プレボーディング効果的な社員統合への鍵
新入社員を採用する際に最も重要視されるのは、応募者の経験と知識である。組織はその点に注意を払う一方で、従業員エンゲージメントの重要性を無視することが多く、その結果、従業員は最初の数カ月で会社を去ってしまう。
採用チームが最良の候補者を見つけるために多大な労力を費やしたにもかかわらず、その候補者がエンゲージメント不足のために退職してしまうのであれば、従業員が入社する前からリソースと労力を無駄にしてしまうことになる。そこで、プレボーディングを行うことで、両者にとってより良い状況が生まれるのです。この記事では、なぜプレボーディングが必要なのか、そしてプレボーディングが組織にどのようなメリットをもたらすのかについて説明します。
プレボードとは？
面接プロセスが終了し、企業が応募者に内定を提示した後、入社初日から内定を承諾するまでの期間をプレボーディング期間と呼びます。これは、従業員のエンゲージメントを高めることに重点を置くため、採用プロセスの重要な部分です。
プレボーディングは、新入社員を歓迎し、自分の役割、職務、会社に慣れ親しんでもらうことに重点を置いています。これには通常、仕事、チーム、会社に関する情報の共有が含まれますが、それだけに限定されません。プレボーディング・プロセスの重要な要素は、社員が会社や将来のポジションについてより深く知るために質問をすることです。
つまり、プレボーディングは、新入社員を歓迎し、新しい役割に備えることで、新入社員にポジティブな第一印象を与えるのである。
プレボーディングとオンボーディング
プレボーディングとオンボーディングはよく似ており、ほとんどの場合、この2つを混同している人を見かけるかもしれない。この2つの用語はしばしば同じ意味で使われます。そこで、この2つの戦略の主な違いを以下に示します：
概要
プレボーディングとは、求職者が内定を承諾してから仕事を始めるまでの期間を指す。
オンボーディングは、従業員の勤務初日から始まる。
タイミング
プレボーディングに最適なタイミングは、入社初日の前だ。
一方、オンボーディングは新入社員の勤務初日以降に始まる。
目標
プレボーディングの目的であり、最大の焦点は、従業員が初日を迎える前に歓迎することである。
オンボーディングは、新入社員を新しい役割のために会社のシステムに統合することに重点を置く。
活動内容
カジュアルなミーティング、ランチ、オフィス探訪のためのカジュアルな招待などは、入社前の活動の一部である。
一方、バディを割り当て、セットアップを行い、その他すべてのトレーニング内容を従業員に提供することは、オンボーディング活動の一部である。
目的
プレボーディングの目的は、新入社員に仕事への準備をさせ、その仕事にわくわくさせることだ。
一方、オンボーディングは、新入社員が入社後、会社の環境になじむのを助けるものだ。
プレボードのメリット
プレボーディングは、従業員採用プロセスの重要な部分であり、従業員と組織の双方にとって重要です。ここでは、従業員と組織の双方に役立つプレボーディングのメリットトップ7を紹介する。
ポジティブな第一印象の確立
会社に対する第一印象は非常に重要で、新入社員の生産性を大きく左右します。プレボードを正しく行うことで、従業員にポジティブな第一印象を与え、役割に対するモチベーションを高めることができます。このような会社からのポジティブな第一印象は、従業員満足度の向上にもつながります。
不安の軽減とエンゲージメントの促進
ほとんどの求職者は、新しい職場での初日に緊張を感じる。不安を感じる理由は人それぞれだが、誰にとっても効果的な解決策はプレボーディングである。プレボーディングを行うことで、入社前から会社から彼らに対する好意的な雰囲気が伝わってくるからだ。
そのため、入社したその日にすでに会社に対してポジティブなイメージを抱いており、不安は半分以上解消される。さらに、さまざまな従業員のエンゲージメントが促進される。
組織とのつながりを築く
新入社員は、新しい組織とのつながりを築くのに時間がかかる。プレボーディングはこの時間を大幅に短縮することができる。そのおかげで、社員は入社初日までに新しい会社の環境について多くを学ぶことができる。さらに、仕事を始めると、そのつながりはさらに強くなり、良いパフォーマンスを発揮できるようになる。
生産性の向上と定着率の改善
プレボーディングは、従業員の定着率向上に役立つ。多くの従業員は、エンゲージメントの欠如が原因で、最初の数ヶ月または数日で仕事を辞めてしまう傾向があり、最終的に生産性に影響を与えます。
プレボーディングによって、企業は従業員のエンゲージメントを高め、生産性を維持することができる。従業員の生産性が高まれば、満足度も高まり、結果として従業員の定着率も高まる。
オンボーディング・コストの削減
プレボーディングは、オンボーディングの手順を簡素化し、より効果的にする。その結果、時間、費用、その他のリソースを大幅に節約し、社内の他の場所で使用することができる。したがって、プレボーディングは、多くのメリットをもたらすコスト削減策なのである。
従業員の離職コストの削減
プレボーディングを行うことで、新入社員の採用に伴う離職コストを削減することができます。 プレボーディングは、新入社員の入社意思を確認する機会を提供します。また、入社直後に新入社員が離職し、採用、研修、生産性低下のコストが発生するリスクを低減します。プレボーディングを活用し、魅力的なオンボーディング・プロセスを維持することで、貴社の新入社員がより長く勤務できるようになります。
生産性向上までの時間を短縮
プレボーディングは、イントラネット、従業員ハンドブック、福利厚生情報などのビジネスリソースにアクセスできるようにすることで、新入社員がより迅速に慣れるのを助けることができる。新入社員は、よりシンプルで便利な方法で、すぐにチームに参加することができます。
最高のプレボード戦略と実践
プレボーディングは主観的な手順であり、どの企業もその環境に応じてプレボーディングのやり方を選ぶことができるが、いくつかのことが新入社員に素晴らしい第一印象を与える。プレボーディングとは、新入社員にとって素晴らしいスタートになると感じさせることである。
そこで、あなたが採用できるプレボーディングのベストプラクティスをいくつか紹介しよう。
新入社員が事前に学習できるように、主要な文書のデジタルコピーを提供する。
あなたの主な目的は、新入社員が会社の戦略や文化に慣れるようにすることです。これを達成するために、重要な文書のデジタルコピーを提供することができます。
勤務初日までに復習しておくこと。そうすることで、会社の技術的側面と非技術的側面の両方に慣れることができる。
チーム紹介
チームへの紹介は通常、入社初日に行われるオンボーディング・プロセスの一部である。しかし、その少し前から始め、プレボーディング・プロセスの一部とすることもできる。この習慣は、従業員がこれから一緒に働く人たちについて学ぶのに役立ちます。さらに、コミュニケーションを促進し、エンゲージメントを向上させる。
新入社員は、質問することでチームと打ち解けることができる。
入門オンラインコース
もし、新入社員が入社初日までに学ばなければならない会社やポジションに関する具体的なことがあれば、入社前プロセスの一環として共有しなければなりません。この情報を共有する良い方法は、オンラインコースです。通常、このような入門的なオンラインコースには基本的な内容しか含まれていませんが、新入社員が仕事を始める前に、業務内容や特殊性に慣れるには十分でしょう。
入社前に楽しい社内イベントに招待する
新旧社員間のコミュニケーションの壁を破る最善の方法のひとつは、社内の楽しいイベントに招待することだ。カジュアルなミーティング、社内ランチ、あるいはオフィスでのアクティビティ・デイでもいい。このようなイベントは、新入社員にとって企業文化を垣間見る機会となり、オフィスや一緒に働く仲間について多くを学ぶことになる。
開始前にご連絡を
新入社員との関わりを示す良い方法は、彼らが働き始める前に連絡を取ることだ。新入社員を全社的なEメールネットワークに追加し、アクセスできるようにするといった小さなことでもよい。新入社員が入社前に重要な質問に答えられるようにすることで、双方にメリットがある。さらに、入社初日のストレスも軽減される。
新メンバー発表
新入社員を発表することは、抜擢された彼らの功績を称えることになる。全社的なEメールやLinkedInへの投稿を通じて、従業員の興奮を呼び起こすことができます。
ウェルカムパックからスタートさせる
最後に、新入社員にはウェルカム・パックから始めてもよい。このパックには、仕事に必要な贈り物や備品が含まれているかもしれません。初日を迎える前にこのパックを渡すことで、新入社員はそのパックを探索し、使用するものに慣れることができる。また、甘いプレゼントは従業員の満足度を高める。
結論
かつて企業は、新入社員を統合するために主にオンボーディングに頼っていましたが、今日の競争市場では、そのやり方だけでは不十分かもしれません。プレボーディングは、短期的にも長期的にも大きな利益をもたらすことができるため、採用・入社プロセスの重要な要素として浮上してきた。
プレボーディングは、従業員に職務を紹介するだけでなく、正しい会社を選んだという自信を与えるものです。この習慣は、新入社員と組織との間に即座のつながりを育み、移行をよりスムーズでやりがいのあるものにします。
そのため、チームの拡大を準備している場合は、事前に包括的なプレボーディング戦略を策定することを強くお勧めします。この戦略的な動きによって、新入社員がシームレスで魅力的な入社案内を受けられるようになり、チームへの統合を成功させ、やりがいのある職場で働き続けるための土台が築かれるのです。