従業員の機密情報を保護する方法：ルールと解決策

企業は、社会保障番号、医療記録、生年月日、業務用パソコンでの日々の活動など、従業員の機密情報を多数収集しています。こうしたデータの保護は、倫理と信頼の問題であるだけでなく、データ漏洩は重大な法的および財務的影響を及ぼします。

では、従業員の機密情報をどのように保護すればよいのでしょうか？まずは、個人識別情報などの明らかなものから、従業員のモニタリング分析データなど見落とされがちなものまで、機密データの範囲を徹底的に特定する必要があります。次に、セキュリティシステムを構築します。具体的には、厳格なアクセス制限の適用、データの暗号化、そして継続的なトレーニングを通じて、従業員を潜在的な脆弱性から最前線の防御へと変革していくことが重要です。

強固なデータ保護への道は体系的です。あなたが責任を負う情報の重要なカテゴリー、これらのデータの保護を義務付ける法的枠組み、そしてデータの保護に役立つ実用的で実行可能なソリューションについて見ていきましょう。

防御策を構築する前に、まずは範囲を明確にする必要があります。従業員の機密情報とは一体何でしょうか？通常、社会保障番号や銀行口座情報といった個人を特定できるデータを指します。しかし、実際には、機密情報はこれらの範囲をはるかに超える範囲に及びます。

人事ファイル以外にも目を向けましょう。採用担当者との面談から退職面接まで、従業員の雇用期間全体を通して機密データが作成されます。これらのデータは、以下のカテゴリに分類できます。

個人を特定できる情報（PII）

これは個人を特定できる最も機密性の高いデータの一部です。漏洩した場合、個人情報の盗難やその他の深刻な結果につながる可能性があります。絶対に守らなければならないデータのリストです。

• 社会保障番号
• 自宅住所および個人連絡先情報
• 生年月日
• 給与計算用の銀行口座の詳細
• 婚姻状況および扶養家族の情報

雇用記録

一見すると、これらの記録はそれほど重要ではないように思えるかもしれませんが、その機密性は公平性と信頼を維持する上で重要です。雇用記録とは、次のようなものです。

• 求人応募書類と履歴書
• インタビューノート
• 雇用契約
• 業績評価、懲戒処分、正式な警告。
• 解雇記録と辞職届。

財務データ

おそらくほとんどの従業員にとって最も機密性の高い話題であるこの情報は、内部紛争や外部からの攻撃を防ぐために細心の注意を払って保護する必要があります。

• 給料
• 賃金の詳細
• ボーナス
• インセンティブ給与
• 福利厚生加入申込書（健康保険、歯科保険、生命保険）
• 退職金プラン口座の詳細と拠出金

健康と医療情報

このカテゴリは、国によって異なる厳格な規制網によって管理されており、次のような内容が含まれます。

• 休暇証明書と医療文書
• 合理的配慮の記録
• 労災補償請求ファイル
• 薬物検査結果と身体検査報告書
• 欠席の場合は医師の診断書を提出する

多くの場合法的に義務付けられている重要なベスト プラクティスは、これらの記録を、一般の人事ファイルとはまったく別の、安全な医療ファイルに保存することです。

調査記録

ハラスメント、差別、その他の不正行為の調査では、極めて機密性の高いデータが生成されます。これらのデータが漏洩した場合、調査の成果だけでなく職場文化にも悪影響を及ぼし、法的措置につながる可能性があります。調査記録は以下のとおりです。

• 苦情の書面による陳述
• 証人尋問メモと要約
• 収集された証拠（電子メール、レポート）
• 最終調査報告書と結論

従業員モニタリングデータ

監視ソフトウェアによって収集されるデータは、従業員の詳細なデジタルプロファイルです。このデータは人事ファイルと同様に厳重に扱ってください。

• キーストロークログとウェブサイトの使用履歴
• スクリーンキャプチャとアクティビティレベル
• 社用車やデバイスからのGPS位置データ
• 電子メールと通信のメタデータ

上記のような従業員の機密情報の多くは、特定の法令または規制によって保護されています。ただし、保護の範囲は法域や国によって異なります。例えば米国では、雇用主は米国障害者法（ADA）を遵守する必要があり、この法律では従業員の医療情報は機密情報として保持し、一般的な人事ファイルとは別に保管することが義務付けられています。

その他の注目すべき規制は次のとおりです。

• 家族医療休暇法（FMLA）。この法律に基づき、従業員の休暇に関する医療証明書や詳細は非公開とされなければなりません。
• 遺伝情報差別禁止法（GINA）。従業員の遺伝情報と家族の病歴を保護します。
• 公正信用報告法（FCRA）。雇用主が雇用決定のために身元調査を行う場合、この規制は雇用主に厳格な義務を課します。

さらに、一部の州では包括的なプライバシー法が制定されています。例えば、カリフォルニア州の消費者プライバシー法（CCPA/CPRA）は、これらの地域の従業員データに対するさらなる権利と保護を規定しています。

欧州では、一般データ保護規則（GDPR）が主要なプライバシー規制です。EU域内で個人データ（従業員の機密データを含む）を処理するすべての組織は、処理の法的根拠、データの最小化、データ保護、そして個人の権利の尊重といういくつかの重要な原則に従う必要があります。

従業員が複数の法域にまたがっている場合は、それぞれの法域のプライバシー規制を考慮する必要があります。画一的なアプローチはコンプライアンス違反につながります。事業を展開する各国の雇用法とデータプライバシー法に精通した法律専門家に相談することは、潜在的な法的トラブルを回避するための賢明な選択です。

では、従業員の機密データをどのように保護すればよいのでしょうか？強固なデータ保護システムを構築するための5つの柱をご紹介します。

データ保護はコミットメントから始まります。包括的なデータセキュリティポリシーは、組織の情報取り扱いにおける憲法として機能します。

何をするか：

• 明確で包括的な文書を作成してください。機密情報を正確に定義し、明確な取り扱い手順を定め、違反が発生した場合の現実的な影響を概説する必要があります。
• 署名済みの契約書をしっかりと締結しましょう。これにより、データ取り扱いに関するポリシーが従業員一人ひとりの個人的な責任へと変化します。ポリシーに署名することで、一般的なルールが各従業員の個人的なコミットメントへと変わり、従業員は責任を負います。

アクセス制御のないデータベースは、すべてのドアが開いている家のようなものです。堅牢なデータ保護システムでは、業務上必要な場合を除き、誰もデータにアクセスできないようにする必要があります。

何をするか：

• ロールベースのアクセス制御を実装しましょう。人事システム、従業員管理ソフトウェア、その他のデータストレージシステムにサブアカウントを作成し、管理者と人事担当者が本当に必要な情報のみを閲覧できるようにします。マーケティングチームには給与フォルダへのアクセス権がなく、経理部門には製品開発ロードマップは必要ありません。
• 物理的な世界を無視しないでください。ロックされたデジタルファイルには、対応するロックされたファイリングキャビネットが必要です。鍵は細心の注意を払って管理してください。紙のフォルダーを簡単に持ち去ることができてしまうようでは、どんなに高度な暗号化も役に立ちません。
• データストレージシステムのアクセスログを保存してください。誰がいつ何にアクセスしたかを把握することで、貴重な監査証跡が作成されます。

従業員の機密情報は、サーバー上にあるか、電子メールで送信されているか、管理者のデスクのフォルダー内にあるかにかかわらず、保存方法や使用方法に関係なく、常に保護する必要があります。

何をするか：

• すべての機密データを暗号化します。デバイスに保存されているデータも、ネットワーク経由で転送中のデータも、従業員のすべての機密情報は暗号化をデフォルトとして扱います。
• 多要素認証を活用しましょう。パスワードだけではもはや完全なセキュリティ対策とは言えません。多要素認証は、2つ目の本人確認書類を必要とし、セキュリティをさらに強化します。これは、潜在的なリスクを軽減する無料かつ効果的な方法です。
• 整理整頓を徹底しましょう。意外に思われるかもしれませんが、散らかった作業スペースやロックされていないコンピューターは、データ漏洩の絶好の機会となります。すべての書類を安全な場所に保管し、離席する前にログオフするというシンプルなルールを徹底することで、最前線の防御線が構築され、セキュリティ脅威を大幅に軽減できます。
• 個人所有のデバイスには明確な線引きをしましょう。個人のスマートフォンやノートパソコンを仕事に使う利便性は、トロイの木馬です。禁止しましょう。従業員がデバイスにインストールする、あるいは誰に貸し出すかといった、安全でない可能性のあるアプリをコントロールすることはできません。

テクノロジーは多くのことを可能にしますが、人間の判断に取って代わることはできません。チームは、最強の盾にも、最弱の盾にもなり得ます。違いを生むのはトレーニングです。

何をするか：

• 研修は講義ではなく、物語形式で進めましょう。箇条書きのスライドはやめましょう。巧妙なフィッシングメールを見抜く方法や、巧妙なソーシャルエンジニアリングによる電話に抵抗する方法を、実話に基づいて従業員に教えましょう。従業員の行動と会社の安全との関連性を明確に示しましょう。
• 繰り返し、強化し、思い出させましょう。セキュリティに関するトレーニングは一度きりのイベントではなく、定期的なセッション（例えば四半期ごと、年1回など）で実施する必要があります。強化しなければ警戒心は薄れてしまいます。
• 責任を民主化しましょう。データ保護を共通の使命、共通の義務として捉えれば、成功は確実です。

データには寿命があります。その最終段階である安全な廃棄を無視することは、書類を金庫に厳重に保管しておきながら、鍵を窓から投げ捨てるようなものです。

何をするか：

• 紙は目的を持って破棄しましょう。書類をただリサイクルに出さず、クロスカットやシュレッダーで裁断しましょう。機密文書を扱う場所には、ゴミ箱と同じように破棄用のゴミ箱を設置しましょう。
• Delete data for good. Dragging a file to your computer's trash bin does not erase it. It just hides it. Use digital "shredding" software that overwrites the information, making it truly unrecoverable.
• 墨消しの技術をマスターしましょう。共有しようとしている文書に、見られてはならない従業員の機密情報が含まれている場合は、その情報を墨消ししましょう。紙媒体の場合は黒のマーカーを使い、電子文書の場合は専用のAI搭載墨消しツールを活用できます。

脅威は常に進化しています。最善の努力を払っても、インシデントは発生します。堅牢なデータ保護戦略は、こうしたインシデントを最小限に抑え、侵害が発生した場合の行動計画を提案します。

まず、定期的に統制を監査してください。施行されないルールは、すぐに意味のないルールになってしまいます。説明責任の一貫性こそが、ポリシー文書と実際の運用を区別するものです。

Second, create a breach response plan. It is not a matter of if the breach will happen; it is a matter of when. A breach response plan is a clear set of actionable steps that will make employees act in the right moment instead of panicking.

計画には、被害の抑制、影響の評価、法的通知義務の履行、そして最も重要な脆弱性へのパッチ適用方法が含まれている必要があります。一秒一秒が重要な局面において、この計画はまさに羅針盤となるのです。

従業員の機密情報を保護することは、継続的な取り組みです。通常の個人識別情報だけでなく、あらゆる機密情報に対して包括的なセキュリティ対策を実施し、強固な侵害対応計画を策定する必要があります。そうすることで、コンプライアンス遵守の基準を満たすだけでなく、誰にとってもより安全で安心な職場環境を実現できます。