사례 연구: 원격 팀 협업 강화에 있어 CleverControl의 역할

현대 기업들은 민첩성을 중시하며, CleverControl의 고객사인 미국 소규모 소프트웨어 개발 회사는 완전 원격 근무 모델로의 전환을 의미했습니다. 이 회사는 서로 다른 시간대에 걸쳐 32명의 개발자, 테스터, 프로젝트 관리자를 고용하고 있었기에 이러한 유연성은 큰 도움이 되었습니다. 하지만 실제로는 보기처럼 순조롭게 진행되지 않았습니다.

팀에는 평소처럼 Jira를 통해 업무를 처리하고, 사내 채팅을 통해 메시지를 주고받는 등 다양한 도구가 있었습니다. 하지만 무언가 부족했습니다. 프로젝트 리더들은 업무 프로세스를 어렴풋이만 알고 있었습니다. 누가 무엇에 막혀 있는 걸까요? 왜 어떤 스프린트는 뒤처지고 있을까요? 왜 어떤 팀원들은 과중한 업무에 시달리는 반면, 다른 팀원들은 업무에 집중하지 못하는 걸까요?

그들은 게으름이 아니라, 눈에 띄지 않는 것에 맞서고 있었습니다. 바로 그때 CleverControl이 제 역할을 했습니다. CleverControl은 단순히 팀을 감시하는 것이 아니라, 업무 처리 방식을 최종적으로 파악하고 원격 팀 협업을 개선하기 위한 것이었습니다.

모니터링 소프트웨어를 도입하는 것이 마치 감시하는 것처럼 느껴진다면 오히려 역효과를 낳을 수 있습니다. 그래서 회사 경영진은 조용히 조치를 취하는 대신, 팀원들과 솔직하게 대화했습니다.

"We explained to the team," the company CEO said, "That we were going to use CleverControl to understand how we work, not to spy. We wanted to know why we often fall behind schedules, and if the workload is spread fairly across the team."

경영진은 앱 사용, 업무 도구 사용 시간, 정기적인 스크린샷, 그리고 활동/유휴 시간 등 어떤 데이터를 수집할지 구체적으로 명시했습니다. 또한 키 입력 기록이나 숨겨진 추적은 금지한다는 점도 분명히 했습니다. 그리고 무엇보다 중요한 것은 직원들이 자신의 데이터를 직접 확인할 수 있다는 점입니다.

그 투명성이 판도를 바꿨습니다. 의심 대신, 그들은 받아들여졌습니다.

데이터가 흐르기 시작하자, 이전에는 보이지 않았던 패턴을 발견하는 데 오랜 시간이 걸리지 않았습니다.

1. 의사소통이 원을 그리며 진행되었습니다.

   회사는 프로젝트 관련 모든 업무를 사내 메신저를 통해 처리한다고 생각했지만, 많은 업무 업데이트가 여전히 이메일을 통해 이루어지고 있었습니다. 더 심각한 문제는 프로젝트 관리자들이 Jira와 이메일을 끊임없이 오가며 업데이트를 놓치고 중복된 업무를 처리해야 했다는 것입니다. 결과적으로 원격 팀 협업은 비효율적이고 지체되었습니다.

   해결책: 경영진은 명확한 규칙을 정했습니다. 모든 업무 관련 소통은 Jira를 통해 이루어집니다. 내부 메신저를 통해 빠른 질문과 팀 업데이트를 진행할 수 있습니다. 간단하지만, 잡음을 줄이고 업무 인계를 더욱 원활하게 해주었습니다.

2. 도구가 낭비되고 있었습니다(잘못 할당되었습니다)

   어떤 팀은 거의 사용하지 않는 값비싼 개발 도구 라이선스를 가지고 있었지만, 어떤 팀은 몇 주씩이나 접근을 기다려야 했습니다. CleverControl의 역할은 앱과 웹사이트 사용에 대한 보고서를 수집하는 것이었습니다. 예산이 아니라 가시성이 핵심이었습니다.

   해결책: CleverControl의 사용 보고서를 통해 IT 부서는 실제로 누가 무엇을 필요로 하는지 파악할 수 있었습니다. 추측이 아닌 실제 사용량을 기반으로 라이선스를 재할당했습니다.

3. 선임 개발자들이 주니어 작업을 하고 있었습니다.

   데이터에 따르면, 상위 개발자들은 일상적인 지원 질문에 답하는 데 많은 시간을 소비하고 있었습니다. 이는 복잡한 아키텍처와 코드 검토에 사용해야 할 시간이었습니다.

   해결책: 주니어 팀원들을 위한 순환 지원 역할을 만들었습니다. 이를 통해 시니어 개발자들은 업무 부담을 덜고 주니어들은 실무 경험을 쌓을 수 있었습니다. 모두가 성장하고, 원격 팀 협업이 개선되었으며, 프로젝트 진행 속도가 빨라졌습니다.

4. 가장 좋은 관행은 눈에 띄지 않게 숨겨져 있었습니다.

   한 팀은 꾸준히 일정보다 앞서 성과를 냈습니다. 데이터를 분석한 결과, 이러한 고성과 팀은 다른 팀보다 특정 내부 문서와 외부 리소스를 더 많이 활용하고 있는 것으로 나타났습니다.

   해결책: 그들은 그 지식을 자신들만 알고 있지 않았습니다. 내부 위키를 업데이트하고, 몇 차례의 짧은 교육 세션을 진행하고, 플레이북을 회사 전체에 공유했습니다. 그러자 갑자기 모범 사례가 일반적인 관행이 되었습니다.

프로젝트가 더 빠르게 진행되기 시작했고, 자원 계획도 더욱 효과적이 되었습니다. 하지만 더 큰 성과는 문화적인 측면이 있었습니다.

• 의사소통이 더 명확해졌습니다. 놓치는 업데이트가 줄었고, 좌절감도 줄었습니다.

• 업무량이 더 공평하게 느껴졌습니다. 관리자는 번아웃이 오기 전에 불균형을 발견할 수 있었습니다.

• 원격 팀 협업은 더욱 의도적으로 이루어졌습니다. 업무 흐름을 파악하고 이를 구체화할 수 있었기 때문입니다.

• 팀의 사기가 향상되었습니다. 사람들은 자신이 감시당하는 것이 아니라 지원받는다고 느꼈습니다.

CleverControl의 역할은 컸습니다. 기존 도구를 대체하지는 않았지만, 업무 효율을 높여주었습니다. CleverControl은 회사에 추측에 의존하지 않고 최적화를 시작하는 데 필요한 통찰력을 제공했습니다. 직원을 통제하는 것이 아니라 업무 흐름을 이해함으로써 가능했습니다.

전 세계 고객을 위한 원격 팀 빌딩 소프트웨어에게 이러한 명확성은 단순히 좋은 것만은 아니었습니다. 원격 근무에서 살아남는 것과 진정으로 성공하는 것의 차이였습니다.