従業員のストレスを軽減するモニタリングの方法
2023年5月30日、ガーディアン紙は次の記事を掲載した。 記事 は、ワークフローを定期的に精査する従業員監視ソリューションの存在により、従業員が職場でストレスを感じていることを挙げている。「トラッキングは、考える時間や離れて仕事に戻ることを許さない。記事はさらに、クレバーコントロールを含むいくつかの従業員監視ツールについて言及し、従業員のストレスの増大と関連付けた。
もちろん、従業員モニタリングが従業員に与える影響を真っ向から無視するのは軽率であり、このような理由から、私たちは従業員モニタリング業界の深部を覗き込み、企業全体のモニタリング機能に組み込まれた影響と圧力をさらに理解することにしました。従業員監視ソリューションの先駆的ベンダーとして、私たちは、きめ細かなワークフローを常に監視することが、健全な職場を構築する最善の方法ではないことを身をもって知っているからです。
確かに、従業員監視ツールは今、職場に欠かせない歯車となっている。私たちが知る限り、ほとんどの人が何らかの形で従業員監視ソリューションに依存しており、以前の記事で指摘したように、そのような依存は従業員の生産性の向上にもつながっている。私たちの 記事 CleverControlが、週4日勤務の実験中に、従業員の生産性を5％以上向上させるためにどのように企業をサポートしたかについて。
しかし、この記事では、常時監視がもたらす心理的影響と、より生産的で健康的な職場環境を作るために、企業が監視ソリューションを実際にどのように活用できるかを強調したい。
何がモニタリングにストレスを与えるのか？
いくつか挙げると、監視システムに関連する心理的要因のうち、ストレスの原因となることが知られているのは、おそらく次のようなものだろう：
常に監視されていると感じている。
業績よりも監視結果に基づく従業員間の競争
不必要な侵入を恐れる-すなわち、雇用主がパーソナルスペースに立ち入ること
生産時間と生産性レベルの違い
不信感や軽蔑の念が、主体性や仕事へのコミットメントの欠如につながる。
仕事を急ぐことに伴う不必要なプレッシャー。特に、常に監視されている場合は、ミスを犯す恐れや期限に間に合わない恐れが生じる。
上記のような問題は、従業員にストレスを感じさせ、職場環境に不満を抱かせることで知られている。結局のところ、同僚や上司から常に監視され、そのような監視に値しないと感じながら働きたいと思う人がいるだろうか？
しかし、これらの問題は本当にモニタリング・ツールの使用から生じているのだろうか？それとも、モニタリングに対する健全なアプローチを導入することで対処できる、もっと深いところにある何かなのだろうか？
この質問に対する答えは、「誰が」ツールを使っているのか、そして「どのように」使っているのかを指し示している。実際、上記のすべての要因から、従業員は必ずしも監視ツールの使用を恐れているわけではないが、その使用範囲や、監視データが十分な考慮なしに自分に対して使用される可能性を恐れていることがわかる。これは間違いなく企業が懸念すべきことである。
従業員にとってストレスの少ないモニタリングのために組織は何ができるか？
Guardian』の記事に戻ると、ある情報筋は「Zoomの通話中であれば、会議中であっても0％（の活動）にカウントされる」と言う。これは問題を完璧に要約している。モニタリング・ツールは、従業員の作業帯域幅を測定したり、従業員の生産性を高める新しい方法を見つけるために効果的に使われるかもしれない。しかし、生産性を低下させ、従業員の幸福を損なうような使い方をすることは、組織にとって好ましいことではない。
そのため、企業がこの問題に対処するためにすぐにできる対策をいくつか紹介しよう：
達成可能な生産性目標を設定する
人間は常に生産的でいることはできない。内省し、リラックスし、自分を満たす時間を確保しなければならない。そうでなければ、燃え尽きる危険がある。生産性の目標を設定する際には、休憩を取ったり、仕事の活動について考えたりすることを考慮する。さらに、モニタリング・データを分析する際には、労働者の特性を考慮すること。自分の考えをコンピューター上ではなく紙に書き出すことを好む人もいる。プログラムはこの時間をアイドル時間とみなすかもしれない。
明確なコンテクストを確立する
雇用主は、なぜ監視を行うのか、監視が企業や労働者にどのように役立つのかについて透明性を持たなければならない。何を監視するのか、情報はどのように利用されるのか、プライバシーの観点から従業員に何を期待するのか、明確な規則や規定を設けることが重要である。
信頼の確立
信頼を築くことは極めて重要である。雇用主は、モニタリングはマイクロマネジメントや労働者の能力を問うものではなく、むしろ生産性の向上、セキュリティの強化、コンプライアンスの遵守を目的とするものであることを肝に銘じなければならない。従業員の能力と労働倫理に対する信頼を示すことで、ストレスを軽減することができる。
明確なモニタリング方針と目標の設定
モニタリング活動の目的、範囲、制限を概説した、明確で容易にアクセスできるモニタリング方針を策定する。従業員は、何がモニタリングされるのか、またそれが組織の目標とどのように整合するのかを明確に理解する必要がある。
また、各従業員は、自分の生産性目標と許容範囲（生産性目標に対する許容される逸脱）を知るべきである。従業員には、自分の生産性に関するデータは一般には公開されず、業績管理の文脈でのみ使用されることを伝えなければならない。
包括的なアイデアは、どのような監視システムを導入するのか、またその理由を従業員に知らせることである。実際、緊張を和らげるために、従業員の監視を徐々に開始する。
プライバシーと説明責任を共存させる
従業員のプライバシーの保護と、従業員が説明責任を果たせるようにすることとの間で、バランスを取るよう努力すること。業務に関連する活動に焦点を当て、最小限の侵入的な監視戦略を使用する必要があります。真のビジネス上の理由から必要以上に過度な監視を行うことは避けるべきです。
例えば、こうだ、 ウェブカメラ監視 と音声録音機能はオプションで、デフォルトではオンになっていません。セキュリティ上の理由から、オンライン教育プラットフォームなど、企業や職務によっては必要な場合もありますが、雇用主がそれを必要としなかったり、押しつけがましいと思ったりする場合は、オフにしておくこともあります。
定期的なフィードバックと表彰の実施
建設的なフィードバックと評価の文化を確立する。モニタリングデータは、社員を罰したり監視したりするためではなく、社員の改善に役立てるために使用する。また、従業員のパフォーマンス、進捗状況、成果について、定期的にコミュニケーションをとる。従業員の努力を評価することで、モニタリングに関するストレスを軽減し、前向きな職場環境を作ることができる。
データとプライバシーの保護
従業員のプライバシーとデータを保護するための措置を講じる。取得したデータが安全に保管され（オンプレミスとクラウドの両システムにまたがる）、権限のある個人のみがアクセスでき、強力なセキュリティ対策を講じることで意図した目的のみに使用されるようにする。従業員を安心させるために、データ保護対策を明確に伝える。
苦情処理機関の設置
監視システムに関する悩みを、従業員がいつでも聞けるようにしておく。そのために、監視システムによってもたらされたり見過ごされたりする問題に取り組むための人的支援を配置する。従業員の快適さと幸福は、生産性と同じくらい重要であり、それゆえに優先されなければならない。雇用主は、従業員が監視システムを理解し、その使用に同意していることだけを前提にしてはならない。
ゆっくり行こう
生産性の詳細について明確な洞察を得ることは、評価の際にすぐに検討するのに十分魅力的である。しかし、企業は、従業員が仕事に関してどのようなことに慣れているか、それが従業員にとってどのような意味を持つかを常に念頭に置きながら、モニタリング・ツールを徐々に導入していくことを推奨する。従業員がより快適に感じられるような、前向きな発想の転換を生み出すことである。
境界を尊重する
従業員のパーソナルスペースと勤務時間外は尊重されなければなりません。そのため、業務外の従業員の私生活に踏み込むような侵襲的な監視行為は避けましょう。これは、心理的なストレス、つまり従業員の離職率の増加や静かな退職といった問題を引き起こす可能性があるため、特に重要です。
さて、次はどうする？
従業員のモニタリングは繰り返し行われるものであるため、その目的を明確に定め、従業員の幸福を強調し続けることが極めて重要である。モニタリングが思慮深く、従業員が敏感になっている痛みに十分配慮して行われれば、良い結果につながるだろう。
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