自分に合ったタイムコントールシステムを選ぶには？

適切な従業員監視システムを選択することは、軽々しくできる仕事ではありません。あなたのオプションは、その長所と短所で、ハイエンドのシステムに無料から範囲を指定します。これらのシステムが提供するもの、それらが互いにどのように公正であるか、彼らはあなたのビジネス慣行と整合性がどのくらいあるか、そして最も重要なのは、ビジネスの規模に応じて、彼らはどのくらいのコストを持っていることを理解することが重要です。

誤ったシステムを選択すると、高いコスト、低い生産性、低い投資収益率など、深刻な事態につながる可能性があります。最悪の場合、コンプライアンス違反によって法的な問題が発生する可能性もあり、間違ったシステムを選択することで経済的、風評的なリスクを増大させることになります。

このことは、どのようにあなたのビジネスに適した制御システムを選択するかという疑問を引き起こします。この記事では、従業員監視システムの分類を説明しながら、その機能の詳細とビジネスへの適用可能性について説明します。

そのために、ここではステップバイステップのガイドを紹介します。

まず、自社の業務内容、要件、規模をよく検討することから始めましょう。そうすることで、どの従業員監視システムが最適かを判断することができます。例えば、従業員の不正行為が増加し、内部統制を改善したい場合、この分野で付加価値のあるシステムを探すことになるでしょう。

これはおそらく、あなたの会社のための適切な従業員監視システムを選択するための最も重要なステップです。ビジネスニーズを把握したら、あるシステムの価値を定量化するための基準を作ることができるはずです。先入観を持たず、客観的に各システムを評価することが重要です。私たちの経験では、3つの基本的な領域に対してシステムを見る必要があります。

機能性とは、ビジネスの目的を達成するために必要なサポートをどれだけ容易に行えるかを意味します。言い換えれば、それは、ビジネスが従業員監視システムに期待できることの最小公倍数です。そのために、機能性には以下の属性が含まれます。

• スケーラビリティ（拡張性）。 システムは、高価なアップグレードを必要とせずに成長をサポートすることができる場合、スケーラブルであると言えます。

• 導入のしやすさ。 インストールや設定、ユーザートレーニングなどのプロセスが複雑でなければないほど、全体的なコスト削減が期待できます。

• インテグレーション機能。 他のシステムと容易に統合でき、主要なビジネス機能が損なわれることがないシステムであれば、それは統合されたシステムであると言えるでしょう。

• 互換性がある。 適切なシステムは、WindowsとMac OS Xの最新バージョンと互換性がある必要があります。モバイルOS（AndroidおよびiOS）との互換性は、外出先からシステムにアクセスすることに依存している企業や、ソーシャルメディアやインターネットメッセージングなどを監視したい企業にとって、さらなる利点となります。

• ユーザビリティ。 システムのインターフェースは、シンプルで直感的に操作でき、正しいビジネス上の意思決定を迅速に行えるものであるべきです。

• アナリティクス システムは有用な分析を提供する必要があり、理想的にはリアルタイムで、労働力をよりよく理解するのに役立ちます。

ウェブページからアプリケーションの監視、ソーシャル活動、AV（オーディオ・ビデオ）制御、データバックアップまで、機能にはパッケージ上のすべてが含まれます。より深く、従業員監視システムに求めるべき機能は以下の通りです。

遠隔監視

パンデミック以降のハイブリッドな労働文化が当たり前の時代には、雇用主が安全なWebアカウントを介して従業員をリモートで監視できることが重要です。これは、エンドポイントへの侵入が増加する中で、特に重要なことです。最近の Ponemon Instituteの調査 は、約 68% の組織がエンドポイント攻撃によりデータやインフラを侵害された経験があると述べています。したがって、遠隔地にいる従業員の行動をリアルタイムで確認することは不可欠です。

リアルタイムデータ収集

リアルタイムデータに即座にアクセスすることで、タイムリーな意思決定を行い、ビジネスの中断のリスクを最小限に抑え、問題が深刻化する前に潜在的な問題を特定することができるようになります。例えば、CleverControl Companion は、企業が従業員のシステムからリアルタイムの情報をシームレスに収集し、確認できるモバイルアプリケーションです。

多面的な録画機能

キーロギング、スクリーンショット、リムーバブルデバイス監視、インスタントメッセージ監視、GPS追跡などは、従業員監視システムが提供する多面的な機能のほんの一例に過ぎません。これらの機能は、最終的に従業員を監視し、内部統制を改善するのに役立つものであるため、ニーズを満たしていることを確認することが重要です。

オーディオ・ビデオ監視

ビデオ映像をリモートで監視する機能は、多くの企業にとって画期的なものです。スナップショット、マイク録音、ウェブカメラ録画によって、従業員の行動について多くの情報を得ることができ、雇用主はより良い決定を下すための知識を得ることができます。とはいえ、モニタリングの実施にあたっては、法律やプライバシーに関する問題を考慮することが不可欠です。次のセクションでは、その詳細について説明します。

タイムトラッキング

従業員監視システムは、タイムトラッキング機能を取り入れるなど、ますます進化しています。従業員の生産性をリアルタイムで監視する機能は、従業員のパフォーマンスを追跡・測定し、改善点を見つけ出し、最終的に競合他社に一歩差をつけることに貢献します。特に、業務効率の向上、不正の排除、請求プロセスの合理化を目指す企業にとって、従業員の時間を追跡することは重要な意味を持ちます。

残業代請求のケースを考えてみましょう。従業員に割り当てられた時間を説明する必要性を認識させることで、残業代請求を回避することができます。簡単に言えば、タイムトラッキングの分析を統合することで、企業は給与計算プロセスを合理化することができるのです。さらに、リアルタイム・モニタリングとタイムトラッキングを組み合わせることで、生産性の向上も期待できます。ログインからログアウト、アイドルタイムの検出まで、このシステムは職場のダイナミクスを把握し、ボトルネックの解消、生産性の問題への対処、ビジネスプロセスの自動化に大きく貢献することができます。

従業員監視の方針と、その選択による法的影響を理解することが重要です。国や地域によって法律は異なり、より厳しい法律もあります。例えばヨーロッパでは、一般データ保護規則（GDPR）が、従業員の個人データの収集と分析を希望する企業に対する規則を定め、同意の取得とモニタリングポリシーの確認を義務付けています。同様に米国では、1986年に制定された電子通信プライバシー法により、雇用主は正当な理由があることを考慮して監視を行うことができます。

そのために、以下のことに留意してください。

• あなたの州の法的要件を評価する。

• 選択した制御システムが法律に準拠していること、すなわち監視サービスプロバイダーが自国の関連規制当局に登録されていることを確認すること。

• 従業員から、方針とそれを読んで理解したという事実について、書面または電子メールで確認を取る（必要な場合）。

• 従業員の苦情に効果的に対応する仕組みを準備しておくこと。

• 疑問や曖昧な点がある場合は、弁護士に相談すること。

ビジネスニーズを評価し、基準を確立したところで、次のステップである適切な従業員監視システムの選択に移ってください。このページでは、私たちが行ったテストをもとに、最も優れた5つの管理システムをご紹介します。

クレバーコントロールは、従業員の生産性を向上させる最先端のシステムで、アクティビティと勤務時間のトラッキングに特化しています。従業員用のウェブカメラ、音声とテキストの録音、電子メールとソーシャルメディアの監視など、さまざまな機能を提供しており、組み立てラインの雇用主や従業員をリアルタイムで監視する必要がある施設に最適です。その上、インストール手順は簡単で、ダッシュボードは非常に使いやすく、レポート機能も充実しています。このソリューションは、ビジネス要件に応じて拡張することができ、以下のような用途で利用できます。 フリートライアル.

特にクレバーコントロール・コンパニオンアプリは、柔軟な機能と特徴を数多く備えており、従業員をリアルタイムで監視したい職場にとって理想的な選択肢です。直感的でインタラクティブなこのアプリは、ビジネス要件に応じてカスタマイズすることができます。特に優れているのは、ユーザーのリアルタイムの活動、アクティブタイム、アイドルタイムに関する知識を促進する機能です。後者は、特に業務効率の合理化、ワークフローの阻害要因の排除、生産性の最大化を目指す企業に適しています。

Insightfulは、ワークフォース分析と生産性向上のためのプラットフォームとして販売されており、まさにその通りです。このツールは、クレバーコントロールと同様に、従業員の監視、時間追跡、自動時間マッピングのための一連の機能を提供します。Insightfulは、その名が示すように、アイドル時間やよく使うアプリなどのフィールドを使用して、従業員の活動の詳細な洞察を提供するレポート機能において際立っている。しかし、少しコストがかかります。

さらに、Insightfulは、企業がプロジェクトを実行するための時間を最適化するのに役立ちます。Insightfulは、すべてのタスク、アプリ、ウェブサイトなどに費やされた時間を追跡できるようにすることで、これを実現します。このような詳細な洞察とプロジェクト管理カンバンボード機能により、雇用主は最も重要なタスクに集中し、時間の無駄をなくし、全体的な生産性を向上させることができるのです。

CurrentWareは、インサイダーの脅威からシステムを保護することに明確に重点を置いた制御システムです。さらに、このシステムでは、ネットワーク内の人々の活動をリモートで監視することができます。これは、リモートで働く従業員を多く抱える雇用主にとって優れた機能です。唯一の欠点は、異なる能力モジュールを別々に用意しなければならないことです。例えば、BrowseReporter（コンピュータ監視）、BrowseControl（Webフィルタリング）、AccessPatrol（USB制御とDLP）の3つのモジュールは別々に購入する必要があります。しかし、逆に言えば、これは非常に特殊な要件を持つ企業にとって有益なことです。

ActivTrakは、リアルタイムで従業員の行動を監視し、記録することができるため、高い評価を得ています。しかし、このツールの特長は、単にデータを収集し可視化するだけでなく、行動を促すことができる点です。そしてこれは、ペーパーワークを減らすことでビジネス全体の効率を上げることはもちろん、雇用者のエクスペリエンスを向上させる働きをします。ActivTrakのエンタープライズソリューションは少し高価ですが、無料版を備えているので、システムに満足するまでは1セントも支払う必要はありません。

Insightfulと同様に、ActivTrakは包括的なタイムトラッキング機能を備えており、雇用主は1日、1週間、1ヶ月間の生産性の変動を確認することが可能です。特筆すべきは、ActivTrakは組織の活動を評価するために柔軟なスケジュールを設定することができることです。フリーランサー、契約社員、その他のサードパーティサービスプロバイダーなど、企業が雇用している人たちを対象とすることができます。

おそらく、このリストの中で最も人気のある制御システムの1つです。Teramindは、エンドポイントセキュリティとデータ保護を専門としています。このコントロールシステムの最も優れた機能の1つは、ユーザーの行動分析で、雇用主が従業員の行動パターンを理解し、それに応じて対応できるようにするものです。さらに、すぐに使えるルール・テンプレートにより、効果的なポリシーとルール管理を保証するための十分なバックアップを企業に提供します。しかし、Teramindは、その実行可能性において、すべての中小企業のニーズに合うとは限らず、より広範な機関に対応することができます。

ビジネスにはそれぞれ固有のニーズがあるため、必要のないものに過剰にお金をかけないことが重要です。それゆえ、購入前に徹底的なデューデリジェンスを行い 制御系を探す あなたのニーズに応えてくれます。製品が決まったら、最終決定する前にデモを見ること。