従業員のパフォーマンスを監視する生産性とエンゲージメントを高める実証済みの戦略
従業員を監視することは、現代の企業にとって一般的な慣行となっている。以下の通りである。 Resume Builder , Resume Builderでは、オフィス内企業の79％が従業員の勤怠を追跡しており、遠隔地の組織の37％がビデオ監視を使って従業員を1日4時間以上監視している。 Forbes , によると、従業員の43％が雇用主によってインターネット活動を監視されている； マネージャーの73, 将来の業績評価のために、メッセージ、電子メール、電話を保管する。
従業員のモニタリングは、最も明白な生産性の向上からコミュニケーションの改善まで、大きなメリットをもたらします。従業員のパフォーマンスをモニタリングすることで、従業員が苦労している分野が明らかになり、個人の長所と短所が明らかになり、フィードバックやデータに基づいた意思決定が容易になります。しかし、従業員のパフォーマンスを最大限に引き出すには、どのようにモニタリングすればよいのだろうか？
もちろん、従業員監視の押しつけがましさについては議論の的であり、それは当然である。世界中の従業員は、監視される内容に対して同意する権利を持つべきであり、企業はこの期待に従うべきであると同時に、その過程で従業員のモラルが損なわれないようにすべきである。
この記事では、効率的な従業員のパフォーマンス・モニタリングの主な構成要素、ベストプラクティス、監督者の役割、ツールについて説明する。
パフォーマンス・モニタリングの適切な役割を特定する
その方法について掘り下げる前に、同様に重要な質問に答えなければならない。会社のトップがまず明白な答えになるだろうが、現実にはそれほど単純ではない。小さなスタートアップのオーナーはすべてのチームメンバーとプロセスを管理できるが、中堅・大企業のトップは（もちろんスーパーコンピューターでもない限り）一人で業績を追跡することはできない。この場合、従業員のパフォーマンスを監視する責任は、会社の規模や構造に応じて、組織内のいくつかの役割にかかる。
普通はね、 直属の上司およびマネージャー は日々の業績管理を担当します。マネージャーは、タスクの完了、生産性、全体的な仕事の質を監視し、会社の目標との整合性を確保します。
人事部 は、長期的な従業員のパフォーマンスを追跡するための明白な選択肢です。人事担当者は、正式な業績評価、KPIの設定、従業員全体の能力開発管理を通じて生産性を追跡することができる。人事部門は、業績評価が公正で透明性があり、プロフェッショナルとしての成長を導くものであることを保証します。
部門長 大局的な見方ができるため、個々の従業員よりもチーム全体の業績を把握するのに適している。彼らの仕事は、部門の目標が確実に達成されるようにし、成績不振の社員をサポートし、励ますことである。
最後に 従業員 自分の進捗や成果をモニタリングすることは、非常に効果的な手法である。自己評価と個人的な業績追跡によって、従業員は自分の成長と生産性を自分のものとして把握することができる。
一言で言えば、従業員のパフォーマンス監視を上司、人事部、部門長に分担させ、従業員のセルフ・モニタリングを奨励することで、監視に伴う業務負担を軽減し、説明責任、成長、エンゲージメントを促進するバランスの取れたアプローチを生み出すことができる。
スタッフのパフォーマンスを効率的に監視する方法：主な戦略
によると Folks RH , 管理職がパフォーマンス・マネジメントに費やす時間は約210時間、つまり26労働日強である。これほど多くの時間を費やしているにもかかわらず、生産性評価の90％は効果がない。このような非効率は会社の発展を損ない、従業員の定着率にも強く影響する。従業員の24％が、非効率な業績評価や評価不足を理由に退職を決意しているのだ。では、会社にとって最大限の利益をもたらす従業員のパフォーマンスをモニターするにはどうすればよいのでしょうか？ここでは、その重要な戦略を紹介する。
明確な期待値を設定する
フォルクスRHによると、従業員の65％が仕事の目標、タスク、職務をもっと明確にしたいと考えている。自分の責任範囲や期待されていることがわからない社員から高い生産性を期待することはできません。明確な目標があれば、従業員は組織の目標に沿った仕事に集中できる。また、目標設定に従業員を参加させることで、従業員のモチベーションが3.6倍向上します。
従業員は自分の責任に確信が持てないと、自分の行動をためらったり、二の足を踏んだり、常に説明や承認を求めたりします。正確な期待値を設定することで、曖昧さをなくし、前後のコミュニケーションの時間を節約し、自主性を促し、自信を高めることができます。
職務、目標、期待を伝えるときは、具体的かつ直接的であること。期待される成果を詳細に説明し、各役割に関連する責任と仕事の概要を明確に示す。
について SMARTゴールのアプローチ は、設定した目標が明確で、達成可能で、会社に価値をもたらすものであるかどうかをチェックする効果的な方法である。SMARTとは、以下の頭文字をとったものである：
具体的だ： 目標は、達成すべきこと、必要な手順、責任者を明確に示すべきである；
測定可能： 進歩や成功を測る基準を持たなければならない；
達成可能だ： 目標は現実的で実行可能なものでなければならない；
関連性がある： 目標は、より広範な事業目標と整合していなければならない；
時間的制約がある： 目標には、期限や完了までの明確な期間を設定する。
SMART目標は、社員とマネジャーに明確なロードマップを提供し、成功がどのようなもので、どうすれば達成できるかを全員が理解できるようにします。また、説明責任も高まり、進捗や結果の測定も容易になります。
測定可能なパフォーマンス指標を設定する
SMARTゴール・アプローチのステップの1つは、従業員のパフォーマンスをモニタリングする際に参照する、明確で測定可能なパフォーマンス指標を作成することです。主な指標には通常、以下が含まれます：
タスク完了
期限厳守
仕事の質
効率と生産性：費やした時間対生産された成果物
出席
明確で測定可能な業績評価指標は、従業員の生産性のモニタリングを容易にし、評価プロセスにおける主観性の回避に役立つ。
従業員の生産性を追跡
従業員の生産性のモニタリングは、従業員が時間やリソースをどのように効果的に使用しているかについての洞察を提供するツール、メトリクス、テクニックを組み合わせて行うことができます。設定した目標と選択した測定基準に応じて、タイムトラッキング、タスク管理、従業員モニタリングソフトウェアを使用して従業員のパフォーマンスを追跡することができます。
プロジェクト管理 Trello、Asana、Jiraのようなプラットフォームでは、タスクの割り当て、仕事量の配分、締め切りの設定、タスクの完了とプロジェクトの進捗のリアルタイム追跡が可能だ。プロジェクト管理ツールは、プロジェクトの全体像やチームメンバーの生産性を長期的に把握するのに便利な方法だ。
タイムトラッキングアプリ, Toggl、Time Doctor、Hubstaffなどは、従業員が各タスクに費やした時間をモニターするために設計されています。アプリの機能にもよりますが、タイムトラッカーは、タスクやプロジェクトに費やした時間、特定のアプリケーションやウェブサイトの使用時間、欠勤の追跡などを記録することができます。この情報に基づいて、給与、プロジェクトコスト、予算を計算し、優秀な従業員と苦戦している従業員を特定することができます。
従業員監視ソリューション, たとえば CleverControl , やActivTrak、Insightfulは、従業員の生産性を監視し、いかに効率的に作業時間を配分するかを監視します。これらのプログラムは、例えば、使用されたアプリケーションやウェブサイト、検索クエリ、アイドル時間とアクティブ時間、仕事の開始と終了など、従業員の仕事コンピュータ上での活動を追跡します。そして、このソリューションは収集したデータを分析し、パフォーマンス評価に有用な統計やログとして提示します。
どのソリューションを選ぶにせよ、不必要なストレスやプレッシャーを与えないよう、オープンに実施し、その目的をスタッフに説明すること。州法や地方法を調査し、モニタリング・ポリシーがプライバシー規制と整合していることを確認する。
定期的な業績評価の実施
フォルクスRHの記事によると、69％の企業が年1回または年2回の業績評価しか行っていない。19％の従業員は年1回しかフィードバックを受けていない。同時に、80％の従業員は年1回の業績評価よりも定期的なフィードバックを好む。年1回の人事考課は、何が起こるかわからないため、従業員にとってストレスの原因になることが多い。逆に、定期的なフィードバック、1対1のミーティング、ピアレビュー、その他のフィードバック方法は、従業員が自分の仕事を振り返り、改善点を見つけ、同僚や上司から貴重な評価を受けるのに役立つ。
正式な業績評価を少なくとも年に2回実施する。これらのレビューは、単に過去の業績を批判するのではなく、具体的で実行可能なフィードバックと能力開発の機会に焦点を当てるべきである。定期的で建設的なフィードバックは、生産性を向上させ、離職率を14,9％も減らし、従業員のエンゲージメントを高める：企業が継続的なフィードバックやその他の現代的な手法を用いることで、従業員の65％がエンゲージメントを高めている。
従業員エンゲージメントのモニタリング：なぜ重要なのか
エンゲージメントは従業員の生産性にとって不可欠である。エンゲージメントの高い従業員は、生産性が高く、モチベーションが高く、仕事に打ち込める可能性が高い。エンゲージメントの高い従業員は、生産性が高く、やる気があり、仕事に打ち込む可能性が高い。 Gallup , 顧客エンゲージメントが高く、生産性が17％高く、離職率が低く、事故が少なく、収益性が21％高い。従業員のパフォーマンスが低い場合は、従業員のエンゲージメント・レベルをチェックする価値があります。しかし、どうやって従業員のエンゲージメントをモニターすればいいのだろうか？効率的な方法をいくつか紹介しよう。
従業員アンケートと脈拍チェック
定期的な調査（従業員エンゲージメント調査やパルス調査など）は、従業員が自分の役割や管理職、職場環境全体についてどのように感じているかについてのフィードバックを集めることができる。
フィードバック・ツールとプラットフォーム
OfficevibeやCultureAmpなど、従業員が定期的にフィードバックを提供できるツールを利用する。これらのツールは、エンゲージメントの指標を追跡し、管理職がエンゲージメント低下を示す傾向を発見するのに役立ちます。
会議およびイニシアティブへの参加の追跡
従業員がミーティングや研修、会社の取り組みに積極的に参加する頻度をモニタリングすることで、従業員のエンゲージメントレベルを示すことができます。エンゲージメントの高い社員は、アイデアを提供したり、協力し合ったりする可能性が高くなります。
仕事の習慣と生産性のモニタリング
従業員モニタリングやプロジェクト管理ツールは、エンゲージメントレベルを明らかにすることができる。エンゲージメントの低い従業員は、生産性が低く、欠勤が多く、共同作業への参加が少ないことが多い。
一対一のミーティング
1対1のミーティングを定期的に行うことで、管理職は従業員の健康状態、キャリア志向、直面する可能性のある課題を確認することができます。一人ひとりに目が行き届くことで、人間関係が強化され、管理職はリアルタイムでエンゲージメントを測ることができます。
結論
従業員のパフォーマンスを監視することは、現代のビジネスを成功させるために不可欠な要素です。生産性を向上させ、コミュニケーションを改善し、従業員の業務が会社の目標と一致していることを確認するのに役立つ貴重な洞察を提供します。
効果的な従業員モニタリングとは、単に活動を追跡するだけではありません。明確な目標、測定可能な業績評価基準、生産性を追跡するツールと方法、過去の業績不振を批判するのではなく、改善に焦点を当てた実行可能なフィードバックによって、成功へのロードマップを作成することである。このような実践は、透明性があり、正しい意図のもとに行われれば、説明責任、エンゲージメント、成長を促進し、最終的には個人と組織の業績向上につながります。