従業員に監視について知らせる方法：ベストプラクティス

あなたの会社は従業員監視ソフトウェアに投資しています。このソフトウェアは、従業員の勤怠と生産性を追跡し、セキュリティ問題を警告し、従業員がアクセスしたすべてのウェブサイトを詳細に記録します。監視機能の利用は賢明かつ正当な手段です。生産性指標は、従業員全員が目標達成と責任達成に役立ちます。さらに、情報は今日最も貴重なリソースの一つであり、データ漏洩やセキュリティ脅威のリスクはかつてないほど高まっています。しかし、従業員は自分が監視されていることを認識し、認識しているでしょうか？

一見すると、秘密裏に監視を行う方がより誠実な結果をもたらすように思えます。従業員が追跡について知らない場合、彼らは普段通りの行動をとります。遅刻したり、勤務時間の半分をショッピングサイトで過ごしたり、2時間の昼休みを取ったりするかもしれません。しかし実際には、秘密裏に監視を行うことは危険を伴います。法的トラブルを引き起こし、信頼を失わせ、職場を疑惑の渦に巻き込む可能性があります。

実のところ、監視について従業員にどのように伝えるかは、監視そのものと同じくらい重要です。

多くの従業員は、仕事用のデバイスが完全にプライベートなものではないと考えています。しかし、想定は同意ではありません。そして、例えば業績評価や懲戒処分の場で、監視が予期せず明らかになった場合、従業員は不意打ちだと感じます。不信感が生まれ、不満が募ります。

さらに、秘密裏に監視を行うことは多くの法域で違法です。欧州のGDPR、コネチカット州、ニューヨーク州、カリフォルニア州などの米国のいくつかの州の法律、カナダのPIPEDA、オーストラリアの2005年職場監視法、ブラジルのLGPD、そして世界中のその他の規制では、雇用主は従業員に監視について通知することが義務付けられています。これらの規制に違反した場合、罰金、訴訟、そして企業の社会的イメージの低下につながる可能性があります。

最後に、そして決して軽視できないのは、企業文化です。説明もなく監視されていると感じた従業員は、エンゲージメントを失い、ひそかに退職先を探すことさえあります。調査がそれを証明しています。従業員を威圧的に監視するソフトウェアは、従業員の63%にとって退職理由となるでしょう。一方、透明性は説明責任を促します。人々が監視の理由を理解すれば、監視の境界と目的を尊重する可能性が高くなります。

従業員の監視を検討する際、最も効果的な方法は法的な環境を理解することです。万能な解決策はなく、規制は国や地域によって大きく異なります。通話録音やウェブカメラによる監視など、一部の監視方法は地域によって禁止されている場合があります。また、メール監視など、従業員による書面による明示的な同意が必要となる場合もあります。

業界によって監視方法も異なる可能性があります。例えば、金融やヘルスケアなどの業界では、他の業界よりも厳格な管理措置が求められます。

結論として、業界の要件を精査し、地域の法律専門家に相談し、推奨事項に合わせて監視方法を調整することをお勧めします。汎用的なテンプレートは便利に見えるかもしれませんが、訴訟の可能性からあなたを守ることはできません。

「システムアクティビティが確認される場合があります」のような漠然とした表現は避け、代わりに、何を行っているのかを直接説明してください。

"マルウェアを防止し、ネットワークのセキュリティを確保するために、会社のデバイスでのインターネットの使用状況を監視します。"

"企業アカウントを通じて送信された電子メールは、業界規制に準拠しているかどうかの審査の対象となります。"

明確さにより、監視に通常伴う不安やストレスが軽減されます。

人々は理解できるルールを受け入れます。したがって、ここでのベストプラクティスは、監視対象を単に告知するだけでなく、状況に応じて適切に対応することです。

あなたはこう言うかもしれません:

"昨年、フィッシング攻撃によりクライアントのデータが危うく侵害されるところだったため、当社では不正アクセスを検出するためにリモート ワークステーションを監視しています。"

または： "システムの稼働時間を追跡し、作業を遅らせるボトルネックを特定します。"

監視が疑いではなく保護や改善の目的で行われる場合、その効果は異なります。

監視ポリシーは従業員ハンドブックに記載する必要があります。詳細な内容が必要な場合は、独立した文書として記載することもできます。いずれの場合も、以下の内容を網羅する必要があります。

1. 監視対象（例：ログイン時間、ファイルアクセス、ウェブカメラの使用）
2. 監視の理由（セキュリティ、コンプライアンス、生産性）
3. データの保存期間
4. Who can access it (e.g., IT, HR, department heads)
5. 従業員の権利（例：データの要求）

プロフェッショナルでありながら親しみやすい口調を保ちます。

ポリシーを直接発表する。簡単なチームミーティングを開催する。文書を添付したフォローアップメールを送信する。イントラネット上で簡単に見つけられるようにする。

ここでは懸念が生じるのは当然のことであり、当然のことです。マイクロマネジメントを心配する従業員もいれば、ソーシャルメディアを5分スクロールしただけで評価されることを恐れる従業員もいるでしょう。こうした懸念には真正面から対処しましょう。

たとえば、従業員のよくある質問をまとめた FAQ を作成することもできます。

1. 「私のプライベートメッセージを読むことはできますか？」メッセージが会社のシステム上にある場合のみ、ポリシーで許可されている場合のみ。
2. 「私の個人ファイルは監視されていますか？」会社のデバイスに保存されていない限り、監視されることはありません。
3. 「データはどのくらいの期間保存されますか？」調査に必要な場合を除き、通常は 90 ～ 180 日間です。

フィードバックを求めましょう。匿名のアンケートは効果的です。従業員は、たとえ監視されていても、システムが安全だと分かっていることを喜んでいることがわかるかもしれません。

署名は単なる書類ではありません。従業員が同意内容を理解していることの証明です。

以下のサンプルのようなシンプルな同意書をご利用ください。従業員は入社時またはポリシー導入時に署名する必要があります。もし誰かがプレッシャーを感じている場合は、倫理的にだけでなく法的にも警戒すべきです。

モニタリング文書への同意書サンプル

以下に適応可能なテンプレートを示します (法律の専門家に相談することをお勧めします)。

従業員監視同意書

私、[従業員名]は、[会社名]が会社支給のデバイス、ネットワーク、メール、インターネットアクセス、およびソフトウェアアプリケーションの使用状況を監視、記録、および確認することに同意します。これには、閲覧したウェブサイト、アクセスしたファイル、アプリケーションの使用状況などが含まれますが、これらに限定されません。

この監視は、データのセキュリティを確保し、リソースの不正使用を防止し、法的要求事項を遵守し、生産的な作業環境を維持するために実施されます。

会社のシステムにおける私の活動はいつでも確認される可能性があることを理解しています。これらのシステムの個人的な使用は最小限に抑え、会社のポリシーに従ってください。

従業員監視ポリシーを読み、質問する機会を得ました。雇用契約の一環として、この監視に同意します。

サイン: _________________________

印刷された名前: ______________________

日付: ___________

管理者は最前線に立っています。従業員に情報を伝達し、ポリシーを冷静に説明できない場合、あるいはさらに悪いことに、データを悪用した場合、問題が発生する可能性があります。

監督者をトレーニングします:

1. 防御的にならずに従業員の質問に答える方法
2. 監視データで何ができ、何ができないか
3. 監視文化の醸成を避ける方法

マネージャーが「20分間YouTubeを見ていましたね」と文脈もなしに言うと、士気を下げてしまいます。一方、「仕事以外のことをしている人がいるようですが、大丈夫ですか？」と言えば、会話が始まります。

会社のデバイスであっても、従業員にはある程度のプライバシーの権利があります。明確なポリシーと同意がない限り、個人的なメール、プライベートチャット、業務以外のアプリの監視は避けるのがベストプラクティスです。

プライベートな場所では、音声や動画を決して録画しないでください。休憩室やトイレにカメラを設置することは、倫理に反するだけでなく、違法です。

従業員に監視について知らせることは、単なる法的義務ではなく、信頼関係を維持するために不可欠です。適切に行われれば、デリケートな話題を明確な形で共有し、相互尊重の精神を育む機会へと変えることができます。

セキュリティリスクは現実のものです。生産性には測定が必要です。そして、何らかの形での従業員の監視は不可欠です。しかし、必要性が透明性の必要性に取って代わるわけではありません。従業員監視のベストプラクティスは、一言で言えば「人々を公平に扱う」ことです。

明確に、正直に、そして一貫性を持って。理由を説明し、真の同意を得て、個人の境界線を尊重しましょう。マネージャーには、監視するのではなく、サポートする姿勢を教育しましょう。チームは疑われているのではなく、解決策の一部なのです。

誠実に行われる監視は信頼を損なうものではなく、信頼を強化するものです。