より少なく、より効率的に仕事をする:それは可能か?

より少なく、より効率的に仕事をする:それは可能か?

世界では長い間、週休4日制が話題になっていた(そして、すでに誰かが実行している)。反対派は、企業や経済全般に莫大な損失をもたらすと話す。

週休2日制を導入すれば、残りの4日間をより長く、より効率的に働けるようになるという。

時間管理システム開発会社の責任者として、仕事の効率を上げることができるのは確かです。しかし、丸一日労働時間が空くほどではありません。

職場は、状況や課題が常に変化するダイナミックな環境です。従業員には、柔軟性、臨機応変さ、適応力がかつてないほど求められています。

しかし、多くの組織では、時代遅れであるばかりでなく、不必要な働き方を強化し続けています。より多く働き、より多く働くことは、成功するキャリアの定番です。多くの人が同僚に強調し続けることでもあります。私たちは、長時間労働をする最も生産性の高い人は、他の生産性の要素を見落としていると考えるように仕向けられてきたのです。一生懸命働くことは結果を生みますが、賢く働くことは永続的な価値を持ちます。

特に仕事では、競争力を維持することが成功のカギとなります。24時間365日働ける人はいないので、ここでは、仕事の生産性を高め、仕事以外の生活も充実させるための3つの簡単な戦略を紹介します。

生産性とは何か?

生産的であることは、辞書によると「特にたくさん作り出す性質や力を持つこと」と定義されています。効率性」が企業がいかに効率的であるかを表すのと同様に、「生産性」は企業がいかに生産的であるかを表す指標に過ぎない。

生産性を重視する人は、自由に使える資源で最大限の成果を上げようと努力する。例えば、莫大な予算があれば、可能な限り多くの仕事を作ることを目指す。限られた予算でも、できるだけ多くの仕事をこなそうとする。

今日の知識経済において、より少なく働くことはこれまで以上に重要となっています。しかし、働く大人の中には、これまで以上に長く、激しく働かなければならないというプレッシャーを感じている人が増えています。平均して、典型的なアメリカ人労働者は週に40時間働いていますが、成人のほぼ3分の1は毎週45時間以上働いています。

平均的な社会人は、仕事と通勤を合わせて1週間に約47時間を費やしています。これでは、他のことに使う時間はほとんどありません。仕事を減らすことは、バランスのとれた生活を送ることだけではなく、より生産的になり、仕事上の目標に直接関係のない活動に費やす時間を減らし、より多くのことを成し遂げることでもあります。

効率的に仕事をするということは、より生産的になれる領域を特定することです。賢く働くとは、時間と労力を最適化し、同じ時間でより多くの仕事をこなすことです。ここでは、より少ない時間で、より効率的かつ効果的に仕事をするためのヒントをご紹介します。

タスクに優先順位をつけるべき

仕事のプロジェクトは、仕事の量と予定された期日に基づいて優先順位をつけるべきです。各プロジェクトに十分な時間を確保しつつ、自分自身にタイマーをセットして、より早く仕事を完了させることに挑戦してください。

次から次へと仕事を切り替えない。チャンキングと呼ばれる生産性向上手法で、1つの仕事に集中し、良い仕事をすることに没頭する。タイマーが鳴ったら、休憩をとったり、別の仕事に切り替えたりして、集中力を持続させる。

仕事における自分の使命を知ることは、完全に有能になるための最も重要な要素の1つです。自分の仕事が何であるかがわからなければ、適切な優先順位を設定することはできないでしょう。(優先順位を決めないと、いつまでも仕事の山に埋もれて、何が重要で何が重要でないかがわからなくなります)。

職務分析を行い、雇用の真の目的と、昇進するために満たすべき目標を決定します。これにより、最も重要な目標を特定し、効率的に仕事の優先順位付けを始めることができます。

注意力散漫の解消

課題に取り組むときは、気が散ることを最小限にとどめるよう努めましょう。携帯電話の音量を下げ、目の届かないところに置く。テレビ番組や音楽など、仕事に集中するのに邪魔になる雑音は消す。同僚に期待すること

大きなプロジェクトを分割する

大きなプロジェクトは、手に負えないように見えるかもしれません。重要だとわかっていても、ついつい後回しにしがちです。でも、それを避けるのではなく、その大きな仕事を小さな仕事に分割してみましょう。1週間のうちに終わらせるものをいくつか選び、スケジュールに組み込んでください。大きな目標に向かって前進していることを実感することで、他の仕事をこなす意欲が湧いてきます。

同僚との交流を避けるのではなく、休憩時間などに限定して、仕事と遊びを行ったり来たりしないようにしましょう。

ワーク・レス

仕事を成功させるためには、プロジェクトに費やした努力の量が、自動的に質の高いアウトプットを意味するわけではありません。もし、あなたが疲れていたり、気が散っていたり、整理整頓ができなかったりして、家事を完了するのに時間がかかるなら、それは明らかに働きすぎです。

効果的で生産性の高い仕事をするためには、自分の仕事に優先順位をつけ、十分な時間をかけて適切に完了させることが必要です。良い仕事の習慣は、前向きで一貫した結果をもたらします。より効率的に仕事をするための最も重要なステップは、毎日の戦略を立てることです。

同僚に助けを求める。

他の人と一緒に仕事をすることは、より少ない時間でより多くのことを成し遂げるための最良の方法の1つです。研究によると、人はグループで働くとより効率的に仕事ができるそうです。グループで仕事をすると、アイデアや考え、視点を共有することができ、問題に対する新しい考え方をブレーンストーミングするのに最適な方法となります。

また、自分が予定より早く終わったときは、同僚の仕事を手伝うよう申し出るのもよいでしょう。同僚を助けると、より健康的な職場環境に貢献できるだけでなく、自分の仕事量も減ります。他の人を助けることで、自分の時間が確保され、仕事に集中できるようになるからです。

休憩を頻繁に取る

休憩を取らずに長時間仕事をすると、生産性や集中力が低下し、ミスをしやすくなります。数時間おきに休憩を取るとよいでしょう。

しかし、どんな休憩でもいいというわけではありません。仕事に集中しながら、休息やリラックスできる方法を見つけるとよいでしょう。タイマーを20分セットして、仕事とまったく関係のないことをするのもひとつの方法です。

例えば、音楽を聴く、外を散歩する、座って呼吸する、などです。そうすることでリラックスでき、脳が情報を処理する時間ができ、新しいアイデアや戦略を練って、より効率的に仕事ができるようになります。

効率性と生産性

仕事の生産性を高めるために最も重要なことは、タイムマネジメントのスキルを身につけることです。時間管理ができていないと、プロジェクトやメール、電話のたびに注意を奪われ、毎日が猛烈なスピードで過ぎていくように感じられるでしょう。

まず、自分の1日のスケジュールを見直すことから始めましょう。自分が日々、どのように時間を使っているか知っていますか?もし知らないなら、その答えは意外なものになるかもしれません。

各タスクに割く時間がわかったら、優先順位のつけ方を学ぶ必要があります。どの仕事が重要で、どれをスケジュール変更したり、委任したりできるかを知っていれば、最も付加価値の高い仕事に集中することができるようになります。

目標を設定することも、生産的に働くための重要な要素です。Job Analysisを実施した後、自分の役割がどのようなものであるかがよくわかるはずです。その知識をもとに、短期的・長期的な目標を設定しましょう。目標が道しるべになるという利点もあります。

効果的かつ生産的に仕事をするには、整理整頓も必要です。整理整頓ができていないと、見当違いのものを探すのに多くの時間を浪費することになります。そこで、正しいファイリングの方法と、効果的なスケジュールの立て方を学びましょう。

コミュニケーション能力

私たちは日常的にどれほどの頻度で会話をしているか考えてみてください。電話をかけ、会議に出席し、電子メールを作成し、プレゼンを行い、顧客と対話する、などなど。私たちは一日中、周りの人と会話をしているように見えるかもしれません。だからこそ、より効率的に仕事を進めるには、優れたコミュニケーションスキルが不可欠なのです。

まず、積極的なリスニング能力を磨くことから始めましょう。これは、相手の話を聞いて理解しようとする努力をすることを意味します。

結論

より少ない時間で効率的に仕事をすることは難しいことですが、集中力を維持し、以下のヒントに従えば可能です。ただ単に労働時間を減らすだけでなく、より効率的に働くことで、より短い時間でより多くのことを成し遂げることができるのです。

より効率的になるということは、より生産的になれる領域を特定することです。スマートな働き方とは、時間と労力を最適化し、同じ時間でより多くの仕事をこなすことです。

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