在宅勤務やリモートワークが一般的になって以来、多くの企業が社員をオフィスに戻すために、在宅勤務の方が気が散らない環境であるという考えを用いてきました。しかし、研究によって、このケースはそれほど単純ではなく、実際には、自宅でもオフィスでも、どちらかの方が生産性が高いということが明らかになっています。
この記事では、オフィスワーカーと在宅ワーカーが経験するさまざまな気晴らしに焦点を当てます。主な目的は、どちらの方がより注意散漫になるかを理解し、それぞれの環境下で最も一般的な注意散漫を認識することです。
ディストラクションの種類
デジタル
今、あなたが自宅で仕事をしていようと、オフィスで仕事をしていようと、携帯電話やその他の電子機器があなたの最大の気晴らしとなる可能性があります。デジタルな気晴らしには、2つの異なる理解が必要です。1つ目は、公式のメールやチャットの通知、電話など、仕事に関連するデジタルなものでさえ、気が散ってしまうことがよくあるということです。これは、ほとんどの場合、これらのさまざまな種類のデジタル通信手段が、従業員のプロジェクトへの集中を奪っているからです。
デジタルによる注意散漫の2つ目として、従業員の個人的なデジタル空間から生じる注意散漫も同様に重要なタイプです。携帯電話やその他のデバイスには、注意を引くためのさまざまな方法があります。ソーシャルメディアをスクロールしたり、個人的な電話に出たり、ネットを見たり、ゲームをしたりと、デジタル上の注意散漫の数は膨大です。
ソリューション
しかし、現実には、従業員がオフィスで勤務している場合、デジタルによる注意力散漫に対処するのは容易ではありません。勤務時間中に個人のデジタル機器にアクセスすることを制限する企業ポリシーは、従業員が個人のデジタル上の注意力散漫からできるだけ解放されることを保証するものです。
一方、プロフェッショナル・デジタル・ディストラクションは、従業員が自宅で仕事をしていても、オフィススペースで仕事をしていても対応できます。なぜなら、監視ソフトウェアをインストールするだけで、従業員がどれだけ注意散漫になっているか、あるいは仕事以外のことにどれだけの時間を費やしているかをチェックできるからです。CleverControlなどの従業員監視ソフトウェアを使用することで、従業員の生産性を正確に把握し、従業員の仕事の生産性をさらに高めるための最適な方法を決定することができます。
ノイズ
オフィスでも自宅でも、当然ながら騒音は大きな悩みの種です。しかし、自宅かオフィスかによって、周囲に感じる騒音はまったく異なります。
オフィスでは、他の同僚がおしゃべりをしたり、自分の仕事を完了させようと動き回ったりすることで、ほとんどの騒音が気になります。このような騒ぎに気を取られやすい従業員が、ドアを閉めた個室で仕事をしていない場合、特に大きな問題となることがあります。
自宅では、通常、従業員と同じ空間を共有している他の家族から音が聞こえます。この場合も、従業員に自分専用のスペースがあるかどうかで、気が散る度合いが変わってきます。例えば、リビングルームやキッチンで仕事をする場合、他の部屋から聞こえてくるすべての音を聞かなければならず、その音に気を取られる可能性が高くなります。
ソリューション
Unfortunately, in most cases, there is nothing that you can do to reduce noise distractions in your employees’ offices or their homes. Simply put, in an office environment, there is some noise that occurs naturally. If your employee is working there, they most likely will find themselves either getting distracted by it or just learning how to deal with it. You could also try to implement some policies regarding noise and chatter while at the office, but the effect of these may be questionable.
同様に、在宅勤務の環境では、気が散らない空間を確保するためにあなたが従業員にできることは通常何もありません。しかし、自宅であれば、ヘッドフォンやよりプライベートな空間があればそこで仕事をするなど、騒音を軽減するための解決策を見つけることができるかもしれません。
社会性
オフィスワークの主な利点の1つは、チームとの交流ができることです。多くの場合、これはチームの士気を高め、チームの絆を深めるのに役立ちます。しかし、社員が自分自身だけでなく、周囲の人たちが許容できるレベルに社交を制限する方法を知らなければ、気晴らしとして機能する可能性もあります。実際、従業員が社交の場にいることで気が散っているのか、社交の場で他の人が出す音を聞いていることで気が散っているのか、いずれにしても仕事に影響が出るでしょう。
家庭内では、ほとんどの人にとって社交性はそれほど問題ではありません。仕事中は、よほどのことがない限り、家族と口をきかないようにするなど、境界を設けることは比較的容易です。しかし、当然ながら、こうした気晴らしが完全に排除されない場合もあります。パートナー、配偶者、子供、あるいは同居人が、勤務時間中であっても、緊急時に従業員の注意を必要とすることがあります。そのため、数分間集中力が途切れることがあります。しかし、このような気晴らしは、オフィスでの人付き合いに比べれば、はるかに一時的な気晴らしであるため、比較になりません。
ソリューション
騒音と同じように、職場環境からこの種の気晴らしを完全に排除するためにできることは、実はそれほど多くありません。特に職場での交流に関しては、従業員が毎日喜んで出社し、他の人と交流できるようなポジティブな職場環境を望むのが現実でしょう。しかし、だからといって、雇用主として、仕事中に許されることと許されないことに何らかの制限を設けるべきではないでしょうか。このような制限を設けることで、注意力散漫のレベルを下げ、従業員が職場で幸せに働けるようにすることができます。
社員が在宅勤務をしている間は、こうした気晴らしを止めることはできません。しかし、従業員によって、自宅での気晴らしがどの程度問題になっているかは異なります。現実には、多くの社員はそれほど気が散らないか、あるいは自宅が十分にプライベートな空間であるため、周囲の騒音や社交性に左右されずに生産性を維持できているのです。
その他のタスク
オフィスワークの主な利点の1つは、ワークライフバランスがよりシンプルになり、より物理的に達成しやすくなることです。なぜなら、オフィスにいる間は、仕事に関係ない仕事をする必要がほとんどないからです。
それに対して、在宅勤務は、そこにいる間、100万通りもの家事があなたの注意を引くということです。洗濯、キッチンの掃除、掃除機がけ、育児など、仕事から集中力を奪う可能性のあるタスクを挙げればきりがありません。
ソリューション
従業員がこうした気晴らしをするためにできることは、ワークライフバランスとはどのようなものかを理解させることです。このような境界線を作る手助けをすることで、従業員は、家にいるからといって日常生活で必要な他の仕事に気を取られることは少なくなるでしょう。
ミーティング
会議は、通常、どのような勤務時間においても必要なものです。しかし、ほとんどの場合、会議は、特にうまく整理されていない場合、従業員にとって大きな気晴らしにもなり得ます。
オフィスでの会議というと、在宅ワークでよく行われるバーチャルな会議よりも、大きな気晴らしになることが多いのが現実です。その理由は比較的単純です。ミーティングに参加するために席を立つ必要があるとわかっている場合、ミーティングの前に5～10分かけて、すべてを閉め、ミーティングの準備をし、現地まで歩いて行くことがほとんどでしょう。同様に、会議が終われば、オフィスに戻り、再び仕事に集中する時間が必要です。つまり、1日のうちに1回ミーティングを行うたびに、ミーティングの内容や集中力にもよりますが、社員は少なくとも10～20分の時間をロスしていることになります。
一方、バーチャルミーティングでは、社員はウェブプラットフォームにログインして通話に参加するだけなので、物理的なミーティングの準備時間の多くを省略することができます。しかし、物理的にその場にいないため、在宅勤務の社員は、オフィス勤務で他の人と顔を合わせる必要がある人に比べて、会議中に気が散ってしまうことがはるかに多くなります。
ソリューション
会議を開かないというのは、ほとんどの職場環境において解決策にはなりません。しかし、実際にできることは、自宅とオフィスの両方で働く従業員のために、会議をより効率的に開催することです。社員が常に参加するような形で会議を行えば、社員が注意を払うようになるのです。また、従業員や仕事のスケジュールに合わせて、最適な会議時間を検討する必要があります。
先延ばし
最後に、気が散る原因が外部にあるのではなく、内部にある場合もあります。先延ばしは、在宅勤務やオフィス勤務に関係なく、ワーカーに影響を与える可能性があります。現実には、ワーカーがその時点で仕事をする気にならないのであれば、無理に仕事を完了させることはできません。現実には、先延ばしにしてしまうワーカーは、職場や自宅に関係なく、処理すべきタスクではなく、何か別のことを見つけてしまうのです。
ソリューション
先延ばしに対する本当の解決策はありませんが、雇用主としては、勤務時間中の先延ばしレベルをなくすために、いくつかの異なるステップを取ることができます。
1つ目は、先延ばしにしないための方法を作るために必要なツールを提供する研修に参加させることです。人はそれぞれ違うので、従業員一人ひとりによって、先延ばしにしないために自分で作る方法やツールは異なるかもしれません。雇用者としてできることは、知識や解決策を提供し、彼らが自分のパターンをどれだけ適応させ、より生産的になるかを見ることだけです。
2つ目は、先延ばししている間に何をするかという選択肢をなくすことです。先延ばしにするとき、多くの人は携帯電話に手を伸ばしたり、ソーシャルメディアをスクロールしたり、デジタルで利用可能だが仕事とは関係のないものを探したりするはずです。従業員監視ソフトウェアを使えば、こうしたウェブサイトを利用できなくするだけでなく、従業員が先延ばしにしている時間を追跡することができます。
結論
オフィスでの仕事も、自宅での仕事も、それぞれに気晴らしが必要です。これらの気晴らしの多くは重複していますが、どちらかの状況ではあまり一般的でない気晴らしもあります。したがって、答えは各従業員のために変わるかもしれないので、それは2つの環境のどちらがより邪魔であることを言うことは困難である。従業員監視ソフトウェアが、従業員と彼らがより生産的で、より良い場所を理解するのに役立つ理由です。
