作業時間管理の自動化でコスト削減を図るには？

作業時間の約5～15％が無駄になっています。しかし、誰が、どのように貴重な時間を浪費しているかを知ることで、損失を減らすことができます。監視ソフトウェアがそのお手伝いをします。

このような厳しい経済情勢の中で、物質的なインセンティブに関する問題は、より理解しやすいものに変化しています：誰かにいくら支払うべきか？よりふさわしい人に特権を与えることは、社会的責任の観点からも重要であるが、ビジネスにおいても同様に重要である。なぜなら、そうしなければ、ヒューマンエラーや管理上のミスの発生率が高まるからです。そしてもちろん、フルタイムで働かない従業員に過剰な報酬を与えることは不都合である。

賃金資金の効果的な分配の問題は、人事管理以外のいくつかの問題と密接に関係している。しかし、遠大な結論を出す前に、包括的なベンチマークデータを入手することが必要である。

Most of the working time analysis and tracking systems allow you to assign each employee programs and online resources that he or she should be using for the performance of their work duties (we call them "productive") as well as those programs and websites that distract an employee from his or her work ("unproductive"). The time that an employee spends in different types of programs (and in each of them individually) is calculated automatically. At any time executives can see how much productive and non-productive time was spent by each of their employees in a working day. It is also easy to identify who is late and who walked home early: by recordings of the first and last activity on the computer.

各部門や会社全体の従業員の勤務状況を詳細に把握することで、誰が他人の仕事を処理・実行しているのか、誰が仕事に追われていないのか、誰が業務プロセスを妨害しているのか、などの結論を導き出すことができます。

Accountants’ tools usually are ones like "FreshBooks" or “QuickBooks” and spreadsheets like Excel. So it is easy to calculate the productive working hours of an accountant. This is the simplest mechanical analysis but even at this stage you can find a lot of interesting things. For example, one company found an employee who spent five or six hours per day (75% of the time) playing online games or watching movies.

無駄な労働時間は、通常、全労働時間の5〜15％を占める。人はロボットではありませんし、注意力やパフォーマンスを一定水準に保つために小休憩が必要な場合もあるため、詳細は個々のケースで評価する必要があります。しかし、もし労働時間の60％しか生産的でないとしたら（実際、ユーザーからそのようなデータが寄せられています）、実際には賃金資金の40％は、従業員が仕事をしないことによる直接的な損失と考えることができるのです。

私たちのデータによると、40人以上の従業員を抱える企業の3社に1社は、物理的には職場に存在するが、事実上何の役にも立っていない従業員が少なくとも1人か2人は存在することになる。

物流部門は、データベースに新しい品目をミスなく、時間内に入力しているため、模範的に見えるかもしれません。しかし、作業時間追跡システムで、データベース作業の70％がたった一人で行われているとしたらどうでしょう。従業員に対するガイドラインを見直すか、部門を縮小することを考える必要があるかもしれません。

If you have purchased 10 licenses of Adobe Photoshop for your advertising department but it is used only on seven computers you will be able save hundreds of dollars on not extending the three excess licenses. Such differences between procurement plans and actually used hardware and software may add up to a surprising number. It is much easier and more logical to optimize the material resources on the basis of productive staff workload and not simple "head count."

労働規律違反の多くは、自動追跡以外の方法で登録することはできません。例えば、ある社員が朝9時に出社したとする。遅刻はしていないからいいように思えるかもしれない。しかし、最初のコンピューター操作が9時35分だったとしたら、この社員はすぐに仕事を始めなかったということになります。

また、ダウンタイムは選択的に登録されるべきではありません。おそらく、不運な検査が行われたのは、従業員が神経を使う緊急の仕事を終えて、新しい仕事を始める前に必要な休憩をとっていた時だろう。あるいは、生産的な作業をしている貴重な時間に、たまたま遭遇してしまったのかもしれない。

プログラムは継続的に追跡する。憶測や思い込みのない、信頼性の高い数値の推定を行います。さて、労働時間の有効活用とロスの全体像がわかったとしましょう。次はどうするか？

多くの企業は、長い間（1年以上）モニタリングシステムを使用して、すべてのプロセスの合計タイミングに基づいて、重要業績評価指標のシステムを含む独自の時間管理のシステムを作成します。そして、この基準とKPIに基づいて、タスクの配分、業績評価、そして最終的には賃金資金の配分、採用、ローテーション、人員削減に関するすべての決定がなされるのである。

どの企業でも、労働時間管理の自動化の最初の成果は、通常、非生産的時間の許容割合の承認です。ほとんどの管理者は、この指標の最大値は10%であると考えていますが、中には時間の損失を完全にゼロにしようとする人もいます。

"Overtime", days off, holidays, late arrival, and absenteeism of employees can now be reviewed by simply pressing a button: CEOs see the actual employees’ working hours. Paying for idleness is no longer needed.

さらに、労働時間管理システムの中には、従業員にセルフチューニングの機会を与えるものもあります。そのために、各従業員の典型的なタスクのリストを作成し、そのうちの誰かが自分のコンピューターでどんなプロセスを実行しているかをシステムに通知することができます。この情報は、従業員のコンピュータの使用統計に簡単に課せられ、その従業員がシステムにタスクを正しくリストアップしたかどうかを確認することができます。このようなサマリーレポートにより、スタッフの作業量だけでなく、いつ、どの、誰の行動が会社に最大の利益をもたらしたかについても知ることができます。このように、オフィスでのソフトウェアの使用状況を簡単に記録することは、人事政策のためのツールとなり、注意深く扱えば、マーケティングや財務政策にも役立つのです。

自動労働時間管理システムの導入により、労働時間の不正使用による財務上の損失は、平均して半減します。人件費やオフィスインフラのコスト削減（例えば、一部の従業員をリモートワークに切り替えるなど）、税金の最適化、利益損失の削減により、1年間で追加利益を得ることが可能です。

このようなシステムに投資した場合の投資回収期間は、私の経験上、約半年である。大きく分けて2つの変数があります。

1. システムの価格。現在、最も安価なソリューションは、費用をかけずに9人までの従業員を監視することができるCleverControl従業員監視のような無料のシステムです。これは非常に小さな会社やいくつかの主要な選手を持つ中規模の会社のために十分である。より多くの従業員を持つ企業のための有料オプションがありますが、それでもSpyrix従業員監視などのように、合理的な価格設定である。最も高価なものは、ユーザーのための90から100ドルまでかもしれません。両方の安価な、高価なものは、ほぼ同じ機能を持っているにもかかわらず。

2. アプリケーションの方法論。モニタリングの対象を単純な作業時間の把握に限定すると、投資回収期間が長くなる。複雑な分析や得られたデータの多面的な活用を行う場合、投資回収のプロセスは大幅に加速され、単純な節約ではなく、ビジネスプロセスの最適化について話す方が適切である。

The algorithm of transition from the puzzle of "I wonder, what do my employees do at work" to full information of detailed progress of each individual employee looks like this:

1. 十分な柔軟性を持った労働時間管理システムを選択する。

2. インストールしたら、ゲームの新しいルールについてスタッフに必ず伝えてください（秘密の監視はダメです、生産性が上がるどころか、対立に直結してしまいます）。

3. 労働時間の無駄遣いはやめましょう。

4. 欠勤や遅刻の代償を払うのはやめましょう。

5. ソフトウェア費用を削減する。

6. 余分な従業員に対する不必要な経費は除外する。

7. Exclude the cost of performing of simple tasks by "expensive" employees.

8. 部門間、社員間の全社KPIコンペを実施する。

9. 受賞者を祝福し、褒賞を与える。