ニュージャージー州の従業員監視ソフトウェア：データセキュリティとコンプライアンス

米国では、リモートワークやハイブリッドワークの増加に伴い、従業員を追跡する企業の数が大幅に増加しました。ニュージャージー州の企業も全国的な傾向を反映し、業務効率の向上とデータ漏洩やサイバー攻撃からの保護を目的として追跡ツールを導入しています。しかし、ニュージャージー州の企業は、監視の必要性とデータセキュリティ、そして従業員のプライバシー保護の要求をどのように両立させているのでしょうか？

本稿では、これら2つの極めて重要な側面を検証し、従業員監視戦略の導入または改善を検討しているニュージャージー州の企業に役立つ知見を提供します。堅牢なサイバーセキュリティと個人データ保護があらゆる監視プログラムの基盤としていかに重要か、そして監視とアクセス制御を統合した包括的なアプローチが、単に良いアイデアであるだけでなく、包括的なセキュリティとコンプライアンスにとって不可欠である理由を探ります。

監視の本質は、生産性の追跡だけにとどまりません。企業資産の保護、侵害やデータ漏洩のリスク低減もその範囲に含まれます。

従業員の監視は、あらゆるセキュリティシステムにおいて不可欠な要素であり、機密データや知的財産を保護します。従業員のミスがデータ侵害の88%の原因、あるいは大幅に悪化させていることを考えると、これは驚くべきことではありません。専用のデータ漏洩防止（DLP）ソフトウェアは、不正なファイルアクセス、不審な通信パターン、異常なログイン行動などを、深刻なインシデントへとエスカレートする前に検知できます。

専門的なデータ漏洩防止 (DLP) ソフトウェアは、不正なファイル アクセス、疑わしい通信パターン、異常なログイン動作を、深刻なインシデントに発展する前に検出できます。

組織が規制に準拠しているかどうかを管理することも、従業員モニタリングが役立つ領域の一つです。例えば、医療機関はHIPAA（医療保険の携行性と責任に関する法律）を、金融機関はFINRA（金融取引規制機構）を遵守する必要があります。ニュージャージー州の企業の中には、欧州に拠点を置く従業員を抱えている場合、GDPRへの準拠も検討する必要があるかもしれません。モニタリングによって監査証跡が作成され、説明責任が確保されるため、コンプライアンスの実証が容易になります。

マネージャーはモニタリングツールを活用することで、怠け者や過負荷の従業員を特定し、作業負荷を再配分し、問題点を明らかにし、業務プロセス全体を改善することができます。これはマイクロマネジメントではなく、客観的な情報を入手し、より効果的な意思決定を行うことが目的です。

しかし、これらのメリットには課題も伴います。ニュージャージー州には強力な労働保護制度があり、さらに従業員はプライバシー権に対する意識をますます高めています。こうした要因により、企業は監視の場においてより慎重になる必要があります。企業は、必要な監督の範囲と、従業員のプライバシーおよび法的規制の尊重のバランスを取る必要があります。

従業員の監視は、多くの場合機密性の高いデータを収集することを意味します。たとえ厳密に必要なデータのみを収集したとしても、スクリーンショット、メールやチャットのログ、ウェブ閲覧履歴など、デジタルフットプリントは膨大なものになる可能性があります。従業員の個人データを保管し、安全に保護することは、非常に大きな責任です。

責任あるデータ取り扱いの第一歩は、組織がどのようなデータを収集する必要があるのか、そしてその理由を明確にすることです。これはデータ最小化の原則であり、正当なビジネス目標の達成に絶対に必要なデータのみを収集することです。すべてのキー入力を記録する必要がありますか？それとも、使用されたアプリの概要だけで十分でしょうか？勤怠管理が目的であれば、Web履歴も記録する必要がありますか？これらの質問を事前に問いかけることで、後々のトラブルを回避できます。

必要なデータの範囲が定義され、監視が開始されると、収集された情報のセキュリティが最優先事項となります。外部からの攻撃だけでなく、社内からの不正アクセスからも保護する必要があります。保護の主な側面は以下のとおりです。

1. 暗号化：監視データは、移動時（TLS/SSLなどのプロトコルを使用）とサーバーへの保存時（通常はAES-256などのアルゴリズムを使用）の両方で暗号化する必要があります。従業員監視ソフトウェアのプロバイダーに、保存時と転送時のデータの暗号化について確認してください。
2. アクセス制御：収集されたデータを誰が閲覧できるかは重要です。監視システムには、厳格なロールベースアクセス制御（RBAC）が必要です。これは通常、管理者アカウントと複数のサブアカウントを作成することで実現されます。例えば、マネージャーは自分のチームのデータのみを閲覧できます。
3. 安全なストレージ：クラウドベースまたはオンプレミスのソリューションのどちらを選択する場合でも、ストレージ環境の安全性を確保してください。これには、安全なデータセンター、定期的なバックアップ、明確に定義された災害復旧計画が含まれます。
4. 脆弱性管理：侵入されないソフトウェアは存在しません。そのため、定期的なセキュリティ監査と侵入テストを実施し、監視ツールを定期的に更新する必要があります。これらの対策により、潜在的な脆弱性が悪用される前にパッチを適用することができます。

ニュージャージー州は、他の多くの州と同様に、従業員のプライバシーに関する独自の法的枠組みを持っています。具体的な法的助言は常に資格のある弁護士から得るべきですが、この記事では一般的な原則について考察します。

ニュージャージー州では、近年、職場の車両追跡、電子通信、ビデオ監視、そして従業員のプライバシーに対するより広範な権利が規制の主な焦点となっている。

車両追跡前の通知（議会法案第3950号）

2022年4月18日より、ニュージャージー州の雇用主は、従業員が使用する車両に電子的または機械的な追跡装置を使用する前に、従業員に書面による通知を行う必要があります。これは、車両が会社所有か従業員所有かに関係なく適用されます。

電子通信と監視

ニュージャージー州盗聴・電子監視規制法は、少なくとも一方の当事者の同意がない限り、従業員の電話または電子通信の傍受を禁止しています。通常、雇用主は従業員向けのポリシーやハンドブックを通じてこの同意を得ます。

従業員はある程度のプライバシーを期待していますが、従業員に通知され、監視が正当なビジネス目的にかなう場合は、監視が許可されることが多いです。

ビデオ監視

組織はオフィスなどの共用エリアで従業員を監視することができます。ただし、トイレやロッカールームなど、従業員がプライバシーを期待する場所では、ビデオ監視は固く禁じられています。

法律では、ビデオ監視について従業員に必ず通知することが義務付けられているわけではありません。しかし、雇用主は従業員に通知することが推奨されています。

電子メール、インターネットの使用、コンピュータアクティビティの監視

明確に伝達されたポリシーがある場合、雇用主は、Web 閲覧や電子メールを含む従業員のコンピューターの使用状況を監視することが法的に許可されています。

個人のソーシャルメディアアカウント

一部の雇用主は、従業員の勤務時間外のオンライン行動を監視したり、個人アカウントへのアクセスを要求したりする権利があると考えています。これはニュージャージー州法で厳しく禁じられています。

ご存知のとおり、ほとんどの法的要件を遵守するための鍵は、透明性と明確な監視ポリシーです。適切に作成され、適切に伝達されたポリシーは、誤解を防ぎ、期待を管理し、疑問が生じた場合の法的防御手段を提供することさえ可能です。

セキュリティシステムを孤立した島ではなく、相互に接続されたインテリジェントなネットワークとして想像してみてください。従業員監視システムとアクセス制御システムを統合することで、まさにその威力を発揮します。監視ソフトウェアのレポートを、物理アクセスシステム（バッジリーダーや生体認証スキャナーなど）や論理アクセスシステム（ネットワークログインやアプリケーション権限など）のデータと連携させることができます。このようなアプローチにより、真に統合された防御が実現します。

Simply put, integration means that data from your employee monitoring system can "talk" to and inform your other security systems. For example, if monitoring flags unusual digital activity by an employee, that information could be correlated with their physical access logs. Did they try to enter the server room at an odd hour? Did they log into a secured system from an unusual location?

統一されたアプローチには、次のような大きな利点があります。

1. さまざまなソースからのデータの相関により、脅威検出能力が向上
2. 侵害の発生源と範囲の迅速な特定
3. 自動ポリシー適用
4. コンプライアンスと調査のための従業員の活動を単一の統合ビューで表示
5. 複数の分離されたシステムではなく統合されたシステムを管理すると、管理負荷が大幅に軽減されます。

このシームレスな統合を実現するには、慎重な計画が必要です。

1. API: 選択した監視およびアクセス制御ソリューションには、オープン API (アプリケーション プログラミング インターフェイス) が備わっており、スムーズなデータ交換を可能にするために業界標準に準拠している必要があります。
2. データ同期：データ同期を効果的に行うには、システム間でリアルタイムまたはほぼリアルタイムでデータが流れる必要があります。遅延はセキュリティ上の欠陥につながる可能性があります。
3. 拡張性: ニュージャージーのビジネスが成長するにつれて、統合セキュリティ ソリューションもそれに合わせて拡張でき、パフォーマンスを損なうことなく、より多くの従業員、場所、データ ポイントに対応できる必要があります。
4. 統合: 他のセキュリティ プラットフォームとの統合を積極的に推進およびサポートするベンダーのソリューションを優先します。

Many business owners think that implementing employee monitoring is simply installing the software on the office computer. In practice, this process is more complex, requires careful preparation, and does not end when you hit "Finish" in the installation wizard.

監視について、従業員には常に率直に説明してください。透明性は最優先事項です。従業員は、なぜ監視されているのか、ソフトウェアがどのような活動を記録するのか、誰が自分のデータを閲覧できるのか、そしてデータに関してどのような権利があるのかを認識する必要があります。これらの質問への回答は、明確な監視ポリシーに明記する必要があります。このポリシーは、いつでも簡単にアクセスできる必要があります。

監視方法は時間の経過とともに変更可能であり、また変更すべきです。規制や組織のポリシーは変化し、従来の追跡方法は効果が低下します。そのため、監視方法を定期的に見直し、コンプライアンス遵守と有効性を確認する必要があります。当初の目的を忘れないでください。監視は常に監視目標に見合ったものでなければなりませんが、過度に介入しすぎるべきではありません。

最後に、従業員はデータセキュリティ全般について研修を受ける必要があります。十分な知識を持つ従業員こそが、第一の防御線となります。

今日、従業員モニタリングは単なるパフォーマンス管理ツールではありません。企業のセキュリティシステムの重要な要素であり、コンプライアンスツールでもあります。

従業員監視は、アクセス制御システムと統合することで、さらに効果的に機能します。しかし、その使用方法に関わらず、透明性を確保し、収集された監視データは適切に保護する必要があります。監視の導入を検討している、あるいは既に導入しているリーダーの皆様へ：法務およびサイバーセキュリティの専門家に相談し、安全で拡張性の高いソリューションに投資し、常に明確かつ共感的なコミュニケーションを心がけてください。従業員監視を適切に実施することで、業務面でも組織文化面でも、組織を強化することができます。

恐怖に駆られた監視から脱却し、インテリジェントで統合された、敬意ある監視へと進みましょう。