信頼を損なうことなく閲覧行動を追跡するためのベストプラクティス

職場での閲覧活動の追跡には通常、訪問したウェブサイト、検索クエリ、ソーシャルメディア上の活動、チャット（時にはメッセージングログを含む）の記録が含まれます。時には、雇用主がファイル転送やキー入力（メッセージや検索クエリなど）を追跡することもあります。

組織は、インターネット活動の監視にいくつかの方法のいずれかを使用することができる：

1. ルーター設定によるネットワーク監視：インターネットトラフィックを記録するためにルーターを設定する；
2. プロキシサーバーやファイアウォールは、管理者が確認するためにインターネットトラフィックを記録することができる。また、不適切なウェブサイトへのアクセスをブロックすることもできる；
3. 従業員監視ソフトは、閲覧履歴やソーシャルメディアでの活動を含む、従業員のすべてのコンピューター活動を記録し、サイトブロック機能を備えている。

インターネット活動の追跡の合法性は、お住まいの地域の州法や地方法によって異なります。例えば、米国の法律では、従業員の監視は通常合法です。電子通信プライバシー法（ECPA）では、合法的な業務目的であれば、雇用主が会社所有のデバイスやネットワークを監視することを一般的に認めています。追跡活動について従業員に通知するよう組織に促す州もあれば、通知を雇用者の裁量に任せる州もある。雇用主はまた、監視の範囲と慣行を概説する明確なポリシーを持つことを勧められる。

一般データ保護規則（GDPR）は、EUにおける従業員のコンピューター活動の追跡を規定している。この規則では、組織はデータ収集を合法的な事業目的に厳密に必要なものに限定し、監視について従業員に通知し、多くの場合従業員の同意を得なければならない。

同様のデータ保護規制は、オーストラリア、インド、カナダ、デンマークなどでも適用されている。

他の司法管轄区では、プライバシー保護がより厳しい。例えば、ギリシャでは、雇用主が法的な許可を得ているか、合法的な業務目的がない限り、電子的な監視は禁止されています。オランダでは、従業員の監視を実施するためには、従業員のプライバシー権を上回る正当な業務上の利益が組織に要求されます。フィンランドでは、電子メール、通話、コンピューター使用の監視を制限している。

このセクションでは、様々な法域における従業員モニタリングの合法性について簡単に概観したに過ぎない。全体として、従業員モニタリングはほとんどの国で一般的に合法ですが、雇用者の利益と従業員のプライバシー権とのバランスをとることがますます重視されるようになっています。あなたの組織でトラッキングを実施する前に、法律アドバイザーに相談することをお勧めします。

閲覧行動を追跡することは、組織と従業員の双方に利益をもたらす：

1. モニタリングは生産性を向上させる。 チャットメッセージやショッピングサイトをチェックする誘惑と戦うことは困難であり、すべての人がそれに抵抗できるわけではありません。閲覧行動を追跡することで、個人的なブラウジング、ソーシャルメディア、動画プラットフォームなど、業務に関係のない活動に過剰な時間を費やしている従業員が明らかになります。この情報があれば、管理者は集中力を高め、生産性を向上させるための対策を講じることができます。
2. 収集されたデータからスキル格差が明らかになった。 業務に必要な特定のアプリの使い方を頻繁にググっている社員がいれば、追加トレーニングが必要かもしれません。従業員の閲覧履歴を分析することで、従業員に不足しているスキルや知識を知る手がかりが得られるかもしれない。その後、それに応じてトレーニングや能力開発プログラムを計画することができる。
3. トラッキングはデータの安全性を高める。 強力なDLPソリューションは、従業員による会社の機密データへの不正アクセス、共有、ダウンロードを検出し、防止することができます。
4. モニタリングは、企業のネットワーク・セキュリティの向上に役立つ。 専門のソフトウェアは、悪意のあるウェブサイトへのアクセスや感染したファイルのダウンロードの試みを識別することができる。

あらゆる利点があるにもかかわらず、従業員の閲覧行動を追跡することは、非倫理的に実施された場合、逆効果になる可能性がある。ここでの主な懸念は、従業員のプライバシーである。従業員にはプライバシーを守る権利があり、あまりに侵入的な監視方法を用いると、不信感や敵対的な職場環境、さらには法的な影響につながる可能性がある。従業員はマイクロマネジメントされ、信頼されていないと感じ、仕事の満足度が下がり、他の会社でより良い条件を探すようになるかもしれない。

インターネット活動の追跡には、技術的な課題も伴う。監視システムの導入と維持は、複雑で高価なものになりかねない。その上、最も信頼性の高いソリューションでさえ、エラーを起こしやすい。正当な活動を疑わしいと判断し、従業員を不必要に監視してしまう可能性もある。

従業員モニターを導入するには、これらの困難を軽減し、すべての利点を享受するための慎重なアプローチが必要である。

トラッキングソフト導入のベストプラクティスを集めました。

今日の市場では、閲覧活動を追跡するための従業員監視ツールが数多く提供されています。CleverControlはこの分野で最も先進的で信頼できるソリューションの一つです。各従業員の閲覧履歴、検索クエリ、各ウェブサイトでの滞在時間、ソーシャルメディア活動を追跡します。収集されたデータは分かりやすい統計図表に集約され、個人の生産性やチーム全体の傾向を素早く分析することができます。また、このプラットフォームには柔軟なサイトブロック設定が用意されているため、気晴らしを制限して従業員が仕事に集中できるようにすることができます。

マネージャーは、彼らの行動を密かに監視することで、チームの信頼を得ることはほとんどないだろう。正直であることが常に最善の策です。私たちは、たとえあなたの管轄区域がそれを要求していなくても、追跡手段を導入する理由を従業員に率直に伝えることを推奨します。訪問したウェブサイト、滞在時間、スクリーンショット、ソーシャルメディアログなど、どのようなデータが収集されるかについて透明性を保つ。可能な限り、モニタリング、特により侵入的な方法について従業員の同意を求める。

モニタリングの目的上問題ない場合は、従業員のプライバシーを保護するため、アクティビティ分析から個人を特定できる情報を削除してください。個々の行動よりも傾向の分析に重点を置くようにします。特定の従業員の閲覧履歴を追跡するのではなく、ソーシャルメディアへの過度のアクセスや危険なウェブサイトへのアクセスなどのパターンを探します。

明確なモニタリング目標と、それを達成するために収集する必要があるデータの範囲を定義する。例えば、気晴らしを明らかにすることが目的なら、訪問したウェブサイトとその滞在時間を記録すれば十分だろう。この場合、ソーシャルメディア上のメッセージの送受信を記録するのは過剰である。

閲覧行動は、会社所有のデバイスで、勤務時間中のみ追跡する。勤務時間外や個人所有のデバイスで従業員の行動を監視することは避ける。唯一の例外は、従業員が個人所有のデバイスを業務に使用する場合である。この場合、従業員が勤務終了時に監視を停止できるよう、選択した監視ソリューションにクロックイン、クロックアウト機能を持たせる。

組織は、許容できるオンライン行動と許容できないオンライン行動を定義した包括的なインターネット利用方針を持つべきである。さらに、監視の範囲、収集したデータの使用方法、保持期間、アクセス可能者について概説した方針を別途定めるべきである。どちらのポリシーも、従業員が簡単にアクセスできるようにすべきである。チームは、方針とその意味を理解し、懸念を表明する手段を持たなければならない。

モニタリングのやり方は定めてはならない。定期的に見直し、その必要性と有効性を確認すべきである。

従業員からのフィードバックに積極的に耳を傾け、プライバシーに関する懸念があればトラッキングを調整する。また、関連する個人情報保護法や労働法の最新情報を常に入手し、変更へのコンプライアンスを徹底する必要があります。

従業員の閲覧行動を追跡することで、従業員の生産性と集中力を大幅に向上させ、会社のセキュリティを強化することができます。しかし、モニタリングの実施には、そのマイナス面を回避できるような慎重なアプローチが必要です。透明性を優先し、集計データに焦点を当て、従業員のプライバシーを尊重することで、信頼を維持し、前向きな職場環境を育む方法で閲覧行動監視を実施することができます。