 기록, 보관 및 보존해야 합니다. 이를 WORM 준수라고 합니다. 증권 중개업체는 24시간 이내에 기록을 검색하고 유형에 따라 3년에서 6년까지 보관할 수 있어야 합니다.

최근 SEC의 집행 조치로 수십 개의 기업이 개인 기기와 WhatsApp, iMessage, Signal과 같은 외부 앱의 전자 통신 내용을 제대로 기록하지 못한 혐의로 처벌을 받았습니다. 기록 보관 관련 소송에서 2024년 한 해에만 6억 달러 이상의 벌금이 부과될 정도로, 이러한 불법 행위는 심각한 결과를 초래할 수 있습니다.

그램-리치-블라일리 법(GLBA) 보안 규정[16 C.F.R. Part 314]은 고객의 비공개 개인 정보(NPI)의 보안 및 기밀 유지를 의무화합니다. 2023년 개정안은 금융 기관이 지속적인 모니터링 또는 연간 침투 테스트, 그리고 반기별 취약성 평가를 시행하도록 규정합니다. 직원 모니터링 소프트웨어는 우발적인 유출, 위험한 행위, 무단 접근, 그리고 고객 데이터의 고의적인 오용을 감지하는 데 도움이 되므로, 이러한 상황에서 훌륭한 규정 준수 도구입니다.

SEC 규정 S-P [17 C.F.R. Part 248]는 2024년에 개정되어 금융 회사가 고객 데이터에 대한 무단 접근에 대비하여 사고 대응 프로그램과 72시간 침해 통지 절차를 구축하도록 요구합니다. 이상적으로는 잠재적 침해를 신속하게 식별하고 차단하기 위해 모니터링 솔루션을 이러한 프로그램에 통합하는 것이 좋습니다.

전자통신개인정보보호법(ECPA)은 일반적으로 통신 도청을 금지하지만, 두 가지 주요 예외를 두고 있습니다. (1) 고용주가 명확하고 정보에 입각한 동의(종종 채용 시 동의를 받고 직원 수첩에 기록)를 통해 모니터링하는 경우, (2) 규정 준수 감독 또는 보안과 같은 합법적인 사업 목적을 위한 통상적인 업무 과정에서 모니터링하는 경우입니다. 델라웨어의 통지 규칙은 ECPA 준수를 지원하기 위해 특별히 마련되었습니다.

연방 규정은 기반을 마련하지만, 델라웨어주는 중요한 측면을 추가합니다. 델라웨어주법 제19편 제7장 제705조 [Del. Code tit. 19, § 705]에 따라 민간 고용주는 전화, 이메일 또는 인터넷 사용을 모니터링하거나 가로채기 전에 직원에게 서면 또는 전자 통지를 제공해야 합니다. 다음과 같은 조치를 취할 수 있습니다.

• 직원이 확인해야 하는 일회성 통지(서면 또는 전자)를 고용 시 발행하거나
• 대부분의 회사에서는 상시적인 최초 알림 및 확인 시스템을 사용하지만, 직원이 회사 이메일이나 인터넷에 접속할 때마다 일일 알림을 제공합니다.

통지에는 수행되는 모니터링 유형을 설명해야 하며, 단순한 모범 사례가 아니라 의무 사항입니다. 이 법은 모니터링을 금지하거나 지속적인 정책 기반 모니터링에 대한 반복적인 통지를 요구하지 않지만, 비밀 추적은 금지합니다. 시스템 유지 관리 또는 볼륨 모니터링(예: 개인 감시가 아닌 네트워크 보호)은 예외이지만, 개별 직원 활동에 대한 집중적인 검토는 항상 통지가 필요합니다.

델라웨어주는 뉴욕주와 코네티컷주와 함께 전자 감시 투명성을 강화하는 소수의 주 중 하나로 자리매김했습니다. 위반 시 건당 100달러의 민사상 벌금이 부과되므로, 강력한 정책 관리가 필수적입니다.

델라웨어 금융 회사의 규정을 준수하는 직원 모니터링 정책을 만드는 것은 연방 및 주 요구 사항을 내부 거버넌스 프레임워크에 통합하는 것을 의미합니다.

• Start by explaining the "why." Your policy should openly state that monitoring is in place for regulatory compliance, asset protection, and cybersecurity - not for micromanagement.
• 어떤 기기와 통신 채널이 적용되는지 명시하십시오. 일반적으로 회사 소유의 컴퓨터, 전화기, 그리고 회사 네트워크가 여기에 포함됩니다.
• 수집된 데이터에 누가 접근할 수 있는지, 얼마나 오랫동안 보관되는지(SEC 보관 기간에 따라), 그리고 데이터 검토 절차를 간략하게 설명하십시오. 데이터 접근은 최소 권한 원칙을 준수해야 하며, 보관은 GLBA 및 SEC 규정의 최소화 기준을 준수해야 합니다.
• 규정 S-P의 사고 대응 및 침해 통지 요건 준수를 보여주는 개인정보 보호 정책을 포함하십시오. 모니터링 정책 사본 및 직원 확인서를 포함한 델라웨어의 서면 통지 규정 준수는 필수입니다.

이 정책을 만드는 데는 시간이 걸릴 수 있지만, 연방 및 주 규정 준수 기준을 충족하는 데 필요한 조건입니다. 또한, 이 정책은 투명성, 책임성, 그리고 직원과 규제 기관 모두가 신뢰하는 보안 중심 문화를 촉진합니다.

직원 모니터링은 역설적인 결과를 초래합니다. 보안 강화를 위해 모니터링 소프트웨어를 구현했지만, 그 과정에서 극도로 민감한 데이터가 집중적으로 생성되는 새로운 흐름이 발생합니다. 이 흐름에는 잠재적인 부정 행위 증거뿐만 아니라, 보호하려는 고객 NPI, 영업 비밀, 그리고 전략 계획까지 포함되어 있는 경우가 많습니다. 이러한 모니터링 로그가 유출될 경우, 기밀 회사 데이터 유출 자체만큼이나 심각한 피해를 입을 수 있습니다.

선택하는 모니터링 소프트웨어에는 수집된 데이터를 보호하기 위한 보안 기능이 내장되어 있어야 합니다. 그렇다면 모니터링 도구를 선택할 때 무엇을 고려해야 할까요?

데이터는 이동 중일 때와 저장 중일 때 모두 취약합니다. 좋은 추적 소프트웨어는 두 가지 상태를 모두 포괄합니다.

전송 중 암호화는 직원의 기기에서 회사 또는 소프트웨어 공급업체의 서버로 정보가 전송되는 동안 정보를 보호합니다. 여기서 가장 중요한 표준은 TLS 1.2 이상입니다. 이는 온라인 뱅킹 세션을 보호하는 것과 동일한 보안 프로토콜입니다. 선택한 모니터링 소프트웨어가 TLS를 사용하는 경우, 데이터가 전송되는 동안 암호화되어 잠재적인 해커에게 무용지물이 됩니다.

데이터가 데이터베이스에 도착하면 보호되어야 합니다. 이상적으로 고려해야 할 업계 표준은 AES-256 암호화입니다. 이 유형의 암호화는 전 세계 금융 기관과 정부에서 가장 귀중한 정보를 보호하기 위해 사용됩니다. 가해자가 스토리지 데이터베이스를 침해하거나 서버를 물리적으로 훔치더라도 고유 키가 없으면 읽을 수 없는 암호화된 데이터만 얻게 됩니다.

모니터링 데이터에 누가 접근할 수 있는지 제어하는 ​​것은 데이터 자체를 보호하는 것만큼 중요합니다. 모니터링 소프트웨어에 필요한 기능은 다음과 같습니다.

역할 기반 액세스 제어(RBAC)

The team leader needs access only to their team’s data, while the department manager should see the work of all employees in the department. RBAC allows you to grant access permissions to monitoring data based on job function. This principle of "least privilege" minimizes internal risk and contains potential exposure.

다중 요소 인증(MFA)

비밀번호만으로는 이러한 민감한 데이터를 보호하기에 충분하지 않을 수 있습니다. MFA는 두 번째 인증 단계로, 일반적으로 일회용 SMS 코드나 인증 앱을 사용합니다. 간단하지만 비밀번호가 유출되더라도 유출 위험을 크게 줄여줍니다. MFA는 모니터링 플랫폼에 반드시 적용해야 할 규칙입니다.

이론에서 실제 사례로 넘어가 보겠습니다. 금융 회사에서 직원 모니터링을 구현하려면 어디서부터 시작해야 할까요?

내부 위험 평가

가장 큰 취약점이 무엇인지 생각해 보세요. 내부자 거래 위험일까요? 선의의 직원에 의한 우발적인 데이터 유출일까요? 아니면 지적 재산권 침해일까요? 이러한 실질적인 위험과 더불어 향후 모니터링 관행에서 법적 요건을 충족해야 합니다.

명확한 모니터링 정책

델라웨어의 통지 요건을 기억하시나요? 모니터링 대상, 이유, 방법을 명시한 명확하고 포괄적인 모니터링 정책을 수립하세요. 이를 팀원들에게 제시하고, 보안 위협과 규제상의 실수로부터 회사, 고객, 그리고 그들의 업무를 보호하기 위한 조치로 제시하세요. 직원들은 문서에 서명해야 합니다.

규정 준수 및 보안 체크리스트

소프트웨어 공급업체와 대화를 시작할 때는 해당 제품의 기능에 대한 질문뿐만 아니라 규제 요구 사항에 대한 노력에 대해서도 직접적인 질문을 준비하세요.

예를 들어, 다음과 같이 질문할 수 있습니다.

• 역할 기반 접근 제어를 제공하시나요? 역할 기반 접근 제어란 무엇인가요?
• 전송 중인 데이터와 저장 중인 데이터에 대한 데이터 암호화 표준을 설명하세요.
• 보안 인증서를 제공해 주실 수 있나요?

평판이 좋은 공급업체라면 이러한 질문에 대해 명확하고 자신 있게 대답할 것입니다.

감시보다 보안

직원들이 모니터링을 어떻게 인식하는지는 회사 내에서 모니터링을 어떻게 배치하느냐에 따라 달라집니다. 목표는 직원들이 최선을 다해 업무를 수행하고 자신의 데이터, 고객 데이터, 그리고 회사 자산이 안전하게 보호된다는 확신을 가질 수 있는 안전한 환경을 조성하는 것입니다. 위험 부담이 큰 업계에서 규정 준수, 정직성, 그리고 보안을 위한 필수 도구로서 모니터링 소프트웨어를 제시하십시오.

이처럼 신중하고 투명한 단계를 밟으면 단순한 소프트웨어 설치에서 한 걸음 더 나아갈 수 있습니다. 더욱 회복력 있고, 규정을 준수하며, 신뢰할 수 있는 기업을 구축하는 전략적 자산을 구축하는 것입니다.