ペンシルベニア州の従業員監視ソフトウェア：規制産業向けのベストプラクティス

ピッツバーグで銀行を経営している方も、ハリスバーグで病院を管理している方もいるかもしれません。あるいは、フィラデルフィアの保険会社で毎日何千もの機密性の高い顧客記録を扱っている方もいるかもしれません。いずれの場合も、従業員は機密データにアクセスでき、その取り扱いが故意であれ過失であれ、深刻な法的、財務的、そして評判上の問題につながる可能性があります。

ペンシルベニア州全域で、銀行、金融、保険、医療業界の組織は厳格なセキュリティとコンプライアンス要件を遵守しています。従業員監視ソフトウェアは、これらの要件を満たし、リスクを管理し、セキュリティを強化するために不可欠な要素です。

しかし、ペンシルベニア州ではどのようにすれば正しく実施できるのでしょうか？今日の記事では、このトピックについて探ってみましょう。

州および地方自治体のプライバシー規制を理解することは、あらゆる業界で従業員のモニタリングを実施する上で不可欠ですが、規制対象業界では、その重要性はさらに高まります。従業員モニタリングソフトウェアは、顧客や患者のデータが保護され、適切に取り扱われることを保証します。その過程で、従業員の活動に関する膨大なデータが収集され、顧客や患者の機密データが意図せず取得される可能性もあります。そのため、ペンシルベニア州の規制対象業界で追跡ソフトウェアを導入する際には、以下の点を考慮する必要があります。

1. 機密性の高いクライアントデータの保護にどの程度役立ちますか?

2. 業界固有の規制に準拠していますか?

3. 従業員について収集されたデータに関する従業員の権利をサポートしていますか?

これらの質問に答えるには、ペンシルベニア州の法制度に関する知識が必要です。まずは業界特有の規制から見ていきましょう。

医療業界において、雇用主はHIPAA（医療保険の携行性と責任に関する法律）を遵守する必要があります。HIPAAは、個人を特定できる医療情報（病歴、検査結果、保険情報、個人の身体的または精神的健康、提供された医療、医療費の支払いに関連するあらゆるデータなど）である保護対象医療情報（PHI）の最大限の保護を要求しています。

ペンシルベニア州法では、書面による同意なしにHIV関連の情報や精神衛生または薬物乱用治療の記録を開示することも禁止しています。

従業員監視ソフトウェアは、正しく実装されると、用心深い保護者として機能し、機密データの潜在的な侵害を検出して防止するのに役立ちます。

金融業に従事する企業は、GLBA（グラム・リーチ・ブライリー法）を遵守する必要があります。GLBAでは、消費者の非公開個人情報（NPI）を保護することが義務付けられています。NPIとは、以下の条件を満たす情報を指します。

1. 顧客は金融商品またはサービスを取得するために情報（名前、住所、収入など）を提供します。

2. 顧客のために実行されたすべての取引の結果（口座番号、支払い、履歴、残高など）

3. 金融会社は、サービスや製品を提供するために顧客に関する情報（裁判記録、消費者レポートなど）を取得します。

従業員の監視は、セキュリティの脅威を早期に特定し、解決するために不可欠です。

保険業界では、2023 年 12 月に発効するペンシルベニア州保険データ セキュリティ法 (PIDSA) により、非公開情報、インシデント対応、サイバー セキュリティと監視に関する従業員のトレーニングに対する強力な保護対策が義務付けられています。

Speaking about employee privacy rights and employee monitoring, companies must consider the Pennsylvania Wiretapping and Electronic Surveillance Control Act ("Wiretap Act"). Pennsylvania is a two-party consent state. It means that recording, intercepting, or monitoring oral, electronic, or wire communications is illegal without the consent of all parties involved.

盗聴法は音声録音を制限していますが、音声録音が行われない限り、ビデオ監視は一般的に禁止されていません。トイレ、ロッカールーム、その他従業員がプライバシーを合理的に期待できる場所でのビデオ監視は禁止されています。

連邦電子通信プライバシー法（ECPA）は盗聴法に類似しています。雇用主による同意のない電子通信の傍受を禁止していますが、特に正当な業務上の理由による雇用主所有のシステムの監視については例外が認められています。

ペンシルベニア州の法律では、通信の監視を除き、雇用主は従業員に監視について通知する義務はありません。

これはペンシルベニア州の規制の概要に過ぎません。従業員監視を実施する前に、法律の専門家に相談することをお勧めします。

しかし、そもそも金融、保険、医療などの業界の従業員を監視する必要があるのはなぜでしょうか?

彼らが日々どれほどのデータを扱っているか想像してみてください。社会保障番号、口座残高、病歴、個人識別情報、その他多くの貴重なデータです。前のセクションで説明したように、これらのデータは法律で保護されており、それを扱う組織には義務が課せられています。従業員監視ソフトウェアは、次のようなことに役立ちます。

1. 規制への継続的な準拠を確保し、監査証跡を生成します。

2. 機密データへの不正アクセス、異常なデータ転送、または潜在的なデータ漏洩を示唆するその他の疑わしいアクティビティを検出します。

3. 内部および外部の脅威に対処します。

4. 確立されたプロトコルに従ってデータが処理されることを確認します。

従業員のモニタリング導入は、特に規制の厳しい業界では複雑で分かりにくいプロセスとなる可能性があり、ミスが大きな損失につながる可能性があります。ペンシルベニア州のビジネスリーダー向けに、7つのベストプラクティスをご紹介します。

あなたの組織はどのようなデータを保有していますか？誰がアクセス権を持っていますか？弱点はどこにありますか？

ソフトウェアを購入する前に、リスクを評価してください。電信送金を扱う銀行と、患者の受け入れを管理するクリニックでは、ニーズが異なります。

すべての監視ソフトウェアが規制対象業界に適しているわけではありません。選定するソフトウェアは、HIPAAや業界のその他の適用規制に準拠していることを明記している必要があります。以下のような機能に注目してください。

1. 暗号化された監査証跡（HIPAA では 6 年間の保存が義務付けられています）

2. ロールベースのアクセスログ

3. DLPおよびSIEMシステムとの統合

4. 不審な行動に関するアラート（例：営業時間外のアクセス、一括ダウンロード）

突然の監視は逆効果になりかねません。むしろ、オープンな姿勢で臨みましょう。監視対象、その必要性、収集されたデータの使用方法とセキュリティ保護方法を明確に規定した、明確な文書化されたポリシーを策定しましょう。短い会議を開き、監視は人を捕まえるためではなく、顧客を保護し、法的義務を果たすために行われることを説明しましょう。

ペンシルベニア州では、一般的に職場での視覚的またはコンピューターによる監視に同意は必要ありませんが、透明性によって抵抗が軽減され、協力が促進されます。

すべてのキー入力を記録する必要はありません。監視プログラムの明確な目的を定義しましょう。データの流出を防ぐためでしょうか？特定のセキュリティプロトコルの遵守を確保するためでしょうか？監視活動は、これらの目標を達成するために厳密に必要な範囲に限定してください。

患者データベース、財務プラットフォーム、請求処理ツールといった高リスクシステムに焦点を当て、役割とデータの機密性に基づいて監視を適用します。受付担当者は、保険金請求査定担当者のような監視を必要としません。

収集したログは機密情報です。従業員の個人情報や、誤って収集された顧客データが含まれている可能性があります。

監視ソフトウェアで収集したデータは、顧客の機密情報と同じレベルのセキュリティで扱ってください。監視システムがハッキングされた場合、すべてを閲覧されてしまう可能性があります。そのため、データのセキュリティを確保し、暗号化し、アクセスを限られた人数に制限し、ログを閲覧するユーザーを監査する必要があります。

管理者は、ソフトウェアの機能、会社の監視ポリシー、より広範なセキュリティ対策、そして規制遵守の重要性を理解する必要があります。従業員は自らの責任を認識する必要があります。そして、経営陣は例外なく倫理的な行動を模範とする必要があります。

規制は変化し、スタッフの離職も起こり、テクノロジーも進化します。監視ポリシーは少なくとも年に一度は見直すべきでしょう。また、模擬監査を実施し、インシデント対応計画をテストすることも良い方法です。

要約すると、規制対象分野における従業員の監視は責任に関するものです。

ペンシルベニア州で医療、保険、または金融業を営む企業は、人々が持つ最も機密性の高い情報を扱っています。顧客、患者、そして顧客は、その情報を守るために企業に期待しています。

監視ソフトウェアは、慎重に導入すれば、盾のような役割を果たします。違反につながる前にミスを検知し、監査時にコンプライアンスを証明する手段となります。

監視の最終的な目標は、疑念を抱かせる雰囲気を醸成することではなく、組織、顧客、評判を保護する安全でコンプライアンスに準拠した環境を育成することです。