生産性の代償：職場監視の人的コスト

マーケティング会社のコピーライターであるサラは、過去5週間で3回目となる人事考課から戻ったところだ。6週間前、彼女のマネージャーはチーム全員に従業員監視プログラムをインストールさせ、彼らのパフォーマンスを追跡できるようにした。サラの仕事は順調で、自分の文章について苦情を受けたこともなかったからだ。

ところが、このソフトの導入ですべてが変わった。サラの仕事量が急に増え、1週間後、彼女は業績評価のためにマネージャーのオフィスに招かれた。マネージャーは、サラのパソコンが広範囲にわたって「不活性」状態であることに不快感を示した。マネージャーは、サラのパソコンの「不活動」時間が長いことを不愉快に思った。サラは、コンピューターに書き込む前に紙に下書きをするのが好きで、それが不活動時間の原因だと説明した。マネージャーは納得せず、パソコンでの下書きを勧めた。

サラの人事考課は頻繁に行われるようになった。彼女は新しい仕事量に苦しみ、マイクロマネジメントされストレスを感じていた。監視システムは彼女を不当にターゲットにし、彼女の創造性と自主性を抑圧した。

残念ながら、サラのようなケースは珍しくない。従業員監視ソフトの批評家たちは、その使用によってプライバシーの問題、ストレスの増大、信頼の問題、偏見、透明性の問題が生じることを恐れている。彼らの懸念が正当化されるのか、また責任を持って倫理的に従業員監視を実施する方法があるのか、議論してみよう。

多くの雇用主が監視ソフトを導入するのは、労働者、特に遠隔地にいる労働者をどのように管理すればよいのかわからないからである。従業員のコンピュータにプログラムをインストールし、数日後にレポートをチェックすれば十分だと考えているのだ。実際には、従業員の監視を実施するには、いくつかのバックグラウンド作業が必要であり、それがなければ、望ましくない懸念や問題を引き起こす危険性がある。

多くの司法管轄区では、プライバシーは特別な規制によって保護されていますが、従業員の監視を特に取り上げているところはほとんどありません。その結果、雇用主はどのようなデータを収集し、どのくらいの期間保存してよいのかがわからない場合があります。

一方、監視システムは、キーストローク、マウスクリック、訪問したウェブサイト、さらには電子メールやメッセージの内容など、幅広い個人データを収集する。特に、収集されたデータが当初の目的を超えて使用される場合、従業員はこれを恒常的なプライバシーの侵害とみなす。

その上、社内から、あるいは外部からの侵害によって、権限のない個人が収集した機密情報にアクセスするリスクも常に存在する。その結果は、風評被害から個人情報の盗難に至るまで、恐ろしいものになるかもしれない。

アメリカ心理学会が実施した調査結果によると、従業員の監視は従業員のストレスを著しく増加させる。ソフトウェアで監視されている従業員の56％が、勤務中に緊張やストレスを感じている。監視されていない従業員の場合、この数字は40％と低い。

同調査によると、バーンアウトに関連する感情として、同僚や顧客に対する苛立ちや怒り（23％対非監視の14％）、ベストを尽くす意欲のなさ（29％対22％）、精神的疲労（39％対22％）、非効率感（20％対15％）などがある。

監視されている従業員は、雇用主から信頼されていないと感じるかもしれず、それが否定的な職場環境を作り出し、士気を低下させ、離職率を高めることさえある。

曰くマイクロマネジメントの侵略的な方法として使われる場合、それは労働者と雇用者の間の相互尊重という暗黙の合意に違反する。信頼関係が崩れれば、組織を助けるためにそれ以上のことをする可能性は低くなる。彼らは基本的に、最低限のことをすることに引きこもる。ミシガン州立大学のジョン・リチャード・バトラー2世教授（人事・労使関係学）のタラ・ベーレンド博士。

司法管轄区域によっては、雇用主が監視について従業員に通知することを義務付けておらず、企業がそれを有利に利用する可能性がある。従業員は自分が追跡されていることを知らなかったり、監視の範囲を知らなかったりする可能性がある。しかし、たとえ義務があったとしても、企業が労働者に必要な方針を示さない場合もある。従業員の監視に関する明確で透明性のある方針の欠如は、従業員の不安や不信につながる。

もう一つの潜在的な問題は差別である。監視システムは、社会から疎外されたグループ出身者や生産性が低いと思われる従業員など、特定の従業員を不当に標的にするために使用される可能性がある。さらに、テクノロジーが意図せず差別を助長することもある。どんなアルゴリズムも完璧ではなく、バイアスが含まれていたり、サラのケースのように個人のワークスタイルを無視していたりする可能性がある。

では、評論家たちは正しく、従業員の監視は悪なのだろうか？決してそうではない。正しく倫理的に使用されれば、従業員も雇用主もその貴重な知見から利益を得ることができる。それでは、従業員モニタリングを導入する際に必ず必要なことをいくつか挙げてみよう。

従業員監視技術から最大限の利益を得たいのであれば、企業はこれらのガイドラインに従うべきである：

• お住まいの地域の関連するプライバシー規制を調べる。 これらの規則を確実に遵守する。これらの規制の変更に常に対応する。

• モニタリングの目標を定める。 これらの目標は、プライバシー規制とともに、データ収集の範囲を定義する。

• 明確な方針を策定する。 これらの方針は、監視の目標、範囲、収集したデータの使用方法について概説するものでなければならない。従業員はこれらの方針にアクセスできるようにすべきである。

• 従業員の同意を得る。 あなたの管轄区域が監視を義務付けているかどうかにかかわらず、監視について従業員に伝え、同意を得る方がよい。そうすれば、従業員との信頼関係の問題を避けることができる。

• 従業員の参画 信頼関係を築き、彼らの懸念に対処するために、モニタリング・ポリシーの策定と実施に参加する。

• スタッフとのオープンなコミュニケーションを保つ。 従業員が懸念や不満を表明し、それに対処できるようにする。

• 収集するデータの範囲を最小限にする。 目的のために必要な情報のみを収集する。

• データの保存期間を制限する。 モニタリングの目的に合わなくなったデータを削除する。

• 強力なセキュリティ対策を実施する。 許可された担当者のみがデータにアクセスできるようにする。

• 定期的な監査の実施 モニタリングシステムの利用が倫理的ガイドラインおよび法的要件に準拠していることを確認する。

• 収集したデータへのアクセスを従業員に提供する。

  CleverControl, のような従業員モニタリング・ソリューションを使えば、それは簡単です。CleverControlは、従業員が収集したすべてのデータと生産性統計を確認できる個人用生産性ダッシュボードを提供します。この機能は、プライバシー問題の解決に役立つだけでなく、個人の説明責任と生産性の向上にも貢献します。

• モニタリング・レポートを従業員のサポートに活用する 差別したり罰したりするのではなく、パフォーマンスを向上させる手助けをするのだ。

• 従業員監視ソフトウェアを併用する バイアスを避けるために、他のパフォーマンス追跡方法と併用する。

批評家たちは、従業員モニタリングがプライバシーの問題、信頼の低下、ストレスの増大、偏見をもたらすことを恐れている。しかし、従業員モニタリングを倫理的かつオープンに実施し、そのプロセスに従業員を参加させれば、組織はこれらの問題を回避することができる。従業員モニタリングは、正しい使い方をすれば、説明責任と業績を大幅に向上させ、従業員と雇用者の双方に利益をもたらすツールである。