社員の効率を15％向上させた方法

ある自動車部品販売会社は、購買部門の業務に満足していませんでした。納期が常に遅れる、動きの速い商品が店頭から消える、長期的なサプライヤーとの関係が悪化するなど、ビジネス全体を悩ませる理由のほんの一部だったのです。

この状況を改善するために、購買部長は、従業員のモニタリング、パフォーマンスの追跡、生産性の最適化を専門とするクレバーコントロールが提供する管理システムを導入しました。集中的なモニタリングの結果、同社は購買部門の非効率性を引き起こしている箇所を特定し、迅速な対策を講じることができました。

したがって、会社を成功に導き、その結果、スタッフのモチベーションを上げるにはどうしたらよいかという疑問がすぐに湧いてくる。完璧なリーダー、つまりアウトライダーやメガドライバーのイメージは役に立つのだろうか。そう、間違いなく。しかし、それが会社の成功のカギを握っているのだろうか。そうとは言い切れない。そんな人を個人的に何人知っているだろうか？現実には、ディレクターがスタッフのニーズを理解し、正しい戦略を立てることが重要なポイントになります。有能なディレクターは、社員をサポートすることが自分の使命だと考えている。しかし、どうすれば最も効率よく、誰の機嫌も損ねないようにできるだろうか？

部門全体のワークフローが大幅に改善され、効率が15％向上しました。

同社は、自動車用スペアパーツのディーラーとして有名です。同社は、サプライヤーとの長期的な関係や、顧客に提供するサービスに誇りを持っています。この業界での成功により、同社は提供する製品を拡大し、カスタマーサービスとロジスティクスの部門も追加することができました。同社は、戦略的に配置され、高品質の製品を提供する少数の長期的なサプライヤーと連携しています。

ビジネスが成功する一方で、同社の問題の多くは購買部門が原因であるとされていた。出荷の遅れがしばしば発生し、顧客の不満と会社の評判を落とすことになった。また、在庫管理にも苦労していた。動きの速い商品がしばしば欠品のままであったり、ほとんど動きのない商品があったりして、返品率が高く、顧客の不満の原因となっていた。

このような問題を受け、経営陣は購買部門で働く従業員に目を光らせるようになった。しかし、驚いたことに、従業員から問題行動を起こす気配は全くない。それどころか、ほとんどの社員が常に仕事をしているように見え、職場の規律を欠く者もなく、のんびりしている者もなく、常にシステムを利用していた。

社内で問題を発見できなかった経営陣は、購買部門の効率性を監視するための管理システムを導入し、対策を講じることにしたのです。CleverControlを導入したのは、従業員の勤務形態やシステムの利用行動などを知るためです。同社は、従業員の効率を高めることで購買のワークフローを改善し、部門をより生産的な軌道に乗せるにはどうしたらよいかを知りたかったのです。

クレバーコントロールの従業員監視ソリューションには、パフォーマンス分析と最適化の機能が満載されています。具体的には、インターネット利用状況のモニター、録画機能、ビデオ・オーディオコントロール機能、ソーシャルアクティビティのモニター、インターネットメッセンジャーアクティビティのモニターを活用しました。

このうち、ライブビュー、ウェブ監視、画面録画、スクリーンショット、およびプログラムアクティビティは、管理者にとって非常に有効であることが証明されました。クレバーコントロールの監視ソフトウェアは、すべての従業員のWeb閲覧履歴とプログラムアクティビティとともに、リアルタイムのスクリーンショットをキャプチャして表示しました。さらに、Webモニタリングアプリケーションは、従業員のWebアクティビティが変化したときに、管理者に洞察を提供しました。ソーシャルアクティビティモニタとメッセンジャーアクティビティモニタは、従業員が職場にいる間のソーシャルメディアの使用状況を分析するのに役立つことがわかりました。

すべての指標（トップサイト、サイト滞在時間、キーボードイベントなど）は、直感的なダッシュボードで詳しく説明され、わかりやすく視覚化された形でデータが提供されました。管理者は、集中管理コンソールを使って監視プロセス全体をコントロールすることができ、アラートの設定、従業員のウェブ閲覧の履歴の表示、アクションプランの作成が可能になりました。

上記のような機能がすべて組織のワークフローに統合されたことで、経営陣はワークフローを分析し、さまざまなタスクや活動を分類し、どの活動が最も問題を引き起こしているかをピンポイントで特定することができるようになったのです。実際、その結果は驚くべきものでした。以下は、経営陣が学んだことである。

1. 半数の従業員がオンラインゲームに従事 - 職場の規律が欠如している

   購買部の4人の社員のうち2人は、勤務時間中にポーカーなどのオンラインゲームをしたり、映画を見たりしていました。このような行動は、経営陣の期待や要求とは正反対であった。さらに悪いことに、彼らの仕事はますますずさんなものになり、生産性はどん底に落ちていた。

2. 勤勉で静かな同僚が過労で倒れた

   アイドラーは、最初から最後まで勤勉で静かな同僚に大きく依存していた。管理システムによると、これらの従業員は1日に約11時間ネットに接続し、大きな休憩をとっていないことがわかった。このような勤務形態は、心理的なプレッシャーとなり、将来的には健康に深刻な影響を及ぼす可能性がある。

3. 高い顧客離れ - 不幸な顧客層

   購買部門のサービスに対する顧客の不満は高まっていたが、その原因の多くは、アイドラーが緊急の依頼を無視することが多かったことにあった。例えば、ある社員は、長期的な顧客からの売れ行きの悪い商品12点の緊急依頼を無視した。この社員は、メールのタイトルにある「URGENT」という言葉を無視し、1週間後にようやくその依頼に取りかかった。その時すでに、その顧客は仕入先を変えており、会社に大きな損失を与えていた。

経営陣は、購買部門の業績分析を徹底的に行い、従業員の問題点を洗い出し、それを是正することもできた。例えば、オンラインゲームに関与した2人の社員は、一定期間停職させ、研修を受けさせました。逆に、勤勉な社員には、いくつかの奨励金やボーナスを支給した。

以下は、CleverControlを使用した後の経営陣の報告です。

• 購買部門の効率は15％アップした

• 苦情件数は85％減少

• 売上高は前年度比15％増

クレバーコントロールのソフトウェアは、従業員の行動とパフォーマンスに関連する問題を発見することができました。そのような問題は最初からあったのですが、簡単には発見できませんでした。貴社が同様の問題に直面している場合、CleverControlがお役に立ちます。 今すぐ接続する