危機的状況にある従業員の仕事をうまく改善する方法

The problem of improvement becomes especially acute for a company during crisis times when employees’ productivity often directly determines its success. Jeremy Mitchell, the first Deputy General Director of HomeLand shares several "crisis management" HR solutions with CleverControl.

ジェレミーさん、危機が企業の人事政策全般、特に御社に与える影響はどのようなものでしょうか。

危機的状況下では、どんなリーダーでも、困難な状況下でも、チームスピリットと全社員の高いモチベーションを維持しながら、部下の潜在能力を最大限に発揮させる方法を考えるはずです。

当社の人事戦略は、常に従業員の全面的なコミットメントを得ることを目的としています。したがって、危機の最中でもそれは大きく変わらず、当社が使用する管理ツールはすでに効果的な結果を示しています。

改善ツールの代表格といえば、研修：専門スキルの向上。どのように組織化するのですか？

社員教育は非常に重要な課題ですが、外部から講師を招聘するとなると、かなりの費用がかかることがあります。この問題を解決するには、経験豊富な従業員に新入社員のトレーニングを依頼すればよいのです。そうすれば、誰もがその恩恵を受けることができる。若手は新しい知識とスキルでキャリアアップできるし、コーチは経済的な動機付けを受けることができる。それに、従業員への承認や評価を表すのに、誰かを生徒として迎え入れることほど適した方法はないだろう。したがって、経験豊富な社員は、この決断を高く評価すること請け合いである。

また、社外から人材を採用するよりも、自社の社員を改善する方が、早く、安く済みます。コーチングは、外部の組織にも依頼することができます。私たちは通常、ワークショップ用の新しい機器やエンジニアリング部門のソフトウェアを購入する際に、専門家を招聘します。新しいスキルは、競争力を高めるイノベーションです。

社員の専門性を高め、生産性を向上させるために、どのようにモチベーションを高めるか。

生産性には、低レベル、中レベル（または期待値）、最大レベルの3つがあります。低レベルの社員は、信頼性が低く、少ない量の仕事をこなし、仕事を避けようとする傾向があります。平均的なレベルの人は、社員としては非常に信頼できるが、要求されたことを正確にこなし、それ以上のことはしない。そして、最大レベルの人は、非常に長い時間働き、常に率先して行動し、その生産性は予想以上に高い。どんな雇用主でも、最大レベルのパフォーマンスを発揮する労働者をできるだけ多く確保したいと思うのは明らかです。限定される必要はない

従業員のモチベーションがそれを助けるはずだ。要するに、それが会社の繁栄の鍵になるからだ。会社の成功と従業員の個人的な福祉を結びつけて、効率を高めるのに役立つのです。

御社ではどのように導入されているのでしょうか？

当社のモチベーションシステムは、KPIをベースにしています。重要業績評価指標のシステムは、特定のポジションにある従業員が解決すべきタスクに基づいています。そして、そのタスクがうまく解決されれば、従業員は報酬を得られます。ポジションごとに機能は異なりますが、KPIは組織全体で統一され、透明性があります。特に、文書管理システムを導入したことで、意識改革が進み、受注執行の管理も強化されました。

モチベーションを高める仕組みを作ることは非常に重要で、そうでなければ、会社のスピードが落ちてしまいます。例えば、同じような能力を持つ2人の社員が異なるコミットメントを持って働いているのに、給料が同じであれば、2人の社員の効率は低くなってしまいます。

従業員のモチベーションを高める仕組みの背景には、どのような要因があるのでしょうか。また、その効果を示す事例はありますか？

経済的に支援されたキャリアアップの機会は、若いプロフェッショナルやその他の従業員のモチベーションを高め、新たな高みを目指します。スペシャリストが保証された利益をもたらし、さらなる発展に貢献することは、社員と会社の双方にとって有益なことです。ホームランドには、現在チーフエンジニアを務めるジャック・バートンのような例があります。ジャック・バートンのキャリアは、計測機器部門で計測機器の修理を行う見習いメカニックとしてスタートした。その後、機械工、製図工、技術研究員など、さまざまなポジションを経験した。そして、マイクロエレクトロニクス部門の主任エンジニアに任命され、まもなく部門長になった。このように、ジャックは、社員一人ひとりが自分の力を発揮することで、どんな高みにも到達できることを証明している。

従業員のモチベーションの特殊性とは？

賃金制度は、望ましい結果を強化する構造的で一貫性のあるものでなければならないが、各従業員に固有のものであってはならないことを決して忘れてはならない。ボーナスや報酬の支払い方法は、透明性が高く、全員にとって統一されたものでなければなりません。異なる努力に対して同じように報酬を与えることは、同じ努力に対して異なる報酬を与えることと同様に間違っていることを忘れないでください。このような不公平は、従業員のバランスを崩し、彼らのモチベーションだけでなく、会社の信頼性も損ねることになりかねません。

さらに、給与は常にタイムリーに支払われるべきです。支払いが遅れたり、キャンセルされたりすると、チームの士気が低下する。彼らは会社の将来に対する自信を失い、仕事の質に対するモチベーションも下がり、チームは不健康な雰囲気を形成し、ゴシップや噂になることもしばしばである。これらすべては、最終的には会社の地位の低下につながる。

財務状況が厳しい場合、会社が短時間勤務に移行し、給与の支払いを節約することができるかもしれません。しかし、その状況は経営陣から説明される必要があります。

その判断の根拠を知ることが必要です。会社は一つでなければならない。

学生や若いプロフェッショナルを採用していますか？なぜなら、彼らの中には、最終的に会社の最適化に貢献する、新しい貴重なリソースが存在する可能性があるからです。どのように彼らと仕事をするのですか？

私たちは常に若いスペシャリストを必要としています。当社は、適切なスキルを持つ新しい従業員を獲得するため、高等教育機関と契約を結び、学生が当社で働くために必要なスキルを身につけるためのコースへの参加を保証しています。この契約は、当社、学生、大学の三者の間で結ばれています。学生は当社で一定期間働く義務があり、その結果、いくつかの科目で高度な知識を得ることができることが合意されています。また、Doors Open Daysにも積極的に参加しています。この方法で、すでに当社への就職が決まった学生もいます。また、トレーニングプログラムも常に更新しています。

私たちは、特に価値のあるプロフェッショナルを集める用意があります。必要であれば、日本全国、さらには海外までサーチを行います。そして、特定の専門家が当社にふさわしい場合は、移転の支援や住居の手配をする用意があります。

危機的状況に陥ったとき、多くの企業はダウンサイジングに踏み切ります。その際、従業員や会社にとって苦痛にならないようにするには、どうすればよいのでしょうか。

多くの企業が、従業員数の最適化という問題に直面しています。しかし、それは複雑なプロセスであり、常にトップから始まることを忘れてはならない。組織のトップマネジメントは会議を開き、状況を分析し、さらなるアクションのための戦略を練る。

その後、綿密に計画され、慎重に検討された場合にのみ、従業員を解雇することができます。もちろん、すべては法律に従って行わなければなりません。こうして、変更が正しく行われ、すべての従業員が、会社が誠実に行動し、最後まで義務を果たしていることを確認するのです。

企業イベントを危機の際の感情的な動機付けの道具として使うべきか、逆に放棄した方が良いのか。

すべてのお祭り騒ぎは、チームに好ましい雰囲気を作り出し、生産性を向上させるための素晴らしいツールです。ただし、すぐに結果が出るとは言えません。しかし、従業員の忠誠心を高めることにはつながるでしょう。おそらく、マネージャーとして最も重要なことは、スタッフが緊急に動員を必要としている危機的状況の時だけでなく、常にルールを守るべきだということでしょう。モチベーションを高めるための適切なアプローチと、従業員との誠実な関係のおかげで、企業は常に損失を最小限に抑えながら、困難な時期を乗り切ることができるのです。